Die Regelbesteuerung ist die Standardform der Umsatzbesteuerung für Unternehmer. Sie gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG angewendet wird. Im Rahmen der Regelbesteuerung unterliegen sämtliche steuerpflichtigen Umsätze der Umsatzsteuer. Diese ist auf Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen.
Regelbesteuerung in Österreich: Grundlagen, Antrag und Pflichten
Die Regelbesteuerung ist das bedeutendste System der Umsatzbesteuerung für Unternehmer und regelt die Abfuhr der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Sie greift immer dann, wenn die Voraussetzungen der Kleinunternehmerbefreiung nicht erfüllt sind, insbesondere bei Überschreiten der Umsatzgrenze oder bei freiwilligem Verzicht auf diese Steuerbefreiung.
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Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Regelbesteuerung – auf einen Blick
- Regelbesteuerung: Wichtige Grundlagen
- Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung: Vergleich im Überblick
- Wechsel zur Regelbesteuerung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Widerruf der Optionserklärung: Fristen und Bindungsdauer
- Regelbesteuerung in der Praxis: Vermeiden Sie diese 7 typischen Fehler
- Häufig gestellte Fragen zur Regelbesteuerung
- Quellen
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| Was ist die Regelbesteuerung? | Die Regelbesteuerung ist die Standardform der Umsatzbesteuerung, bei der Unternehmer Umsatzsteuer verrechnen und abführen sowie Vorsteuer abziehen können |
| Unter welchen Voraussetzungen gilt die Kleinunternehmerregelung? | Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn der Jahresumsatz 55.000 € nicht überschreitet, wobei eine Überschreitung bis 10 % bis Jahresende toleriert wird. |
| Wann lohnt sich die Regelbesteuerung im Vergleich zur Kleinunternehmerregelung? | Die Regelbesteuerung lohnt sich vor allem bei hohen Betriebsausgaben, Investitionen oder überwiegend gewerblichen Kunden, da der Vorsteuerabzug genutzt werden kann. |
| Wie wechselt man von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung? | Der Wechsel erfolgt über FinanzOnline durch Abgabe einer Optionserklärung (Formulare U12) und ggf. durch Beantragung einer UID-Nummer (Formular U15), sofern EU-Geschäfte geplant sind. |
| Wann kann die Option zur Regelbesteuerung widerrufen werden? | Ein Widerruf ist im ersten Jahr bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheides möglich oder nach Ablauf der fünfjährigen Bindungsfrist, spätestens bis zum 31. Jänner des gewünschten Jahres. |
Die Regelbesteuerung bedeutet, dass ein Unternehmen oder eine selbstständige Person der normalen Umsatzsteuerpflicht unterliegt und daher Umsatzsteuer auf Leistungen verrechnen muss. Im Gegenzug kann die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückgefordert werden. Sie ist das Gegenstück zur Kleinunternehmerregelung, bei der keine Umsatzsteuer verrechnet wird.
Regelbesteuerung: Wichtige Grundlagen
So funktioniert die Regelbesteuerung in der Praxis
Ein bedeutender Vorteil der Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug. Unternehmer können die Umsatzsteuer, die sie selbst für betriebliche Einkäufe oder Ausgaben zahlen, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
- Gleichzeitig sind sie verpflichtet, auf ihre Lieferungen und Leistungen Umsatzsteuer zu verrechnen und diese korrekt auszuweisen. Die tatsächliche Steuerbelastung ergibt sich daher nur aus der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer.
- Die laufende Abwicklung erfolgt über die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), die je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich einzureichen ist. Daraus ergibt sich entweder eine Umsatzsteuerzahllast oder ein Guthaben.
Kleinunternehmer: Wann die Umsatzsteuerbefreiung gilt
Im Gegensatz dazu können Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall gilt eine Umsatzsteuerbefreiung.
- Voraussetzung ist, dass der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 55.000 € nicht überschreitet (Stand: April 2026).
