Einnahmen-Ausgaben-Rechnung-FreeFinance

E/A-Rechnung | Gewinnermittlung | Buchhaltung

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) mit Beispiel

Die Einnahmen-Ausgaben Rechnung, abgekürzt auch E/A, kann als vereinfachtes System der Gewinnermittlung angesehen werden.
Dabei wird der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens aus der Summe von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Wir zeigen, was man bei der E/A-Rechnung beachten muss und wie man dank digitaler Buchhaltung richtig Zeit sparen kann.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A): Übersicht

Grundsätzlich kann man festhalten, dass die E/A-Rechnung deutlich einfacher zu handhaben ist, weswegen gerade Neugründer häufig auf diese Methode der Gewinnermittlung zurückgreifen.

Der Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens wird am Jahresende ermittelt, indem alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt werden.

Als Gegenstück zur vollständigen E/A-Rechnung können Sie auf die Gewinnermittlung mittels Pauschalierung zurückgreifen. Dabei wird, je nach Variante der Pauschalberechnung, ein fixer Anteil am Umsatz als Betriebsausgabe angenommen. Die Doppelte Buchhaltung können Sie immer freiwillig führen.

Wer kann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden?

Einzelunternehmer und Personengesellschaften (O.G. und K.G.), die eine natürliche Person als haftenden Gesellschafter haben, dürfen eine E/A-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden, wenn:

  • in zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren der Umsatz jeweils 700.000 EUR nicht übersteigt

  • Der Umsatz in einem Jahr 1.000.000 EUR nicht übersteigt

  • die Doppelte Buchhaltung nicht freiwillig geführt wird

Freie Berufe, also z.B. Ärzte, Notare, Rechtsanwälte, aber auch Schriftsteller, Dolmetscher und Künstler sowie Land- und Forstwirte, dürfen jedenfalls immer auf die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zurückgreifen (unabhängig vom Umsatz).

Wer muss eine Doppelte Buchhaltung führen?

Zur Doppelten Buchhaltung sind jedenfalls Kapitalgesellschaften, also GmbHs und AGs, verpflichtet, sowie Konstellationen von Unternehmen, in denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet (GmbH & Co KG).

Ebenso müssen Einzelunternehmen die Doppelte Buchhaltung verwenden, sofern ihr:

  • Jahresumsatz größer als 1.000.000 EUR ist, oder
  • in zwei aufeinanderfolgenden Jahren der Jahresumsatz mehr als 700.000 EUR ausmacht.

Freie Berufe wie z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller, uvm. müssen, unabhängig vom Umsatz, die Gewinnermittlung nie mittels Doppelter Buchhaltung durchführen.

Land- und Forstwirte:

Land- und forstwirtschaftliche Betrieb sind laut § 125 der Bundesabgabenordnung (BAO) zur Buchführung verpflichtet, wenn:

  • Der Umsatz des Betriebs in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 550.000 EUR übersteigt oder
  • der Einheitswert eines Betriebs zum 1. Jänner 150.000 EUR übersteigt.

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Pauschalierung bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung - sinnvoll?

Bei der Basispauschalierung werden die Ausgaben als Pauschalbetrag aus dem Nettoumsatz berechnet. Zusätzlich können noch spezielle Ausgaben geltend gemacht werden.
Im Regelfall ist die Betriebs-Ausgaben-Pauschale mit 12 % des Netto-Umsatzes anzusetzen, wobei der Netto-Umsatz alle Verkäufe ohne Umsatz-Steuer sind.

Was ist Pauschalierung genau?

Geregelt ist die Pauschalierung in § 17 EStG und wird als Gewinnermittlung nach Durchschnittsteuersätzen bezeichnet. Sie ist als Alternative und Vereinfachung zur Einnahmen – Ausgaben Rechnung gedacht. Durch die Pauschalierung ist der Unternehmer nicht mehr verpflichtet alle Ausgabenbelege zu sammeln und diese dann summiert dem Finanzamt mitzuteilen.
Grundlegend gibt es zwei verschiedene Arten der Pauschalierung:

Grundlegend gibt es zwei Arten von Pauschalierung:

  • Die Ausgabenpauschalierung ist weiter in drei verschiedene Arten unterteilt:
    • Basispauschalierung
    • Branchenpauschalierung mit Ausgabenpauschale
    • Spezielle Branchenpauschalierung für nicht buchführende Gewerbe
  • Gewinnpauschale
    • Branchenpauschalierung mit Gewinnpauschale (für Gastgewerbe und Lebensmittelhandel)
  • Spezielle Pauschalierungen für Land- und Forstwirte in verschiedenen Varianten je nach Landwirtschaft und Größe:
    • Gewinnpauschalierung aufgrund des Einheitswertes
    • Ausgabenpauschalierung

Zusätzlich gibt es die sogenannte Vorsteuerpauschalierung, die nur in Verbindung mit der Ausgabenpauschalierung möglich ist.

