Kleinunternehmer-Identifikationsnummer: EX-Nummer in Österreich beantragen

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (EX-Nummer) ist eine eigene Kennung für Unternehmen, die die Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen möchten, und wird in Österreich über FinanzOnline beantragt. Sie unterscheidet sich von der UID-Nummer für Kleinunternehmer und ist für die ausschließlich österreichische Kleinunternehmerbefreiung nicht erforderlich.

Echte Inhalte

Wir schreiben unsere Inhalte ohne Chat-GPT & Co! Hier finden Sie nur redaktionell erstellte & geprüfte Infos für Österreich 🇦🇹!

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer – auf einen Blick
  2. Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer in Österreich?
  3. Wann brauchen österreichische Unternehmer eine EX-Nummer?
  4. Voraussetzungen der EU-Kleinunternehmerregelung
  5. EX-Nummer über FinanzOnline beantragen
  6. EX-Nummer, UID-Nummer und Steuernummer im Vergleich
  7. Welche Meldepflichten entstehen durch die EX-Nummer?
  8. Rechnungen und Buchhaltung mit der EX-Nummer
  9. Praxisbeispiel: österreichisches Unternehmen mit Umsätzen in Deutschland
  10. Häufig gestellte Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Rechnungsvorlagen

Mit FreeFinance die Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer testen!

Jetzt testen!

Kleinunternehmer-Identifikationsnummer – auf einen Blick

Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer kennzeichnet ein Unternehmen im Verfahren zur EU-Kleinunternehmerregelung und besteht in Österreich aus dem Präfix AT und dem Suffix EX.
Wer benötigt in Österreich eine EX-Nummer?Unternehmen mit Sitz in Österreich benötigen die EX-Nummer für die Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat, nicht jedoch für die inländische Kleinunternehmerregelung.
Wie wird die EX-Nummer beantragt?Der Antrag erfolgt als Vorabmitteilung im EU-Kleinunternehmerportal über FinanzOnline unter „Externe Verfahren/Links“ und ist auch ohne vorhandene UID-Nummer möglich.
Welche Umsatzgrenzen gelten für die EU-Befreiung?Der EU-Jahresumsatz darf im Vorjahr und laufenden Jahr jeweils 100.000 Euro nicht überschreiten; zusätzlich gelten die nationalen Voraussetzungen des jeweiligen Landes.
Welche Meldungen sind mit der EX-Nummer verbunden?Nach Erteilung der EX-Nummer sind vierteljährliche Umsatzmeldungen binnen eines Monats nach Quartalsende für alle EU-Mitgliedstaaten einschließlich Österreich abzugeben.
Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (EX-Nummer) ist eine spezielle Identifikationsnummer für Kleinunternehmer in Österreich, die für bestimmte umsatzsteuerliche Zwecke verwendet wird. Sie dient insbesondere der Abwicklung grenzüberschreitender Geschäfte innerhalb der EU.

Was ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer in Österreich?

Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer dient der Identifikation im EU-Kleinunternehmerverfahren. Österreichische Unternehmen können seit 1. Jänner 2025 auch in anderen EU-Staaten von einer Kleinunternehmerbefreiung profitieren. Das Verfahren regelt Art. 6a des Anhangs zum Umsatzsteuergesetz 1994.

Die Kennung wird auch EX-Nummer, EX-ID oder KU-Identifikationsnummer genannt. Laut Unternehmensserviceportal beginnt die österreichische Nummer mit AT- und endet mit -EX. Sie ist keine UID-Nummer und wird nicht automatisch bei der Unternehmensgründung vergeben.

Wann brauchen österreichische Unternehmer eine EX-Nummer?

Eine EX-Nummer wird benötigt, wenn ein Unternehmer die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen EU-Mitgliedstaats anwenden möchte. Ein Kunde im Ausland führt nicht automatisch zu dieser Pflicht. Zuerst muss geklärt werden, in welchem Land die Lieferung oder Leistung umsatzsteuerlich zu erfassen ist.

