Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform integromat.com können die Shopify Webshop-Bestllungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und Shopify

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über integromat ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Ausgangsrechnungen ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from Shopify Orders

Ausgangsrechnungen mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die Shopify Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from Shopify Orders

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus Shopify und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.

Shopify Steuermappings haben folgendes Format:

<Landeskürzel> <Steuerart><Prozentsatz als Kommazahl>

Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Steuerart: Fixtext VAT (zB: für ValueAddedTax wie in Österreich oder Deutschland)
Prozentsatz als Kommazahl: für 20% nimmt man den Text "0.2"

Beispiele:

Shopify-Format * FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
AT VAT0.2 4000 (Erlöse) 20%
AT VAT0.1 4000 (Erlöse) 10%
TAX_EXCEMPT 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%

* Zwischen dem Land und der Steuerart ist ein Leerschritt!

Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Shopify definiert.

Weitere Einstellungen für das auslesen von Daten aus Shopify

In einer Verwendung von Shopify ohne Plugins wie Sufio sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.

Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:

  • UID-Nummer des Kunden: per Default ist in Shopify keine UID-Nummer möglich. Das Beispiel zeigt die UID-Nummer auf Basis des Plugins Sufio: hier wird die UID-Nummer in das Kommentarfeld übertragen
  • Rechnungsnummer: per Default wird hier die Bestellnummer verwendet
  • Rechnungsdatum: per Default wird hier die Bestelldatum verwendet

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Shopify und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "sho_" - damit erhalten alle Kunden aus Shopify die Kundennummern "sho_1000", "sho_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

6. Ausgansgrechnung erstellen

Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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