Kunden importieren

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Zuletzt aktualisiert:
  1. Übersicht
  2. Grundlagen zum Import
  3. Assistent

Übersicht

Viele Unternehmer haben bereits einen Kundenstamm. Erreicht dieser eine gewisse Anzahl empfiehlt es sich die Kunden direkt in FreeFinance zu importieren und nicht händisch einzugeben.

Wie alle Importer ist auch der Kundenimport als Assistent aufgebaut und führt durch die einzelnen Schritte.

Export/Import

Wollen Sie den Kundenstamm in FreeFinance überarbeiten, können Sie über die in der Kundenübersicht angezeigten Schaltfläche "CSV exportieren" die Kunden speziell für die Bearbeitung und den erneuten Import exportieren.

Grundlagen zum Import

  • Wenn Sie viele Kunden haben (mehr als ca. 100) teilen Sie Ihre Kunden auf mehrere Dateien auf um so eventuell Fehler oder fehlende Daten leichter zu überblicken.
  • Stellen Sie sicher, dass am Ende der Datei nicht weitere Zeilen (z.B.: ;;;;;;;;;;;) stehen. Diese führen zu Fehlern, da Pfichtfelder nicht ausgefüllt sind.
  • Der Kundenimport für Neukunden darf nur einmalig ausgeführt werden. Das bedeutet, dass bei erneutem importieren der gleichen Datei die Kundendaten in FreeFinance doppelt angelegt werden.
  • Aktualisierungen von Kundenstammdaten können nur mit eindeutiger Kundennummer erfolgen!

Weitere Informationen zum Import sowie Informationen über Zeichensätze könnnen unter Import nachgeschlagen werden.

Doppelte Buchhaltung: Automatische Erstellung von Forderungskonten

In der CSV-Datei besteht die Möglichkeit die Forderungskontonummer des Kunden anzugeben.

  • Ist ein Forderungskonto mit der Kontonummer vorhanden, wird dieses Konto dem Lieferanten zugewiesen. Dieses Forderungskonto wird dann bei Ausgangsrechnungen automatisch verwendet.
  • Ist das Forderungskonto nicht vorhanden wird eine Fehlermeldung angezeigt, ausser die Option Ford.-Konten erstellen wurde aktiviert: Damit wird automatisch ein Forderungskonto angelegt und dem Kunden zugewiesen.

Assistent

CSV-Vorlage herunterladen

Laden Sie hier eine Beispieldatei für Ihren Kunden-Import herunter.

Um die Daten automatisch richtig zuzuordnen müssen die Spaltenüberschriften in den importierten Dateien mit den folgenden Spaltenüberschriften übereinstimmen.

Spaltenüberschrift Format Pflicht Beschreibung
Kundennummer Text nein Frei zu vergebende Kundennummer;

