Rechnung schreiben mit FreeFinance

Rechnungslegung | Buchhaltung

Rechnung schreiben einfach erklärt

Egal ob Großunternehmen, EPU oder Start-up - bei der Rechnungslegung müssen bestimmte Formvorschrifften eingehalten werden. Den Großteil der Rechnungslegung kann man aber automatisieren und dabei auch noch Zeit sparen.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Rechnungslegung hat oft den Ruf, ein zeitraubender Teil im Geschäftsalltag zu sein. Das muss aber nicht sein - wir zeigen Ihnen worauf es beim Schreiben von Rechnungen ankommt.

Rechnungslegung in Österreich - Überblick

Für Unternehmer soll die Rechnungslegung eine freudige Angelegenheit sein: Sie können Ihre erbrachten Lieferungen oder Leistungen bei anderen Unternehmen oder Privatpersonen in Rechnung stellen und somit dafür Ihr Geld einfordern.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss in Österreich bestimmte Rechnungsmerkmale aufweisen, die wir in diesem Artikel aufgelistet haben.

Darüber hinaus können Sie mit der richtigen Buchhaltungslösung viel Zeit sparen, indem Sie die Geschäftsprozesse rund um die Rechnungslegung weitgehend automatisieren.

Definition: Rechnungslegung kann als Instrument der Dokumentation und Information eines Unternehmens für externe Zwecke gesehen werden - die Daten auf Basis von Rechnungen, Belegen, Quittungen, Weisungen und Verträgen werden beispielsweise für die Handels- und Steuerbilanz eines Unternehmens, aber auch als Werkzeug der Information von Kunden, benötigt.

Das Österreichische Unternehmensgesetzbuch (UGB) regelt die Rahmenbedingungen der Rechnungslegungspflicht von Unternehmen.

Wer muss eine Rechnung stellen?

In Österreich sind Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn bestimmte Rahmenbedingungen vorliegen.

Erbringt ein Unternehmen für ein anderes eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist auch der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.

In aller Regel können Sie davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.

Liegt die Verpflichtung zum Rechnungen schreiben vor, so muss der Unternehmer dieser innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes nachkommen!

Rechnungsmerkmale Österreich - Übersicht

Eine Rechnung muss – um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen – die folgend angeführten Merkmale aufweisen und allgemeinen Formvorschriften erfüllen.

  1.  
  2. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
  3. Menge und Art der Leistung
  4. Tag/Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
  5. Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  6. Summe der Steuer
  7. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  8. Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
  9. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
  10. bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
  11. wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

  1.  

Unterschiede werden hinsichtlich einer Kleinbetragsrechnung und einer Rechnung über 10.000 Euro gemacht.

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum

Die Vereinfachungsbestimmungen für Rechnungen bis 400 Euro gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des Unternehmers und des Abnehmers enthalten.

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:

  • der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben und
  • die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.

Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.
Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“. Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden!

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht die erforderlichen Vorschriften erfüllt?

Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt. Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht.

Die gute Nachricht vorweg: mit der Buchhaltungslösung von FreeFinance sind Sie hinsichtlich der geforderten Pflichtangaben auf einer Rechnung immer auf der sicheren Seite.

Beispiel aus der Praxis

Frau Mayer hat betreibt eine Eventagentur und hat einen Auftrag für die Planung, Organisation und Durchführung einer Hochzeit an Land gezogen und diesen erfolgreich abgeschlossen - nun geht es ans Ausstellen der Rechnung:

Rechnungslegung als Kleinunternehmer:

Frau Mayer ist mit ihrer Eventagentur Kleinunternehmer, da sie einen Jahresumsatz in Höhe von 35.000 Euro nicht überschreitet und ihr Unternehmen in Österreich betreibt.
Weiters ist Frau Mayer als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, darf aber auch keine Vorsteuern geltend machen.
Frau Mayer hat sich für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entschieden, da Ihre Kunden fast ausschließlich Privatpersonen sind.

