Verein ⇒ Rechnung ausstellen Österreich: Erklärung & Vorlage

Vereine in Österreich müssen bei entgeltlichen Leistungen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Die Rechnungserstellung ist Teil der Vereinsbuchhaltung und wichtig für den Jahresabschluss, das Rechnungswesen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage hilft, alle Pflichtangaben korrekt anzugeben.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Vereinsrechnung – auf einen Blick
  2. Grundlagen der Rechnungslegung bei Vereinen
  3. Vereinsrechnung ausstellen: Pflichtangaben
  4. Besondere Regelungen bei Vereinsrechnungen
  5. Vereinsrechnung ausstellen: Rechnungsarten
  6. Verein und Rechnungslegung
  7. Vereinsrechnung: Muster & Vorlage
  8. Fristen und steuerliche Anforderungen
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Vereinsrechnung – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zur Rechnungserstellung bei Vereinen
Definition

Eine Vereinsrechnung ist ein offizielles Dokument zur Dokumentation einer entgeltlichen Leistungserbringung durch einen Verein an Mitglieder, Kunden, Förderstellen oder Unternehmen.
Pflichtangaben

  • Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers und Empfängers

  • Rechnungsdatum

  • fortlaufende Rechnungsnummer

  • Beschreibung der Lieferung oder Leistung

  • Leistungszeitraum

  • Entgelt (ggf. Umsatzsteuer)

  • Hinweis auf Steuerschuld oder Steuerbefreiung (z. B. „Kleinunternehmer: umsatzsteuerbefreit gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“).
Umsatzsteuer

  • Je nach Tätigkeitsart Umsatzsteuerpflicht, wobei wirtschaftliche Aktivitäten außerhalb des ideellen Bereichs der Umsatzsteuer und ggf. Reverse-Charge-Regelung unterliegen.

  • Die Anwendung des UStG richtet sich nach Höhe der Einnahmen, Art der Leistung und dem Vereinsstatus (z. B. gemeinnützig, wirtschaftlicher Betrieb).
Besonderheiten

  • Gemeinnützige Vereine müssen bei der Rechnungserstellung zwischen ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb unterscheiden.

  • Bei Bargeschäften kann die Registrierkassenpflicht gelten.

  • Bei Förderungen oder öffentlichen Auftraggebern sind oft eRechnungen erforderlich und weitere Vorgaben einzuhalten.
Buchhaltung

Die Rechnungserfassung ist Teil der laufenden Vereinsbuchhaltung:

Bestimmungen

  • § 2 Abs. 1 UStG definiert, wann ein Verein als Unternehmer gilt und somit umsatzsteuerpflichtig wird.

  • § 18 Abs. 2 UStG regelt die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

  • § 21 VerG schreibt vor, dass das Leitungsorgan eines Vereins spätestens fünf Monate nach Ende des Rechnungsjahres eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen hat.

  • § 131b BAO regelt die Registrierkassenpflicht für Bargeschäfte ab bestimmten Umsatzgrenzen.

  • § 35 BAO fordert die klare Trennung zwischen ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb zur Wahrung der Gemeinnützigkeit.

  • § 22 VerG definiert für große Vereine die Pflicht zur Erstellung von Jahresabschlüssen mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und schreibt die Kontrolle der Rechnungslegung durch Mitgliederversammlung, Rechnungsprüfer und gegebenenfalls Abschlussprüfer vor.
Vereinsrechnung

In Österreich sind Vereine zur Rechnungslegung verpflichtet, wenn sie wirtschaftlich tätig sind. Dabei gelten je nach Tätigkeit Regeln zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Umsatzsteuer (inkl. Reverse-Charge) und ggf. Registrierkassenpflicht. Auch gemeinnützige Körperschaften müssen bei Leistungen eine korrekte Rechnung mit allen relevanten Daten und Pflichtangaben ausstellen.

Grundlagen der Rechnungslegung bei Vereinen

Standardmethode: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist am weitesten verbreitet.

Zielgruppe: Gilt vor allem für gemeinnützige Vereine ohne große unternehmerische Tätigkeit.

Dokumentation: Alle Belege müssen vollständig und nachvollziehbar sein.

