Grundlagen der Buchhaltung

Basiswissen | Buchhaltung

Grundlagen der Buchhaltung

FreeFinance Aufgabe ist es Ihnen möglichst viele Nebenaufgaben im Geschäftsalltag abzunehmen, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was wichtig ist - das was Sie gerne machen. Dennoch ist es von Vorteil die wichtigsten Grundlagen zu kennen, sodass Sie jede Hürde mit Gewissheit überwinden können.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Buchhaltung muss nicht schwer sein - das hat FreeFinance bewiesen. Auf ein paar Dinge sollte dennoch geachtet werden. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Grundlagen.

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Betriebseinnahmen

Alle Beträge, die mittels Rechnung oder Honorarnote an Kunden gestellt, zu Einnahmen führen und im Rahmen der betrieblichen Ausübung des Berufs erzielt werden, zählen zu den Betriebseinnahmen und müssen als solche aufgezeichnet werden.

Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, so ist bei allen Einnahmen die Umsatzsteuer auf der Rechnung bzw. Honorarnote entsprechend den gesetzlichen Umsatzsteuersätzen anzugeben und dazuzurechnen.

Privatentnahmen

Bei Privatentnahmen kommt es darauf an, ob Geld oder Anlagen bzw. Waren entnommen werden.

Entnahmen von Waren sind mit dem Herstellungs- oder Anschaffungspreis als Einnahmen zu verbuchen.

Kommt es zu Entnahmen von Anlagen, so wird der Restbuchwert als Ausgaben angesetzt. Als Einnahme wird der Teilwert angenommen, also der Wiederbeschaffungswert des Anlagegutes zum Zeitpunkt der Entnahme unter Berücksichtigung der Absetzung für Abnutzung (AfA).

Entnahmen von Geld haben keine Auswirkung auf die EAR und müssen demnach auch nicht aufgezeichnet werden. Einzige Ausnahme ist die Führung des Kassabuches zur Aufzeichnung von Bestandsveränderungen.

Betriebsausgaben

Per Definition gelten alle Ausgaben, die eine betriebliche Veranlassung haben, als Betriebsausgaben. Dabei gilt, dass diese Transaktionen auch im wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen und durch die Tätigkeit veranlasst werden müssen. Die tatsächliche Bezahlung oder der Wertetransfer bei nicht monetären Transaktionen muss nachzuweisen sein.

Fiktive Ausgaben wie z.B.: Diäten, Kilometergeld oder Abschreibung für Abnutzung, können nach Aufzeichnung dieser ebenso als Ausgaben geltend gemacht werden. Alle Betriebsausgaben sind mittels Belegen wie Rechnungen, Zahlungsbelägen oder Verträgen nachzuweisen.

  • Beiträge zu gesetzlichen Pflichtversicherungen (zB GSVG)
  • Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbständig Erwerbstätigen, der selbständig Erwerbstätigen, soweit diese Kranken-, Unfall-, Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung dienen
  • Beiträge zu Pensionskassen und betriebl. Kollektivversicherungen: Die Zusagen dürfen 80% des letzten laufenden Aktivbezuges nicht übersteigen. Beitragsorientierte Zusagen dürfen 10% der Lohn- und Gehaltssumme der Anwartschaftsberechtigten nicht übersteigen. Beiträge des Arbeitgebers für sich sind nicht abzugsfähig.
  • Beiträge an betriebliche Unterstützungskassen und sonstige Hilfskassen (gedeckelt)
  • Zuwendungen an den Betriebsratsfonds bis zu 3% der Lohn- und Gehaltssumme
  • Zuwendungen aus dem Betriebsvermögen an Universitäten, Museen, Nationalbibliothek, Forschungsförderungsfonds, bestimmte juristische Personen (zB Vereine; Spendenbegünstigungsbescheid Voraussetzung) zur Forschung und Erwachsenenbildung bis zu 10% des Vorjahresgewinns
  • Zuwendungen aus dem Betriebsvermögen an gemeinnützige Dachverbände (§ 34 ff BAO), deren ausschließlicher Zweck die Förderung des Behindertensports ist, bis zu 10% des Vorjahresgewinns
  • Aus-, Fortbildungs- und Umschulungsaufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen rückwirkend ab Veranlagung 2003 ggf auch AHS und ordentliche Universitätsstudien (AbgÄG 2004). Nächtigungsaufwand max. nach Reisegebührenvorschrift
  • Geld- oder Sachaufwendungen im Zusammenhang mit der Hilfestellung in Katastrophenfällen (insb Naturkatastrophen), wenn sie der Werbung dienen
  • Verpflegungsmehraufwand für ausschließlich betrieblich veranlasste Reisen ohne Nachweis der Höhe, soweit nicht über den Sätzen des § 26 Z 4 EStG
  • Beiträge für die freiwillige Mitgliedschaft bei Berufs- und Wirtschaftsverbänden unter bestimmten Voraussetzungen

Privatanteil

Nicht alle betrieblichen Ausgaben sind auch wirklich zu 100% betriebliche Ausgaben, sondern werden zum Teil auch privat genutzt. Details weiter unten im Artikel.

Einkunftsarten

Der erste Hauptbestandteil der EAR, die Einnahmen, wird vom Einkommensteuergesetz (EStG 1988) in zwei Kategorien unterteilt:

  • Betriebliche Einkunftsarten
  • Außerbetriebliche Einkunftsarten (Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte)

Außerbetriebliche Einkünfte sind demnach Gelder, die außerhalb der unternehmerischen Tätigkeit entstehen und so nicht Teil der Buchführung sind, sehr wohl aber in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden müssen. Darüber hinaus werden die gesamten jährlichen Einkünfte - betriebliche und außerbetriebliche - als Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeitragshöhe herangezogen.