Für Geschäfte innerhalb der EU lassen sich diese Konstellationen unterscheiden:

  • Nur in Österreich befreite Umsätze: Die inländische Kleinunternehmerbefreiung benötigt keine EX-Registrierung.
  • Im EU-Ausland steuerbare Umsätze: Für die dortige Kleinunternehmerbefreiung sind die Länderbestätigung und die EX-Nummer erforderlich.
  • EU-Geschäfte mit Reverse-Charge-Verfahren: Bei einschlägigen Geschäftsfällen sind Reverse Charge, UID-Verwendung und Meldepflichten gesondert zu prüfen. Die EX-Nummer ersetzt diese Prüfung nicht.

Voraussetzungen der EU-Kleinunternehmerregelung

Die Inanspruchnahme der EU-Kleinunternehmerregelung über Österreich setzt österreichische Ansässigkeit, die EU-Umsatzgrenze und die Bestätigung des jeweiligen Mitgliedstaats voraus. Maßgeblich sind die gesetzlichen Umsatzdefinitionen, nicht der Gewinn oder ausschließlich die Auslandsumsätze.

VoraussetzungWas ist zu prüfen?
Sitz der wirtschaftlichen TätigkeitDas Unternehmen wird in Österreich betrieben. Österreich ist der Ansässigkeitsstaat für das Verfahren.
Unionsweiter JahresumsatzIm Vorjahr und im laufenden Jahr jeweils höchstens 100.000 Euro, grundsätzlich ohne Umsatzsteuer.
Nationale UmsatzgrenzenDie Regeln jedes beantragten EU-Mitgliedstaats müssen erfüllt sein, einschließlich etwaiger Tätigkeitsbeschränkungen.
Vorabmitteilung und FreigabeDie Befreiung muss beantragt und für den jeweiligen Mitgliedstaat bestätigt sein.

Die EU-Grenze von 100.000 Euro gilt für die maßgeblichen Umsätze in der gesamten EU zusammen. Sie ist kein Freibetrag je Land. Für ihre Überschreitung besteht keine zusätzliche 10-Prozent-Toleranz.

Unterschied zur österreichischen Kleinunternehmergrenze

Die österreichische Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG hat eine eigene Grenze von 55.000 Euro im Vorjahr und im laufenden Kalenderjahr. Bei dieser Bruttogrenze wird keine fiktive Umsatzsteuer herausgerechnet. Eine Überschreitung um höchstens 10 Prozent im laufenden Jahr wird bis Jahresende toleriert, berechtigt aber nicht zur Befreiung im Folgejahr.

Die grenzüberschreitende Regelung ist davon unabhängig: Auch bei Regelbesteuerung in Österreich kann eine Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat möglich sein. Entscheidend bleiben dessen Voraussetzungen und die EU-Grenze.

EX-Nummer über FinanzOnline beantragen

Die Beantragung erfolgt als Vorabmitteilung über das vorgesehene Portal. Dafür werden Unternehmensdaten, bestehende steuerliche Kennungen und nach Ländern aufgeteilte Umsätze benötigt.

  1. Umsätze zusammenstellen: Bereiten Sie die maßgeblichen Umsätze des laufenden und des vorangegangenen Kalenderjahres je EU-Mitgliedstaat vor. Einzelne Länder verlangen zusätzlich das Jahr davor.
  2. Portal öffnen: Melden Sie sich in FinanzOnline an und öffnen Sie unter „Externe Verfahren/Links“ das Verfahren zur EU-Kleinunternehmerregelung.
  3. Vorabmitteilung ausfüllen: Geben Sie unter anderem Name, Tätigkeit, Rechtsform, Anschrift, E-Mail-Adresse sowie die beantragten Befreiungsländer an. Bestehende ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind entsprechend den Vorgaben mitzuteilen.
  4. Bestätigung abwarten: Die Angaben werden an die betroffenen Mitgliedstaaten weitergeleitet. Nach positiver Prüfung erfolgt die Vergabe der EX-Nummer mit Information zur anwendbaren Steuerbefreiung.
  5. Laufende Pflichten organisieren: Dokumentieren Sie den aktuellen Status der Länderfreigaben und richten Sie die vierteljährlichen Umsatzmeldungen ein.

