Make ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Make und FreeFinance
Shopify - Rechnung in FreeFinance (Rechnungslegung)
Über die Integrationsplattform make.com können die Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.
Zum Inhalt dieses Artikels
- 1. make.com und Shopify
- 2. Auswahl der Vorlage (Templates)
- 3. Verbindung zum Webshop einrichten
- 4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
- 5. Einstellungen und Datenmappings einrichten
- 6. Kundeneinstellungen
- 7. Erstellung der Rechnung in FreeFinance
- 8. Optional: Bezahlung der Rechnung in FreeFinance
- Häufige Fragen
1. make.com und Shopify
Schritt für Schritt zur Webshopanbindung
- Registrierung auf make.com
- Auswahl der Vorlage (Templates)
- Verbindung zum Webshop einrichten
- Verbindung zu FreeFinance einrichten
- Einstellungen und Datenmappings einrichten
- Kundeneinstellungen
- Einstellungen in FreeFinance
2. Auswahl der Vorlage (Templates)
Um über Make ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Rechnungen der Rechnungslegung mit Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:
Rechnung Rechnungslegung mit Kunden
Diese Vorlage ist für die Erstellung von abgeschlossenen, offenen Rechnungen im Rechnungsmodule von FreeFinance verfügbar. Es werden neben den Kunden im Kundenstamm auch Rechnungen in FreeFinance erstellt.
Create Finalized Invoice in FreeFinance for Shopify Orders
Vorlage für Ihr Make-Szenario
Sie können vordefinierte Szenarien von FreeFinance aufrufen und in Ihrem make.com Account als neues Szenario hinzufügen.
3. Verbindung zum Webshop einrichten
4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in Make
Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.
5. Einstellungen und Datenmappings einrichten
Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.
Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.
Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.
Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.
Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.
Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.
Shopify Steuermappings haben folgendes Format:
<Landeskürzel> <Steuerart><Prozentsatz als Kommazahl>
oder (siehe Screenshot links)
<title><rate>
Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Steuerart: Fixtext VAT (zB: für ValueAddedTax wie in Österreich) oder MwSt (für Mehrwertsteuer in Deutschland)
Prozentsatz als Kommazahl: für 20% nimmt man den Text "0.2"
Beispiele:
Shopify-Format * | FreeFinance Kontonummer | FreeFinance Steuersatz |
AT VAT0.2 | 4000 (Erlöse) | 20% |
AT VAT0.1 | 4000 (Erlöse) | 10% |
DE MwSt0.19 | 4121 (Spezielle Versandhandelsumsätze B2C im EU-Ausland (EU OSS-OneStopShop Art 25a UStG)) | 19% |
TAX_EXCEMPT | 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) | 0% |
FREE_SHIPPING | 4000 (Erlöse) | 0% |
* Zwischen dem Land und der Steuerart ist ein Leerschritt!
Zahlungsbediungung und UID-Nummer
UID-Nummer
Zahlungsbedingungen und optional: Zahlungskonto in FreeFinance
Die möglichen Zahlungsbedigungen müssen eingestellt und mit den Zahlungsbedingungen in FreeFinance verbunden werden.
Optional kann - wenn über einen Payment Provider die Bestellung bereits bezahlt wurde - unter Payment Account auch ein Buchhaltungs-Zahlungskonto (zb: 2790 für Kreditkarte) eingestellt werden. Dann werden die Rechnungen gleich als bezahlte Rechnungen in FreeFinance importiert.
UID-Nummer für B2B Verkäufe
In einer Verwendung von Shopify ohne Plugins wie Sufio sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.
Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:
- UID-Nummer des Kunden: per Default ist in Shopify keine UID-Nummer möglich. Das Beispiel zeigt die UID-Nummer auf Basis des Plugins Sufio: hier wird die UID-Nummer in das Kommentarfeld übertragen
Payment Method Mapping
Die Zahlungsbedingungen (Codes) sind vom Zahlungsdienstleister abhängig, der Shopify-Payment Code lautete shopify_payments
Die Zahlungsbedingung in FreeFinance muss eine Fälligkeit im Feld "Fällig in" eingetragen werden, um die Fälligkeit richtig zu berechnen.
Die verwendeten Codes können bei einer fehlgeschlagenen Übermittlung, die ohne erfolgreichem Code-Mapping erfolgt ist, geprüft werden, indem:
- Auf die kleine Lupe beim Shopify-Modul geklickt wird und
- Der Wert unter "Gateway" als neuer Wert für das Mapping eingetragen wird
6. Kundeneinstellungen
Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein:
Kundennummerierung in FreeFinance
Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Shopify und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.
Beispiel: "sho_" - damit erhalten alle Kunden aus Shopify die Kundennummern "sho_1000", "sho_1001", ... in FreeFinance.
Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.
Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto
In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:
- Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
- Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.
Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
7. Erstellung der Rechnung in FreeFinance
Weitere Einstellungen
Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.
Je nach Shop-Setup und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Im Allgemeinen sollte eine Standard-Nachkommastellenwert von 2 passen.
8. Optional: Bezahlung der Rechnung in FreeFinance
Weitere Einstellungen
Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.
Je nach Shop-Setup und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Im Allgemeinen sollte eine Standard-Nachkommastellenwert von 2 passen.
Häufige Fragen
Kann ich das selbst machen?
Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich.
Ich benötige Unterstützung bei der Anbindung!
Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.
Möchten Sie die Schnittstellen zuvor testen?
Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.