Die Grundidee bei FreeFinance ist es, jedem Unternehmen effizientes Arbeiten zu ermöglichen, unabhängig vom Tätigkeitsfeld und egal wie viel Umsatz erzielt wird bzw. wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat.
Komplexe Sachverhalte werden heruntergebrochen, sodass auch jemand mit wenig Erfahrung im Bereich Buchhaltung schnell einen Rhythmus findet und mit nur wenig Aufwand den Bürokram bewältigt.
FreeFinance bietet viele Funktionen, die alle darauf abzielen, Ihren Alltag in der Selbständigkeit zu erleichtern.
In diesem Beitrag wollen wir Ihnen näherbringen, wie die Prozesse in FreeFinance gestaltet sind und ein optimaler Workflow in FreeFinance erzielt werden kann.
Für Sie könnte es sehr ähnlich, aber natürlich auch ganz anders aussehen. Ziel ist es, dass Sie Zeit sparen und sich auf das konzentrieren können, was Sie gerne machen.
Belege von Einnahmen & Ausgaben aus allen Quellen vollständig sammeln und DIGITAL zentral ablegen
Möglichst fehlerfreies Erfassen dieser Belege mit viel Automatisierung
Rechtzeitiges & korrektes Verbuchen und Kontrolle der erfassten Belege
Die notwendigen Meldungen über FinanzOnline rechtzeitig übertragen
Wir gehen hier davon aus, dass das Anpassen der allgemeinen Einstellungen bereits erledigt ist.
Unter Grundeinstellungen sollten alle relevanten unternehmensspezifischen Informationen eingetragen werden. Hier können auch Standardwerte definiert werden, sodass das Erfassen von Ausgangs- und Eingangsrechnungen schneller funktioniert.
Unter Jahreseinstellungen werden die Einstellungen für jedes spezifische Finanzjahr festgesetzt. Ein Beispiel hierfür ist zum Beispiel das UVA-Meldungsintervall, das sich von Jahr zu Jahr ändern kann, je nachdem wie viel Umsatz erzielt wurde. Hier können außerdem die Belegarten/Konten an die ausgewählte Gewinnermittlungsart angepasst werden - also entweder doppelte Buchhaltung, oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Als nächsten Schritt sollte man die Liste der Konten bzw. Belegarten durchgehen, und alle für uns irrelevant erscheinenden Einträge mit dem Augen-Symbol ausblenden. So ist die Liste der beim Buchen vorgeschlagenen Konten präziser auf unsere Bedürfnisse abgestimmt. Sollten sich die Bedürfnisse und damit die benötigten Belegarten mit der Zeit ändern, kann man die Auswahl im Nachhinein anpassen!
Unter Zahlungsmittelkonten legen wir jetzt noch fest, welches Konto unser Zahlungsmittelkonto ist. Das machen wir einfach, indem wir eine Belegart mit dem Eintrag unter Zahlungsmittelkonto verknüpfen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Buchhaltung (EAR) sprechen wir von Belegarten, in der doppelten Buchhaltung (DBH) von Konten. Gemeint ist in beiden Fällen aber dasselbe.
Die Eingabe für Ihre Buchhaltung erfolgt über Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Umbuchungen.
Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die von uns erstellt werden und somit aus dem Unternehmen ausgesendet werden, führen zu Einnahmen.
Eingangsrechnungen, also Rechnungen, die in unser Unternehmen eingehen, müssen von uns gezahlt werden und führen somit zu Ausgaben.
Umbuchungen, sind Buchungen zwischen zwei Bereichen innerhalb unseres Unternehmens, sei es zwischen zwei Spar- oder Girokonten oder einfach zwischen zwei buchhalterischen Konten. Umbuchungen sind erfolgsneutral.
Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden erstellen Sie in FreeFinance am besten über die Rechnungslegung.