Eine UID-Nummer ist für diese Registrierung nicht erforderlich. Die EX-Registrierung begründet umgekehrt keinen Anspruch auf eine UID. Das Formular U 15 betrifft die UID-Nummer, nicht die EX-Vorabmitteilung.

Ab wann gilt die Befreiung im anderen EU-Mitgliedstaat?

Die ausländische Kleinunternehmerbefreiung kann erst nach Erteilung und entsprechender Bestätigung angewendet werden. Art. 6a Abs. 3 UStG sieht grundsätzlich 35 Werktage ab Eingang der Vorabmitteilung vor. Ein längerer Zeitraum ist möglich, wenn Prüfungen zur Verhinderung von Steuerhinterziehung oder Steuervermeidung notwendig sind.

Die bloße Antragstellung reicht nicht aus. Soll später ein weiterer EU-Mitgliedstaat hinzukommen, müssen Sie die Vorabmitteilung aktualisieren und die Bestätigung für dieses Land abwarten.

EX-Nummer, UID-Nummer und Steuernummer im Vergleich

Die drei Kennungen haben unterschiedliche Funktionen und können nebeneinander bestehen:

KennungAufgabeÖsterreichischer Aufbau
EX-NummerIdentifikation im Verfahren zur Kleinunternehmerbefreiung in anderen EU-Staaten.Präfix AT-, individuelles Kennzeichen und Suffix -EX.
UID-NummerUmsatzsteuer-Identifikationsnummer für bestimmte Geschäfte innerhalb der EU.ATU und acht Ziffern.
SteuernummerZuordnung zum Abgabenkonto beim Finanzamt.Vom Finanzamt zugewiesene Abgabenkontonummer.

Die Bezeichnungen KU-IdNr. und USt-IdNr. werden vor allem in deutschen Anleitungen verwendet. Dort ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für das Verfahren zuständig. Österreichische Unternehmen stellen ihren Antrag über FinanzOnline, auch wenn sie eine Befreiung in Deutschland beantragen.

Welche Meldepflichten entstehen durch die EX-Nummer?

Ab Erteilung der Nummer ist für jedes Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung im EU-Kleinunternehmerportal abzugeben. Sie enthält die maßgeblichen Umsätze in allen EU-Mitgliedstaaten, auch in Österreich und in Ländern ohne genutzte Befreiung. Ohne Umsätze im jeweiligen Land ist null zu melden.

Die Abgabe erfolgt bis zum letzten Tag des Folgemonats: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Jänner des Folgejahres. Die EU-Meldung ersetzt weder eine erforderliche Umsatzsteuervoranmeldung noch eine Umsatzsteuererklärung; weitere Pflichten erläutert die Übersicht zur Steuererklärung für Kleinunternehmer

Änderungen der Unternehmensdaten oder Befreiungsländer sind ebenfalls zu melden. Wird die EU-Grenze überschritten, müssen Sie dies nach Art. 6a Abs. 5 UStG binnen 15 Werktagen melden, einschließlich der Umsätze seit Beginn des Quartals bis zum Überschreiten. Der Ausschluss wirkt ab Wegfall der Voraussetzungen.

Rechnungen und Buchhaltung mit der EX-Nummer

Die EX-Nummer ist keine allgemeine zusätzliche Pflichtangabe auf österreichischen Kleinunternehmer-Rechnungen. Für Kleinunternehmer-Rechnungen über in Österreich befreite Umsätze gelten die Rechnungsregeln nach § 11 UStG. Die EU-Registrierung macht die EX-Nummer nicht zur UID.

