Privatnutzung & Privatanteil | Buchhaltung

Privatnutzung und Privatanteil

Oft ist es sinnvoll, private Dinge auch im Unternehmen zu nutzen. Manche Sachen, die Sie für Ihr Unternehmen gekauft haben, verwenden Sie hingegen auch privat. Das muss nur entsprechend in der Buchhaltung deklariert werden - dafür gibt es bestimmte Regelungen.
Mehr darüber erfahren Sie auf dieser Ratgeber-Seite!

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Arbeitszimmer in der Privatwohnung, Internetzugang, Firmenwagen für Privatfahrten: In der Buchhaltung sind privat (mit-)genutzte Unternehmenseigentümer zu erfassen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was dabei zu beachten ist und welche Auswirkungen es hat.

Privatnutzung & Privatanteil: Allgemeine Übersicht

Es gibt viele Möglichkeiten und Varianten, wie man Anlagegut, das in Besitz des Unternehmens steht, auch privat bzw. zu einem bestimmten Teil neben der betrieblichen Verwendung auch privat nutzen kann.

Besonders geläufig und klassisch sind Konstellationen aus jeweils privater und betrieblicher Nutzung desselben Anlagegutes bei den folgenden Konstellationen:

  • Privatanteil PKW (Privatanteil Auto): Sie nutzen einen im Unternehmenseigentum stehenden Wagen auch (zu einem bestimmten Anteil) privat oder Sie nutzen ein privates Fahrzeug auch geschäftlich

  • Privatanteil Telefon bzw. Privatanteil Handy: Sie nutzen ein Firmentelefon auch privat bzw. Sie nutzen ein Handy beispielsweise zu bestimmten Anteilen sowohl geschäftlich, als auch privat, sprich die Telefoniekosten und/oder der jeweilige Mobilfunk-Vertrag mit seinen Kosten teilen sich auf private und geschäftliche Nutzung auf

  • Arbeitszimmer bzw. geschäftliche Räumlichkeit an privater Wohnadresse: Sie nutzen beispielsweise ein Arbeitszimmer oder für geschäftliche Belange eingerichtetes Büro entsprechend rein geschäftlich an Ihrer privaten Wohnadresse

  • Anlagen wie Büroausstattung und Ähnliches: Sie nutzen beispielsweise betriebliche (technische) Büroausstattung und Anlagen wie Computer, Drucker, Telefon, etc. auch zu einem bestimmten Teil rein privat

  • Internetnutzung sowohl privat als auch geschäftlich: Sie haben beispielsweise an Ihrer privaten Wohnadresse ein vorhergehend angeführtes rein geschäftlich genutztes Arbeitszimmer sowie für die Liegenschaft eine einzige Internetanbindung und nutzen diese also teils rein privat, teils in Ihrem Arbeitszimmer auch geschäftlich

Man sieht, für viele Konstellationen, die sich in der unternehmerischen Praxis ergeben, kann es zu einer geteilten privaten als auch geschäftlichen Nutzung von ein und demselben Anlagegut bzw. "Werkzeug" kommen. Für viele dieser Konstellationen können Sie je nach Anlagegut und Nutzungsszenario entsprechend neben der geschäftlichen Verwendung auch Privatanteile buchen.

Wie die jeweiligen Bestimmungen und Berechnungen gehandhabt werden, was Sie zu beachten haben und wie das in der FreeFinance-Buchhaltung funktioniert, finden Sie in den folgenden Kapiteln anschaulich dargelegt.

Grundsätze der Privatnutzung

Hier muss grundsätzlich unterschieden werden,

  • ob der Aufwand zur Gänze beruflich oder privat verwendet wird.

Entsprechend wird entweder der gesamte Aufwand oder nichts geltend gemacht.

Die weitere Unterscheidung ist dahingehend zu tätigen,

  • ob der Aufwand teilweise beruflich und teilweise privat verwendet wird.