Bei aktivierter automatischer Kundennummerierung dieses Feld für die Neuanlage von Kunden leer lassen. Die Nummer wird dann automatisch vergeben. Bei Export/Import muss die Kundennummer bestehen bleiben um eine Zuordnung - und somit eine Aktualisierung - zu ermöglichen.
Anrede Text nein Verwenden Sie die Anrede für die Firma (z.B.: Firma) oder Person (z.B.: Herr, Frau) oder leerlassen für keine Anrede.
Firma Text nein Firmenname des Kunden
Ergänzung Text nein Ergänzung zur Firma oder ergänzende Anrede, z.B.: z.H: Frau, ...
Titel Text nein Titel des Ansprechpartners oder des Kunden
Vorname Text nein Vorname des Ansprechpartners oder des Kunden
Nachname Text nein Nachname des Ansprechpartners oder des Kunden
Notiz Text nein Interne Beschreibung, Notiz
Kürzel (Shortcut) Text nein Frei zu vergebendes Kürzel für Kunden, die oft verwendet werden, um diese schnelle in FreeFinance wiederzufinden
Straße Text nein Adresse des Kunden
Hausnummer Text nein Adresse des Kunden
PLZ Text nein Adresse des Kunden
Ort Text nein Adresse des Kunden
Land Text ja Code des Landes, siehe Länder
Region Text nein Code der Region/des Bundeslandes, siehe Regionen
Email Text nein Kontaktinformation: E-Mail Adresse
Mobil Text nein Kontaktinformation: Mobiltelefonnummer
Telefon Text nein Kontaktinformation: Telefonnummer
Fax Text nein Kontaktinformation: Faxnummer
Skype Text nein Kontaktinformation: Skype Name
Web Text nein Kontaktinformation: Website
UIDNummer Text nein UID-Nummer des Kunden, unbedingt notwendig bei Kunden aus dem EU-Ausland oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge Leistungen
Keine UID-Nummer Text ja Unterscheidet Privatkunden von Firmenkunden.
Folgende Werte gelten als Privatkunden = Ja: Ja, J, Y, Yes, True, WAHR, "1"
Alle anderen Werte gelten als Firmenkunde, zb: Falsch, Nein, N, "0"
Meine Lieferanten Nr Text nein Meine Lieferantennummer beim Kunden
Filialnummer Text nein Nummer der Filiale
DUNS Nummer Text nein DUNS Nummer
Global Location Nummer Text nein GLN Nummer
Andere Identifikationsnummer Text nein Individuelle Identifikation
Freitext 1 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 2 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 3 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 4 Text nein Individueller Feldinhalt
Freitext 5 Text nein Individueller Feldinhalt
Kontoinhaber Text nein Bezahldaten: Inhaber des Kontos
Bankinstitut Text nein Bezahldaten: Bankinstitut
BLZ Text nein Bezahldaten: Bankleitzahl
Kontonummer Text nein Bezahldaten: Kontonummer
Bic Text nein Bezahldaten: BIC
Iban Text nein Bezahldaten: IBAN, relevant für Kontoauszugsautomatisierung
Forderungskonto (Nr.) Text nein Nur in der dpppelten Buchhaltung: Forderungskontonummer des Kunden - siehe Funktion Ford.-Konten erstellen

Laden Sie die Datei im CSV-Format (durch Strichpunkt getrennte Textdatei) hoch und fahren Sie im nächsten Schritt fort.

Bitte beachten Sie die Wahl des richtigen Zeichensatzes: Werden Umlaute nicht oder nicht richtig dargestellt stimmt der Zeichensatz nicht überein.

In diesem Schritt werden die einzelnen Spalten in der CSV-Datei auf Datenfelder in FreeFinance zugeordnet. Die Spaltenüberschriften stellen die jeweiligen Daten im Kundenstamm dar.

  • Stimmen Spaltenüberschriften mit den folgenden Spaltennamen überein, erfolgt die Zuordnung automatisch.
  • Stimmen einzelne Spaltenüberschriften nicht überein, können die Spalten den Datenfeldern in FreeFinance manuell zugeordnet werden
  • Sollen einzelnen Spalten nicht importiert werden, kann im Auswahlfeld Diese Spalte nicht importieren gewählt werden
  • Pflichtspalten müssen importiert werden

In der Vorschau werden:

  • entweder Fehler angzeigt, die einen erfolgreichen Import verhindern oder
  • es werden die zu importierten Daten vorab zusammengestellt

Beachten Sie vorallem die Darstellung von Sonderzeichen, um etwaige falsch gewählte Zeichensätze zu erkennen.

Durch Drücken der Schaltfläche Speichern werden die Daten importiert und in FreeFinance gespeichert.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt alle Details zum erfolgten Import:

  • Erstellte Einträge: Anzahl neu erstellter Kunden
  • Aktualisierte Einträge: Anzahl aktualisierter Kunden
  • Nicht importiert: Angabe der Spalten, welche nicht importiert wurden

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