Buchhaltung | Unternehmensorganisation | Best-Practice

Effizient arbeiten mit FreeFinance

Bürokram ist auch mit Softwareunterstützung zeitraubend und oft wenig beliebt, der Anteil an wiederkehrenden Arbeitsprozessen im Unternehmensalltag ist hoch. Damit Sie monotone Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren können, zeigen wir Ihnen heute Best-Practices, wie Sie mit FreeFinance verstärkt automatisieren, Abkürzungen finden und Ihre Arbeitsabläufe effizient straffen können.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Heute zeigen wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks, mit denen Sie noch effizienter und schneller mit FreeFinance arbeiten können und sich Ihr Papierkram effizient und rasch erledigen lässt. Von A...Artikelkategorie bis Z...TBD! gibt es überall Power-Features, die es sich zu kennen lohnt.

Belege erfassen: Einnahmen & Ausgaben schnell eingeben

Viele der übers Geschäftsjahr anfallenden Ausgaben-Belege sind wiederkehrender Natur:

  • Miete
  • Telefongebühren
  • Tankrechnungen etc.

Sie ersparen sich viel Zeit, wenn Sie für diese Belege Vorlagen erstellen und diese dann nur mehr bequem übernehmen, eventuell im Betrag anpassen brauchen, verbuchen und - fertig!

Erstellen Sie Vorlagen

Sie geben das erste Mal einen Beleg ein, von dem Sie wissen, dass es nicht der letzte seiner Art war? Geben Sie den Beleg wie gewohnt ein, klicken Sie nach dem Verbuchen aber noch auf "Als Vorlage speichern". Vergeben Sie einen Vorlagen-Namen und schon können Sie die Vorlage beim nächsten Beleg auswählen. 

Fotografieren Sie Belege

Nie wieder einen Beleg für die Buchhaltung vergessen. Kassenbons sind schnell verlegt, vergilbt oder verloren. Machen Sie mit der PaperCut-App also mit Ihrem Smartphone ein Foto davon, lesen Sie die Daten über den QR-Code ein und laden Sie ihn hoch. So entgeht Ihnen kein Beleg mehr und Sie verbuchen Belege über die Funktion "Buchen vom Foto" zu einem für Sie passenden späteren Zeitpunkt. Sie haben so auch gleich dem Beleg das Foto zugewiesen und damit top dokumentiert.

Tipp 1: Wir empfehlen stets, die auf dem Papierweg erhaltenen Belege dennoch in einer Box aufzubewahren, dieser Box kommt im Normalfall aber keine große Bedeutung mehr zu.

Tipp 2: Um Ihre Liste bei "Buchen vom Foto" übersichtlich zu halten, archivieren Sie stets die fertig verarbeiteten Dateien. Das geht beim Verbuchen über die letzte Option "Verschieben nach", oder aber gesammelt in der Liste über das Markieren mehrerer Datensätze und dann über die eingeblendete Schaltfläche "Auswahl archivieren". Wählen Sie den für Sie passenden Ordner in Ihrem Doku-Archiv zum Verschieben der Dateien.

Es können Vorlagen sowohl für Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Um-/ Korrektur- und Abschlussbuchungen erstellt werden.

In diesem Tutorial Video erklären wir, wie das in FreeFinance geht.

Stammdaten optimieren

Ihre Kunden und Lieferanten erfassen Sie im Zuge der Belegerfassung, in gewissen Fällen wie bei Anlagen, iG-Geschäftsfällen oder fürs Wareneingangsbuch sind sie sogar verpflichtend anzulegen. Diese Datensätze sind aber nicht nur ein notwendiges Übel - mit diesen Stammdaten können Sie einiges bewirken!

UID Nummer prüfen

Streng genommen müssen Sie nachweisen können, dass Sie die UID-Nummer Ihres Handelpartners geprüft haben. Darum nutzen Sie am besten das integrierte Prüfservice, sowohl Stufe 1 und Stufe 2 (EU-Datenbank).

Tipp: Auf diesem Weg können Sie den offiziellen Firmennamen in Ihre Stammdaten übernehmen und stellen korrekte Rechnungen.