Frau Mayer erstellt für den erfüllten Auftrag eine Rechnung ohne Ausweisen der Umsatzsteuer und versieht die Rechnung wie vorgesehen mit dem Verweis "Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994" (= umsatzsteuerbefreit aufgrund Kleinunternehmerregelung), eine UID-Nummer muss sie nicht angeben.
Ihre Rechnung hat also folgende Merkmale und Angaben zu enthalten:

  • kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verweis auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung (z.B. aufgrund § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)

  • keine Vorsteuerabzüge

  • UID-Nummer muss nicht angeführt werden

  • Kleinunternehmer-Rechnungen müssen ebenso die Pflichtangaben der Rechnungslegung enthalten

Eine Mustervorlage für die Kleinunternehmer-Rechnung finden Sie auch auf der Homepage der WKO zum Download!

Rechnungsvorlage Österreich: Mustervorlage zur Rechnungslegung

Gerade am Anfang kommt man als Jungunternehmer oft nicht mit der Erledigung der Büro-Angelegenheiten hinterher. Um Ihnen in der Anfangsphase unter die Arme zu greifen, empfehlen wir Ihnen die WKO Rechnungsvorlage, eine kostenlose Rechnungsvorlage der Wirtschaftskammern Österreich, die Sie downloaden und verwenden können.

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Rechnungsvorlage mit FreeFinance erstellen

Vorlagen von Angebot bis Mahnung erstellen, das Layout anpassen und die Buchhaltung organisieren

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Mit FreeFinance erstelle ich im Handumdrehen die Honorarnoten an meine Kunden und komme seither viel schneller an mein Geld! Das klappt auch vor Ort am iPhone super.
Horst-Michael Schaffer, Musiker

Beispiel aus der Praxis

Frau Mayer hat sich für die kostenlose Testversion der FreeFinance-Buchhaltung registriert - nun möchte sie gleich das Layout Ihrer Rechnung anpassen, um ein Angebot an einen Kunden schicken zu können.

Mit wenigen Klicks lässt sich das für Frau Mayer in ihrer FreeFinance-Buchhaltung erledigen - die Rechnungsvorlage oder das Angebot mit angepasstem Layout erstellen und zum Versenden an den Kunden vorbereiten. Wie das genau geht, sehen Sie im folgenden Video Schritt für Schritt erklärt:

Rechnungsvorlage mit FreeFinance erstellen

  • Layout anpassen

  • Vom Angebot zur Mahnung: Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen

Nachdem Frau Mayer mithilfe des Tutorials mit wenigen Klicks eine Rechnungsvorlage bzw. ein Angebot erstellt und diese(s) an ihr Layout angepasst hat, kann sie die Rechnung bzw. das Angebot direkt per Mail den Kunden senden.

Bitte beachten Sie

  1. Änderungen in Ihren Buchungen müssen stets nachvollziehbar sein – verwenden Sie deshalb dafür nur Tools, die in Österreich gesetzeskonform sind. Buchhaltung z.B. mit Excel-Listen ist nicht möglich, da diese Daten ja geändert werden können.

WKO Rechnungsvorlage Word

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Rechnungen schreiben mit FreeFinance

Von ansprechender Gestaltung der Rechnung bis zur Mahnung bzw. zum Geschäftsbrief, über das Verwalten der Stammdaten bis zur Integration in Ihre Buchhaltung – mit FreeFinance erledigt sich das Erstellen und Ausstellen der Rechnungen beinahe von allein – obendrein sparen Sie Zeit und Nerven, kommen schneller an Ihr Geld.

Selbstverständlich werden die erforderlichen Rechnungsmerkmale an eine Rechnung in Österreich automatisch in FreeFinance generiert - das spart Ihnen wertvolle Zeit und gibt Ihnen das gute Gefühl der Sicherheit!

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ebInterface: elektronische Rechnung


Was ist ebInterface?
ebInterface ist der österreichische Standard für die elektronische Rechnung. Der elektronische Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare eRechnung und vollautomatische Erstellung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang dieser.

ebInterface wird in Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, etc.) und ausgewählte Unternehmen (beispielsweise die Österreichische Bundesbahn - ÖBB-Personenverkehr AG) als Standardformat für die Rechnungslegung der strukturierten eRechnungen über das entsprechende Portal angewandt.