Betriebliche Einkunftsarten

Die betrieblichen Einkunftsarten werden in die Einnahmen – Ausgaben Gewinnerermittlung miteinbezogen. Die Berechnung erfolgt nach folgendem Schema:

Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
Gewinn / Verlust

Zu den betrieblichen Einkünften zählen die folgenden drei Einnahmen.

Hierzu zählen Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Wein-, Gemüse-, Garten- und Obstbau sowie Tier-, Fisch- und Bienenzucht, Fischerei und Jagd. Zu beachten gilt es hierbei, dass bei einem Verkauf von landwirtschaftlichen Produkten im eigenen Geschäftslokal der Anteil der Fremdprodukte am Gesamtumsatz die 25% Grenze nicht überschreiten darf, da die Zurechnung ansonsten zu Einkünften aus einem Gewerbebetrieb gerechnet wird. Nebentätigkeiten wie Zimmervermietung (max. 10 Betten) oder sonstige Dienstleistungen dürfen dazugerechnet werden, solange diese eine untergeordnete Rolle im Betrieb spielen.

Diese Einkünfte werden wiederum in zwei Gruppen unterteilt:

  • Freiberufler (freie Berufe)

Hierzu zählen die Berufsgruppen der wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden und lehrenden Tätigkeiten, Ärzte, Tierärzte, Hebammen und Dentisten, sowie Rechtsanwälte, Notare und Wirtschaftstreuhänder. Weiters werden zu den Freiberuflern noch Unternehmens- und Vermögensberater, sowie Dolmetscher und Übersetzer und Journalisten gezählt. Als Kernpunkt hierbei ist die persönliche Berufsausübung zu sehen. Das bedeutet, dass der Freiberufler die Tätigkeiten selber und eigenverantwortlich ausübt – eventuell leitend unter Zuhilfenahme von fachlich vorgebildeten Arbeitskräften. Die Definition des "künstlerischen Berufes" muss im Sonderfall geprüft werden. Die damit verbundene Einstufung hat im Falle eines künstlerischen Berufes den Vorteil, dass eine Zusammenballung von Einkünften in einem Jahr durch einen Antrag auf das aktuelle und die zwei vorangegangenen Jahre aufgeteilt werden kann. Dies hat dann steuerliche Vorteile, wenn die Einkünfte der vorgehenden Jahre unter 50.000 EUR lagen und das aktuelle Jahr über 50.000 EUR beträgt. Dadurch wird eine Progressionsglättung erzielt.

  • Sonstige Selbständige

Zu diesen Einkünften zählen Berufsgruppen wie die Verwaltung fremden Vermögens (z.B.: Aufsichtsräte, Haus- bzw. Masseverwalter) sowie Gesellschafter-Geschäftsführer oder ähnliche.

Dazu zählen gemäß §23 EStG alle jene Einkünfte, die nicht zu Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft bzw. Einkünften aus selbständiger Arbeit zu zählen sind und die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Selbständige und nachhaltige Tätigkeit
  • Auf Gewinnerzielung ausgerichtete Tätigkeit
  • Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr


Für die Ausübung dieser Tätigkeiten ist ein Gewerbeschein nicht Voraussetzung. Beispielsweise zählen auch (gelegentliche) werkvertragliche Tätigkeiten oder Gewinnanteile der Gesellschafter von gewerblich tätigen Personengesellschaften zu dieser Art der Einkünfte. Die EAR darf nur dann angewendet werden, wenn die Umsatzgrenze von 400.000 EUR in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschritten wird. Der größte Vorteil von Einkünften aus Gewerbebetrieb gegenüber den Einkünften aus selbständiger Arbeit besteht dann, wenn eine Bilanz nach §11a EStG erstellt wird: Dann kann die begünstigte Besteuerung für nicht entnommene Gewinne in Anspruch genommen werden.

Änderungen im Unternehmensgesetzbuch

Die Unterscheidung bzw. Kategorisierung des eigenen Unternehmens ist je nachdem ob die Definition nach Einkommensteuergesetz (EStG) oder nach dem seit 1.1.2007 gültigen Unternehmensgesetzbuch (UGB), das das Handelsgesetzbuch ablöst, erfolgt, nicht immer eindeutig.

Die zentrale Frage, die beantwortet werden muss, ist, ob es sich bei der unternehmerischen Tätigkeit um einen freien Beruf handelt, oder nicht.

Wichtig ist diese Definition und Zuordnung dann, wenn die Umsatzgrenze von 400.00 EUR überschritten wird, denn freie Berufe haben keine Umsatzgrenze als Limit für die Führung der Aufzeichnungen mittels EAR. Das EStG definiert die Einstufung der Berufsgruppen klar durch eine taxative Aufzählung, im UStG kann die Einteilung nach der Verkehrsauffassung zu Widersprüchen führen.

Werden die beiden Auffassungen verglichen, so kann es bei manchen Berufsbildern, wie z.B.: Hausverwalter oder Unternehmensberatern, zur unklaren Zuordnung kommen. Hierbei ist es anzuraten, einen Steuerberater zu konsultieren. Im ungünstigsten Fall kann es zu einem erzwungenen Wechsel von der EAR zur doppelten Buchhaltung kommen, sofern das Unternehmen nicht zu den freien Berufen gezählt wird.