Rechtliche Grundlage: Das Vereinsgesetz (VerG) verlangt wirtschaftliches Handeln im Sinne des Vereinszwecks laut Festlegung in den Vereinsstatuten.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) ist die gängigste Methode für die Vereinsbuchhaltung in Österreich. Diese Form der Rechnungslegung gilt für kleinere und insbesondere gemeinnützige Vereine, solange sie keine unternehmerischen Tätigkeiten im großen Stil ausüben.

  • Zum Jahresabschluss müssen sämtliche Belege korrekt vorliegen, da sie bei der Mitgliederversammlung, durch den Rechnungsprüfer oder Abschlussprüfer kontrolliert werden können.

Laut Vereinsgesetz ist jeder Verein verpflichtet, seinem Zweck entsprechend zu wirtschaften und das Vereinsvermögen ordnungsgemäß zu führen.

Rechnungswesen: Erfassung in der Vereinsbuchhaltung

Alle gestellten Rechnungen sind in der Buchhaltung zu erfassen. Entgeltliche Leistungen unterliegen unter Umständen der Umsatzsteuer gemäß § 1 Abs. 1 Z 1 UStG. Echte Mitgliedsbeiträge sind hingegen kein Entgelt im umsatzsteuerlichen Sinn und daher nicht steuerbar.

Zudem sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Ist der Verein als Unternehmer im steuerrechtlichen Sinn tätig?

  • Werden Leistungen regelmäßig gegen Entgelt erbracht?

  • Wie hoch ist der Jahresumsatz? (Achtung: Kleinunternehmerregelung)

Je nach Antwort darauf können nach geltendem Recht auch steuerliche Pflichten, z. B. die Verpflichtung zur (laufenden) Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), einzuhalten sein.

Vereinsrechnung ausstellen: Pflichtangaben

Muster-Vereinsrechnung

Eine korrekte Rechnung, egal ob Papier- oder eRechnung (E-Rechnung, elektronische Rechnung), muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Das gilt sowohl für Rechnungen an Mitglieder als auch an externe Kunden oder Unternehmen.

Verpflichtende Angaben auf Vereinsrechnungen:

  • Name und Anschrift des Vereins (Rechnungsaussteller)

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Rechnungsdatum

  • Fortlaufende Rechnungsnummer

  • Beschreibung der Leistung oder Lieferung

  • Datum der Leistungserbringung

  • Nettobetrag

  • Angewandter Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

  • Hinweis auf Reverse-Charge, falls zutreffend

  • Name der für die Rechnung zuständigen Person

  • Bankverbindung und Zahlungsfrist (bei Bedarf)

Für eRechnungen an öffentliche Stellen ist zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz notwendig.

Besondere Regelungen bei Vereinsrechnungen

Bedeutung: Vereine müssen bei der Rechnungserstellung besondere Vorgaben beachten.

Steuerlich relevant: Entgeltliche Leistungen können umsatzsteuerpflichtig sein.

Gemeinnützigkeit: Fehlerhafte Rechnungen können den Status gefährden.

Mitgliedsbeiträge: Echte Beiträge sind meist steuerfrei – Abgrenzung ist wichtig.

Registrierkassenpflicht: Gilt bei Barumsätzen über bestimmten Schwellenwerten.

Steuerliche Aspekte:

Sobald ein Verein wirtschaftlich tätig wird, können umsatzsteuerliche Pflichten entstehen. Entscheidend ist, ob der Verein als Unternehmer gemäß § 2 Abs. 1 UStG gilt.

  • Wird eine Leistung gegen Entgelt erbracht, etwa an externe Personen oder Unternehmen, ist eine ordnungsgemäße Rechnungslegung mit allen Pflichtangaben erforderlich.

  • Auch die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens kann unter bestimmten Bedingungen nötig sein.

Gemeinnützigkeit:

Gemeinnützige Vereine dürfen Einnahmen erzielen, solange diese im Rahmen ihres Zwecks und der Vereinsarbeit verwendet werden.

  • Wichtig ist, dass wirtschaftliche Tätigkeiten nicht den gemeinnützigen Status gefährden.

