Ausgangsrechnung

Rechnungslegung | Buchhaltung

Wenn ein Unternehmen gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes rechnungslegungspflichtig ist, muss es für erbrachte Leistungen oder Lieferungen auch entsprechende Rechnungen an die jeweilige Kundschaft ausstellen. Diese Rechnungen sind aus Sicht des leistenden oder liefernden Unternehmens sogenannte Ausgangsrechnungen - sie gehen vom Unternehmen aus, weil das Unternehmen für erbrachte Leistung der Kundschaft eine entprechende Geldsumme in Rechnung stellt.

Die Rechnungslegungspflicht ist an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft. Erbringt beispielsweise ein Unternehmen für ein anderes Unternehmem eine Leistung oder Lieferung, so muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist ebenso der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.

Im Regelfall kann davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.

Liegt die Verpflichtung zur Rechnungslegung vor, so muss dieser innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes (sprich der Leistung oder Lieferung, die anhand der Rechnung ausgewiesen und verrechnet wird) nachgekommen werden!

Ausgangsrechnungen sind nicht nur als geschäftliche Zahlungsaufforderungen zu betrachten, sondern können in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit auch als Nachweis oder Bestätigung dienen: Wird zum Beispiel eine gestellte Ausgangsrechnung nicht bezahlt, kann das Unternehmen als Leistungerbringer und Rechnungssteller anhand der Ausgangsrechnung nachweisen, dass die entsprechende Leistung oder Lieferung auch wirklich erbracht wurde und auf die (überschrittene) Zahlungsfrist verweisen.
Generell kann die Ausgangsrechnung bei Streitfragen zu ordnungsgemäßer Leistungs- oder Lieferungserbringung und Zahlungsfristen als Beweisstück dienen.

Auch insofern ist es wichtig und von Bedeutung für das jeweilige Unternehmen, seine Ausgangsrechnungen ordentlich zu verwalten und entsprechend aufzubewahren - abseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen.

Geschäftsdokumente: Ausgangsrechnung | Buchhaltung

Die Ausgangsrechnung ist in der Buchhaltung als Einnahmen-Beleg ein erfolgserhöhender Beleg bzw. eine erfolgserhöhende Buchung im System und äquivalent mit einer Ausgangsrechnung.

Ein Einnahmen-Beleg ganz einfach deshalb, weil eine Ausgangsrechnung aus dem eigenen Unternehmen ausgeht, man also einen bestimmten Geldbetrag für erbrachte Leistung oder Lieferung von einer Kundschaft, dem Leistungsempfänger, möchte - die Ausgangsrechnung zielt also auf eine Einnahme ab.

Aufbau der Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung wird immer in zwei Bereiche eingeteilt:

• Rechnungskopf: Der Rechnungskopf beinhaltet grundlegende Daten der Ausgangsrechnung, wie Kunde oder Zahlungsdatum.
• Rechnungszeilen: Jeder Rechnungskopf kann mehrere Zeilen beinhalten. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, auf welches Gegenkonto die Zahlung eingegangen ist (Bezahlt auf), sowie den Betrag und den Rechnungstext.

Jede Rechnung besteht aus einem Rechnungskopf und aus mindestens einer Rechnungszeile. Dadurch ist es einfach möglich, beispielsweise Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen oder - zur besseren Strukturierung - unterschiedlichen Belegarten (Konten) im System einzugeben.

Die Ausgangsrechnung kann natürlich auch in der Doppelten Buchhaltung verbucht werden.

Eine vollständige Anleitung zum Erstellen der Ausgangsrechnung und entsprechender Vorlagen in der FreeFinance-Buchhaltung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen anhand anschaulicher Video-Tutorials finden Sie auf unserer hier!