Rücksendungen als Rechnung oder Gutschrift in FreeFinance (Rechnungslegung)

Über die Integrationsplattform integromat.com können auch die Rücksendungen (Refunds) der Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und Shopify

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlage (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten
  6. Kundeneinstellungen
  7. Einstellungen in FreeFinance

2. Auswahl der Vorlage (Templates)

Um über integromat ihren Shopify Webshop Rücksendungen mit FreeFinance zu verbinden und eine abgeschlossene Rechnung mit negativen Beträgen oder eine Gutschrift in der Rechnungslegung mit Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Negative Rechnung in der Rechnungslegung mit Kunden

Diese Vorlage ist für die Erstellung von abgeschlossenen, offenen aber negativen Rechnungen im Rechnungsmodul von FreeFinance verfügbar. Es werden neben den Kunden im Kundenstamm auch Rechnungen mit negativen Beträgen in FreeFinance erstellt. 

Refunds: Create Negative Finalized Invoice (Rechnungslegung) for Shopify Orders

Gutschrift in der Rechnungslegung mit Kunden

Diese Vorlage ist für die Erstellung von abgeschlossenen, offenen Gutschriften im Rechnungsmodul von FreeFinance verfügbar. Es werden neben den Kunden im Kundenstamm auch Gutschriften in FreeFinance erstellt. 

Refunds: Create Finalized Credit Memo (Rechnungslegung) for Shopify Orders

Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:

3. Verbindung zum Webshop einrichten

Einrichten der Verbindung zum Shopify Webshop in integromat

Darüber hinaus gibt es in Shopify verschiedene Rücksendungsmöglichkeiten:

  • Teilweise Rücksendung
  • Gesamte Rücksendung

Achtung: wird für eine Bestellung zuerst eine teilweise Rücksendung und dann eine gesamte Rücksendung gemacht dann:

  • Wurde die teilweise Rücksendung noch nicht an FreeFinance übertragen, wird nur die gesamte Rücksendung übermittelt
  • Wurde die teilweise Rücksendung bereits an FreeFinance übertragen, wird die gesamte Rücksendung übermittelt und somit sind beide Rücksendungen in FreeFinance. Hier muss in FreeFinance die teilweise Rücksendung storniert werden.

Je nachdem welche Rücksendungen im Shop möglich sind, ist eines der beiden Szenarien oder beide Szenarien zu erstellen.

Rücksendungstyp "Partially Refunded" einrichten

Für den Retourentyp Partially Refunded behandelt jene Bestellungen, bei denen eine teilweise Rücksendung bzw. Rückerstattung der Bestellung erfolgt. Dies ist üblicherweise dann der Fall, wenn nicht alle Bestellpositionen zurückgesendet werden.

Hinweis: In speziellen Fällen kann es bei Shops mit Nettopreisen (B2B-Shop) aufgrund Rundungsdifferenzen zu 1Cent-Abweichung in FreeFinance kommen.

Hierfür muss ein Szenario auf Basis der Vorlage mit dem Typ Partially Refunded erstellt werden.

Rücksendungstyp "Refunded" einrichten

Für den Retourentyp Refunded behandelt jene Bestellungen, bei denen die gesamte Bestellung zurückgesendet rückerstattet wird. 

Hierfür muss ein Szenario auf Basis der Vorlage mit dem Typ Refunded erstellt werden.

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.

Shopify Steuermappings haben folgendes Format:

<Landeskürzel> <Steuerart><Prozentsatz als Kommazahl>

Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Steuerart: Fixtext VAT (zB: für ValueAddedTax wie in Österreich oder Deutschland)
Prozentsatz als Kommazahl: für 20% nimmt man den Text "0.2"

Beispiele:

Shopify-Format * FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
AT VAT0.2 4000 (Erlöse) 20%
AT VAT0.1 4000 (Erlöse) 10%
TAX_EXCEMPT 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%

* Zwischen dem Land und der Steuerart ist ein Leerschritt!

Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Shopify definiert.

UID-Nummer und Zahlungsbediungung

UID-Nummer

In einer Verwendung von Shopify ohne Plugins wie Sufio sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.

Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:

Payment Method Mapping

Die Zahlungsbedingungen (Codes) sind vom Zahlungsdienstleister abhängig, der Shopify-Payment Code lautete shopify_payments

Die verwendeten Codes können bei einer fehlgeschlagenen Übermittlung, die ohne erfolgreichem Code-Mapping erfolgt ist, geprüft werden, indem:

  1. Auf die kleine Lupe beim Shopify-Modul geklickt wird und
  2. Der Wert unter "Gateway" als neuer Wert für das Mapping eingetragen wird

6. Kundeneinstellungen

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein:

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Shopify und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "sho_" - damit erhalten alle Kunden aus Shopify die Kundennummern "sho_1000", "sho_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
 

7. Einstellungen in FreeFinance

Einstellungen zu PDF-Erstellung und Nummerierung

  1. Wählen des Layouts in FreeFinance zur Erstellung des PDFs
  2. Wählen der Belegkreisgruppe in FreeFinance für die automatische Nummerierung

Weitere Einstellungen

Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.

Je nach Shop-Setup und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Im Allgemeinen sollte eine Standard-Nachkommastellenwert von 2 passen.

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.