Lieferanten importieren

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Übersicht
  2. Grundlagen zum Import
  3. Assistent

Übersicht

Viele Unternehmer haben bereits einen Lieferantenstamm. Erreicht dieser eine gewisse Anzahl empfiehlt es sich diese Lieferanten direkt in FreeFinance zu importieren und nicht händisch einzugeben.

Wie alle Importer ist auch der Lieferantenimport als Assistent aufgebaut und führt durch die einzelnen Schritte.

Export/Import

Wollen Sie den Lieferantenstamm in FreeFinance überarbeiten, können Sie über die spezielle Lieferanten exportieren Funktion in der Lieferantenübersicht die Lieferanten speziell für die Bearbeitung und den wieder-import exportieren.

Grundlagen zum Import

  • Wenn Sie viele Lieferanten haben (mehr als ca. 100), teilen Sie Ihre Lieferanten auf mehrere Dateien auf um so eventuell Fehler oder fehlende Daten leichter zu überblicken.
  • Stellen Sie sicher, dass am Ende der Datei nicht weitere Zeichen (z.B.: ;;;;;;;;;;;) stehen. Diese führen unter Umständen zu Fehlern.
  • Der Lieferantenimport für neue Lieferanten darf nur einmalig ausgeführt werden. Das bedeutet, dass bei erneutem importieren der gleichen Datei die Lieferantendaten in FreeFinance doppelt angelegt werden.
  • Aktualisierungen von Lieferantenstammdaten können nur mit eindeutiger Lieferantennummer erfolgen!

Weitere Informationen zum Import sowie Informationen über Zeichensätze könnnen unter Import nachgeschlagen werden.

Doppelte Buchhaltung: Automatische Erstellung von Verbindlichkeitskonten

In der CSV-Datei besteht die Möglichkeit die Verbindlichkeitskontonummer des Lieferanten anzugeben.

  • Ist ein Verbindlichkeitskonto mit der Nummer vorhanden, wird dieses Konto dem Lieferanten zugewiesen. Dieses Verbindlichkeitskonto wird dann bei Eingangsrechnungen automatisch verwendet.
  • Ist das Verbindlichkeitskonto nicht vorhanden wird eine Fehlermeldung angezeigt, ausser die Option Verb.-Konten erstellen wurde aktiviert: Damit wird automatisch ein Verbindlichkeitskonto angelegt und dem Lieferanten zugewiesen.

 

Assistent

CSV-Vorlage herunterladen

Laden Sie hier eine Beispieldatei für Ihren Lieferanten-Import herunter.

Um die Daten automatisch richtig zuzuordnen müssen die Spaltenüberschriften in den importierten Dateien mit den folgenden Spaltenüberschriften übereinstimmen.

Spaltenüberschrift Format Pflicht Beschreibung
Lieferantennummer Text nein Frei zu vergebende Lieferantennummer;

