Rechnungsprogramm ⇒ einfach erklärt

Rechnungsprogramm – die optimale Lösung für:

• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Für KMU, von Handwerker-Firmen bis zu Startups, bietet ein Rechnungsprogramm eine kosteneffektive Lösung zur Verwaltung ihrer Finanzen. Gemäß § 190 UGB, der die Führung der Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung vorschreibt, und § 189 UGB, der den Anwendungsbereich der Rechnungslegung festlegt, erleichtert ein Rechnungsprogramm die Einhaltung der Buchführungspflicht und der ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Geschäftsfällen.

• Freiberufler und Selbstständige: Auch Freiberufler, Gewerbetreibende und Selbstständige profitieren von der vereinfachten Abwicklung der Rechnungsstellung und Buchführung durch Rechnungsprogramme. Diese Softwarelösungen unterstützen bei der Erfüllung der Anforderungen nach § 190 UGB für eine transparente und nachvollziehbare Buchführung.

• Buchhaltungs- und Finanzabteilungen: In größeren Unternehmen erleichtern Rechnungsprogramme die Strukturierung finanzieller Vorgänge und gewährleisten die Einhaltung von Finanzvorschriften, basierend auf den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), wie in § 201 UGB beschrieben.

• Steuerberater und Buchhalter: Für Finanzexperten wie Steuerberater sind Rechnungsprogramme unverzichtbar, insbesondere wenn es um die Unterstützung ihrer Mandanten bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben geht. Hierbei spielt § 212 UGB eine wichtige Rolle, der die Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist für unternehmensbezogene Dokumente und Belege regelt.

Steigerung von Effizienz und Produktivität

Die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse durch ein Rechnungsprogramm führt zu signifikanter Zeitersparnis und Effizienzsteigerung.

Mit wenigen Klicks können Rechnungen erstellt, bearbeitet und versendet werden, was den Aufwand im Vergleich zu manuellen Methoden drastisch reduziert.

Dadurch werden Ressourcen für andere wichtige Geschäftsbereiche freigesetzt.

Erhöhte Genauigkeit und Fehlerminimierung

Menschliche Fehler bei der Dateneingabe und Rechnungsstellung können finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. Rechnungsprogramme minimieren dieses Risiko durch automatisierte Prozesse, die eine präzise und konsistente Buchführung sicherstellen.

Dies verbessert die Datenqualität und Zuverlässigkeit in der Finanzberichterstattung.

Verbesserte Finanzübersicht und Entscheidungsgrundlage

Ein wesentlicher Vorteil von Rechnungssoftware ist der sofortige Zugriff auf aktuelle Finanzdaten:

Unternehmen erhalten einen umfassenden Überblick über ihren Cashflow, ausstehende Rechnungen und die gesamten Finanzen, was eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Optimierung des Cashflow-Managements

Effiziente Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben durch ein Rechnungsprogramm optimiert das Cashflow-Management. Ein automatisiertes Mahnwesen beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert die Liquidität.

Vereinfachung der Steuer- und Compliance-Prozesse

Die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen ist in Österreich, ähnlich wie in anderen Ländern, ein komplexes Thema.

Rechnungsprogramme erleichtern diese Aufgabe durch automatische Steuerberechnungen und das Bereitstellen genauer Aufzeichnungen für die Steuererklärung, was das Fehlerpotenzial verringert und die Vorbereitung sowie Prüfung vereinfacht.

Einfach digital Angebote und Rechnungen erstellen

Die Digitalisierung hat das Erstellen von Rechnungen und Angeboten in der Buchhaltung revolutioniert. Rechnungsprogramme ermöglichen es, Abschied von Papierdokumenten zu nehmen und stattdessen schnell und fehlerfrei digitale Rechnungen sowie Angebote zu erstellen.

• Mit anpassbaren Vorlagen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Angebote und Rechnungen per Klick erstellt und direkt an Kunden versendet werden.

• Dieser digitale Prozess spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für ein professionelles Erscheinungsbild eines Unternehmens.

• Direkt zu: Rechnungsvorlage

• Direkt zu: Angebotsvorlage

Vereinfachung der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) gemäß § 21 UStG kann eine zeitraubende Aufgabe sein, besonders wenn sie manuell durchgeführt werden muss.

• Moderne Rechnungsprogramme automatisieren diesen Prozess, indem sie die relevanten Daten sammeln und die Umsatzsteuer automatisch berechnen.

• Das spart Zeit und stellt auch sicher, dass alle Angaben präzise und konform mit den Steuervorschriften sind.

Abschreibungen digital verwalten

Die Verwaltung von Abschreibungen, beispielsweise von einer linearen Abschreibung oder von einer degressiven Abschreibung, wird durch eine smarte Rechnungssoftware deutlich vereinfacht.

• Anstatt komplexe Berechnungen manuell durchzuführen, ermöglichen Softwarelösungen eine intuitive Erfassung und Verwaltung von Abschreibungen.

• Sie bieten einen transparenten Überblick über die Vermögenswerte eines Unternehmens und deren Wertminderungen über die Zeit, was eine wichtige Grundlage für die finanzielle Planung und Berichterstattung darstellt.

Digitales Kunden- und Lieferantenmanagement

Eine Rechnungssoftware bietet fortschrittliche Funktionen für das Kunden- und Lieferantenmanagement.

• Durch die zentralisierte Verwaltung aller Kontaktdaten in einem digitalen System wird das Management von Kunden- und Lieferantenbeziehungen effizienter und übersichtlicher.

• Die digitale Speicherung von Informationen ermöglicht schnellen Zugriff und einfache Aktualisierungen, was zu verbesserten Geschäftsbeziehungen, sowohl mit Kunden als auch mit Lieferanten führt.

Individuelle Konfiguration des Kontenrahmens

Ein weiterer Vorteil von Rechnungsprogrammen ist die Möglichkeit, den Kontenrahmen individuell zu konfigurieren.

• So können Unternehmen ihre Buchhaltung genau auf ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse abstimmen.

• Die flexible Gestaltung des Kontenrahmens ist ein entscheidender Schritt in Richtung einer maßgeschneiderten und effektiven digitalen Buchhaltung.

Wareneingangsbuch: Digitalisierung im Lager

Die Digitalisierung macht auch vor dem Lager nicht halt. Mit einem Rechnungsprogramm für Unternehmen mit Funktion des Wareneingangsbuches kann der Wareneingang digital erfasst und verwaltet werden.

• Dieser Prozess sorgt für eine genaue und zeitnahe Erfassung von eingehenden Waren und erleichtert somit die Lagerverwaltung erheblich.

• Die digitale Protokollierung des Wareneingangs trägt dazu bei, Lagerbestände präzise zu verwalten und die Effizienz in der Logistikkette zu steigern.

Mobile Belegerfassung per Handy

Die mobile Belegerfassung ist eine der fortschrittlichsten Funktionen von moderner Rechnungssoftware.

• Sie ermöglicht es, Belege direkt über das Smartphone zu erfassen und in das Buchhaltungssystem einzuspeisen.

• Dies bietet enorme Flexibilität, da Belege von überall aus und jederzeit erfasst werden können, was den Buchhaltungsprozess beschleunigt und vereinfacht.