Kontoauszug | Buchungsautomat

Buchungsautomat für Kontoauszüge

Sie haben den Kontoauszug Ihres Geschäftskontos automatisch abgeholt oder per CSV-Datei importiert. Sie können nun entweder manuell die Kontoauszugszeilen verarbeiten - oder Sie lassen den Buchungsautomat für sich arbeiten. Damit Sie Ihre Kontoauszüge künftig automatisiert in Windeseile verarbeiten können, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie die optimalen Vorbereitungen treffen.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Viele Bewegungen auf Ihrem Geschäftskonto wiederholen sich üblicherweise regelmäßig oder können auf andere Weise für Ihre Buchhaltung automatisch erkannt werden. So reduzieren Sie Ihren Aufwand und Ihre Buchhaltung ist in wenigen Sekunden erledigt.

Überblick: Wie funktioniert die Automatisierung?

Der Buchungautomat ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontoauszüge leicht und schnell zu verarbeiten. Es sind vorab in FreeFinance ein paar Vorbereitungen zu treffen, damit die Ergebnisse für Sie passend sind.

Anhand Ihrer Beleg-Vorlagen und der dort hinterlegten Schlagwörter erkennt der Buchungsautomat Ihre Buchungen und macht gemäß Ihrer Angaben automatische Vorschläge zur Verbuchung der Kontoauszugszeilen. Somit sind gegebenenfalls nur noch wenige Sonderfälle zu buchen. 

Der Buchungautomat arbeitet nach folgenden Regeln

Kontoauszugszeilen, die in den Feldern Verwendungszweck, Partner-Name oder Partner-Kontonummer/IBAN wiederkehrende Wörter und Zeichenkombinationen beinhalten, können mit einer Vorlage gematched werden.

Vorlagen können Sie für Ein-,  Ausgangsrechnungen, sowie Umbuchungen angelegt werden.

Zahlungen an Lieferanten bzw. Geldeingänge von Kunden, die immer gleich verbucht werden sollen, werden automatisch erkannt, sobald Sie im Kunden- bzw. Lieferantenstamm die angeführten Firmendetails bzw. die IBAN ergänzen.

Rechnungen, die im System erstellt und vom Kunden ausgeglichen wurden, werden erkannt.

Voraussetzung: Vorliegender Kontoauszug

Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie Ihre gewünschten Kontobewegungen ins System laden. In FreeFinance geht das manuell über eine CSV- bzw. XML- Datei, die sich vorher aus Ihrem Online-Banking bzw. Ihrer Banking-Software laden.

Automatischer Kontoauszugs-Import

Noch bequemer jedoch geht das Laden Ihrer Konten über die PSD2-Bankenanbindung. Damit können Sie Ihre Geschäftskonten automatisiert abrufen lassen und haben Ihre Kontobewegungen taggleich in Ihrer Buchhaltung! 

PSD2 Einstellungen

Tutorial-Video zum Buchungsautomat

Eine Zusammenfassung wie Sie den Buchungsautomaten verwenden können und Tipps und Tricks zum noch einfacheren, schnelleren und besseren Arbeiten finden Sie in diesem Tutorial Video.

Beleg-Vorlagen & Schlagwörter

Für wiederkehrende Ein- und Ausgangsrechnungen haben Sie sich bestimmt schon Vorlagen angelegt. Durch das Ergänzen bzw. Hinzufügen von Schlagwörtern bei diesen Vorlagen kann der Buchungsautomat Kontoauszugszeilen den passenden Vorlagen zuordnen.

Falls Sie noch keine Vorlagen haben, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie solche anlegen und um Schlagwörter ergänzen.

Bitte beachten Sie

Beim Hinzufügen der Schlagwörter ist es wichtig, dass alle Schlagwörter auch wirklich immer und genau in dieser Schreibweise im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in Partner-Kontonummer/IBAN des Kontoauszugs vorkommen, da der Buchungsautomat sonst nicht fündig wird.

Vorlagen im Buchungsautomaten erstellen

Starten Sie mit der Verarbeitung, indem Sie wie gewohnt auf das Symbol in der Kontoauszugsübersicht klicken.

  1. Wählen Sie nun eine Zeile vom Kontoauszug, die in Zukunft automatisiert verbucht werden soll, also z. B. eine monatliche Telefon- oder Mietrechnung. Die ausgewählte Zeile ist grün markiert.
  2. Danach klicken Sie auf “Neue Eingangsrechnung”, “Neue Ausgangsrechnung” bzw. "Neue Umbuchung" auf der rechten Seite des Bildschirmes.

Im neuen Fenster wählen Sie nun das Symbol rechts von der Eingabebox "Vorlage".

  1. Nun können Sie Ihre Vorlage benennen.
  2. Geben Sie Schlagwörter ein, die im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in der Partner-Kontonummer/IBAN vorkommen.
  3. Diese Felder können nach Belieben ausgefüllt werden. Je mehr Informationen Sie hier zur Verfügung stellen, desto mehr Infos werden beim Anwenden der Vorlage in Zukunft ausgefüllt.
  4. Mit einem Klick auf Speichern buchen Sie die ausgewählte Zeile und speichern die Vorlage ab.