Hierbei muss oft der Privatanteil geschätzt werden. Die auf die betriebliche Nutzung entfallenden Kosten sind dann als Ausgaben geltend zu machen, die Umsatzsteuer für den betrieblichen Anteil ist ebenso aliquot als Vorsteuer abzuziehen. Die USt des Privatanteils ist zu bezahlen.

  • Ist keine Trennung ersichtlich, wird der Betrag grundsätzlich als Privataufwand verwendet.

Alle Ausgaben bzw. Anlagen, die nicht zur Gänze für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden, müssen um den Anteil der Privatnutzung reduziert werden.

Unterschiede bei Umsatzsteuer und Einkommensteuer

 

  • Privatnutzung im Sinne des Einkommensteuergesetzes: Ein Gegenstand ist dann als Ausgabe aufzunehmen, wenn die unternehmerischer Verwendung des Gegenstandes mehr als 50 % der gesamten Verwendung ausmacht. Der Rest ist als Privatanteil auszuscheiden.

  • Privatnutzung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Die Umsatzsteuer eines Gegenstandes ist dann als Vorsteuer abzuziehen, wenn zu mehr als 10 % in unternehmerischer Tätigkeit verwendet wird. Der Rest (=der Privatanteil) der Vorsteuer ist wiederum als Umsatzsteuer aufzunehmen.

Privatanteil & Umsatzsteuer

Grundsätzlich wird mit dem Privatanteil auch die jeweils verwendete Vorsteuer wieder als Umsatzsteuer herangezogen.

In Ausnahmefällen kann dies jedoch unterbleiben und keine Umsatzsteuer hinzugerechnet werden.
Das ist beispielsweise bei Geschäftsanbahnungen in Form von Geschäftsessen mit Kunden der Fall (weil diese zu mehr als 50 % beruflicher Natur sind) möglich, unter der Voraussetzung, dass es sich um eben um eine werbliche Maßnahme (z.B. Geschäftsanbahnung) handelt. In diesem Fall stellt dieses Geschäftsessen einkommensteuerrechtlich zu 50 % eine Betriebsausgabe dar.

Zu beachten: Die Vorsteuer (in diesem Beispiel der Geschäftsanbahnung) ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den Werbezweck als zentralen Grund der Bewirtung anhand einer entsprechend zeitnahen Aufzeichnung nachweisen kann. In diesem Fall wäre eine solche Aufzeichnung die betreffende Restaurantrechnung, wobei diese die gesamte Konsumation im Detail enthalten muss!

Der Privatanteil wird inklusive der verwendeten Vorsteuer wieder der Ausgabe gegengerechnet.
Das bedeutet: Die Vorsteuer wird für den Privatanteil nicht zum Abzug gebracht.

Dieses Szenario in der Berechnung ist der Standardfall für alle Privatanteile außer Bewirtung:

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100.00 Euro

  • Umsatzsteuer: 20 % USt

  • Privatanteil: 25 % (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75.00 Euro, Steuer 15.00 Euro, Brutto 90.00  Euro (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25.00 Euro, Steuer 5.00 Euro, Brutto 30.00 Euro (Privatanteil 9613 mit dem Steuersatz Privatanteil [kein Vorsteuerabzug] [20%])

  • Summe: Netto 100.00 Euro, Steuer 20.00 Euro, Brutto 120.00 Euro

Der Privatanteil wird ohne Umsatzsteuer herangezogen. Dies kann beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen, wenn der berufliche Anteil größer als 50 % ist, zutreffen.
Hierbei erlaubt die Finanzverwaltung den Abzug der gesamten Umsatzsteuer als Vorsteuer und nur der Netto-Betrag wird anteilig als Privatanteil herangezogen.

