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Registrierkasse | Buchhaltung

Registrierkassenpflicht in Österreich

Welche Selbstständigen, EPUs und Unternehmen benötigen eine Registrierkasse? Die Antwort: das hängt vom Jahresumsatz und den Bareinnahmen, die erwirtschaftet werden, ab. FreeFinance bietet eine rechtskonforme Registrierkasse für jede Unternehmensgröße.    

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

In Österreich gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Wir zeigen Ihnen, was Sie beim Thema Registrierkasse wirklich beachten müssen.

Wer benötigt eine Registrierkasse?

In Österreich benötigen Sie als Unternehmer eine Registrierkasse, wenn Ihre Jahresumsätze 15.000 Euro übersteigen und Ihre Barumsätze mehr als 7.500 Euro ausmachen.

Unter Barumsätzen sind Zahlungen zu verstehen, die direkt vor Ort stattfinden. Das bedeutet für Unternehmer: wenn ein Kunde in einem Geschäftslokal mit Bankomat- oder Kreditkarte zahlt, ist diese Zahlung als Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht zu verstehen.

Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal sind keine Barumsätze.

Hinweis: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen: Umsatz größer als 15.000 Euro und davon Bareinnahmen von mehr als 7.500 Euro.

Beispiel: Registrierkassenpflicht

Frau Hinteregger ist Inhaberin eines kleinen Geschäfts für Schreibwarenzubehör. Fast alle Ihre Kunden zahlen direkt vor Ort entweder mit Bankomatkarte oder in bar.

Frau Hinteregger benötigt jedenfalls eine Registrierkasse, da ihr Jahresumsatz größer als 15.000 Euro ist und sie fast den gesamten Umsatz direkt vor Ort erzielt.

Anmerkung: Nehmen wir an, Frau Hinteregger möchte in Zukunft nicht mehr so viel arbeiten.
Ihre Lebenshaltungskosten sind gering und sie hat sich ausgerechnet, dass sie mit einem Umsatz von 15.000 Euro leben könnte.

Frau Hinteregger bräuchte dann keine Registrierkasse mehr, da sie zwar über 7.500 Euro Barumsätze erzielt - Ihr Jahresumsatz aber unter den 15.000 Euro bleibt.

Beispiel: Keine Registrierkassenpflicht

Herr Brunner ist freier Journalist im Bereich Außenpolitik und schreibt für verschiedene Tageszeitungen und Journale.
In Summe verrechnet er über das Jahr rund 30.000 Euro an Honorarnoten.

Herr Brunner benötigt keine Registrierkasse, da er die gestellten Rechnungsbeträge ausschließlich via Banküberweisung von seinen Auftraggebern bekommt.

Anmerkung: Herr Brunner könnte nebenher noch bis zu 7.500 Euro in bar verrechnen, ohne eine Registrierkasse zu benötigen.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Ausnahmen bestätigen die Regel - dieser viel zitierte Spruch findet auch rund um das Thema Registrierkasse Anwendung:

1. "Kalte Hände" Regelung

Die sogenannte "Kalte Hände" Regelung besagt, dass Unternehmer, die ihre Umsätze im Freien erzielen, erst eine Registrierkasse benötigen, wenn der damit erzielte Jahresumsatz die Summe von 30.000 Euro übersteigt. Anwendung findet diese Regelung z.B. bei Marktständen, Foodtrucks oder Verkaufsständen an öffentlichen Orten.

Erklärung: Die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro bezieht sich auf sämtliche Umsätze, die nicht in festen Räumlichkeiten erwirtschaftet werden, nicht auf den gesamten Umsatz des Unternehmens.

Beispiel "Kalte Hände" Regelung

Ein Bio-Bäckerbetrieb liefert seine Backwaren an regionale Supermärkte und Händler. Die Umsätze aus diesem Geschäft machen rund 470.000 Euro im Jahr aus.
Zudem verkauft der Betrieb am wöchentlichen Freitagsmarkt in der Gemeinde seine Mehlspeisen und Backwaren. Die Barumsätze aus dem Freitagsmarkt-Geschäft machen rund 25.000 Euro im Jahr aus.

Der Bio-Bäckerbetrieb benötigt trotzdem keine Registrierkasse, da die Bareinnahmen unter die "Kalte Hände" Regelung fallen, weil der Verkauf ausschließlich im Freien stattfindet, 30.000 Euro nicht überschritten werden und sonst keine zusätzlichen Barverkäufe vorliegen.

2. Umsätze auf Hütten

Wie bei der "Kalte Hände" Regelung gilt auf Alm-, Ski-, Berg- und Schutzhütten eine Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro pro Hütte. Das heißt, liegt der Jahresumsatz darunter, wird keine Registrierkasse benötigt.

Beachten Sie: "Hütten" sind definiert als einfache Bauwerke, die in abgelegenen Gegenden liegen und keine direkte oder schlechte Anbindung an die öffentliche Infrastruktur haben.

