Durchlaufposten

Überblick

Grundlegend gibt es 2 Möglichkeiten die je nach ausgestellter Rechnung (Ausgabe) und dem Betrag anzuwenden ist:

a) Die Rechnung ist wirklich ein Durchlaufposten und somit erfolgsneutral

b) Die Rechnung (Ausgabe) muss als Ausgabe aufgenommen und als Einnahme (oder Rechnungszeile) an den Kunden weiterverrechnet werden

Im Zweifel klären Sie die Details zum Geschäftsfall bitte mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter.

Durchlaufposten

Durchlaufposten regeln wann eine Weiterverrechnung erfolgt ohne in die eigene Buchhaltung aufgenommen zu werden:

  • Rechnung (Ausgabe) muss auf den Namen (und Adresse) des Kunden lauten
    • Bei Kleinbetragsrechnungen (ohne Namen/Adresse) ist es eine Diskussionssache die nachweisbar sein muss - nach Möglichkeit keine Kleinbetragsrechnungen (zB: Taxi, ...) für diesen Zweck annehmen.
  • Brutto-Betrag der Rechnung (Ausgabe) muss 100% ident sein zum weiterverrechneten Betrag

Treffen alle Kriterien zu ist wie folgt zu buchen:

  • Eingabe einer Ausgabe in FreeFinance mit der Belegart "7999 Durchlaufposten Ausgaben (in Kombination mit 4999 - keine ESt/USt)": diese Belegart wird weder in der Einkommensteuer noch in der Umsatzsteuer einberechnet, dh: es ist auch keine Umsatzsteuer (0%) in der Ausgabe zu verwenden. Verwenden Sie den Bruttobetrag.
  • Eingabe einer Einnahme in FreeFinance mit der Belegart "4999 Durchlaufposten Einnahmen (in Kombination mit 7999 - keine ESt/USt)" (Oder Erstellung einer Rechnungszeile in der Rechnungslegung): auch diese Belegart ist mit 0% Umsatzsteuer zu verwenden und wird auch in der Einkommensteuer nicht berücksichtigt. Verwenden Sie auch hier den Bruttobetrag.
  • Als Bezahlt mit bzw. Bezahlt auf wird das jeweilige Zahlungsmittel (Kassa/Bar oder Bank) verwendet
  • Hinweis: Senden Sie Ihrem Kunden eine Kopie des Beleges damit dieser (gegebenenfalls) den Vorsteuerabzug geltend machen kann (oft ist das Original gewünscht - in dem Fall kopieren Sie unbedingt den Originalbeleg für Ihre eigene Buchhaltung)

Schicksal der Hauptrechnung

  • Die Rechnung ist nicht auf den Kunden sondern auf den Unternehmer selbst
  • Die Rechnung ist eine Kleinbetragsrechnung
  • Der Betrag der Rechnung wird nicht 100% gleich an den Kunden weitergegeben (zB: Hotel 100€ + 20€ Unkosten)

Trifft eine der Kriterien zu ist die Rechnung als "normale" Ausgabe und als Einnahmenzeile - jeweils mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer (Bei der Ausgabe) oder Ihrer gesetzlichen Umsatzsteuer bei der Einnahme (oder Rechnungszeile) zu erfassen. Somit ist der Beleg kein Durchlaufposten.

  • Eingabe einer Ausgabe in FreeFinance mit der oben angegebenen Belegart und den entsprechenden Umsatzsteuern (oder auch innergemeinschaftlicher Erwerb bzw. Reverse Charge)
  • Eingabe einer Einnahme in FreeFinance mit der oben angegebenen Belegart: Nehmen Sie den Nettobetrag (oder den Betrag den Sie verrechnen wollen) und fügen Sie Ihre gesetzliche Umsatzsteuer hinzu (in der Regel 20%).
  • Hinweis: Der Ausgabenbeleg ist bei Ihnen aufzubewahren, um den Geschäftsfall zu dokumentieren. An Ihren Kunden sollte maximal eine Kopie ergehen.