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100.00 Euro

  • Umsatzsteuer: 20 % USt

  • Privatanteil: 25 % (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75.00 Euro, Steuer 15.00 Euro, Brutto 90.00 Euro (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25.00 Euro, Steuer 5.00 Euro, Brutto 30.00 Euro (Privatanteil 9613 mit dem Steuersatz Privatanteil [Bewirtung, mit Vorsteuerabzug] [20%])

  • Summe: Netto 100.00 Euro, Steuer 20.00 Euro, Brutto 120.00 Euro

Privatanteil in der Eingangsrechnung

Bei der Verwendung des Privatanteils direkt in der Eingangsrechnung wird in der Eingangsrechnung nur eine Zeile eingegeben und die Art des Privatanteils und dessen Höhe angegeben.

Die Ausgabenbuchung wird dann dem entsprechend erstellt, z.B.:

  • Beim Privatanteil ohne VSt-Abzug wird: Privatanteil (kein Vorsteuerabzug) (20%) verwendet

  • Bei Bewirtung wird der SteuersatzPrivatanteil (Bewirtung, mit Vorsteuerabzug) (20%) verwendet und in der Umsatzsteuervoranmeldung dementsprechend bei der Bewirtung mit einberechnet

Privatanteil bei Anlagen

Bei Anlagen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Privatanteile vom Gesamtbetrag auszuscheiden:

Der Privatanteil wird sofort abgezogen und das Anlagenbuch beinhaltet nur den um den Privatanteil reduzierten Betrag. Ist die Vorsteuer bei der Anlage abziehbar, wird der Privatanteil ebenso sofort berücksichtigt.

Jährliche Buchungen

Nur die jährlichen Abschreibungsbuchungen müssen erstellt werden - diese können direkt aus dem Anlagenbetrag errechnet werden.

Vorteil:
Der Vorteil bei dieser Methode liegt klar auf der Hand: Es ist die einfachste und sicherste Art, einen Privatanteil bei einer Anlage zu berücksichtigen. Diese Methode ist im Allgemeinen und der Einfachheit halber zu bevorzugen.

Nachteil:
Ein eventueller Zinsvorteil bei der Vorsteuer (im Vergleich zum nächsten Punkt) fällt weg.

Die Anlage wird mit dem Gesamtbetrag im Anlagenbuch aufgenommen. Auch eine eventuelle Vorsteuer wird beim Kauf komplett abgezogen.

Jährliche Buchungen

Die jährlichen Abschreibungsbuchungen werden direkt aus dem Anlagenbetrag erstellt.

Korrektur der Abschreibung und extra Korrektur der Vorsteuer:
Zusätzlich muss der Privatanteil (pro Abschreibungsbuchung oder gesammelt) wieder hinzugerechnet werden (zusätzliche Buchung 1): Geben Sie eine Um- und Abschlussbuchung - Abschlussbuchung ein mit den Daten:

  • Von Konto: Abschreibung von Sachanlagen 7010

  • Auf Konto: Privatanteil 9612

  • Betrag: positiver Betrag des Privatanteiles (Betrag ohne Vorsteuer)

Weiters muss nur im Falle eines Vorsteuerabzuges ebenso die Vorsteuer nochmal im Ausmaß des Privatanteiles hinzugerechnet werden (zusätzliche Buchung 2):

Geben Sie eine Eingangsrechnung ein mit:

  • Belegart: Vorsteuer direkt gebucht 2503

  • Betrag: negativer Betrag der Vorsteuer des Privatanteiles

  • Bezahlt mit: Privatanteil 9612

Vorteil:
Vor allem bei großen Anschaffungen, wie beispielsweise einem KFZ, kann der Privatanteil der Vorsteuer eine große Summe ausmachen und durch die indirekte Stundung kann sich ein Zinsvorteil bei der Vorsteuer ergeben, da der Privatanteil der Vorsteuer erst im Jahr der Abschreibung als Privatanteil gegengerechnet wird.

Nachteil:
Mühsame Umbuchungen pro Anlage pro Jahr, die nicht vergessen werden dürfen!

Genauere Informationen zur Abschreibung von Anlagen und den diversen Bestimmungen dabei finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite zur Absetzung für Abnutzung (AfA) in Österreich.

