Lohnverrechnung bezeichnet den Prozess, Mitarbeitergehälter und -löhne inklusive aller Abgaben, Zulagen und Zuschläge korrekt abzurechnen sowie nachvollziehbar abzubilden. Sie umfasst Steuern, Sozialabgaben und weitere arbeitsrechtliche Aspekte.
Lohnverrechnung ⇒ einfach erklärt
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Lohnverrechnung – auf einen Blick
- Was versteht man unter Lohnverrechnung?
- Was ist eine Lohnabrechnung?
- Bestandteile der Lohnverrechnung
- Wie sind Lohnabrechnungen aufgebaut?
- Sachbezüge in der Lohnverrechnung
- Lohn und Gehalt
- Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
- Besonderheiten bei geringfügiger Beschäftigung
- Lohnverrechnung und Aufbewahrungspflicht
- Fragen und Antworten
- Quellen
Lohnverrechnung – auf einen Blick
Die 4 wichtigsten Fakten zur Lohnverrechnung
| Definition: | Die Lohnverrechnung ist dafür zuständig, die dem Arbeitnehmer zustehenden Entgelte zu berechnen, diese zu überweisen und zusätzlich eine Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. |
| Funktion: | Die Lohnabrechnung dient dazu, dem Arbeitnehmer Klarheit darüber zu verschaffen, welche Leistungen, Zuschläge, Pauschalen und Bezüge der Arbeitgeber bei der Endabrechnung berücksichtigt hat. |
| Aufbau: | Wie genau eine Lohnabrechnung aufgebaut ist, ist nicht vorgeschrieben. Sie muss jedoch so gestaltet sein, dass der Arbeitnehmer daraus übersichtlich und vollständig die Abrechnung von Entgelt und Aufwandsentschädigungen nachvollziehen kann. |
| Bestimmungen: | Bei der Lohnverrechnung sind nicht nur die arbeits- und abgabenrechtlichen Gesetze, sondern auch etwaige Kollektivverträge sowie entsprechende Betriebsvereinbarungen zu beachten. |
Was versteht man unter Lohnverrechnung?
Die Lohnverrechnung kümmert sich um die laufende Lohn- und Gehaltsverrechnung der Mitarbeiter eines Unternehmens, inklusive der Erstellung der Lohnzettel und damit um den vorgeschriebenen transparenten und nachvollziehbaren Nachweis der Entgeltberechnungen und -abrechnungen, inklusive aller Abgaben, Zulagen und Zuschläge.
Aufgaben der Lohnverrechnung
Die Lohnverrechnung übernimmt eine Vielzahl an Aufgaben. Unter anderem gehören dazu:
- Erstellung von Arbeitsverträgen
- An- und Abmeldung von Arbeitnehmern
- Führung der Lohnkonten
- Erstellung von monatlichen Lohn- und Gehaltsverrechnungen
- Berechnung und Abführung der monatlich anfallenden Lohnabgaben
- Erstellung der monatlichen Lohnlisten für die Buchhaltung
Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Auslagerung dieser Aufgaben an Experten wie ein Lohnverrechnungsbüro oder an Steuerberater.
Nicht selten kommt es vor, dass auch Aufgaben, die eigentlich das Personalbüro betreffen, von der Lohnverrechnung übernommen werden, wie etwa:
- Auslegung von Kollektivverträgen
- Abwicklung von Beginn und Ende eines Dienstverhältnisses
Definition: Lohn
Der Begriff Lohn steht für eine meist monatlich wiederkehre Zahlung, die ein Arbeitnehmer für seine Dienste erhält. Für den Arbeitgeber bestehen die Personalkosten aus dem Lohn und den Lohnnebenkosten.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung wird gemeinsam mit dem monatlichen Entgelt an den Arbeitnehmer übermittelt.
-
Aus dieser Lohnabrechnung muss der Arbeitnehmer gemäß § 2f AVRAG ablesen können, wie genau sich sein Entgelt zusammensetzt.
-
Ausgestellt werden muss die Lohnabrechnung spätestens mit der monatlichen Lohnzahlung.
Lohnabrechnung: Bestimmungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Die Lohnabrechnung kann elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Diese Option wird von den meisten Unternehmen genutzt. Sie muss bestimmte Angaben enthalten:
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Höhe der Bruttobezüge
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Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer
-
Lohnsteuer
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Beitragsgrundlage der SV-Beiträge
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Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung
-
Wird der Familienbonus+ berücksichtigt, muss auch dessen Höhe angegeben werden
Bestandteile der Lohnverrechnung
Neben dem Gehalt finden sich in der Lohnverrechnung noch einige andere Bestandteile:
Bezüge, Zulagen und Zuschläge
Unter den sonstigen Bezügen werden jene Entgeltbestandteile verstanden, die entweder einmalig oder in größeren Zeitabständen ausbezahlt werden, wie beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder auch Jubiläumsprämien.
