Buchhaltung für Kleinunternehmer in Österreich

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Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Buchhaltung für Kleinunternehmer leicht gemacht

Smarte Buchhaltung für Kleinunternehmer in Österreich 🇦🇹

Sie sind als Kleinunternehmer tätig und die ersten Aufträge am Markt sind da, doch mit der Selbstständigkeit beginnt auch die Buchhaltung: Sie müssen Rechnungen korrekt erstellen, Belege aufbewahren und Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen. Gerade am Anfang können Fristen und steuerliche Vorgaben schnell unübersichtlich werden. Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance lassen sich viele Aufgaben digital organisieren und von Anfang an strukturiert und zeitsparend aufsetzen.

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Buchhaltung als Kleinunternehmer: Was ist zu beachten?

Kleinunternehmer haben weniger Buchhaltungsaufwand als große Unternehmen und sind nicht verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu führen. Auch für Sie bringt die laufende Geschäftstätigkeit verschiedene buchhalterische Aufgaben mit sich.

Rechnungen als Kleinunternehmer schreiben

Kleinunternehmer müssen für ihre Leistungen oder Lieferungen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Bei der Rechnungslegung für Kleinunternehmer gelten besondere Vorgaben, da aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird. Kleinunternehmer sind unecht umsatzsteuerbefreit und sollten auf der Rechnung einen entsprechenden Hinweis anführen. Unter bestimmten Voraussetzungen benötigen Kleinunternehmer außerdem eine UID-Nummer, etwa für bestimmte grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge.

Mehr zu Rechnung Kleinunternehmer
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen

Kleinunternehmer können ihren Gewinn in Österreich über eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ermitteln. Dabei gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip, welches bei der Buchhaltung von Kleinunternehmern zählt. Einnahmen und Ausgaben werden in der Regel in dem Zeitpunkt erfasst, in dem das Geld tatsächlich zufließt oder abfließt. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch die Kleinunternehmerpauschalierung möglich. Die EAR dient als Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung.

Mehr zur E/A-Rechnung
Steuererklärung abgeben

Auch Kleinunternehmer müssen ihre steuerlichen Pflichten erfüllen und die erforderlichen Erklärungen beim Finanzamt einreichen. Die elektronische Plattform FinanzOnline wird dabei für die Steuerveranlagung genutzt. Dafür müssen Sie die relevanten betrieblichen Einnahmen und Ausgaben korrekt erfassen und in den entsprechenden Formularen angeben. Welche Erklärungen erforderlich sind, hängt von der individuellen Situation Ihres Unternehmens ab.

Steuererklärung für Kleinunternehmer
Kasse führen und Bareinnahmen erfassen

Nicht jeder Kleinunternehmer benötigt ein Kassenbuch oder eine Registrierkasse. Werden jedoch Bareinnahmen erzielt und die gesetzlichen Voraussetzungen für die Registrierkassenpflicht erfüllt, müssen Sie die Umsätze entsprechend erfassen und dokumentieren. Dabei sind die Vorgaben der Bundesabgabenordnung (BAO) zu beachten.

Mehr zur Bundesabgabenordnung
Geschäftsunterlagen aufbewahren

Rechnungen, Belege und andere geschäftliche Unterlagen müssen über die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt werden. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Belege müssen in Österreich mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Bei elektronisch gespeicherten Unterlagen müssen Sie außerdem die Anforderungen an eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Aufbewahrung berücksichtigen.

Mehr zu Aufbewahrungsfristen

Was bietet die Buchhaltungssoftware von FreeFinance für Kleinunternehmer?

Digitale Funktionen für eine einfachere und übersichtlichere Buchhaltung

Mit dem Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer von FreeFinance profitieren Sie von einer digitalen Lösung, die die Einarbeitung in die laufende Buchhaltung erleichtert und dabei hilft, wiederkehrende Aufgaben zu organisieren:

Vereinfachte Rechnungsstellung

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Mit FreeFinance lassen sich Kleinunternehmer-Rechnungen mit wenigen Klicks digital erstellen und verwalten. So können Sie Ihre Ausgangsrechnungen direkt über die Software organisieren und behalten den Überblick über offene und bereits bezahlte Rechnungen. Der Kleinunternehmer-Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung kann dabei ebenfalls berücksichtigt werden.

Einnahmen und Ausgaben verwalten

Einnahmen und Ausgaben lassen sich mit FreeFinance digital erfassen und übersichtlich verwalten. Dadurch können Sie Ihre laufenden Geschäftsvorgänge zentral dokumentieren und Ihre Finanzen im Blick behalten. FreeFinance erstellt auf Basis der erfassten Buchhaltungsdaten Steuerreports und berechnet relevante Kennzahlen für die Übermittlung ans Finanzamt.