Berechnungen & Beispiele: Privatanteile in der Praxis

Die folgenden Beispiele sind Vorschläge, wie und vor allem wann Privatanteile abzuziehen sind.

Anlagen wie Büroausstattung, etc.

Bei Anlagen wie Büroausstattung (z.B. Computer, Drucker, Telefon, etc.), die ebenso privat genutzt werden, ist diese private Nutzung (plausibel) zu schätzen und im einfachsten Fall gleich direkt bei der Ausgabe zu berücksichtigen. Dies gilt für die Vorsteuer und den Nettobetrag für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. den Bruttobetrag bei nicht-vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern.

Privatfahrzeug in betrieblicher Nutzung: Kilometergeld

Zu beachten: Der private Anteil von Firmenfahrzeugen muss unter 50 % liegen, andernfalls ist das KFZ nicht Teil des Betriebs-, sondern des Privatvermögens.

In diesem Fall, sprich bei einem Privatfahrzeug, müssen die beruflichen Anteile in einem Kilometerbuch nachgewiesen werden und können im Umfang von maximal 30.000 km pro Jahr mit dem amtlichen Kilometersatz als Aufwand deklariert werden.
Weiters sind mit dem amtlichen Kilometergeld alle für das KFZ anfallenden Kosten abgedeckt. Nur Schäden durch höhere Gewalt (z.B. Unfall) im Zuge der beruflichen Nutzung können zusätzlich geltend gemacht werden.

Weitere Details dazu finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite Reisekosten, Diäten und Pendlerpauschale.

Firmen-KFZ: nicht vorsteuerabzugsberechtigte & vorsteuerabzugsberechtigte PKW

Bei Firmenfahrzeugen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, also im Wesentlichen alle PKW, wird der Bruttobetrag (in diesem Fall gleich Nettobetrag) in der Buchhaltung erfasst.
Nachdem keine Vorsteuer abgezogen werden kann, fällt ebenso ein Zinsvorteil weg.
Dementsprechend wäre der sofortige Abzug des Privatanteiles dann zu bevorzugen, wenn der Anteil der privaten Nutzung beim Kauf bereits geschätzt werden kann. Ist dies nicht möglich, wird der Gesamtbetrag als Ausgabe bzw. in der Anlage erfasst und der Privatanteil jährlich extra ausgewiesen.

Vorsteuerabzug PKW:

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeugen sind beide Varianten denkbar - der Unternehmer sollte sich hier jene Variante wählen, die für Ihn die einfachere und übersichtlichere ist.
Ausschlaggebend für die Wahl kann sowohl ein Nicht-Feststehen des Privatanteiles zu Beginn der Nutzungsdauer oder ein hoher Zinsvorteil der Vorsteuer sein.

Luxustangente für PKW oder Kombi laut PKW-Angemessenheitsverordnung

Aufwendungen oder Ausgaben im Zusammenhang mit der Anschaffung eines PKW oder Kombi (bezogen auf die Bauart des KFZ, sprich Kombinationskraftwagen) sind insoweit angemessen, als dass die Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe die folgenden Grenzwerte nicht übersteigen:

  • bis 2004: 34.000 Euro

  • ab 2005: 40.000 Euro

Die gesamte Bestimmung finden Sie in der VO BGBI II 466/04 (tagesaktuelle Fassung), Verordnung des Bundesministers für Finanzen betreffend die Angemessenheit von Aufwendungen im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen (PKW-Angemessenheitsverordnung).

Bewirtung, Geschäftsessen (oft: sogenannte Geschäftsanbahnung)

Wenn der berufliche Zweck der Ausgabe überwiegt (sprich der geschäftliche Anteil an der Gesamtausgabe mehr als 50 % ausmacht, z.B. für die Anbahnung eines Geschäfts, etc.), ist der gesamte Aufwand vorsteuerabzugsberechtigt.

