Einnahmen-Ausgaben-Rechnung + Vorlage ⇒ einfach erklärt
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kurz E/A, ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung. Dabei wird der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aus der Summe von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt.
Zum Inhalt dieses Artikels
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage: kostenloser Download
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) – auf einen Blick
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A): Übersicht
- Wer kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden?
- Exkurs: Verpflichtende doppelte Buchhaltung
- Exkurs: Pauschalierung
- Aufbau Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Beispiel 2026
- Tarifstufen der Einkommensteuer 2025 und 2026
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit FreeFinance
- Zusammenfassung
- Fragen und Antworten
- Quellen
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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage: kostenloser Download
Damit Sie eine Vorlage für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Orientierung haben und diese nicht selbst erstellen müssen, haben wir eine E/A-Vorlage im Excel-Format, die Sie gerne zur Orientierung verwenden und für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und kostenlos zum Download verfügbar:
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) – auf einen Blick
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Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? |
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens auf einfache Weise, indem tatsächlich erzielte Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden. |
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Wer kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden? |
Einzelunternehmer und bestimmte Personengesellschaften dürfen sie bei Einhaltung der Umsatzgrenzen ohne doppelte Buchführung nutzen, freie Berufe jederzeit. |
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Wer ist verpflichtet, die doppelte Buchhaltung zu führen? |
Kapitalgesellschaften und umsatzstarke Einzelunternehmen müssen doppelt buchen, freie Berufe nur freiwillig. |
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Was versteht man unter der Pauschalierung von Betriebsausgaben? |
Bei der Pauschalierung werden ab 2026 15 % des Netto-Umsatzes pauschal als Betriebsausgaben angesetzt, anstatt sie einzeln zu erfassen. |
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Wie ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufgebaut? |
Eine ordnungsgemäße E/A-Rechnung erfasst alle Einnahmen und Ausgaben, führt ein Wareneingangsbuch, Anlageverzeichnis, bei Mitarbeitern ein Lohnbuch und ggf. eine Registrierkasse. |
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung in der Buchhaltung, welche den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens anhand der tatsächlichen Zuflüsse und Abflüsse von Geldmittel feststellt, also aus der Summe von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A): Übersicht
Der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens wird am Jahresende ermittelt, indem alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt werden.
Als Gegenstück zur vollständigen E/A-Rechnung kann auf die Gewinnermittlung durch Pauschalierung zurückgegriffen werden. Dabei wird, je nach Variante der Pauschalberechnung, ein fixer Anteil am Umsatz als Betriebsausgabe angenommen.
Wer kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden?
Einzelunternehmer und Personengesellschaften (z.B. KG und OG), die eine natürliche Person als haftenden Gesellschafter haben, dürfen eine E/A-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
-
in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren darf der Umsatz jeweils 700.000 Euro nicht übersteigen,
-
der Umsatz in einem Jahr darf 1.000.000 Euro nicht übersteigen und
-
die doppelte Buchhaltung wird nicht freiwillig geführt.
Freie Berufe, wie Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, Schriftsteller, Dolmetscher, Künstler sowie Land- und Forstwirte dürfen stets die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden, unabhängig vom Umsatz.
Exkurs: Verpflichtende doppelte Buchhaltung
Zur doppelten Buchhaltung sind jedenfalls Kapitalgesellschaften, also GmbHs und AGs, verpflichtet, sowie Konstellationen von Unternehmen, in denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet (GmbH & Co KG).
Ebenso müssen Einzelunternehmen die doppelte Buchhaltung verwenden, sofern ihr:
-
Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro ist, oder
-
in zwei aufeinander folgenden Jahren der Jahresumsatz mehr als 700.000 Euro ausmacht.
Freie Berufe müssen nach § 189 Abs. 4 UGB, unabhängig von ihrem Umsatz, die Gewinnermittlung nie mittels doppelter Buchhaltung durchführen.
-
Selbstständige in freien Berufen haben die Möglichkeit, ihre Bücher auf freiwilliger Basis zu führen.
Bei Unternehmern, die zwar Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit nach § 22 EStG erzielen, aber nicht in den Bereich der freien Berufe im Sinne des Unternehmensgesetzbuches fallen (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller), gelten dagegen die Umsatzschwellenwerte des UGB.
