Fahrtenbuch ⇒ Erklärung & Vorlage
Das Fahrtenbuch ist eine genaue Dokumentation von dienstlich oder geschäftlich durchgeführten Fahrten mit dem privaten Kfz und dient als Beweismittel für das Finanzamt, um die Steuervorteile bei betrieblich gefahrenen Kilometern nutzen zu können.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Fahrtenbuch – auf einen Blick
| Definition: Ein Fahrtenbuch ist ein Protokoll aller Fahrten, die aus betrieblichem oder geschäftlichem Anlass mit dem eigenen oder einem privaten Kfz zurückgelegt werden, und ist daher wichtig bei der genauen Dokumentation dieser Fahrten und als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung. |
| Funktion: Das Fahrtenbuch dokumentiert systematisch Informationen wie Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt, gefahrene Kilometer sowie gegebenenfalls den Fahrer. |
| Zweck: Der Hauptzweck eines Fahrtenbuchs besteht darin, die private und geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs voneinander abzugrenzen, um eine korrekte steuerliche Behandlung zu gewährleisten. |
| Rechtsgrundlage: In Österreich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn ein Kfz betrieblich und privat genutzt wird, sollten die Fahrten immer entsprechend dokumentiert werden, weil sonst die Höhe des betrieblichen Anteils an der Nutzung des Fahrzeugs nicht exakt ermittelt werden kann. |
| Formen: Klassisch wird das Fahrtenbuch in schriftlicher Form mit einer speziellen Vorlage geführt, die alle notwendigen Informationen systematisch erfasst. Neben der traditionellen Papierform hat aber ein digitales Fahrtenbuch per App viele Vorteile und gestaltet die effiziente und genaue Erfassung der Fahrtdaten über GPS komfortabler. |
Fahrtenbuch: Definition & Übersicht
Das Fahrtenbuch ist ein unverzichtbares Dokumentationswerkzeug, das alle betrieblichen und geschäftlichen Fahrten, die mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt werden, detailliert erfasst.
- Es dient nicht nur als Nachweis für Fahrkostenansprüche an den Arbeitgeber, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle in der Beweisführung gegenüber der Finanzverwaltung, insbesondere wenn es um die steuerliche Absetzbarkeit dieser Fahrten geht.
Durch die genaue und detaillierte Führung eines Fahrtenbuchs lassen sich Steuervorteile für geschäftlich oder dienstlich zurückgelegte Kilometer effektiv geltend machen.
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Ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch ermöglicht gegenüber der Finanzverwaltung klare und nachvollziehbare Nachweise, was nicht nur zur Anerkennung der betrieblichen Fahrten führt, sondern auch zu signifikanten Steuerersparnissen beitragen kann.
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Hierbei ist die genaue und lückenlose Dokumentation von Fahrtdaten wie Datum, Start- und Zielort, sowie der Zweck jeder Fahrt von großer Bedeutung.
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Das Fahrtenbuch ist daher ein essenzielles Instrument für alle, die ihr privates Fahrzeug auch geschäftlich nutzen.
Bestimmungen zum Fahrtenbuch
In Österreich gibt es – sowohl für Privatleute als auch für Unternehmen – keine gesetzliche Verpflichtung, ein Fahrtenbuch zu führen.
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Bei kombinierter betrieblicher und privater Nutzung eines Fahrzeugs ist es aber empfehlenswert, alle Fahrten detailliert zu dokumentieren.
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Dies ist entscheidend, um die genaue Aufteilung zwischen betrieblicher und privater Nutzung für steuerliche Zwecke nachzuweisen.
Ausnahme: Verpflichtung durch Fahrtenbuchauflage
Im Zuge von Lenkererhebungen und Strafverfahren kann es durch behördliche oder gerichtliche Auflage zur Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs kommen.
- Als Zulassungsbesitzer muss man grundsätzlich immer wissen, wer das eigene Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat. Es besteht eine gesetzliche Pflicht, Aufzeichnungen (Fahrtenbuch) zu führen, falls dies notwendig ist.
Aufgrund der Bestimmungen in § 103 Abs. 2 KFG kann die Behörde Auskünfte darüber verlangen, wer ein bestimmtes Kfz zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat:
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Der Zulassungsbesitzer unterliegt der Auskunftspflicht und hat somit der Behörde diese Auskünfte zu erteilen.