Wenn allerdings der private Zweck überwiegt (sprich der private Anteil an der Gesamtausgabe mehr als 50 % ausmacht), dann darf keine Vorsteuer abgezogen werden. Das ist im Einzelfall zu eruieren. Der Nettobetrag ist um den Betrag des Eigenverbrauchs (eigener Anteil der gesamten Rechnung) zu kürzen, in der Regel sind das 50 %.

Telefon- oder Internetkosten

Der Privatanteil bei Telefonkosten ist in der Regel feststellbar. Dementsprechend würde sich der sofortige Abzug des Privatanteiles bei der Ausgabe als einfachste Methode erweisen.

Arbeitszimmer

Ein Arbeitszimmer ist laut Gesetz ein privater Raum, der im Wohnungsverbund mit anderen Räumen steht und für die betriebliche Tätigkeit genutzt wird.

Das Zentrum der betrieblichen Tätigkeit muss in diesem Raum nachweisbar sein. Im Zweifel muss der Nachweis erbracht werden, dass diese betriebliche Tätigkeit zu mindestens 50 % im Arbeitszimmer durchgeführt wird. Die (technische Raum-) Ausstattung muss daher auch dem betrieblichen Zweck entsprechend sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Raum stehen, als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden.

Diese Aufwendungen sind immer anteilig:

  • Miete bzw. Abschreibung bei Eigentum
  • Betriebskosten, Reinigung, Gas, Strom, Heizung
  • Finanzierungskosten
  • Reparatur- und Instandhaltungskosten
  • Möbel- und Einrichtung (sofern diese sich auch im Arbeitszimmer befinden)
  • Technische Ausstattung wie Computer, Fax, Drucker, Kopierer, etc.

Ist der betreffende Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, kann von allen diesen Ausgaben die Vorsteuer abgezogen werden.

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Fragen und Antworten

Der Begriff der Privatnutzung beschreibt jenen Anteil an der Gesamtnutzung von Betriebsmitteln, der als rein private Nutzung (sprich für private Zwecke) definiert werden kann.

Beispielsweise wird Arbeitnehmern häufig ein Firmenfahrzeug für die Erbringungen der betrieblichen Arbeitsleistung zur Verfügung gestellt. Dabei wiederum gibt es oft eine Möglichkeit bzw. Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug auch privat nutzen kann.
Die Privatnutzung ist dann jener Anteil an der Gesamtnutzung des Firmenwagens, zu dem der Arbeitnehmer das Fahrzeug außerhalb der betrieblichen Verwendung rein für private Zwecke nutzt.

Umgekehrt können genauso private Mittel für betriebliche Zwecke verwendet werden. Beispielsweise können genauso mit einem im privaten Eigentum stehenden PKW dienstliche Fahrten durchgeführt werden.

Die jeweilige Privatnutzung bzw. deren Anteil an der Gesamtnutzung unterliegt gewissen Bestimmungen und steuerlichen Berechnungen.

Der Privatanteil bzw. die Privatanteile beschreibt bzw. beschreiben in der Nutzung von privaten oder betrieblichen Gütern jeweils den Anteil an der Gesamtnutzung, der rein privater Natur ist.

Es gilt dabei je Aufwand, festzustellen, ob:

  • der Aufwand zur Gänze beruflich oder privat verwendet wird, oder ob

  • der Aufwand teilweise beruflich und teilweise privat verwendet wird.

Wird der Aufwand zur Gänze privat oder betrieblich erbracht, wird dementsprechend entweder der gesamte Aufwand oder nichts geltend gemacht.

Bei der geteilten Nutzung aus privatem und betrieblichen Anteil muss oft der Privatanteil geschätzt werden. Die auf die betriebliche Nutzung entfallenden Kosten sind dann als Ausgaben geltend zu machen, die Umsatzsteuer für den betrieblichen Anteil ist ebenso aliquot als Vorsteuer abzuziehen. Die USt des Privatanteils ist zu bezahlen.

Ist keine Trennung ersichtlich, wird der Betrag grundsätzlich als Privataufwand verwendet.