  • Eine klare Trennung zwischen ideellem Bereich, wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Zweckbetrieb muss in der Buchhaltung und beim Jahresabschluss erkennbar sein.

Damit wird klar: Auch gemeinnützige oder nicht auf Gewinn ausgerichtete Tätigkeiten (wie bei vielen Vereinen üblich) können unter den Unternehmerbegriff fallen, wenn entgeltliche Leistungen erbracht werden.

Mitgliedsbeiträge:

Mitgliedsbeiträge gelten in der Regel nicht als steuerpflichtige Einnahmen und sind daher meist umsatzsteuerfrei.

  • Werden jedoch zusätzliche entgeltliche Leistungen wie z. B. ein bezahlter Kurs oder ein vergütetes Zusatzangebot angeboten, dann kann eine Rechnungspflicht bestehen.

  • Auch hier ist eine sorgfältige Abgrenzung in der Vereinsbuchhaltung wichtig.

Registrierkassenpflicht:

Erzielt ein Verein regelmäßig bare Einnahmen aus Leistungen (z. B. bei Veranstaltungen oder dem Verkauf von Produkten), kann die Registrierkassenpflicht greifen – abhängig von Umsatzgrenzen und Art der Tätigkeit.

  • Ausnahmen gelten oft für kleinere gemeinnützige Körperschaften, doch auch hier müssen alle Aufzeichnungen, Daten und Belege sauber geführt werden.

Vereinsrechnung ausstellen: Rechnungsarten

Bedeutung: Verschiedene Leistungen im Verein erfordern unterschiedliche Rechnungsarten.

Pflichtangaben: Jede Rechnung muss gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten.

Empfänger: Rechnungen können an Mitglieder, Kunden, Behörden oder öffentliche Stellen ausgestellt werden.

Form: Die Art der Rechnung wirkt sich auf die buchhalterische Erfassung aus.

In der Vereinsarbeit gibt es unterschiedliche Rechnungsarten, abhängig von der Leistungserbringung, dem Zweck des Vereins und den jeweiligen Empfängergruppen.

Ob Rechnungen an Mitglieder, Kunden, öffentliche Stellen oder im Rahmen der eRechnung – jede Art der Rechnungserstellung muss die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen.

Die gewählte Form beeinflusst auch die korrekte Erfassung, je nach Vereinsstruktur in der E/A-Rechnung, im Kassenbuch oder auch der doppelten Buchhaltung.

Rechnung an Mitglieder:

Rechnungen an Vereinsmitglieder sind besonders sorgfältig zu behandeln. Für Mitgliedsbeiträge besteht grundsätzlich keine Rechnungspflicht, solange es sich um rein ideelle Tätigkeiten im Rahmen des Vereinszwecks handelt.

  • Werden jedoch zusätzliche entgeltliche Leistungen erbracht, wie z. B. Kurse, Seminare oder Materialkäufe, dann ist eine ordentliche Rechnung mit allen Pflichtangaben notwendig.

Die Vereinsbuchhaltung muss dabei klar zwischen Mitgliedsbeitrag und entgeltlicher Leistung unterscheiden. Solche Einnahmen zählen in der Regel zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und können umsatzsteuerpflichtig sein.

  • Auch die Finanzverwaltung verlangt hier präzise Aufzeichnungen und Trennung der Bereiche, um den Status der Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden.

Rechnungen an Kunden:

Erbringt der Verein Leistungen an externe Kunden, etwa Unternehmen, Bildungseinrichtungen oder Privatpersonen, gelten die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes vollumfänglich.

Der Verein wird dabei als Unternehmer eingestuft und muss bei steuerpflichtigen Umsätzen eine vollständige Rechnung ausstellen.

Elektronische Rechnungen bei Vereinen:

Bei bestimmten Leistungen an öffentliche Auftraggeber ist auch für Vereine in Österreich die eRechnung (E-Rechnung, elektronische Rechnung) verpflichtend.

  • Sie ersetzt die klassische Papierrechnung und muss im strukturierten XML-Format gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung übermittelt werden (Umsetzung der eRechnung basierend auf EU-Richtlinie 2014/55/EU und § 368 BVergG).

