Privatnutzung & Privatanteil | Buchhaltung

Privatnutzung und Privatanteil

Oft ist es sinnvoll, Dinge, die Ihnen privat gehören, in Ihrem Unternehmen zu nutzen, und manche Sachen, die eigentlich für Ihr Unternhemen gekauft wurden, auch privat zu verwenden. Falls Sie sich für eine dieser Lösungen entscheiden, muss das jedoch deklariert werden - und dafür gibt es bestimmte Regelungen. Mehr erfahren Sie darüber auf dieser Ratgeber-Seite!

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Mit FreeFinance verlieren Sie nie den Überblick: Auch sonst komplizierte Vorgänge, wie das korrekte Verbuchen von Privatanteil und Privatnutzung, lassen sich mit FreeFinance fast wie von selbst erledigen.

Grundsätze der Privatnutzung

Grundsätzlich ist zu unterscheiden

  • Ob der Aufwand zur Gänze beruflich oder privat verwendet wird

Dann wird entweder der gesamte Aufwand oder nichts geltend gemacht.

  • Ob der Aufwand teilweise beruflich und teilweise privat verwendet wird

Oft muss hier der Privatanteil geschätzt werden. Die auf die betriebliche Nutzung fallenden Kosten sind dann als Ausgaben geltend zu machen. Die Umsatzsteuer für den betrieblichen Anteil ist ebenso aliquot als Vorsteuer abzuziehen. Die UST des Privatanteils ist zu bezahlen.

  • Ist keine Trennung ersichtlich, dann wird der Betrag grundsätzlich als Privataufwand verwendet.

Alle Ausgaben bzw. Anlagen, die nicht zur Gänze für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden, müssen um den Anteil der Privatnutzung reduziert werden.

Unterschiede bei Umsatzsteuer und Einkommensteuer

  • Privatnutzung im Sinne des Einkommensteuergesetzes: Ein Gegenstand ist dann als Ausgabe aufzunehmen, wenn er in der unternehmerischen Tätigkeit mehr als 50% verwendet wird. Der Rest ist als Privatanteil auszuscheiden.
  • Privatnutzung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Die Umsatzsteuer eines Gegenstandes ist dann als Vorsteuer abzuziehen, wenn er in der unternehmerischen Tätigkeit mehr als 10% verwendet wird. Der Rest (=der Privatanteil) der Vorsteuer ist wiederum als Umsatzsteuer aufzunehmen.

Privatanteil und Umsatzsteuer

Grundsätzlich wird mit dem Privatanteil auch die jeweils verwendete Vorsteuer wieder als Umsatzsteuer herangezogen. In Ausnahmefällen kann dies jedoch unterbleiben und keine Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. Dies ist beispielsweise bei Geschäftsanbahnungen (> 50% beruflich) möglich.

Der Privatanteil wird inklusive der verwendeten Vorsteuer wieder der Ausgabe gegengerechnet. Dh: die Vorsteuer wird für den Privatanteil nicht zum Abzug gebracht.

Dies ist der Standardfall für alle Privatanteile ausser Bewirtung:

Beispiel: Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00eur
  • 20% USt
  • Privatanteil 25% (Eingabe ohne %-Zeichen)

ergibt in der Ausgabenbuchung:

    • Zeile 1: Netto 75,00eur, Steuer 15,00eur, Brutto 90,00eur (Ausgabe)
    • Zeile 2: Netto 25,00eur, Steuer 5,00eur, Brutto 30,00eur (Privatanteil 9613 mit dem Steuersatz Privatanteil (kein Vorsteuerabzug) (20%))
    • Summe: Netto 100,00eur, Steuer 20,00eur, Brutto 120,00eur

Der Privatanteil wird ohne Umsatzsteuer herangezogen. Dies kann zB: bei Bewirtungsrechnungen, wenn der berufliche Anteil größer 50% ist, zutreffen. Hierbei erlaubt die Finanz den Abzug der gesamten Umsatzsteuer als Vorsteuer und nur den Netto-Betrag wird anteilig als Privatanteil herangezogen.