Zu beachten: Abweichend von den allgemeinen Vorgaben des ebInterface-Standards gelten für eRechnungen an den Bund besondere Regeln für das Ausfüllen bestimmter Felder, beispielsweise bei der Auftragsreferenz.

Was man als Unternehmer bei der Erstellung und Legung der eRechnung beachten muss, finden Sie auf der entsprechenden To-do-Liste der WKO.

eRechnung in der FreeFinance-Buchhaltung

Mit der FreeFinance-Buchhaltung kann die eRechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden.

Ihre Vorteile dabei:

  • Direkte Übermittlung oder Upload (zb: Rechnung an den Bund)

  • Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite

  • Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite

eRechnung als einfach lesbares PDF in FreeFinance

In FreeFinance wird bei aktivierter eRechnung automatisch sowohl eine PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt.
Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Bei der eRechnung an den Bund müssen für die korrekte Erstellung und Übermittlung folgende Puntke beachtet werden:

Kundenstamm
Folgende Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden.

  • Filialnummer: Das ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - Details unter: https://www.erb.gv.at/ - Bundesdienststellen

  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Ihre eRechnung an den Bund im XML-Format laden Sie dann über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hoch.

Die folgenden Informationen über die Verwendung von Daten sind bei der Erstellung von eRechnungen einzugeben:

Kundeninformationen

GLN-Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

DUNS-Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

Identifikation: die Identifikationsnummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

Lieferadresse: wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird, wird die Lieferadresse mit den Rechnungsadressinformationen befüllt.

Eingehende eRechnung visualisieren und konvertieren

Da die eRechnung im XML-Format vom Menschen nicht wirklich lesbar ist, kann man diese auch auf der folgenden Seite der Wirtschaftskammer Österreich konvertieren und visualisieren: https://check.ebinterface.at.

Der einfachste Weg zur eRechnung ist die integrierte Funktion in der FreeFinance-Rechnungslegung - bei aktivierter Option wird die eRechnung automatisch als lesbares PDF sowie als XML-Datei in der gewünschten Version erstellt und hinterlegt!

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Mit FreeFinance wird die Buchhaltung wesentlich einfacher und Sie sparen damit auch wertvolle Zeit.

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Zusammenfassung

Bei der Rechnungslegung kommt es auf die Einhaltung der Formvorschriften genauso an, wie auf das gute Gefühl, stets Überblick zu haben und den Daten mittels Designsprache den eigenen Stempel aufzudrücken.
Die Individualisierungsmöglichkeiten erlauben einen formvollendeten Auftritt, Sie können das eigene Branding konsequent weiterführen oder etablieren.

Wenn Sie richtig durchstarten wollen, dann haben Sie mit FreeFinance einen starken und kompetenten sowie am österreichischen Markt erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der von Anfang an vieles erleichtert.

Fragen und Antworten

Ja, Sie dürfen eine(n) Quittung/Kaufbeleg ausstellen - wir empfehlen folgende Inhalte:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis (ohne Steuer, da von Privatperson)
  • optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, zB. "Bezahlt am", "Computer übergeben am"
  • optional: Unterschrift beider Parteien

Im B2B-Bereich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistungen oder Lieferungen ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch bei  Dienstleistungen oder Lieferungen in Verbindung mit einem Grundstück an private Personen.

Auch wenn Sie eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Lieferung oder Leistung ausstellen, müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten stellen.

Bei Rechnung besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Quellen: WKO & oesterreich.gv.at

Sie stellen die Rechnung in Ihrem Layout mit folgenden Inhalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis mit Hinweis 0% Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmer-Regelung
  • optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, zB Bezahlt am, Übergeben am
  • optional Unterschrift beider Parteien

Bitte beachten Sie die in diesem Artikel erwähnten Anforderungen an den Rechnungsinhalt und das Layout betreffend - so stehen Ihnen mit FreeFinance fast alle Möglichkeiten offen.

Weitere Informationen & Quellen