- Seit dem 1.1.2025 gilt zusätzlich eine Toleranzregelung: Wird die Umsatzgrenze um maximal 10 % überschritten, bleibt die Steuerbefreiung für das gesamte laufende Kalenderjahr erhalten und es können weiterhin Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden.
- Bei einer höheren Überschreitung entfällt die Befreiung ab diesem Zeitpunkt, und es entsteht eine Steuerpflicht für alle weiteren Umsätze.
- Für Unternehmer mit Sitz im Inland gilt die Regelung automatisch ab dem ersten Umsatz. Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten können sie unter zusätzlichen Voraussetzungen und nur auf Antrag in Anspruch nehmen.
- Bei Anwendung der Regelung darf auf Kleinunternehmer-Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Zudem entfällt in der Regel die Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA).
- Im Gegenzug besteht kein Recht auf Vorsteuerabzug, wodurch die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer endgültig zu einem Kostenfaktor wird.
Achtung: Wird auf einer Rechnung dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, ist diese an das Finanzamt abzuführen. Dies sollte unbedingt vermieden werden. Falls dies bereits passiert ist, müssen die betreffenden Rechnungen nachträglich korrigiert werden.
Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung: Vergleich im Überblick
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung. Die Wahl bzw. der Wechsel hängt vor allem von der Höhe der Umsätze und der unternehmerischen Situation ab.
| Bereich | Regelbesteuerung | Kleinunternehmerregelung |
|---|---|---|
| Umsatzgrenzen | Keine fixe Grenze; unabhängig vom Umsatz | Nur bis 55.000 € Jahresumsatz |
| Umsatzsteuer | Wird auf Rechnungen ausgewiesen und ans Finanzamt abgeführt | Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Abfuhr |
| Rechnungsstellung | Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer an den Leistungsempfänger | Ausgangsrechnungen ohne Umsatzsteuer, Kleinunternehmer-Hinweis erforderlich |
| Vorsteuerabzug | Vorsteuer kann geltend gemacht werden | Kein Vorsteuerabzug, höhere Nettokosten |
| Verwaltungsaufwand | Höher (UVA und Jahreserklärung) | Geringer (keine UVA erforderlich) |
| Anwendungsbereich | Sinnvoll bei hohen Investitionen, in der Gründungsphase oder bei B2B-Kunden | Sinnvoll bei geringen Betriebsausgaben oder überwiegend B2C-Kunden |
Tipp: Die Buchhaltungssoftware FreeFinance unterstützt Selbstständige bei der gesetzeskonformen Rechnungsstellung sowohl im Rahmen der Kleinunternehmerregelung als auch der Regelbesteuerung. So bleibt die Buchhaltung übersichtlich und die umsatzsteuerlichen Anforderungen werden zuverlässig erfüllt.
Wechsel zur Regelbesteuerung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln möchten, haben Sie die Möglichkeit, diesen Schritt über FinanzOnline beim Finanzamt durchzuführen. Dabei geben Sie die bisherige Steuerbefreiung durch Abgabe einer Optionserklärung zur Regelbesteuerung auf und unterliegen künftig der regulären Umsatzbesteuerung.
Orientieren Sie sich an den folgenden Schritten:
1. Formulare U12 und U15 herunterladen
Zunächst laden Sie die Formulare U12 (Verzichtserklärung auf die Kleinunternehmerbefreiung) und Formular U15 (Antrag auf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) über die Webseite des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) herunter.
2. Formulare vollständig ausfüllen und unterschreiben
Anschließend füllen Sie beide Formulare vollständig aus und unterschreiben diese.
3. Einreichung über FinanzOnline
Danach übermitteln Sie die ausgefüllten Dokumente über FinanzOnline an Ihr zuständiges Finanzamt.
4. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten
Nach der Bearbeitung erhalten Sie einen Bescheid vom Finanzamt inklusive Ihrer zukünftigen UID-Nummer.