Kunden- und Lieferantenstamm synchron halten

Sie verwalten Ihre Stammdaten bereits vorbildlich in einem CRM oder aber in einem anderen führenden System? Dann ist das Aktuell- und Synchron-Halten der Daten am einfachsten über den Re-Import über das CSV-Format möglich. Datensätze ohne Kunden- bzw. Lieferantennummer Nummer werden neu angelegt, jene mit Nummer werden - sofern bereits vorhanden - aktualisiert.

Artikel und Kategorien

Mit dem Anlegen von Artikelkategorien und der Zuordnung Ihrer Artikel zu den entsprechendne Kategegorien schaffen Sie nicht nur eine übersichtlichere Strukur in Ihrem Artikelstamm, es lassen sich damit auch folgende Anforderungen umsetzen:

  • Set-Preise
  • Spezialpreise mit Nachlässen/Rabatten
  • Mehrsprachige Artikel

Tipp 1: Das Massen-Bearbeiten von Preisen ist am schnellsten über den Artikel-Export und Re-Import mit einem Zwischenschritt zu Bearbeitung in einem Tabellenkalkulations-Programm möglich! Datensätze ohne Systemnummer werden neu angelegt, jene mit Systemnummer werden aktualisiert.

Tipp 2: Beim Anlegen neuer Dokumente ist das Selektieren nach Kategorie standardmäßig ausgeblendet. Blenden Sie es bei Bedarf ein über die Option "Kategorieauswahl" in den Einstellungen der Rechnungslegung im Tab "Standardwerte".

Freifelder bei Kunden- und Lieferanten

Beim Artikel stehen Ihnen im Tab "Erweitert" fünf Textfelder zu Ihrer eigenen Verwendung zur Verfügung - Sie können auch die Feldbezeichnung an Ihre Bedürfnisse anpassen über das "Bleistift-Symbol". Diese können Sie über die bereits erwähnte Platzhalter-Option zur Ausgabe zusätzlicher Informationen zum Kunden (sprich Empfänger) auf Ihren Geschäftsdokumenten platzieren.

Standardwerte und Bankverbindung

Damit FreeFinance die Felder für Sie korrekt und "schlau" vorbelegen - und Ihnen damit dauerhaft Arbeit abnehmen - kann, können Sie anfangs gewisse Standardwerte hinterlegen. Geben Sie bei den Stammdaten (Kunden/Lieferanten, Artikel) an, auf welches Konto bzw. mit welcher IBAN üblicherweise gezahlt wird, dann können diese Informationen auch zum automatisierten Verbuchen herangezogen werden. Etwas Fine-Tuning und Ihr Kontoauszug verbucht sich im Optimalfall zu 90-100% von alleine. Für Sie bleiben nur mehr die Ausreißer.

Abweichende Rechnungs- bzw. Lieferadresse

Organisieren Sie sich Ihren Kundenstamm, indem Sie unterschiedliche Rechnungs- und/oder Lieferadressen anlegen. In der Rechnungslegung werden die Standard-Adressen automatisch übernommen, im Ausnahme-Fall können Sie dann aus den anderen Datensätzen wählen. Diese Funktion ist auch praktisch, wenn Sie mehrere Ansprechpartner bei einem Kunden haben.

Textbausteine

Textbausteine können sowohl in den Dokumenten der Rechnungslegung als auch bereits in den Artikelbeschreibungen verwendet werden - was sich auch auf die Registrierkassa auswirkt. Deshalb werden diese in den Stammdaten verwaltet. Hier geht es zu unserem Tutorial-Video.

Tipp: Textbausteine können verschachtelt werden!

In diesem Tutorial-Video erfahren Sie, wie Sie Textbausteine in FreeFinance anlegen und effizient verwenden können.

Rechnung schreiben - wie ein Profi

Rechnungen zu schreiben soll eine schöne Sache sein, schließlich erhalten Sie auf diesem Weg das Geld für Ihre erbrachten Leistungen/Lieferungen!

Auch im Bereich der Rechnungslegung möchten wir Ihnen somit heute Funktionen vorstellen, die Ihnen helfen Zeit zu sparen und wiederholte Aufwände minimieren.

