Serienrechnungen

Übersicht

Die Erstellung von Serienrechnungen ist schnellste und einfachste Art gleiche Rechnungen, wie Mitgliedsbeiträge, Abos, etc an verschiedene Kunden aus dem Kundenstamm zu versenden.

Die Serienrechnungen werden durch die folgenden Schritte erstellt:

Schritt 1: Auswahl der Kunden

Wählen Sie im Bereich Filter zuerst die Kunden, für die Sie die Rechnungen erstellen möchten. Geben Sie hierzu 

  • eine Suchtext in das Suchfeld ein

und drücken die Schaltfläche Suchen.

Die Suche nach dem Suchtext wird in folgenden Datenfeldern der Kunden durchgeführt:

  • Vorname, Nachname bzw. Firmenname
  • Kürzel
  • Freitext 1-3 - zB: um eigene Kategorien (zB: Unterstützendes Mitglied, Aktives Mitglied, ...) für die Serienrechnungen zu definieren nach denen dann entsprechend gesucht werden kann

 

Kunden wählen

Wählen Sie die gewünschten Kunden aus und:

  • Gehen direkt zur Rechnungserstellung über Rechnungen sofort erstellen oder
  • Merken Sie die Kunden mittels Kundenauswahl übernehmen und suchen nach weiteren Kunden. Sind alle Kunden gewählt klicken Sie auf Ausgewählte erstellen.

Schritt 2: Eingabe der neuen Rechnungsdetails

Zur Erstellung der Rechnungen für die gewählten Kunden wählen Sie die Rechnungsvorlage und geben Sie die folgenden Rechnungsdaten für die neuen Rechnungen an:

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die automatische Erstellung der neuen Rechnung erforderlich:

  • Belegkreis und Layout für die Rechnung
  • Rechnungsdatum: Setzen Sie das neue Rechnungsdatum für alle Rechnungen

Die Rechnungen werden automatisch abgeschlossen, es wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung automatisch als PDF erstellt.

  • Signieren: Wählen Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Rechnung digital signieren möchten. In Kombination mit dem Status Abgeschlossen wird die Rechnung sofort digital signiert erstellt.
  • Leistungszeitraum: Setzen Sie den Liefer- und Leistungszeitraum für alle Rechnungen. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Referenz: Setzen Sie ein Referenzdatum bzw. einen Referenztext. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Text vor Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text vor Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Text nach Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text nach Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Texte anhängen: Mit dieser Option können Sie die Texte vor- und nach den Zeilen jeweils an die jeweiligen Vorlagentexte anhängen.

Schritt 3: Erstellen der Rechnungen

Durch Drücken der Schaltfläche Rechnungen jetzt erstellen werden die gewünschten Rechnungen mit den gewählten Rechnungsdaten für die Kunden erstellt.

Nachdem die Rechnungen erstellt wurden, werden diese direkt in der Dokumentenübersicht angezeigt.

Hier können diese sofort versendet oder zB: die PDFs als zip-Datei herunterladen.