Weiters können seit 1.1.2007 auch Kapitalgesellschaften und unternehmerisch tätige Personengesellschaften (offene Erwerbsgesellschaft (OG) bzw. Kommandit-Erwerbsgesellschaft (KEG)) mit mindestens einem voll haftenden Gesellschafter, dh: Firmen mit Eintragungen im Firmenbuch und weniger als 400.000 EUR Umsatz pro Jahr, die EAR anstelle der doppelten Buchhaltung durchführen. Wird die Tätigkeit im UGB als freier Beruf definiert, so gilt hier keine Umsatzgrenze.

Außerbetriebliche Einkunftsarten

Die außerbetrieblichen Einkunftsarten stammen nicht aus der selbständigen bzw. unternehmerischen Tätigkeit. Sie gliedern sich in die folgenden Bereiche:

Hierbei handelt es sich laut §25 EStG um Bezüge aus Dienstverhältnissen. Weiters sind hier Bezüge aus Kranken- oder Unfallvorsorge, Pensionskassen und Mitarbeitervorsorgekassen, sowie Pensionen und Ruhebezüge zu berücksichtigen.

Dieser Bereich umfasst laut §27 EStG Gewinnanteile (Dividenden), Zinsen aus Aktien, GmbH-Anteilen, Bezüge aus Genossenschaften, etc. Ausgenommen sind hierbei Ausschüttungen von begünstigten Genussscheinen und Ausschüttungen aus jungen Aktien.

  • Gewinnanteile, Zinsen uns sonstige Bezüge aus Aktien und GmbH-Anteilen
    • Gleichartige Bezüge und Rückvergütungen aus Anteilen an Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
    • Gleichartige Bezüge aus Genußrechten und Partizipationskapital iSd KWG, VAG
  • Gewinnanteile als stiller Gesellschafter (auch Abschichtungsüberschuss)
    • soweit Gewinnanteil nicht zur Auffüllung einer verlustgeminderten Einlage verwendet wird
    • Verlustanteil wird nicht laufend berücksichtigt
  • Zinsen aus Hypotheken
  • Zinsen und andere Erträgnisse aus sonstigen Kapitalforderungen jeder Art (Darlehen, Anleihen, Einlagen, Bankguthaben, Ergänzungskapital iSd KWG, VAG)
  • Diskontbeträge von Wechseln und Anweisungen
  • Unterschiedsbeträge zwischen der eingezahlten Versicherungsprämie und Versicherungsleistung Lebensversicherung: steuerfrei: bei Einmalzahlung Laufzeit über 10 Jahre oder laufende Prämienzahlung
  • Privatstiftungszuwendungen
  • Weiters:
    • Besondere Entgelte oder Vorteile die anstelle der obigen gewährt werden (Sachleistungen, Boni, nominelle Mehrbeträge aus Wertsicherung)
    • Unterschiedsbeträge zwischen Ausgabewert/Einlösungs-wert eines Wertpapiers wenn über 2% (Sonderregelung für Indexpapiere die vor dem 1.3.2004 begeben wurden (§ 124b Z 85 EStG)
    • Veräußerung von Dividendenscheinen, Zinsscheinen

Hierbei handelt es sich laut §28 EStG um Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung von unbeweglichem Vermögen (z.B.: Wohnungen oder Gebäuden), beweglichem Betriebsvermögen und Überlassung von Rechten, sofern es sich nicht um eine gewerbliche Vermietung handelt. Alle Aufwendungen, sowohl laufend anfallende Ausgaben als auch unregelmäßig anfallende Instandhaltungsarbeiten, können auf zehn Jahre verteilt abgesetzt werden. Bei Herstellungskosten beträgt dieser Zeitraum 15 Jahre.

Alle Einkünfte, die nicht zu den bereits erwähnten Einnahmen zählen, werden in diese Kategorie einbezogen. Hierzu zählen neben Rentenvereinbarungen (Übertragung von Gütern gegen Rente, wenn die Rente den Wert der Waren übersteigt), sowie gelegentliche Vermittlung und Vermietung von beweglichen, privaten Gegenständen bis zu 220 EUR pro Jahr, sowie Funktionsgebühren von Funktionären öffentlich-rechtlicher Körperschaften und Aufsichtsratstantiemen.

Die Berücksichtigung der außerbetrieblichen Einnahmen findet in den Werbungskosten statt und wird demnach in der EAR nicht berücksichtigt. Die Berechnung im Rahmen der Einkommensteuererklärung am Ende des Jahres geschieht folgendermaßen:

Einnahmen
- Werbungskosten
= Überschuss / Verlust

Der Überschuss oder Verlust ist die Basis der steuerlichen Berechnung.

Eine spezielle Form des Gewinnes stellen die Veräußerungsgewinne bzw. die Sanierungsgewinne dar. Veräußerungsgewinne sind jene Einkünfte, die durch Verkauf des Unternehmens entstehen. Diese können mittels Antrag auf drei Jahre verteilt geltend gemacht werden. Sanierungsgewinne entstehen durch Schulderlass nach Sanierungen oder Renovierungen von Sachanlagen der Firma.

Ein wichtiger Punkt der außerordentlichen Einnahmen ist die sogenannte Liebhaberei. Dieser Punkt regelt gemäß Liebhabereiverordnung (LVO II), dass außerordentliche Einnahmen nicht auf Dauer verlustbringend sein dürfen und die steuerlich begünstigte Wirkung über die Werbungskosten ausgenutzt wird.