Rechnungsvorlagen

Wenn Sie an Kunden immer wieder ähnliche Rechnungen stellen, dann eignen sich Vorlagen perfekt, um diesen Prozess zu straffen. Erste Rechnung als Vorlage speichern, beim nächsten Mal Vorlage übernehmen, alle Rechnungszeilen werden automatisch übernommen - Kunde wählen oder neu angeben - fertig.

Tipp: Natürlich können Sie jedes Geschäftsdokument einfach nur kopieren, sollten Ihre Kunden keine "Wiederholungstäter" sein.

Wiederkehrende Rechnungen

Stellen Sie gleiche Rechnungen in regelmäßigen Intervallen an Ihre Kunden, so können Sie das über die Funktion "Abo-Rechnung" abwickeln. Sie legen dabei eine Rechnungsvorlage an und definieren ein Intervall für die Wiederholung. Sie können auf diesem Weg alle zum gewünschten Stichtag "fälligen" Rechnungen gesammelt automatisch erstellen und versenden.

Tipp 1: Sie können sich eine Benachrichtigung schicken lassen, um Folgerechnungen pünktlich auszustellen!

Tipp 2: Für Vermietung und Verpachtung gibt es die Mietvorschreibung - und hier unsere Anleitung zur Dauermietvorschreibung!

E-Mail Vorlagen

Wenn Sie Ihre Rechnungen per Mail verschicken, so können Sie sich Mail-Vorlagen anlegen. Sie sparen sich damit das wiederholte Tippen der gleichen Inhalte!

Tipp 1: Standardmäßig werden als Empfänger die im Kundenstamm gespeicherten Mailadressen verwendet. In einer Mail-Vorlage könnten Sie sich die Empfänger (auch mehrere, auch CC/BCC) darüber hinaus individuell konfigurieren!
Tipp 2: Legen Sie sich unterschiedliche Mail-Vorlagen für Angebote, Rechnungen sowie Mahnungen an
Tipp 3: Das Geschäftsdokument wird automatisch dem Mail als Anhang hinzugefügt. Wenn Sie dem Dokument im Doku-Archiv vorher weitere Dateien zuordnen, können Sie diese im Mail-Anhang ergänzen!

Textbausteine

Oft reichen die pro Dokumentstyp definierbaren Standardtexte nicht aus - und dennoch sind Textteile oft ähnlich oder sogar gleich. Legen Sie sich also für diese Phrasen Textbausteine an- zu finden im Menüpunkt Stammdaten. Diese können Sie dann in den Felder "Text vor/nach Zeilen" sowie bei der Artikelbeschreibung in den Rechnungszeilen bequem einfügen.

Platzhalter

Platzhalter bieten Ihnen die Möglichkeit, Kundendetails (in der Rechnung) bzw. Dokumenten-Details (in der E-Mail-Vorlage) auf generische Art und Weise im Fließtext einzubinden. Diese Platzhalter werden dann im Text automatisch mit den entsprechenden Inhalten des Kunden bzw. des Dokuments ersetzt.

Dokumente weiterentwickeln

Durch das "Verwandeln" bzw. Weiterentwickeln eines Dokuments, zB

  • Angebot zu Auftragsbestätigung
  • Auftragsbestätigung zu Rechnung
  • Rechnung zu Lieferschein

können Sie einen Geschäftsfall von Beginn vollumfänglich dokumentieren und die Dokumentsinhalte werden dabei 1:1 kopiert. Sie können die Inhalte je nach Bedarf natürlich verändern! Ihr Vorteil ist dabei, dass Sie den Zusammenhang zwischen Dokumenten erhalten und somit stets nachverfolgen können. 

Sie haben einen großen Artikelstamm und Dokumente mit vielen Artikeln?

Mit der Funktion "Artikel-Vorauswahl" zäumen Sie Ihr Pferd - gemeint ist natürlich Ihre Rechnung - von hinten auf:
Sie wählen zuerst aus Ihrem Artikelstamm - ähnlich einem Warenkorb - die Zeilen und im nächsten Schritt entscheiden Sie, welches Dokument Sie erstellen wollen. Das ist besonders bei zeilenreichen Dokumenten ein Vorteil!