Vorlagen ändern und bearbeiten

  1. Um Ihre bereits angelegen Vorlagen zu bearbeiten, navigieren Sie zu Buchhaltung > Vorlagen. Hier Können Sie im Filter und mithilfe der Registerkarten auswählen für welche Rechnungen die Vorlagen angezeigt werden sollen.
  2. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol , kann die Vorlage bearbeitet werden.

Erkennung aus den Stammdaten

Eine weitere Möglichkeit ist es, anhand der Auftraggeber oder Empfänger-Daten auf der Kontoauszugszeile festzustellen, um welchen Ihrer Kunden oder Lieferanten es sich dabei handelt. 

Der Buchungsautomaten such nach Namen von Kunde bzw. Lieferant. Für eine erfolgreiche Zuordnung müssen somit beim Kunden bzw. Lieferanten entweder Name, Firmenname oder Kunden/Lieferantennummer - bzw. natürlich die IBAN-Information mit den Details im Kontoauszug übereinstimmen.

Die IBAN ergänzen Sie im jeweiligen Stammdatensatz in der Registerkarte "Bankverbindung".

Kunde & Lieferant ignorieren

Falls Sie einen Kunden bzw. Lieferanten in der automatisierten Buchung ignorieren wollen, machen Sie das wie hier beschrieben, mit wenigen Klicks.

  1. Navigieren Sie im Menü zu Stammdaten und dann zu Kunden bzw. Lieferanten.
  2. Wählen Sie den zu bearbeitenden Kunden bzw. Lieferanten aus.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Standardwerte.
  4. Hier finden Sie die Option "Ignorieren" – Wenn der Kunde bzw. der Lieferant vom Buchungsautomaten nicht beachtet werden soll, dann klicken Sie dieses Kontrollkästchen an!
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen um sie wirksam zu machen.

Rechnungsnummern aus der Rechnungslegung

Sofern Sie die Rechnungslegung nutzen, ist eine Zuordnung von Kundenzahlungen zu Ihren ausgestellten Rechnungen auch anhand der Rechnungsnummer möglich, sofern diese durch Ihren Kunden als Verwendungszweck/Zahlungsreferenz angegeben wurde.

Rechnungen werden automatisch dann vom Buchungsautomat erkannt, wenn...

  1. ...die Rechnung im System erstellt worden und noch offen ist.
  2. ...der Kunde die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in der Partner-Kontonummer/IBAN angegeben hat.
  3. ...oder der Kundenname oder die Kundennummer im Verwendungszweck, Partner-Namen oder der Partner-Kontonummer/IBAN vorkommt

 

Es wird dann die älteste offene Rechnung dieses Kunden vorgeschlagen.

Das Ergebnis: Vorschläge vom Buchungsautomat

Wenn Sie nun die angeführten Schritte durchgeführt haben, starten Sie doch den ersten Versuch!

Entspricht das Ergebnis noch nicht, verfeinern Sie bitte die letzten Schritte. Sie werden sehen, nach der Verarbeitung von 1 bis 2 Kontoauszügen haben Sie das Endergebnis perfektioniert und können es schaffen, bis zu 100% der Kontoauszugszeilen automatisiert zu verbuchen.

Sollten die Ergebnisse mit der Zeit schlechter werden, prüfen Sie bitte nach, ob sich an den am Kontoauszug angebotenen Informationen im Abgleich mit Ihren Stammdaten etwas verändert hat!

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Kontoauszug > Kontoauszüge.
  2. Klicken Sie auf das Symbol in der entsprechenden Zeile um zum Buchungsautomaten zu gelangen.
  3. Hier sehen Sie nun ein Übersicht aller Zeilen, die anhand von Vorlagen, Lieferanten, Kunden und Rechnungsnummern automatisch zugeordnet werden können.
  4. Ist eine Änderung des Betrages notwendig, klicken Sie einfach in den Betrag der jeweiligen Zeile - bei bereits verbuchten Rechnungen kann das jedoch nicht mehr gemacht werden.
  5. Sind Beträge gelb hinterlegt, bedeutet das, dass der Betrag nicht dem Betrag der Vorlage entspricht - der Buchungsvorgang wird dadurch jedoch keineswegs beeinträchtigt.
  6. Wird eine Zeile vom Automaten erkannt, die nicht verbucht werden soll, klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts in der jeweiligen Zeile, damit ignoriert der Automat diese Buchung. Ignorierte Zeilen werden grau hinterlegt.
  7. Mit einem Klick auf "Buchen und weiter" erfolgt die Verbuchung.

Zusammenfassung

Ein Großteil Ihrer geschäftlichen Geldbewegungen erfolgt üblicherweise über Ihr Geschäftskonto. Die optimale Integration Ihres Kontoauszugs in Ihre Buchhaltung ist daher essenziell.

Wenn Sie sich Ihre Vorlagen, sowie Ihre Stammdaten anfangs in eventuell mehreren Runden optimal vorbereiten, sparen Sie mit dem Buchungsautomat künftig unglaublich viel Zeit und Nerven - Ihr Kontoauszug ist im Nu verbucht.

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