Sie können Ihr Layout individuell konfigurieren und profitieren von den Synergien zum Kontoauszug oder auch zur Registrierkasse. Ihre Ausgangsrechnungen finden Sie dann im Menü unter Rechnungslegung (und nicht unter "Meine Belege") - ein Geldeingang wird direkt im Buchungsjournal erfasst.
Stellen Sie sicher, ob die Einstellungen für die Rechnungslegung schon vorgenommen wurden, bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen.
Wenn Sie die Rechnungslegung nutzen - und Ihren Kunden PDF-Rechnungen senden, finden Sie unter dem Menüpunkt "Meine Belege" kaum Ausgangsrechnungen. Diese finden Sie nur im Menüpunkt Rechnungslegung.
Haben Sie Erlöse, zu denen Sie kein PDF an einen Kunden senden, wie beispielsweise
dann legen Sie dies unter "Meine Belege" an.
Folgende Webshops können angebunden werden:
Deren Anbindung ist bei uns über make.com möglich. Sie können dabei entscheiden, ob Sie
Für den Fall, dass extern Rechnungen erstellt werden, gäbe es auch noch die Option via Buchen vom Foto - eher bei einer geringen Anzahl: Legen Sie die Dateien zB. in einem Cloud-Speicher ab und wenden Sie für diesen Ordner die Bilderkennung (Auto-OCR) an.
Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die ausgelesenen Details automatisiert übernehmen und leichter manuell als Ausgangsrechnung verbuchen zu können. Dieser Weg ist optimiert für die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Wenn wir eine neue Rechnung anlegen und abschließen, erzeugen wir mit dem "Abschließen" eine Ausgangsrechnung.
Im Fall der doppelten Buchhaltung wird damit eine Forderung im Buchungsjournal angelegt
Haben wir Stammdaten angelegt, können wir aus unserem Kundenstamm einen Kunden auswählen oder diesen hier neu anlegen. Das Rechnungsdatum, die Zahlungsbedingungen, sowie die weiteren Felder füllen wir entsprechend aus.
Wird bei Kunden (und natürlich Lieferanten) die IBAN erfasst, kann diese am Kontoauszug erkannt werden und für intelligente Buchungsvorschläge sorgen: Geldeingänge zu offenen Rechnungen schließen so die Rechnung (klappt auch für Teilzahlungen).
Für die Rechnungszeilen wählen wir Artikel aus den Stammdaten aus, oder befüllen diese wie gewünscht mit passender Belegart, sowie Steuersatz. Noch die Anzahl angeben und eine etwaige Ermäßigung. Mit einem Klick auf Speichern und Abschließen wird die Rechnung erstellt und kann an den Kunden verschickt werden.
Eingangsrechnungen gelangen in den verschiedensten Formen und Wegen ins Unternehmen:
Die Herausforderung ist es also, alle Belege vollständig zu sammeln und zu digitalisieren.
Egal, wo wir unsere Belege ablegen (im FreeFinance Doku-Archiv, einem Cloud-Speicher oder lokal) - sie sollten sinnvoll strukturiert und einsortiert sein.
Eine bewährte Ordnerstruktur wäre eine Kombination aus Überordnern für das jeweilige Finanzjahr, und Unterordnern für jeden Monat.
Rechnungen, die wir als PDF erhalten, laden wir am besten sofort ins Doku-Archiv - an vielen Stellen in der Applikation ist das auch per Drag-and-Drop möglich.
Oder binden dazu eines der folgenden Cloud-Storages an:
Richten Sie sich eine eigene Mail-Adresse für Rechnungen ein und verteilen Sie diese bzw. hinterlegen Sie diese in den Online-Portalen, die Ihnen Rechnungen stellen.
Mail-Anhänge an diese Mail-Adresse können damit mithilfe von make.com in FreeFinance automatisch abgelegt werden!
Mit der kostenlosen Smartphone-App PaperCut können Sie Kassenbons einfach fotografieren und in FreeFinance laden. Der Kassenbon mit QR-Code wird automatisch vorausgefüllt.
