Abo-Rechnungen

Übersicht

Die automatische Erstellung von Abo-Rechnungen ist für jene Bereiche des Geschäftslebens interessant, in denen immer wiederkehrende Rechnungen zu erstellen sind, die im Inhalt fast oder zur Gänze gleich sind. Dies sind beispielsweise Mieten, Dienstleistungspauschalen, etc.

Zur automatischen Erstellung werden zuerst Rechnungsvorlagen benötigt. Diese können im Zuge der Erstellung von normalen Rechnungen oder extra über Neue Rechnungsvorlage erstellt werden.

Abo-Rechnungen erstellen

Schritt 1: Auswahl der Rechnungen

Wählen Sie im Bereich Filter zuerst Ihre Rechnungsvorlagen, die Sie erstellen möchten. Geben Sie hierzu 

  • eine Suchtext in das Suchfeld ein
  • wählen einen Stichtag (Datum)

und drücken die Schaltfläche Suchen.

Für den Stichtag der Abo-Rechnungen wird automatisch das Datum der letzten Rechnung + die Intervall-Zeit herangezogen. Sobald dieses Datum größer oder gleich dem eingegebenen Stichtag ist, wird die Abo-Rechnung ausgewählt.

Die Suche nach dem Suchtext wird in folgenden Datenfeldern der Rechnung durchgeführt:

  • Kunde
  • Interne Notiz
  • Text vor Zeilen
  • Text nach Zeilen
  • Rechnungszeile: Name und Beschreibung

Wählen Sie anschließend die gewünschten Rechnungen aus und drücken Sie die Schaltfläche Weiter.

Schritt 2: Eingabe der neuen Rechnungsdaten

Zur Erstellung der gewählten Rechnungen geben Sie die folgenden Rechnungsdaten für die neuen Rechnungen an

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die automatische Erstellung der neuen Rechnung erforderlich:

  • Rechnungsdatum: Setzen Sie das neue Rechnungsdatum für alle Rechnungen
  • Status: Wählen Sie den Status, mit dem die neuen Rechnungen erstellt werden sollen:
    • In Bearbeitung: Die Rechnungen werden im Status In Bearbeitung erstellt, können noch verändert werden und und werden danach händisch abgeschlossen.
    • Abgeschlossen: Die Rechnungen automatisch abgeschlossen, es wird eine Rechnungsnummer vergeben und die Rechnung automatisch als PDF erstellt.
  • Signieren: Wählen Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Rechnung digital signieren möchten. In Kombination mit dem Status Abgeschlossen wird die Rechnung sofort digital signiert erstellt.
  • Leistungszeitraum: Setzen Sie den Liefer- und Leistungszeitraum für alle Rechnungen. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Referenz: Setzen Sie ein Referenzdatum bzw. einen Referenztext. Lassen Sie die Felder leer um die Werte der Rechnungsvorlage zu verwenden.
  • Text vor Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text vor Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Text nach Zeilen: Wählen Sie einen Text, der dann automatisch bei allen Rechnungen als Text nach Zeilen verwendet werden soll. Lassen Sie dieses Eingabefeld leer wird der Text der Rechnungsvorlage verwendet.
  • Texte anhängen: Mit dieser Option können Sie die Texte vor- und nach den Zeilen jeweils an die jeweiligen Vorlagentexte anhängen.

Erstellen der Rechnungen

Durch drücken der Schaltfläche Anlegen werden die gewünschten Rechnungen mit den gewählten Rechnungsdaten erstellt.

In den Rechnungsvorlagen wird das Datum der letzten Rechnung sowie der letzte Liefer- und Leistungszeitraum automatisch auf die neuen Werte aktualisiert.

Bearbeiten oder Löschen von Rechnungsvorlagen

Zum Bearbeiten oder Löschen von Rechnungsvorlagen verwenden Sie die Schaltflächen:

  •  zum Bearbeiten der Rechnungsvorlage
  •  zum Löschen der Rechnungsvorlage