In den folgenden Absätzen werden die Details zu den verschiedenen Möglichkeiten erläutert. Unternehmer, die eine der Pauschalierungsarten wahrnehmen, sind gesetzlich nicht mehr verpflichtet Aufzeichnungen zu führen. Es empfiehlt sich jedoch die EAR trotzdem durchzuführen, um zu sehen ob es durch die Pauschalierung überhaupt zu einem Vorteil kommt. Der Wechsel zwischen EAR und Pauschalierung ist prinzipiell in jedem Kalenderjahr möglich. Eine Ausnahme stellt die Basispauschalierung dar, bei der eine Sperrfrist von 5 Jahren eingehalten werden muss, bis der Wechsel der Gewinnermittlungsart wieder durchgeführt werden darf.

Basispauschalierung

Bei der Basispauschalierung, oder auch Betriebsausgabenpauschalierung genannt, bilden alle Einkünfte aus der unternehmerischen Tätigkeit die Grundlage für die mit 12 % angesetzten Ausgaben, maximal jedoch 26.400 EUR. Als Betrag wird immer der Netto-Betrag, also ohne Umsatzsteuer, zur Berechnung herangezogen.

Die Voraussetzungen für die Basispauschalierungen sind:

  • Selbständige Arbeit oder Gewerbebetrieb
  • Die Gewinnermittlung ist grundsätzlich mittels EAR möglich
  • Umsatzgrenze von 220.000 EUR des Vorjahres darf nicht überschritten werden
  • In der Steuererklärung muss vermerkt sein, dass die Basispauschalierung zur Anwendung kommt. Seit 2007 ist dies durch Ankreuzen in der Einkommensteuererklärung durchzuführen.

Bei folgenden Tätigkeiten reduziert sich der Pauschalbetrag auf 6 % bzw. maximal 13.200 EUR:

  • Kaufmännische oder technische Beratung
  • Vermögensverwaltende Tätigkeit bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer
  • Erzieherische Tätigkeit
  • Vortragende, wissenschaftliche und unterrichtende sowie schriftstellerische Tätigkeit
  • Wissenschaftler und Schriftsteller (Sofern für Schriftsteller nicht die Branchenpauschalierung herangezogen wird)
  • Aufsichtsräte
  • Gesellschafter mit einer Beteiligung > 25 %

Zusätzlich zu den in der Pauschalierung abgegoltenen Ausgaben können noch folgende Ausgaben unter Nachweis von Belegen als Ausgaben deklariert werden:

  • Löhne und Gehälter inklusive Lohnnebenkosten
  • Fremdlöhne (z.B.: Subhonorare)
  • Sozialversicherungsbeträge
  • Aufwendungen für Waren, Halberzeugnisse und Roh- bzw. Hilfsstoffe inklusive der damit verbundenen Anschaffungskosten (wie z.B.: Zölle oder Transportkosten)

Additiv zur Ausgabenpauschalierung kann auch eine Vorsteuerpauschalierung in der Höhe von 1,8 % des Umsatzes, maximal jedoch 3.960 EUR in Anspruch genommen werden. Zusätzlich zur Pauschale können weiters noch die Vorsteuer aus den bereits bei der Basispauschalierung genannten Punkten Fremdlöhne und Waren hinzugenommen werden. Theoretisch ist eine reine Vorsteuerpauschalierung ohne Ausgabenpauschale auch möglich. Hierbei muss die EAR jedoch in der Bruttomethode durchgeführt werden und gelangt in der Praxis äußerst selten zur Anwendung und wird in dieser Arbeit nicht weiter behandelt.

Vorsteuerpauschalierung § 14 UStG UStR Rz 2226

  • Inanspruchnahme: ESt und USt unabhängig voneinander
  • Voraussetzung:
    • Selbständige Arbeit oder Gewerbebetrieb
    • Vorjahresumsatz < 220.000 EUR
  • Bindung der Pauschalierung: 2 Jahre
  • Karenzfrist für neuerliche Pauschalierung: 5 Jahre
  • Bemessungsgrundlage:
    • Gesamtumsatz aus Tätigkeiten gem. § 22 u. § 23 EStG, ausg. Hilfsgeschäfte
    • 1,8 % des Gesamtumsatzes max. 3.960,00 EUR
  • weitere Betriebsausgaben bzw. zusätzlich abziehbare Vorsteuern: abnutzbares Anlagevermögen mit AHK von über 1.100,00 EUR, Grundstücke, Lieferungen von Waren, RHB, Fremdlöhne für Betriebsleistung; Sonderregelungen gelten bei Anwendung der VO 627/1983
  • Sonstiges: Anwendung für jeden Betrieb gesondert möglich
  • Inanspruchnahmein USt-Erklärung oder schriftliche Erklärung bis zur Rechtskraft des Bescheids

