Berechtigungen verwalten

Berechtigungen dienen im System dazu verschiedenen Rollen, oder auch Anwendergruppen, unterschiedliche Funktionen im System zugänglich zu machen. Dabei ist zu unterscheiden ob diese Rollen Daten nur sehen oder auch ändern können. Diese Einstellungen können vom Eigentümer des Mandanten eingestellt werden. Der Eigentümer ist jene Person, die den Mandanten erstellt hat.

Aufbau der Maske

Die Maske gliedert sich in zwei Bereiche.

  • Berechtigungen anzeigen:
Wählen Sie eine Rolle und zeigen Sie die Berechtigungen der jeweiligen Rolle an
  • Berechtigungen erteilen/löschen:
Der zweite Bereich zeigt alle für die Rolle bereits vergebenen Berechtigungen bzw die noch nicht vergebenen Berechtigungen an.

Im Folgenden werden die Bedeutungen von Rollen, Berechtigungen und die Kombination aus den Beiden erklärt.

Eigentümer

Der ist jene Person die den Mandant anlegt. Im Wesentlichen gibt es zwei mögliche Eigentümer: 1. Der Unternehmer der die Buchhaltung macht ist selbst der Eigentümer 2. Der Steuerberater legt den Mandant für den Einzelunternehmer an. Dann ist der Steuerberater der Eigentümer. Der Eigentümer ist die einzige Person, die berechtigt ist diese Einstellungen durchzuführen. Des weiteren hat der Eigentümer immer alle Rechte für alle Module die er zur Verfügung hat.

Rollen

Die folgenden Rollen (Anwendergruppen) sind im System definiert:

  • Standard Anwender: Diese Rolle spiegelt einen normalen Endbenutzer, dh: Unternehmer, Einzelunternehmer, etc. wider.
Ein Standard Anwender ist beispielsweise die Buchhaltungsmitarbeiterin eines Unternehmers.
  • Mitarbeiter: Die Rolle Mitarbeiter ist analog zur Rolle Standard Anwender eine feinere Unterteilung der eigenen Angestellten oder Anwender des Systems. Somit ist es möglich zwei verschiedene Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen zu definieren.
Ein Mitarbeiter ist beispielsweise der Mitarbeiter der das Modul Zeitaufzeichnung verwendet jedoch keinen Zugriff auf die Einnahmen Ausgaben Rechnung ansich hat.
  • Berater: Diese Rolle entspricht der Berechtigung, den der Steuerberater oder Buchhalter beim Mandanten hat. Mitarbeiter vom steuerlichen Vertreter sind hier mit eingeschlossen. Es hat immer nur jener Vertreter Zugriff, der in den Einstellungen eingetragen ist.

Eigene Rollen

Eigene Rollen können unter dem Punkt Rollenverwaltung angelegt werden.

Berechtigung

Je nachdem welche Module und Programmerweiterungen der Mandant zur Verfügung hat werden die Berechtigungen angezeigt. Pro Modul sind maximal folgende Arten von Berechtigungen möglich:

  • Rechte für Lesezugriff: Diese Rechte ermöglichen der Rolle Daten zu sehen. Keinerlei Änderungen oder Neuanlagen sind hierbei möglich.
  • Rechte für Schreibzugriff: Ermöglicht der Rolle Daten neu einzugeben oder bestehende Daten zu ändern. Die möglichen Funktionen sind im Recht beschrieben.
Wichtig: Um auf Daten schreibend zugreifen zu können muss auch die Berechtigung Lesezugriff für die Rolle existieren.

Kombination Rolle - Berechtigung

Die Kombination aus Rolle und Berechtigung legt nun fest WER WELCHE Berechtigung für WAS hat.

Beispiel:

  • Rolle: Standard Benutzer, Modul: EAR Einstellungen, Berechtigung: EAR - Schreibzugriff
Bedeutung: dass der Endbenutzer mit der Rolle Standard Benutzer auf alle Einnahmen-Ausgaben Rechnung Einstellungen die Berechtigung hat Daten zu ändern
  • Rolle: Mitarbeiter, Modul: Stammdaten, Berechtigung: Stammdaten Lesezugriff
Bedeutung: dass Mitarbeiter des Endbenutzers mit der Rolle Mitarbeiter Einblick auf die Stammdaten haben können aber diese nicht ändern oder neue Einträge anlegen können.
  • Rolle: Mitarbeiter, Modul: Stammdaten, Berechtigung: Stammdaten Lesezugriff
Bedeutung: dass Mitarbeiter des Endbenutzers mit der Rolle Mitarbeiter Stammdaten anlegen oder ändern kann.
  • Rolle: Steuerberater, Modul: EAR Einstellungen, Berechtigung: EAR - Schreibzugriff
Bedeutung: dass der Steuerberater, der in der EAR Einstellung hinterlegt ist, auf alle Einnahmen-Ausgaben Rechnung Einstellungen die Berechtigung hat Daten zu ändern oder neu anzulegen. Andere Steuerberater haben KEINEN Zugriff auf die Daten!

Keine Berechtigung / Berechtigung entziehen

Ist keine Kombination aus Rolle und Berechtigung angelegt so hat die Rolle diese Berechtigung nicht. Dh: die Funktionen sind für diese Rolle nicht verfügbar.

Will man eine Berechtigung für eine Rolle entziehen, dh: es ist eine Kombination aus Rolle und Berechtigung vorhanden jedoch nicht gewünscht, ist dies durch drücken der Schaltfläche  einfach zu entfernen.

Benutzer und Rollen

Welche Benutzer mit welchen Rollen auf den Mandanten Zugriff haben wird unter Benutzer und Rollen verwalten angezeigt.