Grundsätzlich gelten für Kleinunternehmer die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gibt es jedoch einige Besonderheiten, insbesondere beim Ausweis der Umsatzsteuer und bei den erforderlichen Angaben.
Rechnungen für Kleinunternehmer in Österreich
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FreeFinance: Digitale Buchhaltung leicht gemacht
Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer in Österreich 🇦🇹
Sie sind als Kleinunternehmer tätig und die ersten Aufträge sind da? Dann gehört auch die laufende Buchhaltung zum Geschäftsalltag: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen und Belege verwalten. FreeFinance bündelt diese Aufgaben in einer digitalen Buchhaltung und unterstützt Sie dabei, Rechnungen korrekt zu erstellen, zu versenden und übersichtlich zu verwalten. So lassen sich Fehler bei der Rechnungserstellung vermeiden.
Jetzt FreeFinance kostenlos testenRechnung als Kleinunternehmer: Was ist zu beachten?
Auch Kleinunternehmer müssen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren eine Rechnung ausstellen, sofern eine gesetzliche Rechnungspflicht besteht. Das ist insbesondere bei Leistungen an andere Unternehmer der Fall. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung erstellt werden.
Kleinunternehmer-RechnungenDie Kleinunternehmerregelung sieht nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG eine Umsatzsteuerbefreiung vor. Kleinunternehmer verrechnen daher keine Umsatzsteuer und können für diese Umsätze keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Zusätzlich muss die Rechnung einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung enthalten, zum Beispiel: „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“
Mehr zum Kleinunternehmer-HinweisZu den erforderlichen Angaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung gehören unter anderem Name und Anschrift von Unternehmen und Kunden, Leistungsdatum, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Angaben zur erbrachten Leistung sowie der Rechnungsbetrag. Außerdem muss auf die Umsatzsteuerbefreiung aufgrund der Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden.
Mehr zu RechnungspflichtangabenEine eigene UID-Nummer muss ein Kleinunternehmer, der keine Umsatzsteuer verrechnet, in der Regel nicht auf der Rechnung angeben. Bei Geschäften mit Kunden im Ausland gelten jedoch andere Vorgaben. Bei der Inanspruchnahme der EU-weiten Kleinunternehmerregelung kann die UID-Nummer beispielsweise erforderlich sein.
UID-Nummer für KleinunternehmerFür Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Anforderungen. Bei einem Gesamtbetrag von bis zu 400 Euro müssen unter anderem Name und Anschrift des Unternehmers, Art und Umfang der Leistung, der Tag oder Zeitraum der Leistung, das Entgelt, das Ausstellungsdatum sowie der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung angegeben werden.
Mehr zu KleinbetragsrechnungenDie Kleinunternehmerpauschalierung vereinfacht die Gewinnermittlung, indem Betriebsausgaben pauschal als Prozentsatz der Einnahmen berücksichtigt werden. Sie kann bei gewerblichen und selbstständigen Tätigkeiten angewendet werden, wenn der Jahresumsatz 55.000 Euro nicht überschreitet. Die Kleinunternehmerpauschalierung ist dabei von der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zu unterscheiden.
Mehr zur KleinunternehmerpauschalierungDie Umsatzsteuerbefreiung entbindet Kleinunternehmer nicht von ihren übrigen steuerlichen Pflichten. Die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben müssen weiterhin dokumentiert und in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Je nach Art der Gewinnermittlung und Höhe des Umsatzes kann dafür beispielsweise das Formular E1a-K relevant sein.
Mehr zur Steuererklärung für KleinunternehmerFreeFinance: Ihre Lösung für Kleinunternehmer-Rechnungen
Diese Funktionen bietet FreeFinance für Ihre RechnungsverwaltungVon der Rechnungserstellung über den Zahlungsabgleich bis zur Buchhaltung bildet FreeFinance wichtige Prozesse einfach ab:
Kleinunternehmer-Rechnungen einfach erstellen
Mit FreeFinance können Sie Kleinunternehmer-Rechnungen digital erstellen und die relevanten Angaben strukturiert erfassen. Rechnungen können dabei passend zum eigenen Unternehmen erstellt und übersichtlich verwaltet werden. Auch der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG kann auf der Rechnung berücksichtigt werden.
Rechnungen und Zahlungen im Überblick behalten
Erstellte Ausgangsrechnungen lassen sich zentral verwalten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche Beträge noch offenstehen. Zahlungseingänge können den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden. Bei offenen Forderungen lassen sich zudem Mahnungen versenden.