Branchenpauschalierung

Seit 1989 besteht die Verordnung über die Pauschalierung bestimmter Betriebsausgaben für 54 verschiedene Gewerbearten. Die komplizierte Aufteilung wurde ab 2003 durch eine übersichtlichere Verordnung, die bestimmte Branchen unter den Prämissen dass 

  • keine Buchführungspflicht besteht
  • keine freiwillige Buchführung durchgeführt wird

Das Limit des Vorjahresumsatzes beträgt netto 255.000 EUR. Ist dies gewährleistet, so darf der (Jahres) Gewinn pauschal mit einem Sockelbetrag von 2.180 EUR zuzüglich 5,5 % der Betriebseinnahmen angesetzt werden. Der Mindestbetrag beträgt jedoch 10.900 EUR. Wird der Betrieb nicht ganzjährig aufrechterhalten, so erfolgt keine Aliquotierung. Weitere Betriebsausgaben dürfen nicht geltend gemacht werden. Neu ab 1.1.2008 ist, dass Provisionen (z.B.: aus Lotto/Toto Annahmestellen) als gesonderte Einnahmen anzusetzen und nicht unter die pauschalierten Einnahmen einzuordnen sind. Weiters sind so genannte außergewöhnliche Vorgänge, z.B.: Veräußerung des Betriebes oder Entnahme von Betriebsgebäuden außerhalb der Pauschalierung anzusetzen. Die Vorsteuerpauschalierung wird mit 5,5 % der Bruttoeinnahmen ohne Getränkeumsätze berechnet. Zusätzlich zur Pauschale kann die Vorsteuer von Getränkelieferungen, sowie diversen Investitionen und Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten mit einem Betrag von mehr als 1.100 EUR angesetzt werden. Die Aufzeichnungspflicht gilt für die Einnahmen samt Vorsteuer für Getränkelieferungen mittels Wareneingangsbuch. Im Zuge der Einkommensteuererklärung ist das Formular 11E auszufüllen.

Mit einem maximalen Vorjahresumsatz von 400.000 EUR (bis 2009 600.000 EUR) ist hier der Gewinn pauschal mit 3.630 EUR plus 2 % der Einnahmen (inkl. USt) zu bewerten. Die Vorsteuer wird mit 7 % der Lebensmitteleinnahmen, die mit 10 % Umsatzsteuer definiert sind, Getränke ausgenommen, definiert. Zusätzlich kann hier analog zum vorigen Punkt die Vorsteuer für Getränke und Investitionen extra geltend gemacht werden. Im Zuge der Einkommensteuererklärung ist das Formular 12E auszufüllen.

Drogisten werden analog zur Basispauschalierung mit einer Ausgabenpauschale von 12 % bemessen. Die Vorsteuerpauschale ist mit 1,8 % zuzüglich der tatsächlichen Vorsteuer aus Wareneinsatz und Investitionen ab einem Betrag von 1.100 EUR festgesetzt.

Handelsvertreter dürfen eine jährliche Ausgabenpauschale in der Höhe von ebenfalls 12 %, maximal jedoch 5.825 EUR, angeben. Die Vorsteuer kann mit 1,44 % oder maximal 699 EUR angesetzt werden. Die Pauschale beinhaltet folgende Ausgaben: Tagesgelder, Räume im Wohnungsverband und Bewirtungsspesen. Alle anderen Betriebsausgaben, wie zB: Internet, Telefon, Miete für Büro oder Lager und PKW- Aufwendungen als Aufwand geltend gemacht werden. Im Zuge der Einkommensteuererklärung ist das Formular Komb. 10 auszufüllen.

Auch hier gilt eine Ausgabenpauschale von 12 % mit einem gedeckeltem Betrag von 8.725 EUR. Die Pauschale beinhaltet folgende Ausgaben: Tagesgelder, Räume im Wohnungsverband und Bewirtungsspesen. Weiters sind alle technischen Hilfsmittel, Büromaterial, Fachliteratur, Telefon, Eintrittsgelder, Kleidung und Kosmetika sowie Miete für Proberäume oder Atelier abpauschaliert. Die Vorsteuerpauschale wird ebenfalls mit 1,44% festgesetzt. Der Maximalbetrag beläuft sich hier auf 1.047 EUR. Im Zuge der Einkommensteuererklärung ist das Formular Komb. 9 auszufüllen.

Selbständige Sportler, die den überwiegenden Teil ihrer Einkünfte im Ausland erwirtschaften, aber noch in Österreich steuerpflichtig sind, müssen 33 % aller Einnahmen (inkl. Werbeeinnahmen) in Österreich versteuert werden. Dies kann auf extra Antrag erfolgen.

