Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform integromat.com können die WooCommerce Webshop-Bestllungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

integromat.com und WooCommerce

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über integromat ihren WooCommerce Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Ausgangsrechnungen ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from WooCommerce Orders

Ausgangsrechnungen mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die WooCommerce Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from WooCommerce Orders

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus WooCommerce und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in WooCommerce mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele WooCommerce-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von WooCommerce übermittelt werden.

Typische Steuermappings sind:

WooCommerce Tax Rate Id * FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
1 4000 (Erlöse) 20%
2 4000 (Erlöse) 10%
TAX_EXCEMPT 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%

* diese Nummer bitte in der WooCommerce Datenbank wie folgt auslesen

Das Steuermapping benötigt die WooCommerce Steuer-IDs (das sind die internen IDs der Steuereinstellungen).

Diese sind über die WooCommerce Tabelle wp_woocommerce_tax_rates direkt in der WooCommerce Datenbank auszulesen. Die Spalte tax_rate_id definiert den Steuersatz.

Weitere Einstellungen für das auslesen von Daten aus WooCommerce

In einer Verwendung von WooCommerce ohne Plugins wie GermanMarket oder Germanized sind diese Daten nicht zu befüllen. Es sind dann keine ig-B2B-Verkäufe möglich.

Bei Verwendung der Plugins, kann folgendes in FreeFInance übertragen werden:

  • UID-Nummer des Kunden: bei German Market ist der Wert für das Mapping: 
  • Bei German Market und der Rechnungserstellung in WooCommerce kann die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum direkt als Referenz übernommen werden:
    • Rechnungsnummer Mapping: _wp_wc_running_invoice_number
    • Rechnungsdatum Mapping: _wp_wc_running_invoice_number_date

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus WooCommerce und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "woo_" - damit erhalten alle Kunden aus WooCommerce die Kundennummern "woo_1000", "woo_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

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