3. Ausnahme für "mobile Unternehmer"

Unternehmen, die ihre Dienstleistung direkt beim Kunden und nicht in der eigenen Betriebsstätte erbringen, können ihre Barumsätze in der Registerkasse nacherfassen, sobald sie wieder in der Betriebsstätte angekommen sind. Wichtig dabei ist, dass ein Papierbeleg für den Kunden ausgestellt wird.

Tipp: um Zeit zu sparen, empfehlen wir den Einsatz unserer mobilen Registrierkasse. Damit haben Sie Ihre Registrierkasse immer am Smartphone dabei und müssen Zuhause nicht nachbuchen.

Keine Registrierkasse - was passiert?

Um die Beachtung der Registrierkassenpflicht kommen Unternehmen in Österreich nicht umher.
Wichtig ist dabei, dass die jeweiligen Umsatzgrenzen und Bestimmungen Berücksichtigung finden.

Achtung: werden die Bestimmungen zur Registrierkasse nicht eingehalten oder ignoriert, drohen empfindliche Strafen: die erzielten Umsätze können dann mit einem Sicherheitszuschlag geschätzt werden, es drohen Geldstrafen bis zu 5.000 Euro und in schweren Fällen erfolgt zudem eine Anzeige.

 

Registrierkasse von FreeFinance

Gerade als Gründer müssen Sie sich in der Anfangszeit um sehr viele Dinge gleichzeitig kümmern. Die Registrierkasse sollte da nicht mehr Zeit als nötig einnehmen.

Deshalb ist unsere Registrierkasse einfach und hilfreich:

  • Einfache Aktivierung:
    Aktivieren Sie Ihre Registrierkasse direkt über FreeFinance per Direktschnittstelle und melden Sie Start- und Jahresbelege im Nu.
  • Mobil:
    Unsere Registrierkasse ist da, wo Sie sind: ob am PC, Tablet oder Smartphone - immer voll in die FreeFinance-Buchhaltung integriert.
  • Funktionsvielfalt:
    Unsere Registrierkasse druckt ansprechende Rechnungen und Bons - oder verschickt diese per E-Mail.
    Tagesabschluss erstellen? Kein Problem!
    Stammdaten verwalten, Rückgeld berechnen... und viele Dinge mehr.
  • Gesetzeskonform mit Signatureinrichtung von A-Trust:
    Die FreeFinance Registrierkassenfunktion stellt sicher, dass mittels Signatureinrichtung von A-Trust ein RKSV-konformer QR-Code erstellt wird - dieser wird zur Gewährleistung des Manipulationsschutzes laut RKSV angezeigt.

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Zusammenfassung

Wenn Sie in Österreich unternehmerisch tätig sind, müssen Sie jedenfalls die Registrierkassenpflicht beachten.
Wichtige Umsatzgrenzen dafür sind der Jahresumsatz in Höhe von 15.000 Euro und die Bareinnahmen in Höhe von 7.500 Euro. Ausnahmen gibt es nur bei Umsätzen, die nicht in geschlossenen Räumen erzielt werden (z.B. Marktstand), Hütten und mobilen Dienstleistungen direkt beim Kunden, sofern diese die Jahresgrenze von 30.000 Euro nicht übersteigen.

Bei Nichtbeachtung der Regelungen drohen Geldstrafen, Schätzung des Umsatzes (meist nicht besonders günstig) und bei schweren Vergehen eine Anzeige.

Die Registrierkasse von FreeFinance ist einfach zu handhaben und durchdacht, rechtskonform und voller Funktionen.
Damit haben Sie den Blick frei für die wichtigen Entscheidungen in Ihrem Unternehmen.

Ich war lange auf der Suche nach einem Registrierkassensystem, welches mit meiner Buchhaltung nahtlos integrierbar ist. Mit der Registrierkasse von FreeFinance hat die Suche nun ein Ende.

Monika Leitner, Unternehmerin - betreibt ein Feinkostgeschäft

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Fragen und Antworten

  • Seit 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.
    Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!
    Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.
    Ein Kassensturz, wie ihn bisher Unternehmen bis 150.000 Euro Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.

  • zur Einzelerfassung der Barumsätze ist zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn:

  • der Jahresumsatz je Betrieb netto 15.000 Euro und

  • die Barumsätze dieses Betriebes netto 7.500 Euro im Jahr überschreiten.

Weiterführende Infos dazu finden Sie hier!

Seit 1.1.2016 besteht die Einzelaufzeichnungspflicht für alle Unternehmen (Gewerbetreibende, Freiberufler, Land- und Forstwirte) - unabhängig von der Umsatzhöhe.

Art der Einzelaufzeichnung:

  • mittels Registrierkasse: zwingend bei einem Jahresumsatz des Betriebes größer als 15.000 Euro netto UND Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro netto

  • wenn keine Kassenpflicht besteht: mittels händischem Beleg

  • Rechnung im Sinne des UStG

  • Beleg im Sinne der Belegerteilungspflicht

Weiterführende Infos dazu finden Sie hier!

Geltungsbereich der Registrierkassenpflicht:

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

  • der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro UND

  • die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten.

Erst wenn beide Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem besitzen.

Weiterführende Infos dazu finden Sie hier!