Pauschalierung für nicht buchführende Gewerbetreibende

Hierbei handelt es sich um Gewerbetreibende, die weder Aufzeichnungen noch Bücher führen und in einer von 54 möglichen Branchen tätig sind.

Auf Basis der Betriebseinnahmen werden die jeweils festgesetzten Pauschalbeträge, analog zur Ausgabenpauschale, berechnet. Diese reichen von 7,1 % für Hutmacher, Modisten und Schirmmacher über 10,4 % für Tischler, bis zu 17,7 % für Glaser oder 20,7 % für Münzreinigungsbetriebe.

Zusätzlich sind nachweisliche Ausgaben wie Anlagen, geringwertige Wirtschaftsgüter, Waren, Sozialversicherung, Löhne und Gehälter abzusetzen.

Land- und Forstwirte

Für Land- und Forstwirte, die ihre Gewinnermittlung mittels der Einheitswertsmethode (EHW) durchführen, gibt es spezielle Regelungen.

Der EHW wird wie folgt berechnet:

Eigenbesitz
+ Zupachtungen
- Verpachtungen
Einheitswert

Auf Basis dieser Berechnung erfolgt nun die Einteilung der möglichen Pauschalierungsarten. 

  • Liegt der EHW unter 65.500 EUR, so kommt die so genannte Gewinnpauschalierung oder Vollpauschalierung zum Einsatz. Bei dieser wird der Gewinn grundsätzlich mit einem, seit 2007 vereinheitlichten, Satz von 39 % vom EHW berechnet. Die Entscheidung ob die Vollpauschalierung eingesetzt werden kann hängt auch von der Art der Tätigkeit ab. Beispielsweise wird beim Weinbau eine größenabhängige Einteilung verwendet (bis 60 Ar: Berechnung mittels EHW; über 60 Ar müssen die Einnahmen aufgezeichnet werden. Davon ist eine 70 %ig Ausgabenpauschale abzuziehen). Forstwirte müssen bei den Einkünften aus Forstwirtschaft unter 11.000 EUR bleiben, um die Vollpauschalierung verwenden zu dürfen. Ähnliche Regelungen gibt es auch für Almwirtschaft, Gartenbau und Buschen- bzw. Mostschanken. Von dem daraus berechneten Betrag können zusätzlich noch Sozialversicherung, Pachtzins und Zins abgezogen werden. Einkünfte aus z.B.: Pachterlösen oder Gewinne aus Nebenerwerben oder Flaschenverkäufen sind jedoch gesondert zu versteuern.
  • Liegt der EHW zwischen 65.500 EUR und 150.000 EUR, so besteht die Aufzeichnungspflicht über die Einnahmen. Bei Landwirten beträgt die Pauschale 70%, die zur Berechnung der Ausgaben herangezogen werden muss. Diese Art der Pauschalierung wird demnach Ausgaben- oder Teilpauschalierung genannt.
  • Liegt der EHW über 150.000 EUR, so ist der Unternehmer zur Buchführung (Doppelte Buchhaltung) verpflichtet.

  

Berechnung der Pauschalierung

Die Berechnung der Pauschalbeträge basiert in erster Linie auf den Nettoeinnahmen, bei Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhändlern sowie Gaststätten- und Beherbergungsbetriebe auf den Bruttoeinnahmen. Auf Basis dieser werden die Prozentsätze (z.B.: 12 % bei der Basispauschalierung) der pauschalierten Ausgaben berechnet. Die zusätzlich aufgezeichneten und genehmigten Ausgaben, wie Waren, Sozialversicherung oder Fremdlöhne, werden davon abgezogen. Wird die Aufzeichnung mittels Bruttomethode durchgeführt, so sind die Umsatzsteuerbuchungen (USt-Gutschrift bzw. USt-Zahllast) zusätzliche Ausgaben bzw. Einnahmen. Der verbliebene Betrag gilt als Gewinn und wird als Grundlage zur Berechnung der Einkommensteuer herangezogen.

Beispiel:

Beschreibung Betrag (EUR)
Nettoumsatz 100.000,--
Wareneinkauf (netto) - 45.000,--
Personalaufwand - 20.000,--
Sozialversicherung, Lohnnebenkosten - 11.000,--
12 % Ausgabenpauschale - 12.000,--
Gewinn (zu versteuern) 12.000,--

Parallel zur Ausgabenpauschale kann auch eine Vorsteuerpauschale vom Unternehmer angewendet werden, wenn die Umsätze des Vorjahres 220.000 € nicht übersteigen. Diese berechnet sich auf Basis der Nettoumsätze ohne Hilfsgeschäfte (wie z.B.: Anlagenverkäufe).