-
Wenn diese Schwellenwerte überschritten werden, wird die Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 1 EStG angewendet.
Exkurs: Pauschalierung
Neben der Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der doppelten Buchhaltung kann auch eine Pauschalierung der Betriebsausgaben vorgenommen werden.
-
Dabei werden ab 2026 15 % des Netto-Umsatzes pauschal als Betriebsausgabe angenommen (2025 = 13,5 %).
Aufbau Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Für eine ordnungsgemäßen E/A-Rechnung gelten folgende Punkte:
-
Zudem müssen ein Wareneingangsbuch und ein Anlageverzeichnis geführt werden.
-
Werden Mitarbeiter beschäftigt, muss ein Lohnbuch geführt werden.
-
Je nachdem, ob man unter die Registrierkassenpflicht fällt, muss man zudem eine rechtskonforme Registrierkasse haben.
Anlagenverzeichnis:
Das Anlagenverzeichnis dient dazu, sämtliche Vermögenswerte in Form von Anlagen im Unternehmen abzubilden. Wichtig dabei ist, dass im Anlageverzeichnis zumindest folgende Informationen ersichtlich sind:
-
Laufende Inventarnummer
-
Datum der Anschaffung oder Herstellung
-
Art des Anlagegegenstandes
-
Name und Anschrift des Lieferanten
-
voraussichtliche Nutzungsdauer
-
jährlichen Abschreibungsbetrag
-
Restbuchwert am Ende der Rechnungsperiode
Wareneingangsbuch:
Im Wareneingangsbuch sind Waren einzutragen, die entweder zur weiteren Veräußerung im Sinne des Handels gedacht sind, oder in veredelter Form wieder in den Verkauf gelangen. Insbesondere umfasst das Wareneingangsbuch somit eine Aufzeichnung über die Zu- und Abgänge von:
-
Handelswaren
-
Halberzeugnisse und Zutaten
Registrierkasse:
Wenn der Umsatz 15.000 Euro im Jahr übersteigt und davon mehr als 7.500 Euro in bar (Kreditkarte, Bankomatkarte zählen dazu) sind, wird aufgrund der Registrierkassenpflicht eine entsprechende Registrierkasse benötigt.
Registrierkasse: mehr zum Thema
Registrierkassenpflicht: mehr zum Thema
Lohnkonto:
Sofern Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt werden, muss im Zuge der Lohnverrechnung für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto geführt werden.
Hinweis zur Aufbewahrung: Alle Belege, Rechnungen und Bücher, die in der E/A-Rechnung verwendet werden, müssen in Österreich gesetzlich 7 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Wareneingangsbuch, Anlageverzeichnis, Lohnkonten und Registrierkassenunterlagen.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Beispiel 2026
|
SV- und Steuer-Rechner |
Ø monatlich |
Ø jährlich |
|---|---|---|
|
Einnahmen Brutto |
4.000 EUR |
48.000 EUR |
|
Umsatzsteuer (USt): 20 % |
800 EUR |
9.600 EUR |
|
Einnahmen Netto |
3.200 EUR |
38.400 EUR |
|
- Laufende Ausgaben |
|
|
|
Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) |
320 EUR |
3.840 EUR |
|
Marketing & Werbung |
50 EUR |
600 EUR |
|
Kommunikationskosten |
35 EUR |
420 EUR |
|
170 EUR |
2.040 EUR |
|
|
85 EUR |
1.020 EUR |
|
|
= Summe der laufenden Ausgaben |
660 EUR |
7.920 EUR |
|
Bemessungsgrundlage SV |
2.540 EUR |
30.480 EUR |
|
Sozialversicherungsbeitrag (2026) |
681 EUR |
8.178 EUR |
|
Bemessungsgrundlage Gewinnfreibetrag |
|
22.302 EUR |
|
Gewinnfreibetrag (Grundfreibetrag) |
|
3.731 EUR |
|
Gewinn vor Steuern: Betriebsergebnis (EBIT) |
|
18.571 EUR |
|
Berücksichtigung Steuersatz 0 % |
|
13.539 EUR |
|
Mit 20 % Steuersatz zu versteuernder Gewinn |
|
5.032 EUR |
|
|
1006 EUR |
|
|
Nettogewinn |
|
17.565 EUR |
* Vom Betriebsergebnis in Höhe von 18.571 EUR sind 13.539 EUR steuerfrei und die Differenz in Höhe von 5.032 EUR wird mit 20 % gemäß der Steuerstufen 2026 besteuert.
