Serienrechnungen

Übersicht zur Serienrechnung

Die Erstellung von Serienrechnungen ist schnellste und einfachste Art eine gleiche Rechnung, wie beispielsweise den Mitgliedsbeitrag etc. an viele verschiedene Kunden aus dem Kundenstamm zu versenden.

Die Serienrechnungen werden durch die folgenden kurzen Schritte erstellt:

Tutorial-Video zur Serienrechnung

Wir erklären einfach und übersichtlich, welche drei kurzen Schritte in FreeFinance zur Serienrechnung nötig sind.

Schritt 1: Auswahl der Kunden

Filtern Sie bei Bedarf zuerst Ihre Kunden, für die Sie die Rechnungen erstellen möchten.

Geben Sie hierzu den Suchbegriff ins Suchfeld ein und drücken die Schaltfläche "Suchen".

Die Suche durchsucht im Kundenstamm:

  • Vorname, Nachname bzw. Firmenname
  • Kürzel
  • Freitext 1-3 - zB: um eigene Kategorien (zB: Unterstützendes Mitglied, Aktives Mitglied, ...) für die Serienrechnungen zu definieren nach denen dann entsprechend gesucht werden kann

 

Kunden wählen

Selektieren Sie die gewünschten Kunden und

  • Gehen direkt zur Rechnungserstellung über Rechnungen sofort erstellen oder
  • Klicken Sie "Hinzufügen", um diese zur Auswahlliste hinzuzufügen.
  • Sie können diesen Schritt beliebig oft wiederholen - bis alle gewünschten Empfänger in der rechten Liste enthalten sind.
  • Klicken Sie nun "Vorlage auswählen".

Schritt 2: Eingabe der neuen Rechnungsdetails

Nach Ihrer Auswahl der gewünschten Rechnungsvorlage geben Sie die folgenden Rechnungsdaten für die neuen Rechnungen an:

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die automatische Erstellung der neuen Rechnung erforderlich:

  • Belegkreis und Layout für die Rechnung
  • Rechnungsdatum: Setzen Sie das neue Rechnungsdatum für alle Rechnungen

Die Rechnungen werden automatisch abgeschlossen, es wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung automatisch als PDF erstellt.

  • Signieren: Wählen Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Rechnung digital signieren möchten. In Kombination mit dem Status Abgeschlossen wird die Rechnung sofort digital signiert erstellt.
  • Leistungszeitraum: Setzen Sie den Liefer- und Leistungszeitraum für alle Rechnungen. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Referenz: Setzen Sie ein Referenzdatum bzw. einen Referenztext. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Text vor Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text vor Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Text nach Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text nach Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Texte anhängen: Mit dieser Option können Sie die Texte vor- und nach den Zeilen jeweils an die jeweiligen Vorlagentexte anhängen.

Schritt 3: Erstellen der Rechnungen

Durch Drücken der Schaltfläche "Rechnungen jetzt erstellen" werden die Rechnungen gemäß gewählter Vorlage mit den darin enthaltenen Rechnungsdaten für die ausgewählten Kunden erstellt.

Nachdem die Rechnungen erstellt wurden, werden diese direkt in der Dokumentenübersicht angezeigt.

Hier können diese sofort versendet oder beispielsweise die PDFs als ZIP-Archiv herunterladen.