Für die sonstigen Bezüge gelten niedrigere Steuersätze, denn sie werden im Ausmaß von zwei durchschnittlichen Monatsbezügen mit einem festen Steuersatz begünstigt versteuert. Der Steuersatz dabei beträgt:
| Die ersten 620 EUR: | 0 % |
| Die nächsten 24.380 EUR: | 6 % |
| Die nächsten 25.000 EUR: | 27 % |
| Die nächsten 33.333 EUR: | 35,75 % |
Zulagen und Zuschläge bekommen Dienstnehmer dann ausbezahlt, wenn sie Überstunden oder Wochenenddienste machen. Ein weiteres Beispiel ist die Gefahrenzulage. Diese Zulagen und Zuschläge werden zusätzlich zum Grundgehalt ausbezahlt.
Auch für sie gelten im Zuge der Besteuerung bestimmter Zulagen und Zuschläge gemäß § 68 EStG eigene Steuersätze sowie unter bestimmten Voraussetzungen auch niedrigere Steuersätze.
Absetzbeträge, Pauschalen, Dienstreisen und Kilometergeld
Wird ein privates Fahrzeug im Zuge einer Dienstreise genutzt, dann können die Kosten, die dadurch angefallen sind, mit dem sogenannten Kilometergeld abgegolten werden. Dabei handelt es sich um eine Pauschalabgeltung.
Damit eine Dienstreise im Sinne des Einkommenssteuergesetzes (EStG) vorliegt, muss eine von zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
-
Entweder wird ein Dienstnehmer von seinem Dienstgeber dazu aufgefordert, seinen eigentlichen Dienstort für die Verrichtung von bestimmten Aufgaben zu verlassen, oder
-
der Dienstnehmer wohnt so weit vom Dienstort entfernt, dass eine tägliche Hin- und Rückfahrt unzumutbar ist (ab 120 Kilometer).
Unterschieden wird zwischen Taggeldern und Nächtigungsgeldern. Bis zu einer Höchstgrenze sind diese Gelder steuerfrei zu behandeln.
Bei den Pauschalen sind auch Pendlerpauschale und Pendlereuro zu erwähnen:
-
Diese können unter bestimmten Voraussetzungen beantragt werden.
-
Für die korrekte Lohnverrechnung braucht der Arbeitgeber dann noch eine unterschriebene Abfrage des Pendlerrechners der ArbeitnehmerInnen.
Wie sind Lohnabrechnungen aufgebaut?
Lohnabrechnungen sind ein Nachweis darüber, welches Entgelt Mitarbeiter für ihre Arbeit während eines bestimmten Zeitraums erhalten haben. Lohnabrechnungen enthalten Angaben zu den steuerlichen Abzügen, etwaigen Zulagen, dem Brutto- sowie dem Nettogehalt.
Lohnverrechnung in der Praxis
In der Praxis kann der Aufbau einer Lohnabrechnung wie folgt aussehen:
Brutto-Bezüge
+ Lohn bzw. Gehalt
+ Überstunden-Grundlohn
+ Überstunden-Zuschlag (50 % oder 100 %, § 68 (1 (2) EStG)
+ SEG-Zulagen (Schmutz-, Erschwernis und Gefahrenzulagen, § 68 (1) EStG)
+ Sachbezug KFZ
+ Taggeld Inland
+ Kilometergeld
= Bruttobezug
- Sozialversicherungsbeiträge
- Lohnsteuer
= Nettolohn bzw. Auszahlungsbetrag
+ Pendlerpauschale bzw. Pendlereuro
+ Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag
+ Familienbonus+
= Sonstiges
Häufige Abkürzungen einfach erklärt
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BMGL: Bemessungsgrundlage; ausgehend von ihr werden die Beiträge für die Sozialversicherung und der Lohnsteuer berechnet
-
SV: Sozialversicherung
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SZ: Sonderzahlung (Weihnachtsremunation, Urlaubsgeld)
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LSt: Lohnsteuer
Sachbezüge in der Lohnverrechnung
Sachbezüge meinen jene Sachleistungen, die ein Mitarbeiter kostenlos oder verbilligt als Teil seines Gehalts gewährt bekommt.
- Üblicherweise fallen darunter Firmenautos bzw. Dienstwägen, Dienstwohnungen, Mitarbeiterrabatte oder auch vergünstigtes oder unentgeltliches Essen.
Sachbezüge gelten als Entgeltbestandteile und müssen daher bei der Berechnung der Abfertigung miteinbezogen werden. Auch in der Lohnverrechnung müssen sie beachtet werden.
-
Für die Bewertung ist die Verordnung über die Bewertung bestimmter Sachbezüge (Sachbezugswerteverordnung) des Finanzministeriums heranzuziehen, aus der die Werte entnommen werden können.
-
Diese Summe wird dann dem Bruttoentgelt hinzugerechnet.
So ergibt sich die neue Bemessungsgrundlage für die Beitragsgrundlage der Sozialversicherung, die Lohnsteuer, die Dienstgeberbeiträge, den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und die Kommunalsteuer.
Lohn und Gehalt
Gerade was die Begriffe Lohn und Gehalt, sowie Netto und Brutto angeht, sind die Unterschiede nicht immer klar. Daher wollen wir diese hier kurz darlegen.
Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Beide Begriffe meinen das monatliche Einkommen, das eine Person für ihre Arbeitsleistung erhält.
-
Von einem Lohn spricht man dann, wenn es sich um das Entgelt für einen Arbeiter handelt.
-
Im Gegenzug dazu meint das Gehalt das Entgelt für die Arbeit von Angestellten.
Unterschied zwischen Netto und Brutto
Auf einem Lohnzettel gibt der Bruttobetrag jenen Betrag an, von dem dann anschließend die Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung berechnet werden.
Der Nettobetrag, oft auch Auszahlungsbetrag genannt, meint den Betrag, den der Mitarbeiter ausbezahlt bekommt.
Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Vor allem für Unternehmer*innen und Selbstständige, die noch nicht so viel Erfahrung in der Buchhaltung haben, kann die Erstellung von Lohnabrechnungen einschüchternd wirken. Die Sorgen sind allerdings unbegründet. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Software-Lösungen, die einen bei der Lohnverrechnung unterstützen.
Ob mithilfe von Programmen oder ohne, die grundlegenden Schritte bei der Erstellung einer Lohnabrechnung sind immer gleich:
-
Persönliche Daten des Arbeitnehmers erfassen: Dazu gehören Name, Anschrift und Sozialversicherungsnummer, also jene Daten, die im Lohnkonto hinterlegt sind.
-
Arbeitszeit dokumentieren: Die genaue Arbeitszeit des Arbeitnehmers muss dokumentiert werden. Dazu gehört auch die Dokumentation von Überstunden, Urlaubstagen oder anderen Freistellungen.
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Bruttogehalt berechnen: Bei einem Gehaltsempfänger ist dies der feste monatliche Betrag. Die konkrete Einstufung hängt immer vom jeweils anzuwendenden Kollektivvertrag ab.
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Abzüge berechnen: Hierzu gehören Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
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Nettogehalt berechnen: Das Nettogehalt ergibt sich aus dem Bruttogehalt minus aller Abzüge.
-
Abrechnung erstellen und überprüfen
-
Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer übermitteln: Nach der Überprüfung wird die Lohnabrechnung an den Arbeitnehmer übermittelt, entweder in Papierform oder digital.
-
Aufbewahrung der Lohnabrechnung: Lohnabrechnungen sollten für einen bestimmten Zeitraum (mindestens 7 Jahre lang) aufbewahrt werden.
Besonderheiten bei geringfügiger Beschäftigung
Geringfügig Beschäftigte sind weder sozial- noch pensionsversichert. Die Unfallversicherung muss jedenfalls vom Arbeitgeber entrichtet werden, unabhängig davon, in welchem Umfang die Beschäftigung besteht.
Bei einer geringfügigen Beschäftigung entspricht das Nettogehalt dem Bruttogehalt, da keine Beiträge zur Sozialversicherung und keine Lohnsteuer anfallen.
Lohnverrechnung und Aufbewahrungspflicht
Grundsätzlich kann gesagt werden, dass die Unterlagen der Lohnverrechnung sowie auch der Personalverrechnung für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dabei muss auf die Einhaltung der DSGVO geachtet werden.
Ob die Dokumente physisch oder digital aufbewahrt werden, obliegt dem Unternehmen. Empfehlenswert ist es allerdings, eine weitere, externe Aufbewahrung sicherzustellen, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.
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Fragen und Antworten
Wie funktioniert die Lohnverrechnung?
Die Lohnverrechnung läuft monatlich ab. Unterschieden wird zwischen innerbetrieblicher und außerbetrieblicher Abrechnung, wobei beide vom Unternehmer durchgeführt werden müssen. Die Lohnverrechnung verlangt es auch, dass ein Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer geführt wird.
Wer muss Lohnabrechnungen erstellen?
Lohnabrechnungen müssen vom Arbeitgeber erstellt werden. In den meisten Fällen wird diese Aufgabe an ein Lohnverrechnungsbüro oder einen Steuerberater ausgelagert.
Was sind die Lohnkosten für den Arbeitgeber?
Neben den Kosten für Lohn beziehungsweise Gehalt fallen für den Arbeitergeber auch noch zusätzliche Lohnnebenkosten an. Die Kosten, die vom Arbeitgeber getragen werden müssen, machen in den meisten Fällen circa 31 % aus.
Welche Lohnabgaben gibt es?
Die Lohnabgaben bzw. Lohnnebenkosten setzen sich zusammen aus:
- Kommunalsteuer
- Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung
- Dienstgeberanteil zum Familienlastenausgleichsfond
- Beitrag für die Mitarbeitervorsorgekasse
- Zuschlag für den Dienstgeberbeitrag
Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung werden in der Regel synonym verwendet. Sowohl Lohn und Gehalt meinen das monatliche Einkommen, wobei der Begriff Lohn für Arbeiter und der Begriff Gehalt für Angestellte genutzt wird.
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz 1988 (EStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Sachbezugswerteverordnung:
Tagesaktuelle Fassung im RIS