Bewährte Strategien für die Datenübernahme

Dieser Artikel ist für Sie besonders relevant, wenn:

• Sie setzen bereits eine andere Buchhaltungssoftware ein - und möchten nun auf FreeFinance umsteigen.
• Sie haben einen bestehenden Mandanten in FreeFinance und wechseln von einfacher zur doppelten Buchhaltung (oder umgekehrt).
• Sie haben einen bestehenden Mandanten in FreeFinance und splitten Ihr Unternehmen - sodass Sie die fast gleichen Daten auch in einem weiteren Unternehmen benötigen.
• Sie übergeben Ihr in FreeFinance geführtes Unternehmen an einen Nachfolger/eine Nachfolgerin? Ihre FreeFinance-Buchhaltung können Sie nicht einfach weitergeben, weil Sie selbst eine Jahreserklärung bis zum Zeitpunkt Ihres Ausscheidens, sowie eine "unverfälschte" Buchhaltung ohne "Fremddaten" benötigen! Ihr Nachfolger braucht zudem eine eigene Buchhaltung. Aber da viele Daten gleich bleiben, ist ein Übernahme uU. zeitsparend.

Bedauerlicherweise gibt es mangels allgemeinen Standard derzeit keinen Import für Saldenlisten oder Buchungen in FreeFinance. Hier unser bewährter Leitfaden, wie Ihnen der Umstieg optimal gelingen kann:

Kontenrahmen anpassen

Der zur Verfügung stehende Kontenrahmen basiert auf dem österreichischen Einheitskontenrahmen und kann an Ihre Bedürfnisse angepasst/verfeinert werden:

Kopieren Sie zum Verfeinern Ihres Kontenrahmens bitte stets "ähnliche" bestehende Konten. Alle Eigenschaften (wie zB. ESt- oder USt-Kennzahlen) werden damit entsprechend für das neue Konto übernommen. Nur so können die automatisch hinterlegten Berechnungsregeln für die Meldungen weiterhin korrekte Ergebnisse liefern.

Durch das Kopieren/Duplizieren haben Sie dann die Möglichkeit, sowohl Ihre eigene Kontonummer sowie "Meine Bezeichnung" anzugeben.

Anfangsbestände für Bestandskonten

Anfangsbestände können bei FreeFinance für Bestandskonten (Kassa, Bank, Anlagen, etc) über die Funktion/Maske "Anfangsbestand" angelegt werden.

Damit werden auf dem Konto "Anfangsbestand/Eröffnungsbilanz 9800" die Anfangsbestände besagter Bestandskonten verbucht - per 1.1. des Jahres (bei normalem Finanzjahr).

Bisherige Ein- und Ausgangsrechnungen / Buchungen

Die Übernahme der Erlöse und Aufwände im Jahr (oder Offener Posten vom Vorjahr) kann in FreeFinance auf Basis der Einzelbelege - oder aber saldiert erfolgen.

Saldierte Erfassung

Salden der Erlös- und Aufwandskonten geben Sie als klassische Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, idealerweise pro Monat/Quartal nach Konto/Belegart und Steuersatz und Bezahlt auf/mit Konto 9999 Saldenübernahme saldiert ein. Damit sind die Aufwände, die Erträge, sowie die Steuern erfasst.

Dh: Sie buchen dann zB: per 31.3.2021 (Ende 1. Quartal) die entsprechend manuell summierten Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, sowie Umbuchungen. Diese Buchungen haben entsprechend pro zutreffender "Belegart" (also Konto/Kategorisierung) zu erfolgen.

Die Bestände auf Kassa, Bank, Verbindlichkeiten, etc sind über die Anfangsbestände entsprechend zu erfassen. Wählen Sie dafür den Menüpunkt Buchhaltung > Anfangsbestände.

Zur Info

Steuerkonten können bei FreeFinance nicht direkt bebucht werden - diese werden durch die Ein- und Ausgangsrechnungen durch die Angabe der zutreffenden Steuersätze eingebucht.