Tipp: Bei der Suche nach einem Artikel können Sie neben Kategorie, Name und Beschreibung auch nach Artikelnummer, Barcode oder Bestellnummer suchen. Das ist praktisch zB beim Einsatz eines Barcode-Scanners!

Mail-Server einrichten und verwenden

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rechnungen und E-Mails aus FreeFinance über Ihren eigenen Mail-Server zu versenden. Das hat den Vorteil, dass Ihre Kunden die Mails mit den ihnen bekannten Absende-Details erhalten und Ihre Mails samt Anhang auch auf Ihrem Mail-Server archiviert werden können.

Um Ihren eigenen Mail-Server einzurichten, navigieren Sie im Hauptmenü zu Mein Profil > Benachrichtigungen > Mail-Server.
Geben Sie nun Ihre Verbindungseinstellungen ins Formular ein, sollten Sie diese nicht kennen, fragen Sie bitte bei Ihrem E-Mail Anbieter nach.

Benachrichtigungen konfigurieren

Lassen Sie sich von FreeFinance an die wichtigsten Abgabetermine erinnern und verpassen Sie keinen Frist mehr - und ersparen Sie sich Säumniszuschläge. Sie haben die Wahl per Benachrichtigung in FreeFinance oder auch per E-Mail.

Es stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Auwahl:

  • UVA Meldung Benachrichtigungen
  • Erstellen oder Zahlen von Rechnungen uvm.

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Mein Profil > Benachrichtigungen > Benachrichtigungen.
Falls Sie Ihre Erinnerungen auch per Mail erhalten wollen, können Sie diese Checkbox aktivieren - ein Eingabefeld erscheint in das Sie die gewünschte Empfänger-Adresse eingeben können.
In der Tabelle darunter können Sie die Benachrichtigungseinstellungen treffen. Aktivieren Sie hier, ob und wie Sie an die bestimmten Fristen erinnert werden wollen.
Bei UVA, ESt. und Zusammenfassender Meldung können Sie Ihr eigenes Erinnerungsintervall festlegen.

Kommunikation mit Ihrem Berater und Nachrichtenzentrale

FreeFinance ermöglicht Ihnen die virtuelle Zusammenarbeit an Ihrer Buchhaltung mit Ihrem Berater. 

Anleitung zur Nachrichtenzentrale

Stellen Sie Ihrem Berater direkt in FreeFinance Fragen zu einzelnen Belegen - Ihr Berater hat dann die Möglichkeit Ihre Fragen im Chat zu beantworten, Ihre Buchhaltung einzusehen und auf Wunsch Korrekturen vorzunehmen.

Um Ihren Berater zu kontaktieren und eine Frage zu stellen, klicken Sie einfach in der Detailansicht der entsprechenden Buchung auf "Gespräch anzeigen".

Mit einem Klick auf Gespräch anzeigen, öffnet sich ein Chat-Fenster in dem Sie die Konversation mit Ihrem Berater sehen.

Diese Konversation bezieht sich nur auf diesen einen Beleg. Alle Konversationen finden Sie gesammelt erneut in der Nachrichtenzentrale.

Nachrichten Zentrale

In der Nachrichten Zentrale werden alle Benachrichtigungen von FreeFinance, sowie Ihre Koversationen mit Ihrem Berater angezeigt.

  1. Klicken Sie auf das Nachrichten-Symbol oben links bei Ihrem Profilbild.
  2. Im Dialog werden die neusten Nachrichten und Meldungen angezeigt.
  3. Mit einem Klick auf "Zur Nachrichten-Zentrale" navigieren Sie zum Überblick über alle Nachrichten.
  1. Im Filter können Sie einstellen, welche Arten von Benachrichtigungen angezeigt werden sollen. Falls Sie nach einer bestimmten Nachricht suchen, empfiehlt es sich einen Suchtext zu verwenden.
  2. Mit einem Klick auf den Pfeil rechts in der Zeile öffnet sich der Konversationsverlauf der entsprechenden Nachricht. Klicken Sie auf den Pfeil bei einer Benachrichtigung, werden Sie zum entsprechenden Themenbereich weitergeleitet. Das heißt wird der Pfeil bei einer Benachrichtigung zu einer überfälligen Rechnung angeklickt, werden Sie zur Rechnungsübersicht weitergeleitet.