Besonders bei Förderungen, Projekten oder Angeboten mit Gemeinden, Ländern oder dem Bund ist die Ausstellung einer eRechnung oft Voraussetzung für die Auszahlung der Mittel.

  • Die Vereinsbuchhaltung muss daher auf eine technische Lösung zur Rechnungserstellung vorbereitet sein.

Rechnungen für Förderungen:

Bei der Abwicklung von Förderungen durch öffentliche Stellen müssen Vereine häufig eine Rechnung oder zumindest einen Leistungsnachweis einreichen, um Fördermittel zu erhalten.

  • Diese Rechnungen müssen formell korrekt sein und die wesentlichen Daten wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Name und Anschrift des Vereins, Beschreibung der Tätigkeit sowie den Förderzweck enthalten.

  • Oft sind zusätzliche Anforderungen wie Belege, Aufzeichnungen oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nötig.

Um steuerliche Begünstigungen und die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden, ist auf die korrekte Zuordnung in der Vereinsbuchhaltung zu achten.

Verein und Rechnungslegung

Bedeutung: Die Rechnungslegung dokumentiert transparent alle finanziellen Vorgänge im Verein und ist gesetzlich verpflichtend.

Pflicht: Unabhängig von der Buchführungsart (E/A-Rechnung oder doppelte Buchhaltung) müssen alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar aufgezeichnet werden.

Gesetzliche Grundlage: Vorgaben ergeben sich aus dem Vereinsgesetz (VerG) und den steuerlichen Bestimmungen.

Wirtschaftliche Tätigkeit: Bei entgeltlichen Leistungen sind korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben zu erstellen.

Zweck: Die Rechnungslegung bildet die Grundlage für den Jahresabschluss, Prüfungen und die Beurteilung der Gemeinnützigkeit.

Kontrolle: Sie unterstützt Rechnungsprüfer, Abschlussprüfer und die Mitgliederversammlung bei der Überwachung der Mittelverwendung.

In Österreich sind Vereine gemäß Vereinsgesetz und steuerlichen Vorgaben – unabhängig davon, ob eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung geführt wird – dazu verpflichtet, ihre Finanzgebarung nachvollziehbar zu dokumentieren.

  • Besonders bei wirtschaftlicher Tätigkeit, z. B. durch entgeltliche Leistungserbringung an Mitglieder, Kunden oder Unternehmen, ist eine korrekte Rechnungserstellung unerlässlich.

  • Die Einhaltung von Pflichtangaben ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für steuerliche Prüfungen und den Jahresabschluss.

Auch im Hinblick auf die Gemeinnützigkeit, das Vereinsvermögen sowie mögliche Begünstigungen durch das Finanzamt ist eine saubere Rechnungslegung entscheidend.

  • Sie schafft Klarheit über den Zweck der Mittelverwendung und ist wesentlich für die Arbeit von Rechnungsprüfern, Abschlussprüfern und der Mitgliederversammlung.

Vereinsrechnung: Muster & Vorlage

Muster-Vereinsrechnung

Damit bei der Rechnungserstellung im Verein alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, empfiehlt sich die Verwendung einer strukturierten Vorlage.

Eine korrekte Vereinsrechnung muss alle Pflichtangaben enthalten – etwa Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Beschreibung der Leistung, Betrag und ggf. Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

Muster-Vereinsrechnung

Vereinsrechnung Vorlage: Download

Hier finden Sie eine editierbare Vorlage im praktischen Word-Format zum kostenlosen Download – ideal für Vereine, ob bei Rechnungen an Mitglieder, Kunden, für Förderungen oder im Rahmen der Vereinsarbeit.

Vereinsrechnungsvorlage: Download

Die Vorlage erfüllt alle Anforderungen für Rechnungsausstellung, buchhalterische Aufzeichnungen, den Jahresabschluss und kann sowohl für Papier- als auch für eRechnungen verwendet werden.

Fristen und steuerliche Anforderungen

Bedeutung: Die korrekte Einhaltung steuerlicher Fristen und Vorgaben sichert die Transparenz und Gemeinnützigkeit des Vereins.

