Rechnung in FreeFinance (Rechnungslegung)

Über die Integrationsplattform integromat.com können die WooCommerce Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und WooCommerce

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlage (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten
  6. Kundeneinstellungen
  7. Einstellungen in FreeFinance

2. Auswahl der Vorlage (Templates)

Um über integromat ihren WooCommerce Webshop mit FreeFinance zu verbinden und eine abgeschlossene Rechnung in der Rechnungslegung mit Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Rechnung Rechnungslegung mit Kunden

Diese Vorlage ist für die Erstellung von abgeschlossenen, offenen Rechnungen im Rechnungsmodule von FreeFinance verfügbar. Es werden neben den Kunden im Kundenstamm auch Rechnungen in FreeFinance erstellt. 

Create Finalized Invoice in FreeFinance for WooCommerce Orders

Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus WooCommerce und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in WooCommerce mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele WooCommerce-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von WooCommerce übermittelt werden.

Typische Steuermappings sind:

WooCommerce Tax Rate Id * FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
1 4000 (Erlöse) 20%
2 4000 (Erlöse) 10%
TAX_EXCEMPT 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%

* diese Nummer bitte in der WooCommerce Datenbank wie folgt auslesen

Das Steuermapping benötigt die WooCommerce Steuer-IDs (das sind die internen IDs der Steuereinstellungen).

Diese sind über die WooCommerce Tabelle wp_woocommerce_tax_rates direkt in der WooCommerce Datenbank auszulesen. Die Spalte tax_rate_id definiert den Steuersatz.

Zahlungsbediungung und UID-Nummer

Zahlungsbedingungen und optional: Zahlungskonto in FreeFinance

Die möglichen Zahlungsbedigungen müssen eingestellt und mit den Zahlungsbedingungen in FreeFinance verbunden werden.

Optional kann - wenn über einen Payment Provider die Bestellung bereits bezahlt wurde - unter Payment Account auch ein Buchhaltungs-Zahlungskonto (zb: 2800 für Bank) eingestellt werden. Dann werden die Rechnungen gleich als bezhalte Rechnungen in FreeFinance importiert.

UID-Nummer für B2B Verkäufe

Um B2B-Verkäufe zu ermöglichen, ist das Mapping einer UID-Nummer des Kunden nötig.

Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFinance übertragen werden:

  • UID-Nummer des Kunden: nur für B2B Verkäufe relevant - Mapping-Key je nach Plugin unterschiedlich.

Gängige Zahlungsbedingungen sind:

WooCommerce code * Bedeutung
bacs Direkte Banküberweisung
ppec_paypal Paypal Checkout
paypal Paypal
cheque Vorauszahlung
cod Barzahlung bei Lieferung (Nachname)

* die Codes können je integrierten Zahlungsdienstleister variieren

6. Kundeneinstellungen

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein:

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus WooCommerce und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "woo_" - damit erhalten alle Kunden aus WooCommerce die Kundennummern "woo_1000", "woo_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
 

7. Erstellung der Rechnung in FreeFinance

Einstellungen zu PDF-Erstellung und Nummerierung

  1. Wählen des Layouts in FreeFinance zur Erstellung des PDFs
  2. Wählen der Belegkreisgruppe in FreeFinance für die automatische Nummerierung

Weitere Einstellungen

Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.

Je nach Shop-Setup, verwendeter Shop-Plugins und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Da WooCommerce intern alle Beträge mit mindestens 5 Nachkommastellen speichert empfiehlt sich der Nachkommastellenwert von 5.

7. Optional: Bezahlung der Rechnung in FreeFinance

Einstellungen zur Zahlung der Rechnung in FreeFinance

Optional: wird beim Payment Method Mapping ein FreeFinance Buchhaltungskonto eingetragen, kann die Rechnung auch sofort bezahlt werden.

Weitere Einstellungen

Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.

Je nach Shop-Setup, verwendeter Shop-Plugins und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Da WooCommerce intern alle Beträge mit mindestens 5 Nachkommastellen speichert empfiehlt sich der Nachkommastellenwert von 5.

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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