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Kann er selber dieser Pflicht nicht nachkommen, muss die Person genannt werden, welche die Auskunft erteilen kann.
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Die Behörde wiederum hat die Angaben zu überprüfen, wenn die Umstände des betreffenden Falles das nötig machen.
Können die benötigten Angaben aber ohne entsprechende Aufzeichnungen nicht gegeben werden, dann sind die nötigen Aufzeichnungen zwingend zu führen. Die Behörde kann derartige Auskünfte und Aufzeichnungen verlangen und die Rechte auf Auskunftsverweigerung treten dem gegenüber zurück.
- Somit kann im Zuge von Lenkererhebungen und Strafverfahren das Führen eines Fahrtenbuchs auch behördlich vorgeschrieben werden.
Inhalt eines Fahrtenbuchs
Fehlt ein Fahrtenbuch oder ein adäquater Nachweis, wird der Privatanteil durch die Finanzverwaltung auf Basis von Erfahrungswerten geschätzt.
- Dies kann den steuerlichen Vorteil, der genutzt werden kann, erheblich reduzieren.
Um Steuervorteile anhand glaubwürdiger und nachvollziehbarer Daten effektiv geltend zu machen, sollten Fahrtenbücher fortlaufend und übersichtlich geführt werden. Genauigkeit in den Aufzeichnungen – mit präzisen Angaben zu Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt sowie Kilometerstand – ist hierbei ausschlaggebend.
- Ein detailliertes und akkurates Fahrtenbuch stärkt Ihre Position gegenüber der Finanzverwaltung und trägt dazu bei, die steuerlichen Vorteile vollumfänglich zu nutzen.
Fahrtenbuch führen: was muss dokumentiert werden?
Grundsätzlich muss das Fahrtenbuch, um den Anforderungen der Finanzverwaltung zur Geltendmachung der steuerlichen Vorteile zu genügen, zu jeder dokumentierten (betrieblichen) Fahrt die folgenden Angaben enthalten:
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Aufzeichnung aller geschäftlichen Fahrten
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Aufzeichnung auch der privaten Fahrten (wichtig zur genauen Abgrenzung in der Steuer)
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Aufzeichnung des Datums jeder Fahrt
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Aufzeichnung von Ausgangs- und Zielpunkt (Örtlichkeit) jeder Fahrt
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Angabe des Zwecks je Fahrt
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Anführung des Kilometerstands zu Start und Ende jeder Fahrt
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Angabe der gefahrenen Kilometer je Fahrt
Private Fahrten: Angaben im Fahrtenbuch
Im Zuge von privaten Fahrten mit dem KFZ ist es nicht notwendig, im Fahrtenbuch den jeweiligen Zweck der Fahrt anzugeben. Diese Aufzeichnungen sind nur bei betrieblichen Fahrten vorgesehen.
Fahrtenbuch führen: was bringt es?
Obwohl das Führen eines Fahrtenbuchs in Österreich nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, stellt es auch eine entscheidende Grundlage für die Geltendmachung des Kilometergeldes dar.
Die Finanzverwaltung setzt keine spezifische Form der Fahrtendokumentation voraus, jedoch gilt:
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Je klarer, detaillierter und nachvollziehbarer die Dokumentation ist, desto effektiver kann sie als Nachweis dienen, um in den Genuss potenzieller Steuervorteile zu kommen und entsprechend Steuern für gefahrene Kilometer vom Finanzamt zurückzuholen.
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Ein präzise geführtes Fahrtenbuch liefert ein klares und glaubwürdiges Bild der betrieblich gefahrenen Kilometer. Dies ist besonders relevant, da die Finanzverwaltung eine nachvollziehbare und glaubwürdige Dokumentation fordert.
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Das Fahrtenbuch erweist sich somit als optimales Instrument, um den Anforderungen der Finanzverwaltung in Sachen Nachvollziehbarkeit und Glaubwürdigkeit gerecht zu werden.