Dies kann sein, wenn der Unternehmer aus privaten Motiven Verluste in Kauf nimmt. Ist dies der Fall, so wird die Tätigkeit nicht als Einkunftsquelle anerkannt, was den Wegfall der Verluste in den Werbungskosten nach sich zieht. Dies kann widerlegt werden, wenn über einen absehbaren Zeitraum ein Totalgewinn bzw. Gewinnüberschuss der Einnahmen über die Werbungskosten erzielt wird.

Verlustausgleich

Verluste sind negative Einkünfte und vermindern grundsätzlich die Bemessungsgrundlage. Sofern sie außerhalb der Einkunftsarten (zB ein Spielverlust, Verlust von Privatvermögen) oder im Rahmen einer Liebhaberei anfallen, sind sie einkommensteuerrechtlich unbeachtlich. Unter horizontalem Verlustausgleich versteht man die Saldierung von positiven mit negativen Einkünften innerhalb der jeweiligen Einkunftsart. Verbleibt nach Vornahme des horizontalen Verlustausgleiches bei einer Einkunftsart ein Verlust, so ist dieser im Rahmen des vertikalen Verlustausgleichs mit den positiven Ergebnissen anderer Einkunftsarten auszugleichen. Sind in einer Einkunftsart begünstigte Einkünfte enthalten, erfolgt der vertikale Verlustausgleich zunächst mit Einkunftsarten ohne begünstigte Einkünfte.

Beteiligungsbezogenes und branchenbezogenes Verlustausgleichsverbot

Es besteht ein Verlustausgleichs- und Vortragsverbot für negative Einkünfte erstens aus der Beteiligung an Gesellschaften oder Gemeinschaften, wenn das Erzielen steuerlicher Vorteile im Vordergrund steht sowie zweitens aus Betrieben, deren Unternehmensschwerpunkt(e) im Verwalten unkörperlicher Wirtschaftsgüter oder in der gewerblichen Vermietung von Wirtschaftsgütern gelegen ist.

Verluste aus solchen negativen Einkünften sind in den Folgejahren mit positiven Einkünften frühestmöglich zu verrechnen. Eine zu Unrecht unterbliebene Verlustverrechnung kann nicht in einem späteren Jahr nachgeholt werden. Bei der Verrechnung handelt es sich um einen nachgeholten Verlustausgleich, der zeitlich und umfänglich vom Anfallen von Gewinnen abhängig ist.

Verbleibender Verrechnungsverlust

Sollte eine frühere Verrechnung nicht möglich sein, ist sie im höchstmöglichen Ausmaß mit dem letzten Gewinn vorzunehmen. Soweit eine solche Verrechnung nicht möglich ist, sind verbleibende Verluste mit anderen Einkünften zu verrechnen. Bei unentgeltlicher Übertragung einer Beteiligung sowie bei Umgründungen nach dem Umgründungssteuergesetz gehen diese Verrechnungsfolgen bei Buchwertfortführung auf den Rechtsnachfolger über.

Die Verrechnungsgrenze leitet sich von der Höhe der positiven Einkünfte ab, mit denen die Verrechnung vorzunehmen ist. Die Verrechnungsgrenze kommt daher nur dann zur Wirkung, wenn der verrechenbare Verlust mehr als die Verrechnungsgrenze (grundsätzlich 75% der positiven Einkünfte des betreffenden Betriebes oder der betreffenden außerbetrieblichen Einkunftsquelle) ausmacht.

Weitere Informationen und Ausnahmen können dem Einkommenssteuergesetz (EStG) entnommen werden.

Privatnutzung und Privatanteil

Nicht alle betrieblichen Ausgaben sind auch wirklich zu 100% betriebliche Ausgaben, sondern werden zum Teil auch privat genutzt. Dese Ausgaben müssen mit einem entsprechenden Privatanteil gekennzeichnet und verbucht werden.

Als klassische Beispiele für die Privatnutzung von Unternehmenseigentum sind Mobiltelefon oder Firmenwagen zu nennen.

Praxisbeispiel: Privatanteil bei einem Klein-LKW

Frau Hummelberger hat einen vorsteuerabzugsberechtigten Klein-LKW in Ihrem Unternehmen um ihre Bestellungen auszuliefern, nutzt diesen aber auch für Privatfahrten. Der LKW wird zu 60% für unternehmensbezogene Fahrten genutzt, die restlichen 40% sind dementsprechend als Privatanteil geltend zu machen.

Details zum diesem Thema finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite Privatnutzung und Privatanteil.

Aufzeichnung

Kommt es zu Steuerprüfungen, wird zuerst Augenmerk auf die geordnete Aufzeichnung gelegt. Werden diese den folgenden Regeln entsprechend geführt, beginnt die eigentliche Prüfung der inhaltlichen und betriebswirtschaftlichen Punkte.

Grundsätzlich sind alle Aufzeichnungen spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des aktuellen Geschäftsmonats durchzuführen. Dieser Termin ist für die Verrichtung einer korrekten Umsatzsteuervoranmeldung notwendig. Bei Kleinstunternehmern bzw. unecht steuerbefreiten Unternehmern sind die Aufzeichnungen spätestens zu Quartalsende durchzuführen.

Ordnungsmäßigkeit

Unter den §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) sind die Vorschriften zur Aufzeichnung und Ordnungsmäßigkeit geregelt.

  • Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, lückenlos und in chronologischer Abfolge durchgeführt werden.
  • Die Fristen müssen eingehalten werden.
  • Die Summenbildung muss leicht nachvollziehbar sein.
  • Aufzeichnungen können im Inland und Ausland gemacht werden, jedoch in einer lebenden Sprache.
  • Eine Prüfung durch das Finanzamt muss durchführbar sein (sowohl im Inland als auch im Ausland) und das innerhalb einer angemessener Frist.
  • Die Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Details muss gewährleistet sein. Dies ist vor allem bei Streichungen und Stornierungen zu berücksichtigen.
  • Die Bezeichnung der Konten und Aufzeichnungen muss den Geschäftszweck erkennen lassen und dementsprechend richtig verwendet werden.
  • Es darf keine nachträgliche Änderung an den Aufzeichnungen möglich sein. Das bedeutet, dass...
    • Keine Leerräume zwischen den Zeilen verwendet werden dürfen
    • Keine Daten nachträglich unkenntlich gemacht (durchstreichen, schwärzen) oder entfernt (radieren) werden dürfen
    • EDV-Systeme keine nachträgliche Änderung an Aufzeichnungen zulassen dürfen und wenn dann nur in protokollierter Form, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
  • Trotz EDV-Aufzeichnungen müssen Originaldaten und Belege aufbewahrt werden. In die EDV-Aufzeichnungen muss innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen immer Einsicht genommen werden können. Werden die Aufzeichnungen auf Datenträgern gespeichert, muss eine vollständige und korrekte Wiedergabe der Geschäftsfälle jederzeit möglich sein.
  • Bei EDV-Aufzeichnungen muss eine Möglichkeit des Drucks oder Exports (unformatierte Textdateien) der Daten in Form von Listen durchführbar sein.
  • Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Besonders wichtig: Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Der Grundsatz, dass keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden soll bzw. darf, ist ein ganz entscheidender. Selbst Ausgaben, die keine konkreten Belege zu Grunde haben, müssen belegt werden. Dies sind z.B.: Diäten und Kilometergeld. Der Nachweis über die Korrektheit der Aufzeichnungen muss auch hier, beispielsweise durch ein Kilometerbuch, erfolgen.

Werden diese Grundsätze beachtet, gilt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit. Gibt es Grund zur Annahme, dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann dies zu Teil- oder Vollschätzung des Betriebsergebnisses führen. Eine Teilschätzung kann vor allem durch den Einsatz von EDV-Systemen, die weder eine Änderungshistorie noch eine Änderungsverhinderung implementiert haben, von der Finanz als notwendig erachtet werden. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Führung der EAR mittels Microsoft Excel ohne Zusatzsoftware oder Makros angeführt.

Genauere Informationen finden Sie in der BAO § 131, sowie der BAO § 132.

Aufbewahrungspflicht

Im Allgemeinen sind Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Ausnahmen kann es nur für gemischt genutzte Grundstücke geben. Bei ihnen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf 22 Jahre.

Aufzubewahren sind sowohl die Originalbelege, als auch die Aufzeichnungen darüber jeglicher Form. Die Wiedergabe von Aufzeichnungen die mittels EDV geführt und gespeichert wurden, muss ebenso jederzeit, lückenlos, vollständig und korrekt innerhalb der Fristen möglich sein.

Löschen und Änderungen

Einmal in der Einnahmen – Ausgaben Rechnung eingegebene Daten, unabhängig ob es sich um Einnahmen, Ausgaben, Anlagen oder sonstige Daten handelt, sind nicht änder- bzw. löschbar. Um bereits eingegebene Daten jedoch trotzdem den wirtschaftlichen Änderungen anzupassen, ist die Stornierung zu einem definierten Zeitpunkt die einzige Lösung. Bei Änderungen ist eine Neuanlage dieser Buchung durchzuführen und die bisherige wird inaktiv. Dadurch werden die Aufzeichnungspflichten eingehalten und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.

Dies bedeutet, dass der Datensatz ab einem bestimmten Datum in der EAR vorhanden ist und im Gegensatz später, ab dem Stornodatum, wieder mit negativem Vorzeichen verwendet wird.

Praxisbeispiel: Retournierung mangelhafter und defekter Ware

Eine Festplatte wird um 100 EUR am 02.01.2019 gekauft und als Ausgabe eingegeben. Am 03.04.2019 wird die Festplatte defekt retourniert - der Kaufpreis wird rückerstattet. Die Ausgabe im System wird mit 03.04.2019 storniert.

Das hat folgende Auswirkungen im System:

  • Negativ erfolgswirksam ist die Ausgabe im Februar: -100 EUR
  • Positiv erfolgswirksam ist die Stornierung im April: +100 EUR

(d.h.: die Stornierung wird als eine negative Ausgabe gesehen)

Die Behandlung von stornierten Einnahmen erfolgt analog.

Genaues kann im Betrugsbekämpfungsgesetz (BBKG) nachgelesen werden.

Kassa- und Bankbuch

Alle Betriebseinnahmen und -ausgaben, müssen im Rahmen der EAR aufgezeichnet werden. Im Zuge dieser werden auch die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer mit protokolliert. Hierzu muss eine Trennung zwischen Bareinnahmen bzw. -ausgaben und den Transaktionen via Bankkonten erfolgen. Dies kann prinzipiell in einer einzigen Aufzeichnungsart erfolgen, wenn die jeweiligen Bestandteile und Erfordernisse berücksichtigt werden.