Alle Ausgaben bzw. Anlagen, die nicht zur Gänze für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden, müssen um den Anteil der Privatnutzung reduziert werden.

Handelt es sich um ein Privatfahrzeug, das auch in betrieblicher Nutzung steht, ist das Kilometergeld zu berechnen und nachzuweisen.

Zu beachten: Der private Anteil von Firmenfahrzeugen muss unter 50 % liegen, andernfalls ist das KFZ nicht Teil des Betriebs-, sondern des Privatvermögens.

In diesem Fall, sprich bei einem Privatfahrzeug, müssen die beruflichen Anteile in einem Kilometerbuch nachgewiesen werden und können im Umfang von maximal 30.000 km pro Jahr mit dem amtlichen Kilometersatz als Aufwand deklariert werden.
Weiters sind mit dem amtlichen Kilometergeld alle für das KFZ anfallenden Kosten abgedeckt. Nur Schäden durch höhere Gewalt (z.B. Unfall) im Zuge der beruflichen Nutzung können zusätzlich geltend gemacht werden.

Handelt es sich um einen Firmen-PKW, der auch in privater Nutzung steht, sind Berechnung und Nachweis wie folgt vorzunehmen bzw. zu erbringen:

Bei Firmenfahrzeugen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird der Bruttobetrag in der Buchhaltung erfasst.
Nachdem keine Vorsteuer abgezogen werden kann, fällt ebenso ein Zinsvorteil weg.
Dementsprechend wäre der sofortige Abzug des Privatanteiles dann zu bevorzugen, wenn der Anteil der privaten Nutzung beim Kauf bereits geschätzt werden kann. Ist dies nicht möglich, wird der Gesamtbetrag als Ausgabe bzw. in der Anlage erfasst und der Privatanteil jährlich extra ausgewiesen.

Vorsteuerabzugsberechtigte PKW:

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeugen sind beide Varianten denkbar - der Unternehmer sollte sich hier jene Variante wählen, die für Ihn die einfachere und übersichtlichere ist.
Ausschlaggebend für die Wahl kann sowohl ein Nicht-Feststehen des Privatanteiles zu Beginn der Nutzungsdauer oder ein hoher Zinsvorteil der Vorsteuer sein.

Weitere Details dazu finden Sie auf unserer Ratgeber-Seite Reisekosten, Diäten und Pendlerpauschale.

Der Privatanteil bei Telefonkosten ist in der Regel feststellbar. Dementsprechend würde sich der sofortige Abzug des Privatanteiles bei der Ausgabe als einfachste Methode erweisen.

Wenn der berufliche Zweck der Ausgabe überwiegt, ist der gesamte Aufwand vorsteuerabzugsberechtigt.

Wenn allerdings der private Zweck überwiegt, dann darf keine Vorsteuer abgezogen werden. Das ist im Einzelfall zu eruieren. Der Nettobetrag ist um den eigenen Anteil der gesamten Rechnung zu kürzen, in der Regel sind das 50 %.

Ein Arbeitszimmer ist laut Gesetz ein privater Raum, der im Wohnungsverbund mit anderen Räumen steht und für die betriebliche Tätigkeit genutzt wird.

Das Zentrum der betrieblichen Tätigkeit muss in diesem Raum nachweisbar sein. Im Zweifel muss der Nachweis erbracht werden, dass diese betriebliche Tätigkeit zu mindestens 50 % im Arbeitszimmer durchgeführt wird. Die (technische Raum-) Ausstattung muss daher auch dem betrieblichen Zweck entsprechend sein.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Raum stehen, als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden.

Diese Aufwendungen sind immer anteilig:

  • Miete bzw. Abschreibung bei Eigentum
  • Betriebskosten, Reinigung, Gas, Strom, Heizung
  • Finanzierungskosten
  • Reparatur- und Instandhaltungskosten
  • Möbel- und Einrichtung (sofern diese sich auch im Arbeitszimmer befinden)
  • Technische Ausstattung wie Computer, Fax, Drucker, Kopierer, etc.