Anleitung für E-Mail-Vorlagen anlegen & anwenden

E-Mail-Vorlage anlegen

  1. Navigieren Sie im Menü zu Rechnungslegung > E-Mail Versand > E-Mail Vorlagen.
  2. Nun scheint die Übersicht Ihrer E-Mail Vorlagen auf. Diese können Sie wie gewohnt bearbeiten, 3. löschen, 4. kopieren.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf 5. "Neu anlegen".

 

  1. Im sich öffnenden Dialog können Sie den Titel Ihrer Vorlage eingeben.
  2. In diesem Feld wird der Betreff eingetragen. Auch hier können Sie Platzhalter verwenden, diese müssen jedoch händisch eingetippt werden, indem Sie den Namen des Platzhalters in doppelte eckicke Klammern schreiben.
  3. Im Editor können Sie Ihre Nachrichten individuell gestalten.
  4. Mit diesen Tools kann wie gewohnt der Text formatiert werden.
  5. Sollte das Feld zu klein sein, können Sie hiermit die größe anpassen.
  6. Wenn Sie auf das "P"-Symbol klicken, lassen sich nun "Platzhalter" definieren, welche bei Anwendung der Vorlage durch die jeweiligen Daten ersetzt werden.
  7. Nachdem Sie alle Daten definiert haben - einfach "Speichern" klicken, und schon sind Sie fertig!

E-Mail Vorlage anwenden - Einzelversand

  1. Navigieren Sie zum Menüpunkt Rechnungslegung > Übersicht Dokumente. Hier sehen Sie eine Übersicht aller Rechnungen.
  2. Wählen Sie eine Zeile aus und klicken Sie auf  .
  3. Klicken Sie auf "Versenden".

 

Wählen Sie eine Vorlage oder verfassen Sie einen individuellen Text im Nachrichten-Feld bzw. passen Sie den Vorlagen-Text an.
Wenn im Kundenstamm eine E-Mail Adresse hinterlegt ist, wird diese automatisch vorbelegt.
Sie können weitere Mail-Adressen mit der Option CC oder BCC ergänzen.
Ist eine Empfangsbestätigung gewünscht, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.
Das zu versendende Dokument befindet sich bereits im Anhang - wollen Sie ein weiteres hinzufügen, kann das in diesem Bereich hinzugefügt werden.
Mit einem Klick auf Senden wird die E-Mail verschickt.

E-Mail Vorlage anwenden - Massenversand

Navigieren Sie zum Menüpunkt Rechnungslegung > Übersicht Dokumente. Hier finden Sie eine Übersicht aller Dokumente.
Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie gleichzeitg verschicken wollen, indem Sie die Checkbox auswählen. Wollen Sie verschiedene Vorlagen verwenden empfiehlt es sich nur die Dokumente, die die gleiche Vorlage verlangen auf einmal auszuwählen - das heißt zuerst alle Rechnungen, danach alle Angebote und so weiter.
Klicken Sie auf der Mail-Symbol, das erscheint sobald eine oder mehrere Zeilen ausgewählt wurden.

Nun können Sie die gewünschte Vorlage auswählen.
Ist eines der ausgewählten Dokumente rot hinterlegt, liegt das daran, dass keine E-Mail Adresse in den Kundenstammdaten für den entsprechenden Kunden hinterlegt sind.
Sind Sie zufrieden mit dem Inhalt der Mail, einfach senden klicken - und schon sind Sie fertig!

Zusammenfassung

Der Funktionsumfang von FreeFinance ist über die Jahre stetig gewachsen, viele Funktionen, Einstellungsmöglichkeiten oder "Tricks" sind daher nicht gleich auf den ersten Blick erkennbar. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen einige dieser "versteckten" Möglichkeiten aufzeigen - denn Sie sollen Ihr Unternehmen mit FreeFinance so einfach und bequem wie nur irgendwie möglich organisieren können.

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Weitere Informationen & Quellen

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