Ausgangsrechnung

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Die Ausgangsrechnung ist jene Rechnung, die ein Unternehmen für erbrachte Leistung oder Lieferung an Kunden ausstellt. In dieser Rechnung ist der vom Kunden für den entsprechenden Auftrag an das Unternehmen zu zahlende Preis ausgewiesen. Die Rechnung wird vom Leistungserbringer an den Leistungsempfänger ausgestellt - geht also aus dem Unternehmen zur Kundschaft, daher Ausgangsrechnung.

Ausgangsrechnung: Übersicht & Rechnungslegungspflicht

Rechnungslegung | Buchhaltung

 

Wenn ein Unternehmen gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes rechnungslegungspflichtig ist, muss es für erbrachte Leistungen oder Lieferungen auch entsprechende Rechnungen an die jeweilige Kundschaft ausstellen. Diese Rechnungen sind aus Sicht des leistenden oder liefernden Unternehmens sogenannte Ausgangsrechnungen - sie gehen vom Unternehmen aus, weil das Unternehmen für erbrachte Leistung der Kundschaft eine entprechende Geldsumme in Rechnung stellt.

Die Rechnungslegungspflicht ist an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft. Erbringt beispielsweise ein Unternehmen für ein anderes Unternehmem eine Leistung oder Lieferung, so muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist ebenso der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.

Im Regelfall kann davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.

Liegt die Verpflichtung zur Rechnungslegung vor, so muss dieser innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes (sprich der Leistung oder Lieferung, die anhand der Rechnung ausgewiesen und verrechnet wird) nachgekommen werden!

  • Umsätze durch Unternehmer im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG: Berechtigung zur Rechnungslegung

  • Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Wenn der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet: Verpflichtung zur Rechungslegung

  • Der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung für sein Unternehmen bezieht: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Der Leistungempfänger ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Wenn die Steuerschuld für die in einem anderen Mitgliedstaat (EU) ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Der leistende Unternehmer betreibt sein Unternehmen vom Inland aus oder die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, befindet sich im Inland und die Lieferung oder sonstige Leistung wird im Drittlandsgebiet an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist, ausgeführt: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Die vollständigen Ausführung zu den Bestimmungen für die Rechnungslegungspflicht finden Sie in Paragraf 11 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)

Ausgangsrechnungen sind nicht nur als geschäftliche Zahlungsaufforderungen zu betrachten, sondern können in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit auch als Nachweis oder Bestätigung dienen: Wird zum Beispiel eine gestellte Ausgangsrechnung nicht bezahlt, kann das Unternehmen als Leistungerbringer und Rechnungssteller anhand der Ausgangsrechnung nachweisen, dass die entsprechende Leistung oder Lieferung auch wirklich erbracht wurde und auf die (überschrittene) Zahlungsfrist verweisen.
Generell kann die Ausgangsrechnung bei Streitfragen zu ordnungsgemäßer Leistungs- oder Lieferungserbringung und Zahlungsfristen als Beweisstück dienen.

Auch insofern ist es wichtig und von Bedeutung für das jeweilige Unternehmen, seine Ausgangsrechnungen ordentlich zu verwalten und entsprechend aufzubewahren - abseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen.

Ausgangsrechnung: Formvorschriften & Angaben

Rechnungslegung | Formvorschriften & Pflichtangaben

 

Als Geschäftsdokument muss die Ausgangsrechnung auch bestimmte Formvorschriften einhalten und Angaben enthalten.

Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen dementsprechend auf der Ausgangsrechnung angeführt sein:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
  • Menge und Art der Leistung oder Lieferung
  • Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
  • Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)
  • Summe der Steuer
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
  • UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
  • Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

Alle weiterführenden Informationen und Ausführungen zu den Bestimmungen für die Rechnungslegung sowie ensprechende Musterrechnungen und Rechnungsvorlagen finden Sie in auf unserer Ratgeberseite zum Thema Rechnungslegung!

Ausgangsrechnung: In der FreeFinance-Buchhaltung

Geschäftsdokumente: Ausgangsrechnung | Buchhaltung

 

Die Ausgangsrechnung ist in der Buchhaltung als Einnahmen-Beleg ein erfolgserhöhender Beleg bzw. eine erfolgserhöhende Buchung im System und äquivalent mit einer Ausgangsrechnung.

Ein Einnahmen-Beleg ganz einfach deshalb, weil eine Ausgangsrechnung aus dem eigenen Unternehmen ausgeht, man also einen bestimmten Geldbetrag für erbrachte Leistung oder Lieferung von einer Kundschaft, dem Leistungsempfänger, möchte - die Ausgangsrechnung zielt also auf eine Einnahme ab.

Aufbau der Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung wird immer in zwei Bereiche eingeteilt:

  • Rechnungskopf: Der Rechnungskopf beinhaltet grundlegende Daten der Ausgangsrechnung, wie Kunde oder Zahlungsdatum.
  • Rechnungszeilen: Jeder Rechnungskopf kann mehrere Zeilen beinhalten. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, auf welches Gegenkonto die Zahlung eingegangen ist (Bezahlt auf), sowie den Betrag und den Rechnungstext.

Jede Rechnung besteht aus einem Rechnungskopf und aus mindestens einer Rechnungszeile. Dadurch ist es einfach möglich, beispielsweise Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen oder - zur besseren Strukturierung - unterschiedlichen Belegarten (Konten) im System einzugeben.

Die Ausgangsrechnung kann natürlich auch in der Doppelten Buchhaltung verbucht werden.

Eine vollständige Anleitung zum Erstellen der Ausgangsrechnung und entsprechender Vorlagen in der FreeFinance-Buchhaltung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen anhand anschaulicher Video-Tutorials finden Sie auf unserer hier!

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