Lieferschein

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein geschäftliches Dokument und wird von Unternehmen, die Waren herstellen und verkaufen, im Zuge der Warenlieferung ausgestellt. Anhand des Lieferscheins können Kunden Lieferung und Ware kontrollieren. Ein Lieferschein muss bestimmte Angaben enthalten und unterliegt der Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Im Regelfall ist der Lieferschein der Warenlieferung beigelegt.

Lieferschein: Übersicht, Funktion & Nutzen

Warenlieferung | Dokumentation

 

Der Lieferschein wird als - geschäftliches - Begleitpapier zu einer Warenlieferung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, ausgestellt. Außerdem sind Lieferscheine Belege im Sinne der Bundesabgabenordnung - sofern sie ausgestellt werden.

Eine Verpflichtung bzw. gesetzliche Vorschrift zum Austellen von Lieferscheinen in Österreich gibt es nicht - jedoch übermitteln heute so gut wie alle warenherstellenden und -verkaufenden Unternehmen entsprechende Lieferscheine zu ihren Lieferungen.

Zugrunde liegt einem Lieferschein bzw. der Ausstellung eines solchen also immer eine (Waren-) Bestellung durch ein anderes Unternehmen oder durch einen Privatkunden.

Lieferschein: Funktion und Nutzen

Mithilfe des Lieferscheins erhält der Kunde einen schnellen Überblick über den Wareneingang und kann zugleich die ordnungsgemäße Warenlieferung sowie die gelieferten Waren bzw. den Lieferumfang prüfen. Anhand des Lieferscheins lässt sich also schnell ermitteln, ob tatsächlich alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, auch in der Lieferung enthalten sind und der Lieferumfang somit korrekt ist.

Lieferschein: Angaben & Aufbewahrungspflicht

Geschäftsdokumente | Pflichtangaben & Aufbewahrungspflicht

 

Als Geschäftsdokument muss der Lieferschein, sofern er ausgestellt wird, auch bestimmte Angaben enthalten. Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen also auch auf Lieferscheinen angeführt sein:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum des Lieferscheins
  • Datum der Warenlieferung
  • Menge und genaue Bezeichnung der einzelnen enthaltenen Waren (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Menge dieser)
  • Gegebenenfalls: Einzelpreise der Waren
  • Gegebenenfalls: Anführung(en) eventueller Nachlieferungen
  • Optional: Unterschrift und ggfs. Stempel des Kunden, der die Lieferung entgegennimmt/bestätigt

 

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine

Der Lieferschein als geschäftliches Dokument, wie beispielsweise Geschäftsbriefe, Rechnungen oder ein Belege, unterliegt genauso der Aufbewahrungspflicht gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege.
Diese Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß BAO sieben Jahre - für diese Dauer muss der Lieferschein im Original aufbewahrt werden.

Die Frist für die Aufbewahrungspflicht eines Lieferscheins beginnt, genau wie bei Rechnungen und Belegen auch, am Schluss jenes Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. So sind beispielsweise Lieferscheine des Kalenderjahres 2021 bis Ende des Kalenderjahres 2028 aufzubewahren.

Lieferschein: In der FreeFinance-Buchhaltung

Geschäftsdokumente: Lieferschein | Buchhaltung

 

In der FreeFinance-Buchhaltung erstellen Sie Lieferscheine für Ihre Warenlieferungen im Handumdrehen: Der Lieferschein lässt sich ganz einfach aus einer Rechnung oder einem Angebot automatisch erstellen.

Für die automatisierte Erstellung von Lieferscheinen oder umgekehrt Rechnungen aus Lieferscheinen müssen noch ein paar vorbereitende Schritte durchgeführt werden:

Die Details zur Erstellung von Lieferscheinen und dafür nötigen Konfiguration der Rechnungslegung finden Sie hier!

Umgekehrt kann aus einem Lieferschein ebenso automatisch eine Rechnung erstellt werden.
Die Details zur Automatischen Erstellung finden Sie auf unserer Anwendungshilfe-Seite zu Faktura Dokumentenübersicht.

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vorallem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für den Lieferschein selbst nicht wichtig, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig sind.

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