Umsatzsteuererklärung: Definition, Pflichten & Erfassung

Nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums erfolgt die Jahresabrechnung der Umsatzsteuer über die Umsatzsteuererklärung. Dabei werden alle im Laufe des Jahres geleisteten Zahlungen oder Gutschriften mit der tatsächlichen Umsatzsteuer des Jahres abgeglichen.

• Idealerweise stimmen die Beträge überein, sodass die Jahreserklärung lediglich die Zusammenfassung der monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungen darstellt.
• Weichen die Werte ab, kann eine Nachzahlung fällig werden, etwa wenn die Vorauszahlungen während des Jahres zu niedrig waren. Wird die Nachzahlung nicht fristgerecht geleistet, droht ein Säumniszuschlag.
• Der Umsatzsteuerbescheid wird schriftlich zugestellt. Die festgesetzte Steuer muss innerhalb eines Monats nach Zustellung bezahlt werden. Wer mit dem Bescheid nicht einverstanden ist, kann innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt Einspruch einlegen.

Unternehmen, die steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen und deren Jahresumsatz über 55.000 Euro liegt, sind verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen.

• Der Veranlagungszeitraum ist in der Regel das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann jedoch auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Unternehmen seinen Gewinn bereits für die Einkommensteuer nach einem solchen Wirtschaftsjahr ermittelt.
• Zusätzlich gelten weitere Bedingungen: Das Unternehmen muss der Sollbesteuerung unterliegen, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben und das Wirtschaftsjahr muss jeweils am Ende eines Kalendermonats abschließen. Außerdem ist es erforderlich, das Finanzamt schriftlich über die Nutzung eines abweichenden Wirtschaftsjahres zu informieren.

Der Umsatzsteuer unterliegen alle Leistungen, die ein Unternehmen im Inland gegen Entgelt im Rahmen seiner Tätigkeit erbringt. Dazu zählen insbesondere Warenlieferungen sowie Dienstleistungen wie freiberufliche Tätigkeiten, Handwerksleistungen oder auch Vermietung und Lizenzvergaben.

• Darüber hinaus fallen auch der Eigenverbrauch, die Einfuhr von Waren aus Drittländern sowie der innergemeinschaftliche Erwerb innerhalb der EU unter die Umsatzsteuerpflicht.
• Eine Umsatzsteuerschuld kann zudem entstehen, wenn Rechnungen fehlerhaft oder unberechtigt ausgestellt werden.
• Allerdings sind nicht alle diese Umsätze tatsächlich steuerpflichtig: Das Umsatzsteuergesetz sieht verschiedene Steuerbefreiungen vor.
• Besonders relevant ist dabei die Kleinunternehmerregelung, durch die bestimmte Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit sein können.

Kleinunternehmer machen von der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG Gebrauch und weisen daher keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus.

• Liegt der Jahresumsatz unter der maßgeblichen Grenze von 55.000, greift diese Umsatzsteuerbefreiung automatisch. Dadurch entfällt meist auch die Verpflichtung zur Abgabe regelmäßiger Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA).
• Kleinunternehmer haben die Möglichkeit, freiwillig auf diese Befreiung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu optieren. In diesem Fall müssen sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen und an das Finanzamt abführen und können im Gegenzug Vorsteuer geltend machen.

Beispiel: Eine Grafikdesignerin erzielt im Jahr 30.000 € Umsatz durch den Verkauf von Designleistungen und fällt damit unter die Kleinunternehmerregelung. Sie stellt ihren Kunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und muss keine regelmäßigen Voranmeldungen abgeben. Entscheidet sie sich jedoch freiwillig für die Regelbesteuerung, weist sie auf jeden Verkauf zusätzlich 20 % Umsatzsteuer aus.

Die Einkommensteuererklärung betrifft das persönliche Einkommen und ist für Angestellte und Selbstständige relevant. Die Umsatzsteuerjahreserklärung betrifft nur Unternehmer und stellt die Umsatzsteuer aus Einnahmen und Ausgaben gegenüber.

• Die Einkommensteuererklärung dient dazu, das gesamte Einkommen einer Person innerhalb eines Jahres zu erfassen und zu versteuern, unabhängig davon, ob es aus einem Angestelltenverhältnis oder aus selbstständiger Tätigkeit stammt.
• Die Umsatzsteuerjahreserklärung hingegen richtet sich ausschließlich an Unternehmer, die auf ihre Leistungen Umsatzsteuer erheben müssen. Dabei wird die eingenommene Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet und an das Finanzamt gemeldet.

Die Einhaltung der Fristen und insbesondere der jeweilige Abgabetermin sind bei der Umsatzsteuer besonders wichtig, um Säumniszuschläge zu vermeiden. Unternehmen müssen sowohl die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung als auch die jährliche Umsatzsteuererklärung termingerecht beim Finanzamt einreichen (vgl. § 21 UStG).