Bewährte Strategien für die Datenübernahme

Dieser Artikel ist für Sie besonders relevant, wenn:

  • Sie setzen bereits eine andere Buchhaltungssoftware ein - und möchten nun auf FreeFinance umsteigen.
  • Sie haben einen bestehenden Mandanten in FreeFinance und wechseln von einfacher zur doppelten Buchhaltung (oder umgekehrt).
  • Sie haben einen bestehenden Mandanten in FreeFinance und splitten Ihr Unternehmen - sodass Sie die fast gleichen Daten auch in einem weiteren Unternehmen benötigen.
  • Sie übergeben Ihr in FreeFinance geführtes Unternehmen an einen Nachfolger/eine Nachfolgerin? Ihre FreeFinance-Buchhaltung können Sie nicht einfach weitergeben, weil Sie selber eine Jahreserklärung bis zum Zeitpunkt Ihres Ausscheidens, sowie eine "unverfälschte" Buchhaltung ohne "Fremddaten" benötigen! Ihr Nachfolger braucht zudem eine eigene Buchhaltung. Aber da viele Daten gleich bleiben, ist ein Übernahme uU. zeitsparend.

Daten aus der Buchhaltung

Bedauerlicherweise gibt es mangels allgemeinen Standard derzeit keinen Import für Saldenlisten oder Buchungen in FreeFinance. Hier unser bewährter Leitfaden, wie Ihnen der Umstieg optimal gelingen kann:

Anfangsbestände für Bestandskonten

Anfangsbestände können bei FreeFinance für Bestandskonten (Kassa, Bank, Anlagen, etc) über die Funktion/Maske "Anfangsbestand" angelegt werden.

Damit werden auf dem Konto "Anfangsbestand/Eröffnungsbilanz 9800" die Anfangsbestände besagter Bestandskonten verbucht - per 1.1. des Jahres (bei normalem Finanzjahr).

Bisherige Ein- und Ausgangsrechnungen / Buchungen

Die Übernahme der Erlöse und Aufwände im Jahr (oder Offener Posten vom Vorjahr) kann in FreeFinance auf Basis der Einzelbelege - oder aber saldiert erfolgen.

Saldierte Erfassung

Salden der Erlös- und Aufwandskonten geben Sie als klassische Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, idealerweise pro Monat/Quartal nach Konto/Belegart und Steuersatz und Bezahlt auf/mit Konto 9999 Saldenübernahme saldiert ein. Damit sind die Aufwände, die Erträge, sowie die Steuern erfasst.

Dh: Sie buchen dann zB: per 31.3.2021 (Ende 1. Quartal) die entsprechend manuell summierten Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, sowie Umbuchungen. Diese Buchungen haben entsprechend pro zutreffender "Belegart" (also Konto/Kategorisierung) zu erfolgen.

Die Bestände auf Kassa, Bank, Verbindlichkeiten, etc sind über die Anfangsbestände entsprechend zu erfassen.

Zur Info: Steuerkonten können bei FreeFinance nicht direkt bebucht werden - diese werden durch die Erlös/Aufwandsbuchungen durch die Angabe des USt-Satzes eingebucht.

Meist ist ein Softwarewechsel mit Beginn des Geschäftsjahres (Kalenderjahres) am einfachsten.

Kunden / Lieferanten / Artikel

FreeFinance bietet CSV-Imports für Ihre Stammdaten:

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Artikel

Offene Posten bei Ausgangsrechnungen

Bereits gestellte (noch nicht bezahlte) Ausgangsrechnungen im Fremdsystem könnten als offene Posten unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung (nicht Rechnungslegung! - das käme einer Doppelt-Ausstellung gleich) angelegt werden.

Das trifft auch zu, wenn es sich zB. um eine offene Forderung aus dem Vorjahr handelt. Legen Sie sich vorab dann bei Bedarf das vergangene Finanzjahr in FreeFinance an, damit Sie die Ausgangsrechnung für das alte Jahr erfassen können.

Damit ist ein Ausgleich bei Geldeingang möglich und Sie haben den Geschäftsfall übersichtlich und vollständig in FreeFinance abgebildet.

Hängen Sie auf Wunsch das eigentliche Dokument im Doku-Archiv dran.

Für abgeschlossene Transaktionen reicht prinzipiell die saldierte Erfassung pro Steuersatz sowie Konto/Belegart.

Bankkonto anbinden

Über die PSD2-Bankanbindung haben Sie Ihre Banktransaktionen am Geschäftskonto in Windeseile täglich automatisch importiert und verarbeitet.

Besonders wenn Sie einen Großteil Ihrer Geschäftsfälle übers Bankkonto abwickeln (und EA-Rechner sind), eignet sich Ihr Bankkonto mitunter auch für eine rasche Nacherfassung aller Belege.

Bitte beachten Sie, dass üblicherweise nur die letzten 3 Monate abgerufen werden können. Wechseln Sie später im Jahr, kann es notwendig sein, etwaige Lücken über eine CSV-Datei zu schließen.

Anlagen

Neu angeschaffte Anlagen aus dem aktuellen Jahr geben Sie über die Eingangsrechnung ein, alle älteren Anlagen sind über "Übernahme Alt-Anlage" zu erfassen und können fortan in FreeFinance weiter abgeschrieben werden.

Kilometerbuch

Registrierkasse

Wechseln Sie unterm Jahr die Registrierkasse, starten Sie von diesem Moment an mit einer vollkommen "frischen" Kasse (Kassastand 0) in FreeFinance.

Für Bons ist (gesetzlich bedingt) keine Datenübernahme möglich, Sie müssen also sicherstellen, dass Sie Ihren bisherigen Datenstand (Datenerfassungsprotokoll, Bons, Berichte, etc.) beim aktuellen Anbieter weiterhin zugänglich haben. 

Leider ist die Signatureinrichtung (gesetzlich bedingt) Anbieter-gebunden, weswegen Sie bei FreeFinance ein neues Zertifikat kaufen und aktivieren müssen.

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Finanzamtsmeldung

Sie haben schon UVA-Meldungen in diesem Finanzjahr abgegeben? Dann ist es wichtig darauf zu achten, dass keine Doppelmeldung entsteht. 

Achten Sie bei der Saldenübernahme (oder Einzelbelegeingabe) stets auf die Eingabe des korrekten Datums.

Haben Sie die Datenübernahme der abgelaufenen Perioden abgeschlossen, erstellen Sie in FreeFinance die entsprechenden UVA-Meldungen, die Sie abschließen - ohne über die Direktschnittstelle an FinanzOnline zu melden.

Damit weiß FreeFinance, dass diese Belege bereits gemeldet wurden, ergeben sich Stornierungen daran, so können diese über "Vorprioden?" wieder korrekt mitberücksichtigt werden.