Beispiel: Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00eur
  • 20% USt
  • Privatanteil 25% (Eingabe ohne %-Zeichen)

ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75,00eur, Steuer 15,00eur, Brutto 90,00eur (Ausgabe)
  • Zeile 2: Netto 25,00eur, Steuer 5,00eur, Brutto 30,00eur (Privatanteil 9613 mit dem Steuersatz Privatanteil (Bewirtung, mit Vorsteuerabzug) (20%))
  • Summe: Netto 100,00eur, Steuer 20,00eur, Brutto 120,00eur

Privatanteil in der Eingangsrechnung

Bei der Verwendung des Privatanteiles direkt in der Eingangsrechnung wird in de Eingangsrechnung nur eine Zeile eingegeben und die Art des Privatanteiles und dessen Höhe angegegeben.

Die Ausgabenbuchung wird dann dem entsprechend erstellt, zb:

  • beim Privatanteil ohne VSt-Abzug wird: Privatanteil (kein Vorsteuerabzug) (20%) verwendet
  • bei Bewirtung wird der Steuersatz: Privatanteil (Bewirtung, mit Vorsteuerabzug) (20%) verwendet

und in der Umsatzsteuervoranmeldung dem entsprechend bei der Bewirtung mit einberechnet.

Privatanteil bei Anlagen

Bei Anlagen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten die Privatanteile vom Gesamtbetrag auszuscheiden:

Der Privatanteil wird gleich abgezogen und das Anlagenbuch beinhaltet nur den um den Privatanteil reduzierten Betrag. Ist die Vorsteuer bei der Anlage abziehbar wird der Privatanteil ebenso sofort berücksichtigt. 

Jährliche Buchungen

Nur die jährlichen Abschreibungsbuchungen müssen erstellt werden - diese können direkt aus dem Anlagenbetrag errechnet werden.

Vorteil

Der Vorteil bei dieser Methode liegt klar auf der Hand: Es ist die einfachste und sicherste Art einen Privatanteil bei einer Anlage zur berücksichtigen. Diese Methode ist im Allgemeinen und der Einfachheit halber zu bevorzugen.

Nachteil

Ein eventueller Zinsvorteil bei der Vorsteuer (im Vergleich zum nächsten Punkt) fällt weg.

Die Anlage wird mit dem Gesamtbetrag im Anlagenbuch aufgenommen. Auch eine eventuelle Vorsteuer wird beim Kauf komplett abgezogen.

Jährliche Buchungen

Die jährlichen Abschreibungsbuchungen werden direkt aus dem Anlagenbetrag erstellt.

Korrektur Abschreibung und extra Korrektur Vorsteuer

Zusätzlich muss der Privatanteil (pro Abschreibungsbuchung oder gesammelt) wieder hinzugerechnet werden (zusätzliche Buchung 1): Geben Sie eine Um- und Abschlussbuchung - Abschlussbuchung ein mit den Daten:

  • Von Konto: Abschreibung von Sachanlagen 7010
  • Auf Konto: Privatanteil 9612
  • Betrag: positiver Betrag des Privatanteiles (Betrag ohne Vorsteuer)

Weiters muss nur im Falle eines Vorsteuerabzuges ebenso die Vorsteuer nochmal im Ausmaß des Privatanteiles hinzugerechnet werden (zusätzliche Buchung 2)

Geben Sie eine Eingangsrechnung ein mit:

  • Belegart Vorsteuer direkt gebucht 2503
  • Betrag: negativer Betrag der Vorsteuer des Privatanteiles
  • Bezahlt mit: Privatanteil 9612

Vorteil

Vorallem bei großen Anschaffungen, wie zB: KFZ kann der Privatanteil der Vorsteuer eine große Summe ausmachen und durch die indirekte Stundung kann sich ein Zinsvorteil bei der Vorsteuer ergeben, da der Privatanteil der Vorsteuer erst im Jahr der Abschreibung als Privatanteil gegengerechnet wird.

Nachteil

Mühsame Umbuchungen pro Anlage pro Jahr die nicht vergessen werden dürfen!

Genauere Informationen zur Abschreibung von Anlagen finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite zur AfA.

Privatanteile in der Praxis

Die folgenden Beispiele sind Vorschläge wie und vorallem wann Privatanteile abzuziehen sind.

Anlagen wie Büroausstattung, etc

Bei Anlagen wie Büroausstattung (Computer, Drucker, Telefon, etc) die ebenso privat genutzt werden, ist diese private Nutzung (plausibel) zu schätzen und im einfachsten Fall gleich direkt bei der Ausgabe zu berücksichtigen. Dies gilt für die Vorsteuer und den Nettobetrag für die Einnahmen/Ausgaben Rechnung bzw. dem Bruttobetrag bei nicht-vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern.