Vom Nettogewinn (Gewinn vor Steuern, Betriebsergebnis EBIT) errechnet sich die Einkommensteuer anhand der Steuerstufen des betreffenden Jahres.
Tarifstufen der Einkommensteuer 2025 und 2026
|
Tarifstufe |
Einkommenshöhe 2025 (brutto) |
Einkommenshöhe 2026 (brutto) |
Steuersatz |
|---|---|---|---|
|
1 |
13.308 Euro und weniger |
13.539 Euro und weniger |
0 % |
|
2 |
13.308 Euro bis 21.617 Euro |
13.539 Euro bis 21.992 Euro |
20 % |
|
3 |
21.617 Euro bis 35.836 Euro |
21.992 Euro bis 36.458 Euro |
30 % |
|
4 |
35.836 Euro bis 69.166 Euro |
36.458 Euro bis 70.365 Euro |
40 % |
|
5 |
69.166 Euro bis 103.072 Euro |
70.365 Euro bis 104.859 Euro |
48 % |
|
6 |
103.072 Euro bis 1.000.000 Euro |
104.859 Euro bis 1.000.000 Euro |
50 % |
|
7 |
ab 1.000.000 Euro |
- |
55 %* |
-
Grundlage der Prognose: Erhöhung aller Tarifstufen bis zur höchsten Stufe um 1,75 %.
-
Quelle der Angaben: Bundesministerium für Finanzen
* Der erhöhte Steuersatz von 55 % ab einem zu versteuernden Einkommen von 1 Million Euro gilt nur für die Jahre von 2016 bis 2025. 2026 findet er voraussichtlich keine Anwendung mehr.
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Zusammenfassung
Bei der E/A-Rechnung wird die Summe aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gebildet. Das Ergebnis ergibt einen Unternehmensgewinn oder -Verlust.
Eine ordnungsgemäße E/A-Rechnung muss zudem folgende Aufzeichnungen beinhalten:
-
Registrierkasse (falls aufgrund der Registrierkassenpflicht benötigt)
-
Lohnverrechnung: im Zuge dieser ein Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer
Fragen und Antworten
Was versteht man unter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, bei dem nur jene Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden, die im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip).
Diese Methode wird häufig von Kleinunternehmern und Freiberuflern angewendet, um ihre finanzielle Situation zu verfolgen und steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen, ohne die komplexen Anforderungen der doppelten Buchführung.
Welche Kennzahlen liefert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung liefert wichtige Kennzahlen wie Gewinn, Umsatz und Betriebsausgaben und zeigt, wie viel Geld dem Betrieb tatsächlich zu- oder abfließt. Diese Zahlen bilden die Grundlage für Steuererklärungen beim Finanzamt, unternehmerische Entscheidungen in der Praxis und die Bilanzierung am Jahresende.
Wie wird die Umsatzsteuer in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung behandelt?
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gilt grundsätzlich die Bruttomethode, das heißt Einnahmen und Ausgaben werden inklusive Umsatzsteuer erfasst. Die vereinnahmte Umsatzsteuer und die Vorsteuer müssen jedoch separat als Unterlage für das Finanzamt nachvollziehbar ausgewiesen werden.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) führen?
Gewerbetreibende dürfen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dann anwenden, wenn
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nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) keine Buchführungspflicht besteht und
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Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.
Was ist der Unterschied zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist der deutsche Begriff für die vereinfachte Gewinnermittlung, während in Österreich der Begriff Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwendet wird. Der wesentliche Unterschied liegt in der Begrifflichkeit je nach Land, denn beide Begriffe beschreiben dieselbe Methode: die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss- und Abflussprinzip.
Benötige ich ein Buchhaltungsprogramm oder reicht Excel aus?
Ein Buchhaltungsprogramm ist nicht verpflichtend, Excel reicht aus, sofern die Führung der Aufzeichnungen, inklusive aller Bankkonten, vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfolgt. In der Praxis erleichtern Buchhaltungsprogramme jedoch die Auswertung von Kennzahlen, die Verwaltung der Umsatzsteuer und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Einkommensteuergesetz 1988 (EStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Steuertarife:
Bundesministerium für Finanzen