Bei aktivierter automatischer Lieferantennummerierung dieses Feld für die Neuanlage von Lieferanten leer lassen. Die Nummer wird dann automatisch vergeben. Bei Export/Import muss die Lieferantennummer bestehen bleiben um eine Zuordnung - und somit eine Aktualisierung - zu ermöglichen.
Anrede Text nein Verwenden Sie die Anrede für die Firma (z.B.: Firma) oder Person (zB: Herr, Frau) oder leerlassen für keine Anrede.
Firma Text nein Firmenname des Lieferanten
Ergänzung Text nein Ergänzung zur Firma oder ergänzende Anrede, z.B.: z.H: Frau, ...
Titel Text nein Titel des Ansprechpartners oder des Lieferanten
Vorname Text nein Vorname des Ansprechpartners oder des Lieferanten
Nachname Text nein Nachname des Ansprechpartners oder des Lieferanten
Notiz Text nein Interne Beschreibung, Notiz
Kürzel (Shortcut) Text nein Frei zu vergebendes Kürzel für Lieferanten, die oft verwendet werden, um diese schnelle in FreeFinance wiederzufinden
Straße Text nein Adresse des Lieferanten
Hausnummer Text nein Adresse des Lieferanten
PLZ Text nein Adresse des Lieferanten
Ort Text nein Adresse des Lieferanten
Land Text ja Code des Landes, siehe Länder
Region Text nein Code der Region/des Bundeslandes, siehe Regionen
Email Text nein Kontaktinformation: E-Mail Adresse
Mobil Text nein Kontaktinformation: Mobiltelefonnummer
Telefon Text nein Kontaktinformation: Telefonnummer
Fax Text nein Kontaktinformation: Faxnummer
Skype Text nein Kontaktinformation: Skype Name
Web Text nein Kontaktinformation: Website
UIDNummer Text nein UID-Nummer des Lieferanten, unbedingt notwendig bei Lieferanten aus dem EU-Ausland oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge Leistungen
Keine UID-Nummer Text ja Unterscheidet Lieferanten die Firmen sind von Privat-Lieferanten (z.B.: Kauf von Privat)
Folgende Werte gelten als Privat = Ja: Ja, J, Y, Yes, True, WAHR
Alle anderen Werte gelten als Lieferant=Firma, zb: Falsch, Nein, N
Meine Kunden Nr Text nein Meine Kundennummer beim Lieferanten
Filialnummer Text nein Nummer der Filiale
Kontoinhaber Text nein Bezahldaten: Inhaber des Kontos
Bankinstitut Text nein Bezahldaten: Bankinstitut
BLZ Text nein Bezahldaten: Bankleitzahl
Kontonummer Text nein Bezahldaten: Kontonummer
Bic Text nein Bezahldaten: BIC
Iban Text nein Bezahldaten: IBAN, relevant für Kontoauszugsautomatisierung
Freitext 1 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 2 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 3 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 4 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 5 Text nein Individueller Feldinhalt
Verbindlichkeitskonto (Nr.) Text nein Nur in der dpppelten Buchhaltung: Verbindlichkeitskontonummer des Lieferanten - siehe Funktion Verb.-Konten erstellen

Laden Sie die Datei im CSV-Format (durch Strichpunkt getrennte Textdatei) hoch und fahren Sie im nächsten Schritt fort.

Bitte beachten Sie die Wahl des richtigen Zeichensatzes: Werden Umlaute nicht oder nicht richtig dargestellt stimmt der Zeichensatz nicht überein.

In diesem Schritt werden die einzelnen Spalten in der CSV-Datei auf Datenfelder in FreeFinance zugeordnet. Die Spaltenüberschriften stellen die jeweiligen Daten im Kundenstamm dar.

  • Stimmen Spaltenüberschriften mit den folgenden Spaltennamen überein, erfolgt die Zuordnung automatisch.
  • Stimmen einzelne Spaltenüberschriften nicht überein, können die Spalten den Datenfeldern in FreeFinance manuell zugeordnet werden
  • Sollen einzelnen Spalten nicht importiert werden, kann im Auswahlfeld Diese Spalte nicht importieren gewählt werden
  • Pflichtspalten müssen importiert werden

In der Vorschau werden:

  • entweder Fehler angzeigt, die einen erfolgreichen Import verhindern oder
  • es werden die zu importierten Daten vorab zusammengestellt

Beachten Sie vorallem die Darstellung von Sonderzeichen, um etwaige falsch gewählte Zeichensätze zu erkennen.

Durch Drücken der Schaltfläche Speichern werden die Daten importiert und in FreeFinance gespeichert.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt alle Details zum erfolgten Import:

  • Erstellte Einträge: Anzahl neu erstellter Kunden
  • Aktualisierte Einträge: Anzahl aktualisierter Kunden
  • Nicht importiert: Angabe der Spalten, welche nicht importiert wurden

Weitere spannende Themen