Sowohl Eingangsrechnungen als auch eine Ausgangsrechnungen können eine sogenannte Abschlagsrechnung sein. Eine Abschlagsrechnung wird dann erstellt, wenn mit einem Kunden oder dem jeweiligen Auftraggeber die Erfüllung eines Auftrags vereinbart wird, welcher in mehreren Schritten erfüllt bzw. ausgeführt wird. Bei diesen Rahmenbedingungen kommt die Rechnungsart der Abschlagsrechnung ins Spiel - typischerweise ist das der Fall, wenn ein großes bzw. relativ langfristiges Projekt der Verrechnung zugrunde liegt.
Immer wenn eine Teilleistung des Projekts bzw. Aufrags erfüllt wird, wird entsprechend eine Abschlagsrechnung für diese Teilleistung erstellt – mit ihr wird dieser erfüllte Teil des gesamten Verrechnung „abgeschlagen“, der Teilbetrag verrechnet.
Die Abschlagsrechnungen müssen entsprechend der Formvorschriften und Pflichtangaben auch eindeutig gekennzeichnet sein, ebenso muss das der Rechnungen zugrunde liegende Projekt angeführt und die Nummer der Abschlagsrechnung ausgewiesen sein (z.B. 1. Abschlagsrechnung für Projekt „X“), inkl. der bereits bezahlten Abschlagsrechnungen und deren Rechnungssummen.
Ist der Auftrag bzw. das Projekt vollständig erfüllt, wird eine Schlussrechnung erstellt: Diese Rechnung muss entsprechend als Schlussrechnung gekennzeichnet sein und hat jede vorhergehend erstellte (und entsprechend bereits bezahlte) Abschlagsrechnung zu enthalten.