Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer (idR eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt) sind Unternehmer, die unter die Netto-Umsatzgrenze von 35.000 EUR pro Jahr fallen (bis 2006 betrug die Grenze 22.000 EUR und vor der nunmehr gültigen Neuregelung 2020 lag sie bei 30.000 EUR). Sie gehören zur Gruppe der Unecht Umsatzsteuerbefreiten Berufe.
Diese Unternehmer sind der Einfachheit halber ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. Sie dürfen allerdings auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Alle Ausgaben werden Brutto, sprich inklusive der Umsatzsteuer, als Ausgaben geltend gemacht. Die Grenze von 35.000 EUR darf einmal in fünf Jahren um 15 % auf 40.250 EUR überzogen werden. Hilfsgeschäfte können außer Acht gelassen werden.
Überschreitet der Unternehmer diese Grenze, so gelten automatisch alle Umsätze inklusive der geltenden Umsatzsteuer. Eine nachträgliche Berichtigung der Rechnungen mit Umsatzsteuer, die den Rechnungsempfänger berechtigt, seinerseits diese als Vorsteuer wiederum abzuziehen, ist möglich.
Weist ein unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer in seinen Rechnungen Beträge mit Umsatzsteuer aus, so ist die Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abzuführen.
Der unecht steuerbefreite Unternehmer ist von der Aufzeichnungspflicht und der Steuererklärung nicht befreit, sondern hat diese ordnungsgemäß durchzuführen. Bei Umsätzen unter 7.500 EUR pro Jahr entfällt diese USt-Erklärungspflicht.
Kleinunternehmer haben grundsätzlich auch die Möglichkeit, auf die unechte Steuerbefreiung zu verzichten, indem sie beim Finanzamt einen Antrag auf Regelbesteuerung einbringen. Das führt dazu, dass sie allen anderen steuerpflichtigen Unternehmen gleichgestellt werden.
Die Rechnungslegung erfolgt dementsprechend mit Umsatzsteuer. Im Gegenzug kann die Vorsteuer für alle betrieblichen Aufwendungen vom Finanzamt zurückgeholt werden.
Zu beachten: Der Antrag auf Regelbesteuerung bindet Kleinunternehmer für mindestens 5 Jahre. Der Umstieg kann vor allem bei hohen Vorsteuerbeträgen, z.B. im Rahmen der Unternehmensgründung oder auch bei hauptsächlicher Lieferung an vorsteuerbefreite Unternehmen, Vorteile haben.