Privatfahrzeug = Kilometergeld

Exkurs: Der private Anteil von Firmenfahrzeugen muss unter 50% liegen, andernfalls ist das KFZ nicht Teil des Betriebs-, sondern des Privatvermögens. In diesem Fall (=Privatfahrzeug) müssen die beruflichen Anteile in einem Kilometerbuch nachgewiesen werden und können im Umfang von maximal 30.000 km pro Jahr mit dem amtlichen Kilometersatz als Aufwand deklariert werden. Weiters sind mit dem amtlichen Kilometergeld alle für das KFZ anfallenden Kosten abgedeckt. Nur Schäden durch höhere Gewalt (z.B.: Unfall) im Zuge der beruflichen Nutzung können zusätzlich geltend gemacht werden. Weitere Details zu Reisekosten entnehmen Sie der eigenen Reisekosten-Seite.

Firmen-KFZ

Bei Firmenfahrzeugen die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, also im Wesentlichen alle PKW, wird der Brutto=Netto Betrag in der Buchhaltung erfasst. Nachdem keine Vorsteuer abgezogen wird fällt ebenso ein Zinsvorteil weg. Dem entsprechend wäre der sofortige Abzug des Privatanteiles dann zu bevorzugen, wenn der Anteil der privaten Nutzung beim Kauf bereits geschätzt werden kann. Ist dies nicht möglich wird der Gesamtbetrag als Ausgabe bzw. in der Anlage erfasst und der Privatanteil jährlich extra ausgewiesen.

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeugen sind beide Varianten denkbar - der Unternehmer sollte sich hier jene Variante wählen, die für Ihn die einfachere und übersichtlichere ist. Ausschlaggebend für die Wahl kann sowohl ein nicht feststehen des Privatanteiles zu Beginn der Nutzungsdauer oder ein hoher Zinsvorteil der Vorsteuer sein.

 

Luxustangente für PKW oder Kombi VO BGBI II 466/04

Aufwendungen oder Ausgaben im Zusammenhang mit der Anschaffung eines PKW oder Kombi-Kfz sind insoweit angemessen, als die Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe nicht übersteigen: bis 2004: € 34.000,– ab 2005: € 40.000,–

Bewirtung, Geschäftsessen

Überwiegt der berufliche Zweck (mehr als 50%) der Ausgabe (z.B.: für die Anbahnung eines Geschäfts, etc), so ist der gesamte Aufwand vorsteuerabzugsberechtigt. Überwiegt hingegen der private Zweck, darf keine Vorsteuer abgezogen werden. Dies ist im Einzelfall zu eruieren. Der Nettobetrag ist um den Betrag des Eigenverbrauchs (eigener Anteil der gesamten Rechnung) zu kürzen, in der Regel sind dies 50%.

Telefon- oder Internetkosten

Der Privatanteil bei Telefonkosten ist in der Regel feststellbar. Dem entsprechend würde sich die sofortige Abzug des Privatanteiles bei der Ausgabe als einfachste Methode erweisen.

Arbeitszimmer

Ein Arbeitszimmer ist laut Gesetz ein privater Raum, der im Wohnungsverbund mit anderen Räumen steht und für die betriebliche Tätigkeit genutzt wird. Das Zentrum der betrieblichen Tätigkeit muss in diesem Raum nachweisbar sein. Im Zweifel muss der Nachweis erbracht werden, dass die Tätigkeit zu mindestens 50% im Arbeitszimmer durchgeführt wird. Die Ausstattung muss zweckentsprechend sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Raum stehen, als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden.

Diese Aufwendungen sind immer anteilig:

  • Miete bzw. Abschreibung bei Eigentum
  • Betriebskosten, Reinigung, Gas, Strom, Heizung
  • Finanzierungskosten
  • Reparatur- und Instandhaltungskosten
  • Möbel- und Einrichtung (sofern sie sich auch im Arbeitszimmer befinden)
  • Computerausstattung, Fax, Drucker, Kopierer, etc

Ist der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, kann von allen Ausgaben die Vorsteuer abgezogen werden.

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