Nachdem sich nun alle Belege strukturiert an einem Ort befinden, können wir diese verarbeiten und vorerfassen. Dafür navigieren wir zum Menüpunkt Meine Belege und wählen Buchen vom Foto.
Nutzen Sie die OCR-Analyse und tippen Sie weniger! Stellen Sie sicher, dass Sie Auto-OCR für die gewünschten Ordner aktiviert haben. Damit werden neu hochgeladene Dateien im Hintergrund automatisch sofort analysiert.
An dem "Hakerl" beim OCR-Symbol in einer Zeile erkennen wir, dass die OCR-Verarbeitung des jeweiligen Dokuments abgeschlossen ist. Wir können nun die erfassten Daten weiter verarbeiten. Dafür klicken wir einfach auf eine Zeile in der Tabelle. In der Mitte des Bildschirmes scheint nun ein Bild vom Beleg auf, und auf der rechten Seite können wir die vorerfassten Daten sehen.
Auch wenn die ausgelesenen Daten oft fehlerfrei sind, empfehlen wir, die Ergebnisse stets sorgfältig kontrollieren. Das geht besonders leicht auf einem großen Bildschirm, um die Vorschau des Belegs groß genug zu machen!
Steht kein breiter Bildschirm zur Verfügung, klappen Sie sich bitte die linke Spalte samt Menü ein.
Wir empfehlen hier das Erfassen als sogenannter "Offener Posten" - also ohne Bezahlt-Datum. Das machen wir deshalb, weil es bei Überweisungen am Bankkonto zu Verzögerungen kommen kann und es wäre kein automatisches Matching möglich.
Beispiel: Haben wir Freitag spät am Abend etwas online bestellt und per Überweisung bezahlt und dafür die Rechnung gleich erhalten und hochgeladen, würde unser angegebenes Bezahlt-Datum nicht mit jenem der Transaktion am Kontoauszug übereinstimmen. Die Bank wird die Buchung am nächstmöglichen Banktag (Montag) durchführen.
Stimmen die restlichen Daten im Buchungsvorschlag überein, können wir den Beleg vorerfassen und zum nächsten Beleg weitergehen.
Übrigens: Pflegen wir unseren Lieferantenstamm und erstellen fleißig Vorlagen, so sind die Vorschläge noch treffsicherer und genauer und das Verbuchen geht noch rascher.
In vielen Unternehmen passieren die meisten Transaktionen über das Geschäftskonto - das Bankkonto ist daher zentral für die Erfassung und Kontrolle.
Um nun die Buchungen zu vervollständigen, navigieren wir zum Menüpunkt Bankverbindung und wählen den Submenüpunkt Kontoauszüge. Wir sehen hier die von uns verbundenen PSD2 Konten oder hochgeladenen Kontoauszüge.
PSD2 importiert täglich neue Kontoauszugszeilen verknüpfter Bankkonten, die dann in FreeFinance weiterverarbeitet werden können.
Wir wählen beim entsprechenden Konto das Automatisch-Buchen-Symbol.
In 10/15 oder 20er-Schritten erhalten wir Buchungsvorschläge, die zur jeweiligen Zeile am Kontoauszug passen könnte:
Diese Vorschläge basieren auf:
Trifft ein Vorschlag nicht zu, wählen wir das Ignorieren-Symbol und kümmern uns später darum.
Haben wir sämtliche automatisch verarbeitbaren Zeilen abgearbeitet, navigieren wir zum manuellen Verarbeiten des Kontoauszuges und stimmen alle verbliebenen Zeilen mit unseren vorerfassten Buchungen ab, bis alle Zeilen im Kontoauszug abgearbeitet sind.
Wenn die Periode zu Ende ist, sind nun alle notwendigen Buchungen gemacht worden sind, können wir unter Finanzamt und SVS die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und diese direkt ans Finanzamt schicken. In den enthaltenen Buchungen sehen wir die Buchungen, die wir vorhin per Buchen vom Foto und mit dem Kontoauszug angelegt haben.