Rechnungslegung | Vermietung & Verpachtung

Die Dauerrechnung

Wir haben gelernt: Jeder Geldbewegung seinen Beleg für die Buchhaltung. Mit der Dauerrechnung gibt es hiervon eine Ausnahme - wir zeigen Ihnen warum und wie Sie so eine Dauerrechnung erstellen können. 

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Sie vermieten eine Wohnung oder ein Grundstück? Das Rechnung-Erstellen an die Mieter ist mühsam - mit der Dauerrechnung gibt es einen angenehmeren Weg. Hier zeigen wir wie Sie eine Dauerrechnung in FreeFinance erstellen.

Einleitung und Überblick

Die Erfordernisse einer Rechnung hätten bei Mietverträgen oder ähnlichen Verträgen über eine Dauerleistung einen enormen administrativen Aufwand bei monatlicher Rechnungserstellung zur Folge.

Die Finanzverwaltung anerkennt in diesen Fällen eine Dauerrechnung für eine monatliche Mietvorschreibung, welche in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird. Als Leistungszeitraum kann z.B. der erste Monat im Jahr angeführt werden mit dem Zusatz, dass die Vorschreibung bis zum Ergehen einer neuen Vorschreibung gilt. Enthält diese Rechnung alle gesetzlichen Bestandteile und wird die Miete bezahlt, steht auch für die anderen Monate der Vorsteuerabzug zu.

Dauerrechnung für Vermietung in FreeFinance

Die Umsetzung in FreeFinance ist hierzu denkbar einfach - die Grundlage bilden:

  1. Zwei Layoutvorlagen
  2. Zwei Belegkreise in der Rechnungslegung
  3. Die Erstellung der Dauerrechnung als normale Rechnung
  4. Die Abo-Rechnung: Erstellung der Monatsrechnungen, die aber dem Kunden nicht übermittelt werden

 

Vorgang

Es wird eine Dauerrechnung erstellt, die dem Kunden übermittelt wird.

Um in FreeFinance die einzelnen Geldeingänge korrekt abzubilden und im Falle von Mietausfällen auch Mahnungen, etc erstellt werden können, können mittels der Abo-Rechnung diese Monatsrechnungen erstellt und zB. über den Kontoauszug direkt geschlossen und verbucht werden. Die offene Posten Liste wird so automatisch mit geführt.

Damit die beiden Rechnungsarten korrekt getrennt werden können, folgende Details dazu:

Es werden zwei Layoutvorlagen in FreeFinance erstellt:

  1. Die Layoutvorlage für die Dauerrechnung mit der Bezeichnung Dauerrechnung oder Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG.
  2. Die Layoutvorlage für die monatlichen Abo-Rechnung, die nicht dem Kunden gesendet werden. Dies Bezeichnung der Rechnung kann zB: mit Einzelrechnung zur Dauerrechnung benannt werden

Es werden zwei Belegkreise in FreeFinance erstellt:

  1. Belegkreis 1 für die Dauerrechnung die nur für diese und die sonstigen erstellten Rechnungen, die auch an die Kunden gesendet werden, verwendet wird.
  2. Belegkreis 2 für die monatlichen Abo-Rechnung, die nicht dem Kunden gesendet werden.

Als Dauerrechnung wird eine normale Rechnung erstellt, die der Mietvorschreibung entspricht. Zusatztext wie zB: Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG können und sollten auf der Rechnung angegeben werden.

Diese Rechnung wird mit Layout und Belegkreis für die Dauerrechnung erstellt und an den Kunden gesendet. Der erste Zahlungseingang schließt diese Rechnung.

Es wird eine Neue Rechnungsvorlage

  • manuell erstellt oder
  • direkt aus der Hauptrechnung als Vorlage gespeichert

und als Referenz die Rechnungsnummer der Dauerrechnung eingetragen. Als Text kann "Monatsrechnung zur Dauerrechnung ..." zusätzlich eingegeben werden.

Die Abo-Rechnungsdetails für die Vorlage werden wie folgt gesetzt:

  • Letzte Rechnung: Das Datum der Dauerrechnung
  • Erneut fällig in: normalerweise monatlich, also: 1 Monat (nach der letzten Rechnung)

Diese Vorlage dient als Basis für die Abo-Rechnung.

Die Abo-Rechnung wird nun monatlich erstellt.

Der Liefer- und Leistungszeitraum kann:

  1. entweder bei der Abo-Rechnung fix vergeben werden oder
  2. automatisch vergeben werden, wenn in der Grundeinstellung der Liefer-/Leistungszeitraum mit Rechnugnsdatum vordefiniert wird.

Die erstellte Abo-Rechnung dient nun

  1. einerseits zur automatischen verbuchen von Geldeingängen
  2. dem einfachen Überblick über die offenen Mietvorschreibungen
  3. im Falle von Zahlungsausfällen kann diese Rechnung auch einfach und schnell gemahnt werden.