Belege digital erfassen und verwalten

Mit FreeFinance lassen sich Belege digital erfassen und zentral verwalten. Die integrierte Belegerkennung unterstützt dabei, relevante Informationen automatisch zu übernehmen und den manuellen Aufwand bei der laufenden Buchhaltung zu reduzieren. So bleiben wichtige Buchhaltungsunterlagen übersichtlich an einem Ort und das Risiko von Fehlern bei der manuellen Erfassung lässt sich verringern.

Registrierkassen-Funktion

Mit der Registrierkassen-Funktion können Sie Bareinnahmen direkt digital erfassen und verwalten. Dadurch lassen sich Kassiervorgänge übersichtlich dokumentieren und relevante Buchhaltungsdaten direkt in FreeFinance erfassen. Die erfassten Umsätze stehen so für die weitere Buchhaltung und Auswertung zur Verfügung.

Zusammenarbeit mit Steuerberatern

FreeFinance unterstützt auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Relevante Buchhaltungsdaten und Unterlagen können digital bereitgestellt werden, sodass der Austausch mit dem Steuerberater einfacher organisiert werden kann. Dadurch lassen sich Buchhaltungsprozesse zwischen Unternehmen und Steuerberatung effizienter koordinieren.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Durch die digitale Unterstützung bei wiederkehrenden Buchhaltungsaufgaben können Selbstständige und Kleinunternehmer administrative Prozesse unkompliziert organisieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für Kunden, Aufträge und die eigentliche unternehmerische Tätigkeit. Unsere Nutzer sparen dadurch im Schnitt 3 Stunden pro Woche und können diese Zeit für ihr Kerngeschäft und ihre Kunden einsetzen.

Besonderheiten und Vorteile der Buchhaltungssoftware FreeFinance

Ihre Buchhaltung aus Österreich 🇦🇹 – mit Erfahrung, Know-how und persönlichem Support

15+ Jahre Erfahrung

Seit 2010 entwickelt FreeFinance Buchhaltungssoftware für Österreich. Die langjährige Erfahrung fließt in eine zuverlässige und praxisnahe Lösung für die tägliche Buchhaltung ein.

Entwickelt für Österreich

FreeFinance ist speziell auf die österreichischen Anforderungen im Rechnungswesen ausgerichtet. Die Software wird laufend an gesetzliche Änderungen und neue Anforderungen angepasst, damit Ihre Buchhaltung aktuell und rechtskonform bleibt.

Unterstützung, wenn Sie sie brauchen

Bei Fragen können Sie auf einen schnellen und verlässlichen Mail-Support zurückgreifen. So erhalten Sie Unterstützung direkt bei der Anwendung und müssen sich bei Fragen zur Buchhaltung nicht allein durch die Software arbeiten.

Erfahrungen unserer Kunden

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Häufige Fragen

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerrechtliche Sonderregelung für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von höchstens 55.000 Euro pro Jahr. Unternehmer, welche die Voraussetzungen erfüllen, sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit und weisen ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Die seit 2025 geltende Umsatzgrenze wird als Bruttogrenze betrachtet.

Als Kleinunternehmer in Österreich ist die Buchhaltung meist vergleichsweise einfach. Häufig reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bei der Sie Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben erfassen. Wichtig ist, alle Belege und Rechnungen ordentlich aufzubewahren und die Geschäftsvorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren.

Auch Kleinunternehmer müssen ihre Einnahmen und betrieblichen Ausgaben dokumentieren und die entsprechenden Belege aufbewahren. Welche konkreten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten gelten, hängt unter anderem von der Rechtsform und der Art des Unternehmens ab. Zusätzlich müssen die steuerlichen Fristen und Vorgaben des Finanzamts eingehalten werden.

Eine Rechnung von einem Kleinunternehmer enthält grundsätzlich keine ausgewiesene Umsatzsteuer, wenn die Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Beim Empfänger wird daher auch keine Vorsteuer aus dieser Rechnung abgezogen. Die Ausgabe wird stattdessen mit dem tatsächlich bezahlten Rechnungsbetrag erfasst.

Für Kleinunternehmer in Österreich gibt es verschiedene Buchhaltungsprogramme, die auf die österreichischen Anforderungen ausgerichtet sind. FreeFinance unterstützt unter anderem bei der Erstellung von Rechnungen, der digitalen Belegerfassung und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Software bündelt wichtige Funktionen für die laufende Buchhaltung und hilft dabei, administrative Prozesse digital und übersichtlich zu organisieren.