Bei befreiten Umsätzen im anderen EU-Mitgliedstaat sind die jeweils einschlägigen Rechnungsangaben und ein passender Hinweis auf die Steuerbefreiung zu prüfen. Für Eingangsleistungen, die befreiten Umsätzen dienen, besteht nach § 12 Abs. 3 UStG grundsätzlich kein Vorsteuerabzug. Die EU-Registrierung befreit außerdem nicht automatisch von Umsatzsteuer auf bezogene Reverse-Charge-Leistungen.

Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware von FreeFinance für Kleinunternehmer erfassen Sie Rechnungen und Belege zentral. Eine zusätzliche Übersicht nach Befreiungsland, Gültigkeitsbeginn und Quartalsumsatz erleichtert die Vorbereitung der EU-Meldung.

Praxisbeispiel: österreichisches Unternehmen mit Umsätzen in Deutschland

Ein bestehendes Unternehmen erzielt 2025 60.000 Euro maßgeblichen Umsatz in Österreich und 10.000 Euro in Deutschland. Für 2026 werden 65.000 Euro beziehungsweise 15.000 Euro angenommen. Die Beträge enthalten keine gesonderte Umsatzsteuer, weitere Umsätze bestehen nicht.

Der unionsweite Jahresumsatz beträgt 70.000 Euro im Vorjahr und 80.000 Euro im laufenden Jahr. Obwohl die österreichische Kleinunternehmerbefreiung 2026 wegen der Vorjahresüberschreitung nicht anwendbar ist, kann für die in Deutschland steuerbaren Umsätze eine Befreiung infrage kommen. Die dortigen Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr sind eingehalten. Dafür benötigt das Unternehmen die über Österreich beantragte und für Deutschland bestätigte EX-Nummer.

Umfassende Buchhaltungssoftware für Österreich
Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung:

  • Rechnungen erstellen und verwalten für Kleinunternehmer
  • Vorsteuerabzugsberechtigt: klare und fehlerfreie Berechnung
  • Kleingewerbe: effizient abrechnen und alle Anforderungen erfüllen
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Ist die EX-Nummer dasselbe wie die UID-Nummer?

Nein, EX-Nummer und UID-Nummer erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die EX-Nummer gehört zur grenzüberschreitenden Kleinunternehmerbefreiung, die UID zur umsatzsteuerlichen Identifikation. Für bestimmte EU-Geschäfte kann eine UID zusätzlich erforderlich sein.

Wo finde ich meine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer?

Die Nummer wird Ihnen im Rahmen der Registrierung im EU-Kleinunternehmerportal mitgeteilt. Übernehmen Sie die zugeteilte Kennung unverändert aus der Mitteilung. Sie dürfen keine EX-Nummer selbst aus Ihrer UID oder Steuernummer bilden.

Kann ich die EU-Kleinunternehmerregelung auch ohne österreichische Befreiung nutzen?

Ja, eine österreichische Kleinunternehmerbefreiung ist keine Voraussetzung. Auch Unternehmer unter Regelbesteuerung können teilnehmen, wenn sie die EU-Grenze und die Voraussetzungen des jeweiligen Befreiungslandes erfüllen. Die österreichischen Umsatzsteuerpflichten bleiben separat zu beurteilen.

Gilt die 10-Prozent-Toleranz auch für die EU-Umsatzgrenze?

Nein, die EU-Grenze von 100.000 Euro hat keine 10-Prozent-Toleranz. Die österreichische Toleranzregel betrifft die nationale Grenze von 55.000 Euro. Wer die EU-Grenze überschreitet, kann die grenzüberschreitende Befreiung ab diesem Zeitpunkt nicht weiter nutzen.

Was passiert bei Abmeldung von der EU-Kleinunternehmerregelung?

Eine freiwillige Beendigung wird grundsätzlich zum Beginn des Folgequartals wirksam. Geht die Mitteilung im letzten Monat eines Quartals ein, wirkt sie erst ab dem ersten Tag des zweiten Monats des Folgequartals. Bei vollständiger Beendigung wird die EX-Nummer deaktiviert, die Befreiung im Inland ist unabhängig davon zu prüfen.

Quellen

Weitere spannende Themen