FreeFinance bietet CSV-Imports für Ihre Stammdaten:

• Kunden
• Lieferanten
• Artikel

Bereits gestellte (noch nicht bezahlte) Ausgangsrechnungen im Fremdsystem (oder anderen Mandanten) könnten als offene Posten unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung (nicht Rechnungslegung! - das käme einer Doppelt-Ausstellung gleich) angelegt werden.

Das trifft auch zu, wenn es sich zB. um eine offene Forderung aus dem Vorjahr handelt. Legen Sie sich vorab dann bei Bedarf das vergangene Finanzjahr in FreeFinance an, damit Sie die Ausgangsrechnung für das alte Jahr erfassen können.

Geldeingang

Damit ist ein Ausgleich bei Geldeingang möglich und Sie haben den Geschäftsfall übersichtlich und vollständig in FreeFinance abgebildet.

Hängen Sie auf Wunsch das eigentliche Dokument im Doku-Archiv dran.

Für abgeschlossene Transaktionen reicht prinzipiell die saldierte Erfassung pro Steuersatz sowie Konto/Belegart.

Belegkreise

Falls Sie im neuen Mandant in der Rechnungslegung mit der Nummerierung an die "alte letzte Nummer" fortsetzten möchten, können Sie Ihre Belegkreise über die "Startnummer" entsprechend konfigurieren.

Über die PSD2-Bankanbindung haben Sie Ihre Banktransaktionen am Geschäftskonto in Windeseile täglich automatisch importiert und verarbeitet.

Besonders wenn Sie einen Großteil Ihrer Geschäftsfälle übers Bankkonto abwickeln (und EA-Rechner sind), eignet sich Ihr Bankkonto mitunter auch für eine rasche Nacherfassung aller Belege.

Bitte beachten Sie, dass üblicherweise nur die letzten 3 Monate abgerufen werden können. Wechseln Sie später im Jahr, kann es notwendig sein, etwaige Lücken über eine CSV-Datei zu schließen.

Neu angeschaffte Anlagen aus dem aktuellen Jahr geben Sie über die Eingangsrechnung ein, alle älteren Anlagen sind über "Übernahme Alt-Anlage" zu erfassen und können fortan in FreeFinance weiter abgeschrieben werden.

Kilometerbuch-Einträge können als CSV-Datei exportiert werden.

Wechseln Sie unterm Jahr die Registrierkasse, starten Sie von diesem Moment an mit einer vollkommen "frischen" Kasse (Kassastand 0) in FreeFinance.

Für Bons ist (gesetzlich bedingt) keine Datenübernahme möglich, Sie müssen also sicherstellen, dass Sie Ihren bisherigen Datenstand (Datenerfassungsprotokoll, Bons, Berichte, etc.) beim aktuellen Anbieter weiterhin zugänglich haben. 

Leider ist die Signatureinrichtung (gesetzlich bedingt) Anbieter-gebunden, weswegen Sie bei FreeFinance ein neues Zertifikat kaufen und aktivieren müssen.

Weiterlesen

Sie haben schon UVA-Meldungen in diesem Finanzjahr abgegeben? Dann ist es wichtig darauf zu achten, dass keine Doppelmeldung entsteht. 

Achten Sie bei der Saldenübernahme (oder Einzelbelegeingabe) stets auf die Eingabe des korrekten, tatsächlichen Datums.

Vorlagen können in FreeFinance angelegt werden für

• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Umbuchungen
• Rechnungen (auch Abo-Rechnung)
• E-Mail

Diese können aktuell leider nicht zwischen Mandanten transferiert werden. Bitte legen Sie vorab Konten und Stammdaten entsprechend an und öffnen Sie im Anschluss beide Mandanten - am besten in zwei unterschiedlichen Browsern (zB Chrome und Firefox). So ist das "Abschreiben" am schnellsten möglich.