Umsatzsteuer: Umsatzsteuerpflichtige Vereine müssen Voranmeldungen und Jahreserklärungen laut UStG fristgerecht abgeben.

Rechnungslegung: Vereine müssen je nach Größe und Tätigkeit eine E/A-Rechnung oder einen Jahresabschluss erstellen.

Trennung der Bereiche: Eine saubere Abgrenzung von ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb ist gesetzlich vorgeschrieben.

Risiken: Versäumnisse bei Fristen, Buchführung oder Steuerpflichten können zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

Prävention: Klare Dokumentation, regelmäßige Überprüfung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben schützen vor Sanktionen.

Vereine in Österreich unterliegen je nach ihrer Tätigkeit und Größe unterschiedlichen steuerlichen Pflichten.

Werden entgeltliche Leistungen erbracht, werden sie gemäß § 2 Abs. 1 UStG als Unternehmer betrachtet und müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsvorfälle korrekt erfassen. Dazu zählen unter anderem:

  • Umsatzsteuervoranmeldung (§ 21 UStG): je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich.

  • Umsatzsteuerjahreserklärung (§ 18 Abs. 2 UStG): bis spätestens 30. Juni elektronisch.

  • Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO): bei Barumsätzen über 7.500 Euro und Gesamtumsatz über 15.000 Euro jährlich.

Für die laufende Buchhaltung sind alle Einnahmen, Ausgaben, Fördermittel und Mitgliedsbeiträge zeitnah zu erfassen. Spätestens fünf Monate nach Ende des Rechnungsjahres muss laut § 21 VerG eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht erstellt werden.

Besonders wichtig ist die steuerliche Trennung zwischen dem ideellen Bereich, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, da nur bestimmte Bereiche unter die steuerlichen Begünstigungen der Gemeinnützigkeit (§ 35 BAO) fallen.

  • Wird diese Trennung vernachlässigt oder unklar dokumentiert, kann dies steuerliche Nachteile oder den Verlust des Gemeinnützigkeitsstatus nach sich ziehen.

Die Kontrolle über die ordnungsgemäße Rechnungslegung erfolgt intern durch die Mitgliederversammlung und Rechnungsprüfer, bei großen Vereinen zusätzlich durch einen Abschlussprüfer (§ 22 VerG).

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Fragen und Antworten

Müssen Vereine in Österreich eine Rechnung ausstellen?

Ja, sobald ein Verein eine Leistung gegen Entgelt erbringt, etwa an Mitglieder, Kunden oder Fördergeber, ist eine korrekte Rechnungserstellung gesetzlich verpflichtend. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Anschrift sowie die Beschreibung der Leistung enthalten, insbesondere bei wirtschaftlicher Tätigkeit.

Welche Fristen gelten für die Vereinsbuchhaltung und Rechnungslegung?

Alle Rechnungen sollten zeitnah, idealerweise innerhalb von 30 Tagen, erstellt und in der Vereinsbuchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) erfasst werden.

Für den Jahresabschluss gelten steuerliche Fristen laut Umsatzsteuergesetz bzw. Vereinsgesetz, abhängig von Umsatz und Tätigkeitsart:

  • Gilt der Verein laut § 2 Abs. 1 UStG als Unternehmer, muss er laut § 18 Abs. 2 UStG eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben – bis 30. April (Papier) bzw. 30. Juni (elektronisch) des Folgejahres.

  • Nach § 21 VerG muss das Leitungsorgan spätestens fünf Monate nach Ende des Rechnungsjahres eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht erstellen. Bei größeren Vereinen ist stattdessen ein vollständiger Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erforderlich.

Wann ist ein Verein registrierkassenpflichtig?

Ein Verein unterliegt der Registrierkassenpflicht, wenn er regelmäßig Bareinnahmen erzielt, die bestimmte Schwellenwerte (z. B. 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz) überschreiten. Dies betrifft etwa den Getränkeausschank, Eintritte oder Verkäufe bei Veranstaltungen. In diesem Fall ist die Verwendung einer Registrierkasse mit fortlaufender Rechnungsnummer und elektronischer Speicherung verpflichtend.

Quellen

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