Rücksendungen als Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform integromat.com können auch Rücksendungen (Refunds) der Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und Shopify

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über integromat ihren Shopify Webshop Rücksendungen mit FreeFinance zu verbinden und negative Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Negative Ausgangsrechnung ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage werden die Rücksendungen der Bestellung zu einer negativen Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

Refunds: New Negative Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from Shopify Orders

Negative Ausgangsrechnung mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die Shopify Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Rücksendung zu einer Bestellung zu einer negativen Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten aktualisiert.

Refunds: New Negative Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from Shopify Orders

Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:

3. Verbindung zum Webshop einrichten

Einrichten der Verbindung zum Shopify Webshop in integromat

Darüber hinaus gibt es in Shopify verschiedene Rücksendungsmöglichkeiten:

  • Teilweise Rücksendung
  • Gesamte Rücksendung

Achtung: wird für eine Bestellung zuerst eine teilweise Rücksendung und dann eine gesamte Rücksendung gemacht dann:

  • Wurde die teilweise Rücksendung noch nicht an FreeFinance übertragen, wird nur die gesamte Rücksendung übermittelt
  • Wurde die teilweise Rücksendung bereits an FreeFinance übertragen, wird die gesamte Rücksendung übermittelt und somit sind beide Rücksendungen in FreeFinance. Hier muss in FreeFinance die teilweise Rücksendung storniert werden.

Je nachdem welche Rücksendungen im Shop möglich sind, ist eines der beiden Szenarien oder beide Szenarien zu erstellen.

Rücksendungstyp "Partially Refunded" einrichten

Für den Retourentyp Partially Refunded behandelt jene Bestellungen, bei denen eine teilweise Rücksendung bzw. Rückerstattung der Bestellung erfolgt. Dies ist üblicherweise dann der Fall, wenn nicht alle Bestellpositionen zurückgesendet werden.

Hinweis: In speziellen Fällen kann es bei Shops mit Nettopreisen (B2B-Shop) aufgrund Rundungsdifferenzen zu 1Cent-Abweichung in FreeFinance kommen.

Hierfür muss ein Szenario auf Basis der Vorlage mit dem Typ Partially Refunded erstellt werden.

Rücksendungstyp "Refunded" einrichten

Für den Retourentyp Refunded behandelt jene Bestellungen, bei denen die gesamte Bestellung zurückgesendet rückerstattet wird. 

Hierfür muss ein Szenario auf Basis der Vorlage mit dem Typ Refunded erstellt werden.

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus Shopify und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.

Shopify Steuermappings haben folgendes Format:

<Landeskürzel> <Steuerart><Prozentsatz als Kommazahl>

Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Steuerart: Fixtext VAT (zB: für ValueAddedTax wie in Österreich oder Deutschland)
Prozentsatz als Kommazahl: für 20% nimmt man den Text "0.2"

Beispiele:

Shopify-Format * FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
AT VAT0.2 4000 (Erlöse) 20%
AT VAT0.1 4000 (Erlöse) 10%
TAX_EXCEMPT 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%

* Zwischen dem Land und der Steuerart ist ein Leerschritt!

Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Shopify definiert.

Weitere Einstellungen für das auslesen von Daten aus Shopify

In einer Verwendung von Shopify ohne Plugins wie Sufio sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.

Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:

  • UID-Nummer des Kunden: per Default ist in Shopify keine UID-Nummer möglich. Das Beispiel zeigt die UID-Nummer auf Basis des Plugins Sufio: hier wird die UID-Nummer in das Kommentarfeld übertragen
  • Rechnungsnummer: per Default wird hier die Bestellnummer verwendet
  • Rechnungsdatum: per Default wird hier die Bestelldatum verwendet

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Shopify und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "sho_" - damit erhalten alle Kunden aus Shopify die Kundennummern "sho_1000", "sho_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
 

6. Ausgansgrechnung erstellen

Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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