Beispiel:

Beschreibung Betrag (EUR)
1,8 % Vorsteuerpauschale von 100.000 EUR Nettoumsatz 1.800,--
Vorsteuer von Fremdlöhnen 900,--
Vorsteuer von Waren 6.500,--
Vorsteuer von Anlagen > 1.100 EUR Anschaffungskosten 1.500,--
Vorsteuer gesamt

10.700,--

In der Berechnung der Umsatzsteuerzahllast wird die Umsatzsteuer der Einnahmen mit der vorhin berechneten Vorsteuer gegen gerechnet.

Die Gewinnpauschalierung wird bei den Branchen Gastgewerbe und Beherbergungsbetriebe, sowie dem Lebensmitteleinzelhandel angewendet. Der vom Gesetz definierte Prozentsatz bezeichnet nicht die Höhe der Ausgaben, sondern die Höhe des Gewinnes. Dazu kommt ein fixer Sockelbetrag, der auf jeden Fall hinzugezählt wird. Zur Berechnung des Gewinns werden die Bruttoeinnahmen herangezogen und davon der prozentuelle Gewinn erhoben. 

Beispiel:

Bruttoeinnahmen alkoholische Getränke 80.000,--
Bruttoeinnahmen antialkoholische Getränke 50.000,--
Bruttoeinnahmen sonstige Getränke 2.000,--
Bruttoeinnahmen Speisen 38.000,--
Bruttoeinnahmen Tabakwaren 2.000,--
Gesamtumsatz Brutto 172.000,--

 

5,5 % Pauschalbetrag von 172.000,-- 9.460,--
Sockelbetrag 2.180,--
+ Provisionen 500,--
+ außergewöhnliche Vorgänge (zb: Entnahme Gebäudeanteil) 5.000,--
Steuerpflichtiger Gewinn 17.140,--

Bei der Berechnung der Vorsteuer für pauschalierte Gastgewerbe und Beherbergungsbetriebe werden die tatsächlichen Vorsteuern aus Getränkeeinkäufen und Investitionen über 1.100 EUR gesondert berechnet. In die Pauschale sind alle anderen Betriebseinnahmen einbezogen.

Beispiel:

Tatsächliche Vorsteuer aus Getränkeeinkäufe 5.000,--
Tatsächliche Vorsteuer aus Investitionen 3.500,--
Pauschalierte Vorsteuer 5,5 % von 40.000,-- EUR (siehe Beispiel vorher: Bruttoeinnahmen Speisen + Tabakwaren) 2.200,--
Vorsteuer gesamt 10.700,--

Unecht umsatzsteuerbefreite Unternehmer

Eine weitere besondere steuerliche Behandlung erfahren nicht nur Unternehmer, welche die Pauschalierung anwenden, sondern auch sogenannte unecht umsatzsteuerbefreite Unternehmer. Was hier zu beachten ist, kann auf der Ratgeber-Seite zur unechten Umsatzsteuerbefreiung nachgelesen werden.

Unecht umsatzsteuerbefreite Unternehmer

Kleinunternehmer bzw. Kleinstunternehmer, das sind Unternehmer mit einem Netto-Umsatz von unter 35.000 EUR pro Jahr, sind unecht umsatzsteuerbefreit.

Was genau das bedeutet und worauf geachtet werden muss, ist auf der Ratgeber-Seite zu diesem Thema genauer beschrieben.

Welche Aufzeichnungen muss eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung enthalten?

In einer ordnungsgemäßen E/A-Rechnung müssen jedenfalls sämtliche Einnahmen und Ausgeben erfasst sein. Zudem muss ein Wareneingangsbuch und ein Anlageverzeichnis geführt werden.

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, muss zudem ein Lohnbuch geführt werden. Je nachdem, ob Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen, müssen Sie zudem eine rechtskonforme Registrierkasse haben.
Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema Registrierkassenpflicht in Österreich.

Digitale Buchhaltung

Das Zeitalter der digitalen Buchhaltung hat begonnen!
Laut BAO ist eine Buchhaltung und Aufzeichnung mittels geeigneter "Datenträger" zulässig, sofern die vollständige und richtige Erfassung der Geschäftsfälle gewährleistet ist und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sichergestellt wird.

Das bedeutet, dass man sich getrost von vielen Mappen und Ordnern verabschieden kann. Es müssen lediglich die Originalbelege aufbewahrt werden. Die digitale Buchhaltung von FreeFinance macht es möglich.

Bitte beachten Sie: Buchhaltung mit Excel ist somit nicht im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO) möglich, da die Daten jederzeit geändert werden können und nicht nachvollzogen und überprüft werden kann, wann die Daten geändert worden sind.