Bankbuch

Eine reine Sammlung der Bankkontoauszüge ist aus Gründen der unvollständigen Daten nur in Ausnahmefällen erlaubt. Sie ist zum Nachweis der im Bankbuch aufgezeichneten Transaktionen aber dennoch empfehlenswert. Die reine und vollständige Sammlung der Auszüge ist nur dann erlaubt, wenn nahezu alle unternehmerischen Vorgänge über die Bankkonten abgewickelt und zur Gewährleistung der umsatzsteuerlichen Erfordernisse auch die Umsatz- bzw. Vorsteuersätze auf allen Buchungen vermerkt werden. Dies kann z.B.: bei Ärzten der Fall sein. Wird ein Bankkonto auch privat genutzt, muss dem Finanzamt Zugriff auf alle Buchungen gewährt werden.

Kassabuch

Grundsätzlich ist das Kassabuch taggenau zu führen. Die Möglichkeiten der Aufzeichnungen unterscheiden sich, je nach Bedarf:

  • Die in der EAR als Standard vorgesehene Aufzeichnungsart ist die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ohne Bestandsverrechnung. Die Geschäftsfälle sind täglich und einzeln aufzuschreiben.

Mehrere Kassen, z.B. bei Registrierkassen oder Kassierpersonal stellen einen Sonderfall dar. Es kann entweder für jede Kassa ein eigenes Kassabuch oder der Saldo eines Tages, die Tageslosung, pro Kassa in einem Kassabuch aufgezeichnet werden. Die Aufschlüsselung der Tageslosung muss aber trotzdem durchgeführt werden. Dies kann durch Registrierkassenrollen, "Strichlisten" oder Rechnungskopien erfolgen.

  • Die Alternativaufzeichnungsart nennt sich Kassabuch mit Bestandsverrechnung. Hierbei müssen alle Transaktionen, d.h. z.B. auch Bankabhebungen oder Einzahlungen, im Kassabuch vermerkt werden.

Diese Art des Kassabuchs betrifft nur jene Unternehmer, die das Kassabuch indirekt, d.h. aufgrund von Rückrechnungen der Tageslosung, durchführen. Die Berechnung erfolgt nach der Formel...

Endbestand der Kassa (Kassasturz)
- Anfangsbestand (=Endbestand des Vortages)
+ Ausgaben
- Bankabhebungen, Privateinlagen
Tageslosung

Die Tageslosung wird in das Kassabuch als Einnahmen übernommen. Da die eventuellen Ausgaben und Bankabhebungen bzw. Privateinlagen herausgerechnet werden, werden diese Transaktionen ebenso wieder ins Kassabuch als eigene Positionen eingetragen. Kreditkarten und Gutscheine sind wie Barverkäufe zu betrachten. Gutscheine werden bereits beim Verkauf, nicht erst bei deren Einlösung, im Kassabuch vermerkt.

Wichtig bei der Rückrechnung der Tageslosung und der damit verbundenen Aufzeichnung im Kassabuch mit Bestandsverrechnung sind die täglichen Salden. Es muss jeden Tag ein Endbestand ermittelt werden. Dieser ist der Anfangsbestand des nächsten Tages. Die rechnerischen Endbestände sind mit den tatsächlichen Endbeständen täglich zu kontrollieren. Stimmen diese Beträge nicht überein und lassen sich auch keine Fehler finden, so besteht die Möglichkeit einer Eintragung des tatsächlichen Endbestands.

Für die Berechnung mittels Kassasturz darf der Vorjahresumsatz 150.000 EUR nicht übersteigen. Wird diese Grenze überschritten, müssen im übernächsten Jahr alle Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden. Die Regelung mit Pufferjahr und einem einmaligen Überschreiten der Grenze um 15% innerhalb von drei Jahren ist auch an dieser Stelle gegeben.

Sowohl beim Kassa- als auch beim Bankbuch müssen folgende Daten vermerkt werden...

  • Laufende Belegnummer: Die laufende Nummer kann jährlich neu beginnen und kann auch mit eigenen Kürzeln versehen, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, vergeben werden. Wichtigste Bedingung für die Belegnummer ist ihre Lückenlosigkeit. Sie muss auf den dazugehörigen Belegen vermerkt werden.
  • Externe Belegnummer bzw. Ordnungsbegriff des Kontoauszugs
  • Datum
  • Zusatztext
  • Betrag

Folgende Einzelbeträge sind erkenntlich aufzuzeichnen...

  • Bruttobetrag
  • Nettobetrag
  • Steuerbeträge, getrennt nach Steuersätzen
  • steuerfreie Beträge

Bei der Gewinnermittlung bzw. der Umsatzsteuerberechnung sind Kassabuch und Bankbuch zu addieren und die benötigten Beträge immer aus beiden Büchern zu ermitteln.

Grundsätzlich ist für die EAR die Istbesteuerung als Ermittlungsmethode nach vereinnahmten Entgelten durchzuführen. Jedoch kann bei der Ermittlung der Ausgaben und der Vorsteuer die Sollbesteuerung durchgeführt werden.

Kassa- und Bankbuch in FreeFinance

Die Regelungen zu Kassa- und Bankbuch sind umfassend und kompliziert. FreeFinance stellt eine einfache und rechtskonforme Lösung dar Kassa- und Bankbuch in Ihrer Buchhaltung zu führen. Mit wenigen Klicks nehmen Sie die Einstellungen vor und lassen Komplikationen mit Buchhaltung ein Problem der Vergangenheit sein.

Wareneingangsbuch

Das Wareneingangsbuch (WEB) ist von gewerblichen Unternehmern zu führen. Geregelt ist das WEB in der Betriebsabgabenordnung BAO §§127 - 128. Von der Führung ausgenommen sind jene Betriebe, die keine Waren kaufen um diese später wieder gewerblichen weiter zu veräußern. Der Erwerb muss nicht zwingend durch Kauf stattfinden, sondern kann auch durch Schenkung, Tausch oder Erbschaft erfolgen. Ins WEB aufzunehmen sind Waren auch dann, wenn diese auf Kommission übernommen oder für betriebsfremde Zwecke erworben wurden. Selbst produzierte Waren müssen nicht aufgenommen werden. Die dafür benötigten Stoffe, Waren oder Halberzeugnisse hingegen sehr wohl.