5. Abschluss des Wechsels zur Regelbesteuerung
Mit dem Bescheid ist der Wechsel zur Regelbesteuerung abgeschlossen.
Hinweis von FreeFinance: Die Bearbeitung der Anträge dauert in Österreich normalerweise etwa 3 bis 4 Wochen beim Finanzamt.
Widerruf der Optionserklärung: Fristen und Bindungsdauer
Wer freiwillig zur Regelbesteuerung optiert, kann diese Entscheidung nicht beliebig rückgängig machen. Das österreichische UStG sieht klare Fristen und eine Mindestbindungsdauer vor: Je nachdem, wann der Widerruf erfolgt, gelten unterschiedliche Regeln.
Szenario 1: Widerruf im ersten Jahr
Wer die Optionserklärung abgegeben hat, kann diese noch rückgängig machen, allerdings nur so lange, bis der Umsatzsteuerbescheid für das erste Jahr der Regelbesteuerung rechtskräftig wird. Danach ist ein Widerruf in diesem Jahr nicht mehr möglich.
Szenario 2: Widerruf nach der Bindungsfrist
Wird die Option im ersten Jahr nicht widerrufen, ist der Unternehmer für mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Ein Ausstieg ist erst nach Ablauf dieser Frist möglich. Der Widerruf muss dabei spätestens bis zum letzten Tag des ersten Kalendermonats jenes Jahres eingereicht werden, ab dem die Kleinunternehmerregelung wieder gelten soll – also in der Regel bis zum 31. Jänner. Nach Ablauf der Bindungsfrist bleibt damit nur ein einziger Monat, um den Widerruf fristgerecht einzureichen.
Beispiel: Ein Freelancer im Bereich Marketing gibt für das Jahr 2020 eine Optionserklärung ab und muss bis einschließlich 2024 Umsatzsteuer abführen. Einen Widerruf kann er frühestens für das Jahr 2025 erklären: Die Frist dafür läuft bis zum 31.01.2025. Versäumt er diese Frist, bleibt die Umsatzsteuerpflicht automatisch aufrecht.
Hinweis von FreeFinance: Option und Widerruf treten jeweils mit 1. Jänner in Kraft. Umsätze vor diesem Stichtag werden noch nach den zuvor geltenden Regelungen behandelt und sind in jenem Zeitraum zu erfassen, in dem die Steuerschuld entstanden ist.
Regelbesteuerung in der Praxis: Vermeiden Sie diese 7 typischen Fehler
Im Alltag passieren Selbstständigen und Unternehmern rund um die Regelbesteuerung immer wieder ähnliche Fehler. Wenn Sie diese kennen, können Sie Probleme mit dem Finanzamt und unnötige steuerliche Folgen vermeiden:
- UID-Nummer zu spät beantragt:
Besonders bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU kann eine fehlende oder verspätet erteilte UID-Nummer zu Problemen führen. - Rechnungen nicht rechtzeitig angepasst:
Nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung müssen Rechnungen korrekt mit Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben ausgestellt werden. - Falscher UVA-Rhythmus:
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich einzureichen und muss entsprechend eingerichtet werden. - Umsatzsteuervoranmeldungen versäumt:
Fristen werden nicht eingehalten, was zu Mahnungen, Säumniszuschlägen oder Zwangsmaßnahmen durch das Finanzamt führen kann. - Umsatzgrenzen bzw. Schwellenwerte übersehen:
Wird die Kleinunternehmergrenze überschritten, ohne rechtzeitig zu reagieren, kann es zu Nachversteuerungen und Korrekturen kommen. - Bindungsfrist unterschätzt
Bei freiwilligem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung per Optionserklärung besteht eine Mindestbindung von fünf Jahren, sofern die Option im ersten Jahr nicht widerrufen wird. - Vorsteuerabzug nicht richtig genutzt:
Vorsteuern können nur bei ordnungsgemäßer Rechnungslegung und richtiger Zuordnung geltend gemacht werden.