Erfassung der Betriebseinnamen und Betriebsausgaben

In der E/A-Rechnung sind alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu erfassen. Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, wie diese Aufzeichnung aussehen darf.
In jedem Fall müssen bestimmte Mindeststandards erfüllt sein. Die unterste Grenze bildet dabei das Formular E1, welches Sie für die Abgabe Ihrer Einkommensteuererklärung benötigen.

Anlagenverzeichnis

Die jährlichen Abschreibungen des abnutzbaren Anlagenvermögens (Absetzung für Abnutzung oder kurz: AfA) müssen in einem eigenen Verzeichnis aufgezeichnet werden.
Die genauen Details zur AfA finden Sie in unserem Ratgeberartikel zum Thema AfA.
Detaillierte Ausführungen zu Bestimmungen und Angaben des Anlagenverzeichnisses sowie zum Anlagenverzeichnis in der FreeFinance Buchhaltung finden Sie außerdem hier!

Registrierkasse

Wenn Ihr Umsatz 15.000 EUR im Jahr übersteigt und davon mehr als 7.500 EUR in bar (Kreditkarte, Bankomatkarte zählen dazu) sind, dann benötigen Sie eine Registrierkasse.
Details finden Sie in unserem Ratgeberartikel zum Thema Registrierkassenpflicht in Österreich.

Wareneingangsbuch

Im Wareneingangsbuch müssen alle Waren eingetragen werden, die Sie als Unternehmer erwerben, um damit zu handeln oder diese weiterzuverarbeiten. Weiter lesen...

Lohnkonto

Sofern Sie Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen beschäftigen, muss für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto geführt werden.

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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage | E/A Vorlage

Sie haben gerade Ihr Unternehmen gegründet oder sind gerade im Begriff, das zu tun?
Die Organisation der Buchhaltung ist ein wesentliches Kriterium für den nachhaltigen unternehmerischen Erfolg.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Vorlage für die Einnahmen-Ausgaben Rechnung sind, möchten wir Ihnen an dieser Stelle die entsprechende Vorlage der Wirtschaftskammer Österreich empfehlen. Sie finden diese Vorlage unter nachstehendem Link zum Download.

FreeFinance Logo

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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Excel: Vorlage einer E/A-Rechnung

Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in dieser Form (Excel) vom Finanzamt so nicht akzeptiert wird. Die Vorlage dient lediglich zur internen Verwendung.

E/A-Vorlage der WKO

Die Rechnung im Excel-Format ist auch keine der Bundesabgabenordnung (BAO) entsprechende Form zur Vorlage bzw. Einreichung beim Finanzamt und somit nicht zulässig!

Die Aufzeichnung mit bzw. in Excel ist wie in diesem Artikel schon angeführt ausdrücklich nicht im Sinne der Bundesabgabenordnung, weil diese Aufzeichnungen (Daten) jederzeit geändert werden können und nicht es nicht nachvollzogen und überprüft werden kann, wann diese Daten gegebenenfalls geändert worden sind.

Vorlage Finanzamt (Excel)

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Rechnung im Excel-Format ist auch keine der Bundesabgabenordnung (BAO) entsprechende Form zur Vorlage bzw. Einreichung beim Finanzamt und somit nicht zulässig!

Die Aufzeichnung mit bzw. in Excel ist wie in diesem Artikel schon angeführt ausdrücklich nicht im Sinne der Bundesabgabenordnung, weil diese Aufzeichnungen (Daten) jederzeit geändert werden können und es nicht nachvollzogen und überprüft werden kann, wann diese Daten gegebenenfalls geändert worden sind.

Das heißt auch, eine Excel-Rechnung als Vorlage erfüllt nicht die Kriterien und rechtlichen Bestimmungen beim Finanzamt!

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Beispiel | E/A Beispiel

Wie eine - in diesem Fall natürlich fiktive - Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit der entsprechenden Steuerstufe aussehen kann, finden sie hier anhand der tabellarischen Beispielrechnung.

Die zu beachtenden Steuerstufen sind der Rechnung zur Veranschaulichung vorangestellt.

Praxisbeispiel zur Veranschaulichung der Beispielrechnung:

Frau Mayrhofer führt als Einzelunternehmerin eine Agentur und Unternehmensberatung mit Brutto-Jahreseinnahmen 2020 in Höhe von 36.000 EUR und verwendet als Gewinnermittlungsart die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben.

Tatsächliche Betriebsausgaben vs. pauschalierte Betriebsausgaben:

Durch diese vollständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung meldet Frau Mayrhofer dem Finanzamt neben ihren Einnahmen auch die tatsächlichen Betriebsausgaben, also jene Be­triebs­aus­gab­en, die mit Belegen nachweisbar sind. Diese umfassen neben der anfallenden Raumkosten für ihr Büro inkl. Miete, Strom und Heizkosten auch die genauen Ausgaben für Marketing und Werbung, geschäftliche Kommunikationskosten, Kosten für Firmenfahrzeug und Reisen sowie die Abschreibungen für Abnutzung (AfA).