Ins WEB sind Waren einzutragen, die entweder zur weiteren Veräußerung im Sinne des Handels gedacht sind, oder in veredelter Form wieder in den Verkauf gelangen. Dies sind:

  • Handelswaren
  • Rohstoffe
  • Hilfsstoffe
  • Halberzeugnisse und Zutaten

Unbedingt notwendige Daten

Zur korrekten Aufzeichnung der Waren im WEB müssen folgende Daten als Minimalanforderung verzeichnet werden:

  • Laufende Nummer: Wie auch beim Anlagenverzeichnis bzw. Kassa- und Bankbuch muss im WEB eine laufende Nummer den Datensatz und den Beleg identifizieren. Diese Nummer ist ebenso auf der Rechnung zu vermerken.
  • Belegnummer: Die Belegnummer ist als Referenz zum erhaltenen Beleg zu verwenden. Bei der Art des Beleges kann es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Zahlungsbestätigung oder um Frachtpapiere handeln.
  • Datum: Als Datum kann entweder das Wareneingangsdatum oder das Datum der Bezahlung angenommen werden. Die einmal getroffene Entscheidung muss aber beibehalten werden.
  • Lieferant: Name und Adresse des Lieferanten müssen eingetragen werden.
  • Warenbezeichnung: Hierbei muss eine branchenübliche Kategorisierung vorgenommen werden. Eine bloße Kategorisierung in Rohstoffe und Handelswaren reicht nicht aus. Vielmehr sind sprechende Sammelbezeichnungen wie Gemüse, Bürobedarf, Rauchwaren, Rohre, Holz, etc. anzuwenden. Diese Bezeichnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.
  • Wert / Preis: Vermerk des Einkaufspreises sowie zusätzlichen Aufwendungen (z.B.: Transport oder Zoll) zu vermerken.

Optionale Daten

Optional dazu können noch weitere Daten vermerkt werden:

  • Aufsplittung des Preises in Nettopreis und gegebenenfalls in
  • Vorsteuer mit Vorsteuersatz
  • Erwerbsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle innergemeinschaftlichen Erwerbs
  • Einfuhrumsatzsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle des Erwerbs von Waren aus Drittstaaten
  • Eventuell eingelöste Rabatte, Skonti oder Gutschriften

Nachdem die einzelnen Rechnungspositionen in Kategorien aufgeteilt eingegeben werden und meist nicht eine ganze Rechnung als ein WEB-Datensatz eingeht, ist der Abzug von Rabatten und Skonti nur mit Mehraufwand berechenbar. Um dies zu vereinfachen können diese Daten eventuell extra gespeichert werden.

  • Zahlungsinformationen

Hier können die Belegnummer bzw. Zahlungszeitpunkt eingetragen werden, um einen besseren Überblick über die noch offenen Verbindlichkeiten zu erhalten.

  • Des Weiteren kann das WEB auch als Kalkulationsgrundlage für den Verkaufspreis herangezogen werden.

Reisekosten

Falls Sie beruflich Reisen müssen, können auch die hierfür anfallenden Kosten als Aufwand angesetzt werden.

So können tatsächliche Kosten wie die folgenden geltend gemacht werden.

  • Treibstoff für das Firmenfahrzeug
  • Zugtickets
  • Flugtickets
  • Taxikosten
  • Hotelkosten
  • Verpflegungskosten

Doch auch fiktive Kosten können als Aufwand deklariert werden. Beispiele hierfür wären folgende.

  • Kilometergeld für die Fahrten im Privatfahrzeug
  • Nächtigungsgelder
  • Diäten

Weitere Informationen und Details sind auf der Ratgeber-Seite Reisekosten und Pendlerpauschale zu finden.

Fremdwährungskredite

Gewinne aus Fremdwährungskrediten

Kursgewinne im Zusammenhang mit Fremdwährungsdarlehen sind bei Einnahmen- Ausgaben-Rechnern zum Zeitpunkt der Tilgung des Kredites zu berücksichtigen. Wird nicht das gesamte Darlehen zurück bezahlt, erfolgt die Gewinnrealisierung anteilig im Ausmaß der Tilgung.

 

Praxisbeispiel: Fremdwährungskredit

Im Jahr 2013 erfolgt die Aufnahme einer Fremdwährungsschuld in Höhe von 100.000 US-Dollar (Wechselkurs US-Dollar/ Euro: 1,20) durch einen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG 1988 ermittelt. Im Jahr 2004 wird von US-Dollar in Schweizer Franken konvertiert. Bis zur Konvertierung erfolgten keine Tilgungen (Zinsen werden vernachlässigt). Stand Fremdwährungsschuld zum Zeitpunkt der Konvertierung: US-Dollar 100.000. Wechselkurs zum Zeitpunkt der Konvertierung: US-Dollar/Euro: 1,30; Schweizer Franken/Euro: 1,45. Im Jahr 2015 erfolgt eine Tilgung von SFR 30.000. Bei einem Wechsel von der Einnahmen- Ausgaben-Rechnung zur Bilanzierung sind sämtliche bis zum Wechsel noch nicht erfasste Konvertierungsgewinne im Rahmen des Übergangsgewinnes im ersten Gewinnermittlungszeitraum nach dem Wechsel zu erfassen.