Einnahmen und Belege digital erfassen
Mit FreeFinance können Sie Einnahmen, Ausgaben und Belege digital erfassen. Alle wichtigen Unterlagen werden zentral in der Buchhaltung dokumentiert. Die integrierte Belegerkennung übernimmt dabei relevante Informationen aus Belegen und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand.
Bankkonto automatisch abgleichen
Über die PSD2-Schnittstelle lassen sich aktuelle Kontobewegungen direkt mit den passenden Buchungen abgleichen. Alternativ können Sie Kontoauszüge auch manuell importieren. Der integrierte Buchungsautomat unterstützt Sie dabei mit passenden Buchungsvorschlägen, die Sie anschließend nur noch prüfen und bestätigen müssen.
E-Rechnungen an öffentliche Stellen
Wenn Sie als Kleinunternehmer Leistungen für Bundesdienststellen erbringen, müssen Sie Ihre Rechnungen als strukturierte E-Rechnung übermitteln. Für Rechnungen an Länder, Gemeinden und Städte besteht derzeit keine allgemeine gesetzliche E-Rechnungspflicht. Mit FreeFinance können Sie E-Rechnungen in dem Format ebInterface erstellen.
Mehr Zeit für das Kerngeschäft
Durch die digitale Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie die automatisierte Erfassung weiterer Buchhaltungsdaten lassen sich wiederkehrende administrative Aufgaben reduzieren. Als Kleinunternehmer können Sie dadurch Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse zentral organisieren und mehr Zeit für Kunden und Aufträge gewinnen. Unsere Nutzer sparen dadurch im Schnitt 3 Stunden pro Woche.
Was FreeFinance bei der Rechnungserstellung auszeichnet
Über 15 Jahre Erfahrung, auf Österreich spezialisiert und persönlicher Support 🇦🇹FreeFinance entwickelt seit 2010 Buchhaltungssoftware für den österreichischen Markt. Die langjährige Erfahrung zeigt sich auch bei der Rechnungserstellung und Rechnungsverwaltung. Die Software ist auf österreichische Anforderungen ausgerichtet und berücksichtigt gesetzliche Änderungen laufend.
FreeFinance schützt Ihre Daten durch tägliche Backups und verschlüsselte Kommunikation. Die Speicherung erfolgt in hochsicheren, nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Österreich.
Bei Fragen zur Rechnungserstellung oder zur Nutzung der Software steht ein Mail-Support zur Verfügung. Kleinunternehmer erhalten dadurch Unterstützung bei der Anwendung und können ihre Rechnungsprozesse direkt in FreeFinance organisieren.
Erfahrungen unserer Kunden
Häufige Fragen
Was muss auf eine Rechnung für Kleinunternehmer?
Auch Kleinunternehmer müssen bei der Rechnungsstellung bestimmte Pflichtangaben beachten. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift von Unternehmer und Kunde, eine Beschreibung der Leistung, das Leistungsdatum, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Entgelt. Da aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer verrechnet wird, muss außerdem auf die Umsatzsteuerbefreiung hingewiesen werden.
Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet, Rechnungen zu schreiben?
Ja, auch als Kleinunternehmer kann eine Rechnungspflicht bestehen. Bei Leistungen an Unternehmen oder bestimmte juristische Personen muss grundsätzlich eine Rechnung ausgestellt werden. Bei Privatpersonen besteht dagegen in der Regel keine allgemeine Rechnungspflicht. Für bestimmte Leistungen, etwa im Bau- und Grundstücksbereich, gelten jedoch besondere Vorgaben.
Wie erstelle ich als Kleinunternehmer eine kostenlose Rechnung?
Eine Rechnung kann mit einer Vorlage oder einem geeigneten Rechnungsprogramm erstellt werden. Wichtig ist, dass alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind und bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Auch für den Versand können Rechnungen beispielsweise als PDF per E-Mail übermittelt werden. Digitale Rechnungstools erleichtern zudem die gesetzeskonforme Archivierung.
Wann darf ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Kleinunternehmer können ihre Umsätze ohne Umsatzsteuer abrechnen, wenn die Voraussetzungen der österreichischen Kleinunternehmerregelung erfüllt sind. Die Steuerbefreiung gilt nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Auf der Rechnung muss dann auf die Umsatzsteuerbefreiung hingewiesen werden. Wird trotzdem Umsatzsteuer ausgewiesen, wird diese gegenüber dem Finanzamt geschuldet.