Diese genauen Ausgaben werden steuermindernd geltend gemacht, was durch die geschäftlichen Rahmenbedingungen von Frau Mayrhofer sinnvoll ist:

Im Gegensatz zu vielen freien Dienstnehmern oder Werkvertragsnehmern, die keine oder nur geringe tat­sächliche Betriebsausgaben haben, hat Frau Mayrhofer durch den laufenden Betrieb und fortlaufende Investitionen in und Wartung von technischer Ausstattung im Vergleich etwas höhere tatsächliche Betriebsausgaben.
Für jene mit keinen oder geringen Betriebsausgaben hingegen gibt es die Möglich­keit, diese Ausgaben pauschal an­zu­setz­en. Dadurch wird der steuer­pflicht­ige Gewinn gemindert und Sie müssen weniger Steuer zahlen.

Von ihrem monatlichen Umsatz bzw. Jahresumsatz zieht Frau Mayrhofer die Umsatzsteuer in Höhe von 20 % des Brutto-Umsatzes ab, ebenso die genauen Betriebsausgaben von Raumkosten bis Reisekosten sowie Abschreibungen auf ihre Wirtschaftsgüter und stellt diese Gesamtsumme der Summe ihrer Einkünfte gegenüber.
Es ergibt sich das Betriebsergebnis, der Gewinn vor Steuern.

Von ihrem monatlichen Umsatz in Höhe von netto 2.400 EUR bleibt abzüglich der tatsächlichen Betriebsausgaben eine Einnahme vor Steuern von 1.740 EUR.
Vom Jahresumsatz in Höhe von netto 28.800 EUR ergibt das ein Betriebsergebnis vor Steuern in Höhe von 20.880 EUR.

Nun werden noch der Sozialversicherungsbeitrag - in der Rechnung sowohl monatlich als auch jährlich ausgewiesen - abgezogen, der steuerfreie Gewinnfreibetrag in Höhe von 13 % gerechnet auf ihr Betriebsergebnis vor Steuern (hier 20.880 EUR) berücksichtigt, final noch die Einkommensteuer entsprechend der Steuerstufe sowie der Absetzbeträge abgezogen.

Somit ergibt sich für Frau Mayrhofer anhand ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit tatsächlichen Betriebsausgaben ein Nettogewinn von 14.720 EUR.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Steuerstufen

Höhe der Einkommensteuer: Steuerstufen

Im folgenden Abschnitt finden Sie das Fallbeispiel anhand einer diesen Kennzahlen entsprechenden Beispiel-Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abgebildet sowie die Höhe der jeweiligen Einkommensteuer anhand der Steuerstufen ausgewiesen:

Steuerstufen

  1. Gewinn bis 11.000 EUR ► 00 %
  2. Gewinn bis 18.000 EUR (vor 2020 25 %) ► 20 %
  3. Gewinn bis 31.000 EUR ► 35 %
  4. Gewinn bis 60.000 EUR ► 42 %
  5. Gewinn bis 90.000 EUR ► 48 %
  6. Gewinn bis 1.000.000 EUR ► 50 %
  7. Gewinn über 1.000.000 EUR ► 55 %

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Beispiel

SV- und Steuer-Rechner Ø monatlich Ø jährlich
Einnahmen Brutto 3.000 EUR 36.000 EUR
Umsatzsteuer (20 %) 600 EUR 7.200 EUR
Einnahmen Netto 2.400 EUR 28.800 EUR
- Laufende Ausgaben    
Raumkosten (Miete, Strom, Heizung) 320 EUR 3.840 EUR
Marketing & Werbung 50 EUR 600 EUR
Kommunikationskosten 35 EUR 420 EUR
Auto & Reisekosten 170 EUR 2.040 EUR
Abschreibungen (AfA) 85 EUR 1.020 EUR
= Summe der laufenden Ausgaben 660 EUR 7.920 EUR
Gewinn vor Steuern (Betriebsergebnis) 1.740 EUR 20.880 EUR
Sozialversicherungsbeitrag (2020) 477 EUR 5.723 EUR
Gewinnfreibetrag   2.714 EUR
Bemessungsgrundlage ESt.   15.157 EUR
Einkommensteuer   437 EUR
= Nettogewinn   14.720 EUR

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit FreeFinance

FreeFinance bietet eine komplette und rechtskonforme Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit allen notwendigen Nebenbüchern, Direktschnittstelle zu FinanzOnline und einem DSGVO-konformen digitalen Archiv für alle Ihre Belege. So vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung deutlich und können sich wieder mehr auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren.