Eine innerhalb der Spekulationsfrist von einem Jahr nach Darlehensaufnahme (privates Darlehen) erfolgende Konvertierung eines Fremdwährungsdarlehens in ein Darlehen in Euro oder in eine über fixe Wechselkurse zum Euro gleichgeschaltete Währung führt zu Einkünften aus einem Spekulationsgeschäft. Die Höhe ergibt sich aus der Differenz der unterschiedlichen Tilgungsbeträge der verschiedenen Darlehen auf Euro- Basis. Erfolgt die Konvertierung in eine zum Euro wechselkurslabile Währung, sind im Zeitpunkt der Konvertierung mangels Zuflusses des Kursvorteiles keine Einkünfte aus einem Spekulationsgeschäft zu erfassen. Die bloße Darlehenstilgung in einer fremden Währung führt nicht zu Einkünften aus einem Spekulationsgeschäft. Steuerpflicht tritt erst mit Tilgung ein.

Aktuell werden von FreeFinance keine Fremdwährungskonten als eigene Bankkonten unterstützt - sehr wohl aber das Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben in Fremdwährung unter Angabe des gültigen Wechselkurses.

Tätigen Sie Geschäfte im Ausland und erhalten Sie Einnahmen bzw. bezahlen Sie Ausgaben von einem Fremdwährungskonto, dann ist folgende Vorgehensweise denkbar:

Das Fremdwährungskonto ist in der Buchführung als Euro-Konto abzubilden - Buchungsgrundlage ist der Kontoauszug.

Jede Bewegung oder Bestandsausweisung, die auf dem Kontoauszug ausgewiesen ist, ist in Euro umzurechnen und als Euro-Betrag in die Buchhaltung zu übernehmen.

  • Vergleich des Anfangskontobestand auf dem Auszug mit dem in der Buchhaltung. Differenzen werden auf Erträge/Aufwand aus Kursdifferenzen gebucht, so dass Konvergenz hergestellt wird.
  • Verbuchen der Bewegungen auf dem Auszug, also z.B. eines Geldeingangs. Besteht eine Differenz gegenüber dem Rechnungsbetrag, wird diese analog Kursdifferenz ausgebucht.
  • Vergleich des Endsaldo in Fremdwährung mit dem in Euro. Die Beträge sollten übereinstimmen.

Besonders zu beachten ist, dass die Einnahmen und Ausgaben in Fremdwährung in die jeweilige richtige Umsatzsteuervoranmeldung mitaufgenommen werden.

Fremdwährungskonto

Aktuell werden von FinanzFenster keine Fremdwährungskonten als eigene Bankkonten unterstützt - sehr wohl aber das Verbuchen von Einnahmen und Ausgaben in Fremdwährung unter Angabe des gültigen Wechselkurses.

Tätigen Sie Geschäfte im Ausland und erhalten Sie Einnahmen bzw. bezahlen Sie Ausgaben von einem Fremdwährungskonto, dann ist folgende Vorgehensweise denkbar:

Das Fremdwährungskonto ist in der Buchführung als Euro-Konto abzubilden - Buchungsgrundlage ist der Kontoauszug.

Jede Bewegung oder Bestandsausweisung, die auf dem Kontoauszug ausgewiesen ist, ist in Euro umzurechnen und als Euro-Betrag in die Buchhaltung zu übernehmen.

  • Vergleich des Anfangskontobestand auf dem Auszug mit dem in der Buchhaltung. Differenzen werden auf Erträge/Aufwand aus Kursdifferenzen gebucht, so dass Konvergenz hergestellt wird.
  • Verbuchen der Bewegungen auf dem Auszug, also z.B. eines Geldeingangs. Besteht eine Differenz gegenüber dem Rechnungsbetrag, wird diese analog Kursdifferenz ausgebucht.
  • Vergleich des Endsaldo in Fremdwährung mit dem in Euro. Die Beträge sollten übereinstimmen.

Besonders zu beachten ist, dass die Einnahmen und Ausgaben in Fremdwährung in die jeweilige richtige Umsatzsteuervoranmeldung mitaufgenommen werden.

Förderungen und Begünstigungen

Immer wieder gibt es neue Förderungen vom Staat für neue, aber auch bereits bestehende Unternehmen. Beispiel für mögliche Fördermöglichkeiten sind Forschungsförderungen, Bildungsförderungen, Lehrlingsförderungen und Investitionsförderungen. Andere Begünstigungen wären zum Beispiel Begünstigungen für nicht entnommene Gewinne.

Lesen Sie Details zu den einzlenen Förderungsarten und Möglichkeiten auf der Ratgeber-Seite Förderungen und Begünstigungen.

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Die häufigsten Fragen zu den Grundlagen der Buchhaltung

Betriebseinnahmen sind Einnahemen die durch die Ausübung des Berufes erwirtschaftet wurden. Betriebsausgaben sind Ausgaben, die betriebliche Veranlassung haben.

Grundsätzlich kann man betriebliche und außerbetriebliche Einkünfte unterscheiden.

Betriebliche Einkünfte sind in Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Einkünfte aus selbständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieb unterteilt.

Außerbetriebliche Einkünfte gliedern sich in Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte.

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer der Waren- sowie Materialeinkäufe tätigt ein Wareneingangsbuch aus steuerlichen Gründen führen.

Falls Sie zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, oder sich freiwillig dafür entscheiden zu Bilanzieren, sind Sie davon jedoch befreit.