Tipp: Die Buchhaltungssoftware FreeFinance unterstützt die lückenlose Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, sodass Selbstständige den Zeitpunkt der Überschreitung der Umsatzgrenzen frühzeitig erkennen.
Häufig gestellte Fragen zur Regelbesteuerung
Was ist der Unterschied zwischen regelbesteuert und differenzbesteuert?
Bei der Regelbesteuerung wird die Umsatzsteuer auf den gesamten Verkaufspreis berechnet und ausgewiesen (20 % USt in Österreich). Der Unternehmer kann dafür die Vorsteuer aus seinen Eingangsrechnungen abziehen. Die Differenzbesteuerung wird vor allem im Handel mit gebrauchten Gegenständen (z. B. Autos, Antiquitäten) verwendet. Dabei wird die Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis berechnet. Das führt oft zu einer geringeren Steuerbelastung, ist aber nur in bestimmten Fällen erlaubt.
Was ist besser, Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer?
Das hängt stark vom Umsatz und den Ausgaben ab. Die Kleinunternehmerregelung ist meist vorteilhaft bei geringen Betriebskosten und einem Jahresumsatz unter 55.000 €, da keine Umsatzsteuer verrechnet wird. Die Regelbesteuerung ist sinnvoll bei höheren Ausgaben, da der Vorsteuerabzug genutzt werden kann. Außerdem wirkt die Umsatzsteuer-Ausweisung bei B2B-Kunden oft professioneller. Langfristig kann die Regelbesteuerung bei Wachstum steuerlich vorteilhafter sein.
Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Der größte Nachteil besteht darin, dass keine Umsatzsteuer verrechnet wird und kein Vorsteuerabzug möglich ist. Betriebsausgaben werden somit brutto getragen, ohne steuerliche Entlastung. Für Geschäftskunden kann das unattraktiv sein, da kein Vorsteuerabzug aus Rechnungen möglich ist. Bei Überschreiten der Umsatzgrenze ist ein Wechsel zur Regelbesteuerung erforderlich, was zusätzlichen Aufwand und mögliche Preisanpassungen mit sich bringt.
Wann muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer zahlen?
Solange die Kleinunternehmergrenze in Österreich (55.000 € Jahresumsatz) nicht überschritten wird, besteht keine Umsatzsteuerpflicht. Wird diese Grenze überschritten, erfolgt der Wechsel zur Regelbesteuerung und Umsatzsteuer muss auf Rechnungen ausgewiesen und ans Finanzamt abgeführt werden. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung führt ebenfalls zur sofortigen Umsatzsteuerpflicht, unabhängig vom Umsatz.
Wann bin ich als Steuerpflichtiger umsatzsteuerpflichtig?
Ein Steuerpflichtiger wird umsatzsteuerpflichtig, sobald die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllt sind, insbesondere wenn der zulässige Jahresumsatz überschritten wird. Ebenso entsteht die Umsatzsteuerpflicht, wenn freiwillig auf die Steuerbefreiung durch eine Optionserklärung verzichtet wird. Ab diesem Zeitpunkt unterliegt die gesamte unternehmerische Tätigkeit der Regelbesteuerung.
Welche Rolle spielt der Sitz des Unternehmens bei der Besteuerung?
Der Sitz des Unternehmens bestimmt, in welchem Land die Regelbesteuerung angewendet wird und welches Umsatzsteuerrecht gilt. Dadurch ergeben sich auch die konkreten steuerlichen Pflichten wie Registrierung und Abgabe der Umsatzsteuererklärung. Außerdem beeinflusst er, ob Sonderregelungen wie Reverse Charge oder bestimmte Befreiungen zur Anwendung kommen. Insgesamt ist der Sitz damit ausschlaggebend für die gesamte umsatzsteuerliche Behandlung der Umsätze.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS