integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance
Ausgangsrechnung in FreeFinance
Über die Integrationsplattform integromat.com können die Shopify Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.
1. integromat.com und Shopify
Schritt für Schritt zur Webshopanbindung
- Registrierung auf integromat.com
- Auswahl der Vorlagen (Templates)
- Verbindung zum Webshop einrichten
- Verbindung zu FreeFinance einrichten
- Einstellungen und Datenmappings einrichten
2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
Um über integromat ihren Shopify Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:
Ausgangsrechnungen ohne Kunden
Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):
New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from Shopify Orders
Ausgangsrechnungen mit Kunden
Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die Shopify Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.
New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from Shopify Orders
Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:
3. Verbindung zum Webshop einrichten
4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat
Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.
5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten
Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus Shopify und Datenmappings ein:
Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Shopify mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.
Es können beliebig viele Shopify-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.
Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Shopify übermittelt werden.
Shopify Steuermappings haben folgendes Format:
<Landeskürzel> <Steuerart><Prozentsatz als Kommazahl>
Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Steuerart: Fixtext VAT (zB: für ValueAddedTax wie in Österreich oder Deutschland)
Prozentsatz als Kommazahl: für 20% nimmt man den Text "0.2"
Beispiele:
| Shopify-Format * | FreeFinance Kontonummer | FreeFinance Steuersatz |
| AT VAT0.2 | 4000 (Erlöse) | 20% |
| AT VAT0.1 | 4000 (Erlöse) | 10% |
| TAX_EXCEMPT | 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) | 0% |
| FREE_SHIPPING | 4000 (Erlöse) | 0% |
* Zwischen dem Land und der Steuerart ist ein Leerschritt!
Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Shopify definiert.
Weitere Einstellungen für das auslesen von Daten aus Shopify
In einer Verwendung von Shopify ohne Plugins wie Sufio sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.
Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:
- UID-Nummer des Kunden: per Default ist in Shopify keine UID-Nummer möglich. Das Beispiel zeigt die UID-Nummer auf Basis des Plugins Sufio: hier wird die UID-Nummer in das Kommentarfeld übertragen
- Rechnungsnummer: per Default wird hier die Bestellnummer verwendet
- Rechnungsdatum: per Default wird hier die Bestelldatum verwendet
5.b. Kundeneinstellungen (Optional)
Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):
Kundennummerierung in FreeFinance
Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Shopify und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.
Beispiel: "sho_" - damit erhalten alle Kunden aus Shopify die Kundennummern "sho_1000", "sho_1001", ... in FreeFinance.
Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.
Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto
In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:
- Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
- Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.
Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
6. Ausgansgrechnung erstellen
Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung
Häufige Fragen
Kann ich das selber machen?
Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich.
Ich benötige Unterstützung bei der Anbindung!
Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.
Möchten Sie die Schnittstellen zuvor testen?
Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.