Aufzeichnungen Grundsätze | Aufbewahrungspflicht | Betriebliche Aufzeichnungen Änderungen
Werden die vorhergehend angeführten Grundsätze beachtet, gilt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit.
Gibt es dagegen Grund zur Annahme, dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann dies zu Teil- oder Vollschätzung des Betriebsergebnisses führen. Eine Teilschätzung kann vor allem durch den Einsatz von EDV-Systemen, die weder eine Änderungshistorie noch eine Änderungsverhinderung implementiert haben, von der Finanz als notwendig erachtet werden. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Führung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mittels Microsoft Excel ohne Zusatzsoftware oder Makros angeführt. Detaillierte Angaben dazu finden Sie in § 131 BAO und § 132 BAO.
Betriebliche Aufzeichnungen: Was muss gemäß Aufzeichnungspflicht aufgezeichnet werden?
An den drei grundsätzlichen Varianten der Gewinnermittlung orientieren sich auch die damit verbundenen Buchführungs- und somit Aufzeichnungspflichten.
Welche Gewinnermittlung für welches Unternehmen erforderlich bzw. möglich ist, hängt von der gewählten Rechtsform, der vorliegenden Umsatzhöhe sowie der jeweiligen Einkunftsart ab.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Was muss aufgezeichnet werden?
Die Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für Gewerbebetriebe grundsätzlich bis zu einem Jahresumsatz von 700.000 EUR anwendbar. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst.
Der Aufzeichnungspflicht in der E/A unterliegen:
Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich finden Sie hier:
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Doppelte Buchhaltung: Was muss aufgezeichnet werden?
Ab dem Überschreiten eines Jahresumsatzes von 700.000 EUR ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr bzw. von 1.000.000 EUR ab dem folgenden Geschäftsjahr, genauso für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder Personengesellschaften, bei denen der unbeschränkt haftende Gesellschafter eine Kapitalgesellschaft ist, muss der Gewinn verpflichtend mithilfe der doppelten Buchführung ermittelt werden.
Der Jahresabschluss dieser verpflichtenden Buchführung muss wie folgt gestaltet sein:
- Bilanz (Vermögensübersicht)
- Gewinn- und Verlustrechnung (Ertragsübersicht)
- Hat sich grundsätzlich nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) zu richten
- Sämtliche Geschäftsfälle werden bereits bei Entstehen der Forderung oder Verbindlichkeit erfasst und dem jeweiligen Geschäftsjahr zugeordnet werden
- Sämtliche Geschäftsfälle sind nach den auf dieser Seite angeführten Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu erfassen
Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der doppelten Buchführung in Österreich finden Sie hier:
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Pauschalierung: Was muss aufgezeichnet werden?
Die Pauschalierung bzw. auch Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen ist eine Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie ist bis zu einem Vorjahresumsatz von 220.000 EUR anwendbar. Aufzuzeichnen sind:
Alle Details zur Gewinnermittlung mithilfe der Pauschalierung als Form der E/A in Österreich finden Sie hier:
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Aufbewahrungspflicht bei betrieblichen Aufzeichnungen
Im Allgemeinen sind Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Ausnahmen kann es nur für gemischt genutzte Grundstücke geben. Bei ihnen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf 22 Jahre.
Aufzubewahren sind sowohl die Originalbelege, als auch die Aufzeichnungen darüber jeglicher Form. Die Wiedergabe von Aufzeichnungen, die mittels EDV geführt und gespeichert wurden, muss ebenso jederzeit, lückenlos, vollständig und korrekt innerhalb der Fristen möglich sein.
Löschen und Änderungen von Aufzeichnungen
Einmal in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eingegebene Daten sind - unabhängig davon, ob es sich um Einnahmen, Ausgaben, Anlagen oder sonstige Daten handelt - nicht änderbar bzw. löschbar.
Um bereits eingegebene Daten jedoch trotzdem den wirtschaftlichen Änderungen anzupassen, ist die Stornierung zu einem definierten Zeitpunkt die einzige Lösung. Bei Änderungen ist eine Neuanlage dieser Buchung durchzuführen und die bisherige wird inaktiv. Dadurch werden die Aufzeichnungspflichten eingehalten und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.
Das bedeutet, dass der Datensatz ab einem bestimmten Datum in der E/A vorhanden ist und später - ab dem Stornodatum - wieder mit negativem Vorzeichen verwendet wird.