Ich habe sehr viel Spaß mit Ihrer Software. Dadurch konnte ich mir als Einnahmen/Ausgaben Rechner bisher sehr viel Geld ersparen und ich habe meine Zahlen viel besser und aktueller im Auge.
Karim Schlemmer, EDV Handel & Service

Ein weiterer Vorteil von FreeFinance ist, dass unsere Buchhaltungssoftware mit Ihnen und Ihrem Geschäft mitwächst. Sie wechseln zur Doppelten Buchhaltung oder benötigen eine Registrierkasse?
Eine Reisekostenabrechnung wäre auch nicht schlecht und Sie möchten die Rechnungslegung integrieren?
Kein Problem - FreeFinance ist flexibel. Sie können jederzeit Paket wechseln oder eine Zusatzoption hinzukaufen - selbstverständlich rechtskonform in Österreich.

Funktionsumfang E/A-Rechnung mit FreeFinance:

  • E/A-Rechnung mit Mehr-Weniger-Rechnung und maßgeschneidertem, individualisierbarem Kontenrahmen. Ganz egal ob Netto- oder Bruttoverrechnung, ob Pauschalierung, egal welche Branche. Inklusive Export nach §§ 131, 132 BAO.

  • Anlagenbuch, Kassen- und Bankbuch sowie Wareneingangsbuch (EAR) sind in Ihre Buchhaltung vollständig integriert. Anlagen im Anlagenverzeichnis verwalten, Jahresabschreibungen verbuchen.
    Nachträgliche Änderungen an Nutzungsdauer oder Anschaffungswert durchführen, vorzeitiges Ausscheiden sowie Gewinnfreibetrag werden unterstützt.

  • Erstellen Sie die Beilage zur Einkommensteuererklärung (E1A/B/K1) sowie die Umsatzsteuererklärung (U1), Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und Zusammenfassende Meldung (ZM) mit nur einem Klick. Diese können abgelegt, gedruckt und einfach in FinanzOnline übernommen werden.
    Mit einer konfigurierten Direktschnittstelle zu FinanzOnline können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA, Formular U30) sowie die Zusammenfassende Meldung (ZM) bequem direkt elektronisch an FinanzOnline übermitteln.
    Inklusive der Möglichkeit der UID-Nummern-Prüfung und dem Abfragen Ihrer FinanzOnline-Databox.

  • Buchen mit dem Smartphone: erfassen Sie Belege direkt vor Ort mit der kostenlosen Smartphone-App PaperCut für Android und iOS anhand von QR-Codes, hängen Sie ein Foto vom Beleg dazu und verbuchen Sie ihn mit einem Klick zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.

  • Benachrichtigungen - nie wieder eine Frist verpassen: Definieren Sie, wie und woran Sie von FreeFinance erinnert werden möchten. Konfigurieren Sie sich Ihre individuelle Benachrichtigungen rund um Ihre Buchhaltung und Unternehmensorganisation!

  • Stammdaten: Ihren Kunden- & Lieferantenstamm übersichtlich und zentral pflegen und in Belegen, Rechnungen oder Bons verwenden.
    Jederzeit im CSV-Format importieren und exportieren oder Auswertungen starten. Sofern Sie die Rechnungslegung oder Registrierkasse verwenden, steht Ihnen auch der Artikelstamm zur Verfügung.

  • Doku-Archiv: archivieren Sie sämtliche Unternehmensdokumente und verbinden Sie diese mit Belegen, Rechnungen, Anlagen sowie Stammdaten.
    Zentral, sicher und übersichtlich. Sie können auf die gleiche Art auch auf Dateien Ihrer Dropbox verweisen.

E/A-Rechnung jetzt testen

Zusammenfassung

Bei der E/A-Rechnung wird die Summe aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gebildet. Das Ergebnis ergibt einen Unternehmensgewinn- oder Verlust.

Eine ordnungsgemäße E/A-Rechnung muss neben der Erfassung der Betriebseinnahmen und -ausgaben zudem folgende Aufzeichnungen beinhalten:
Wareneingangsbuch, Anlageverzeichnis (Anlagenbuch) sowie ein Lohnkonto und eine Registrierkasse, falls benötigt.

FreeFinance bietet Ihnen eine umfassende E/A-Rechnung mit integrierter Registrierkasse, FinanzOnline-Schnittstelle und vielem mehr.

Fragen und Antworten

Gewerbetreibende dürfen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dann anwenden, wenn

  • nach dem Unternehmensgesetzbuch keine Buchführungspflicht besteht und

  • Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.

Weiterführende Infos dazu finden sie hier!

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung, bei dem nur jene Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden, die im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen bzw. abgeflossen sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip).

Weiterführende Infos dazu finden sie hier!

Weitere Informationen & Quellen