Shopify - Allgemeine Einstellungen

Über die Integrationsplattform integromat.com können die Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

integromat.com und Shopify

Allgemeine Informationen zur Einbindung der Shopify Bestellungen in FreeFinance

Varianten

Es stehen in integromat drei Möglichkeiten zur Anbindung des Shopify Webshops zur Verfügung:

  1. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen ohne Kundenstamm
  2. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen mit Kundenstamm
  3. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, offene und abgeschlossene Rechnung. In FreeFinance wird die Rechnung mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.

Für Rücksendungen stehen eigene Rücksendungs-Vorlagen (Refund) zur Verfügung:

  1. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel ohne Kundenstamm
  2. Anbindung an FreeFinance Buchhaltung (Meine Belege) als neue offene Ausgangsrechungen mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel mit Kundenstamm
  3. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, offene und abgeschlossene Rechnung mit negativen Zeilen der zurückgesendeten Artikel. In FreeFinance wird die Rechnung mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.
  4. Anbindung an FreeFinance Rechnungslegung als neue, offene und abgeschlossene Gutschrift mit positiven Gutschrifts-Zeilen der zurückgesendeten Artikel. In FreeFinance wird die Gutschrift mit definiertem Layout und Belegkreisgruppe erstellt.

Buchhaltung oder Rechnungslegung

Als Entscheidungshilfe kann verwendet werden:

Schließen der offenen Rechnung/Ausgangsrechnung

Das Schließen der offenen Posten wird manuell oder idealerweise direkt über den Kontoauszug - und idealerweise mit der Kontoauszugsautomatisierung - erledigt. Damit wird:

  1. Der tatsächliche Geldeingang auf meinem Bankkonto periodenrichtig erfasst
  2. Im Falle von Abrechnungen über Paypal oder Kreditkarten zum richtigen Zeitpunkt (Geldeingang auf dem Bankkonto) erfasst

Die gewünschte Vorlage für die Bestellungen kann direkt ausgewählt werden:

Die gewünschte Vorlage für die Rücksendungen (Refunds) kann direkt ausgewählt werden:

Geschäftsfälle

Folgende Geschäftsfälle können einfach abgebildet werden.

Die Details zur Umsetzung in den jeweiligen Beschreibungen der Vorlagen.

Wann:

  • Nationale B2C Endkunden Webshops
  • Meist ausreichend, wenn die reine Synchronisation in die Buchhaltung gewünscht ist
  • Einfachste Art der Synchronisation

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm

Wann:

  • Wenn die Übernahme des Kundenstammes auch in der Buchhaltung gewünscht ist oder
  • Wenn die Übernahme in die Rechnungslegung gewünscht ist

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Wann:

  • Wenn der Webshop auch Kunden in der EU bedient und der Empfängerland-Steuersatz verwendet werden muss

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm
  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

  • Steuermappings pro EU-Empfängerland und Steuersatz anlegen und mit den Shopify Landes-Steuercodes verbinden

Wann:

  • Wenn der Webshop ein B2B-Webshop ist
  • Wenn auch Kunden in der EU bedient und innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Leistungen benötigt werden

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

  • Steuermapping für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Leistungen anlegen und mit den WooCommerce IDs verbinden. Achtung: ig und RC ist nicht beides möglich!
  • Bei Kunden aus der EU ist das Mapping der UID-Nummer nötig - hierfür wird meist ein Plugin benötigt!

Wann:

Mögliche Vorlagen:

  • Ausgangsrechnung ohne Kundenstamm
  • Ausgangsrechnung mit Kundenstamm
  • Rechnungslegung mit Kundenstamm

Zu beachten:

Wann:

  • Wenn im Webshop Rücksendungen von Bestellungen veranlasst werden

Mögliche Vorlagen:

  • Rücksendungen ohne Kundenstamm als negative Ausgangsrechnung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als negative Ausgangsrechnung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als negative Rechnung in der Rechnungslegung
  • Rücksendungen mit Kundenstamm als Gutschrift in der Rechnungslegung

Rabatte in Shopify können mit den Vorlagen direkt mit übernommen werden - somit sind die reduzierten Preise direkt in die Buchhaltung übernommen.

Mögliche Vorlagen:

  • Alle Shopify Vorlagen

Einrichtung Shopify Anbindung

Um über integromat ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden muss zuerst der Shopify Webshop mit integromat verbunden werden:

Zur Verbindung von integromat ist das Shopify-Plugin für integromat nötig. Details zur Einrichtung direkt in der Shopify-Hilfe

Richten Sie die Verbindung zum Shopify Webshop in integromat ein

Für die Einrichten der Shopify Verbindung in integromat ist nur die URL für den shopify shop nötig.

Der Status der Shopify Bestellungen sollte Completed sein - dh: die Bestellung ist in  Shopify abgeschlossen.

Der Bezahl- oder Versandstatus ist uns nicht wichtig - wir wählen any

Das Limit legt fest wie viele WooCommerce Bestellungen bei einem Durchlauf maximal zu gleich angelegt werden sollen.
Tipp: kleiner Wert zu Beginn für die Tests, damit nicht zu viele Bestellungen zu gleich angelegt werden.

Einrichten des Startes ab wann die Bestellungen in FreeFinance übernommen werden sollen.

Empfohlender Wert: "From now on" (start ab sofort)

Einrichten der Abrufhäufigkeit von Shopify (Einzustellen über das Uhr-Symbol im Shopify Modul)

Empfohlener Wert: Im Normalfall ist 1x pro Tag (Every day) zu einer bestimmten Uhrzeit ausreichend

Achtung: Jeder Abruf ist eine integromat-Transaktion, auch wenn keine Daten übernommen wurden. Wird dies nun zu oft pro Tag durchgeführt, werden die 1000 Transaktionen in der Gratis-Version schnell ausgeschöpft!

FreeFinance verbinden

Um über integromat ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden muss auch FreeFinance verbunden werden. Die Details dazu unter der Allgemeinen Information zur Verbindung von FreeFinance in integromat

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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