Exkurs: Kilometergeld
Die Details zur Pauschalabgeltung in Form des amtlichen Kilometergeldes inklusive aktueller Beträge für Dienstfahrten pro gefahrenem Kilometer, die mit einem Privatfahrzeug durchgeführt werden, und die Kosten, die durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeugs für betriebliche oder dienstliche Fahrten anfallen, finden Sie hier:
Fahrtenbuch Vorlage
Für Selbstständige, Unternehmer, die Mitarbeitern oder Angestellten ein Fahrtenbuch zur schriftlichen Dokumentation der dienstlichen Fahrten ausgeben, und Angestellte, die ein Fahrtenbuch für die präzise Dokumentation dienstlicher Fahrten benötigen, steht unsere praktische Fahrtenbuch-Vorlage im Word-Format zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Die Vorlage dient dazu, die Fahrtenbuchführung zu vereinfachen und bietet eine klare und übersichtliche sowie den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechende Dokumentation.
Achten Sie beim Führen des Fahrtenbuchs stehts auf die Korrektheit und lückenlose Angaben. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Daten für eine korrekte und effiziente Fahrtenbuchführung zur Dokumentation für die steuerliche Absetzbarkeit der Fahrten erfasst werden.
Vorlage zum schriftlichen Ausfüllen:
Die Vorlage enthält alle Felder, die für die lückenlose Erfassung notwendig sind. Sie müssen Sie diese nur noch mit den Daten der jeweiligen Fahrten ausfüllen.
Digitales Fahrtenbuch: Smartphone-App
Das schriftliche Führen eines Fahrtenbuchs kann besonders bei zahlreichen Fahrten mühsam sein und ein langwieriges und unübersichtliches Prozedere des Übertragens der Fahrten-Dokumentationen in die Buchhaltung nach sich ziehen.
Mit unserer digitalen Lösung, dem für iOS und Android verfügbaren Fahrtenbuch per manumeter-App, wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Direkt über Ihr Smartphone oder Tablet können Sie Fahrten - auch über GPS - erfassen und diese direkt ins FreeFinance-Kilometerbuch übertragen sowie laufend mit diesem synchronisieren. Dies erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern auch die nachfolgende Buchhaltung.
- Die automatisch mit FreeFinance synchronisierten Fahrten können außerdem mit Wegpunkten auch auf einer Landkarte angezeigt werden. Details dazu finden Sie in Kilometerbuch Übersicht.
Die kostenlose manumeter App macht die Erfassung von Fahrten einfach und unkompliziert.
Das bequemste Fahrtenbuch
Digitales Fahrtenbuch direkt in die Buchhaltung integriert - so einfach geht die effiziente digitale Fahrtenbuchführung:
- manumeter App herunterladen
- Ihre Einstellungen vornehmen: FreeFinance Benutzername, Passwort und Ihre Mandanten-Nummer eingeben
- Haben Sie bereits Fahrzeuge oder Fahrten in FreeFinance eingegeben, werden diese sofort synchronisiert
- Jetzt einfach Fahrten eingeben oder automatisch mit GPS aufzeichnen
- Speichern
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Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:
- Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen
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- Kosten- und zeitsparend, effizient Buchhalten
Fragen und Antworten
Was ist ein Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch ist eine meistens schriftliche Dokumentation über dienstliche Fahrten mit dem eigenen bzw. einem priavten Fahrzeug. In dieser Dokumentation wird detailliert festgehalten, zu welchem Anlass und wann genau diese Fahrten wann durchgeführt wurden. Das ist vor allem als Beweis für die Finanzverwaltung relevant, damit die Fahrten steuerlich abgesetzt werden können.
Neben der klassichen schriftlichen Form des Fahrtenbuchs - eine den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechende kostenlose Vorlage finden Sie hier - kann die Dokumentation aber auch zeitgemäß und bequem vollkommen digital vorgenommen und direkt in die Buchhaltung integriert werden. Mehr dazu auf dieser Seite!
Wozu wird ein Fahrtenbuch geführt?
Das Fahrtenbuch und die darin geführte Dokumentation dient vor allem als Beweismittel gegenüber dem Finanzamt, um Steuervorteile aus geschäftlich bzw. dienstlich gefahrenen Kilometern nutzen zu können. Auch Unternehmer können Angestellte bzw. ihre Dienstnehmer ein solches Fahrtenbuch führen lassen, um so die Fahrten entsprechend dokumentiert bei der Finanzverwaltung zur Geltendmachung bestimmter Steuervorteile und Ansprüche in Sachen betrieblich gefahrener Kilometer einzureichen.
- Eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage, die den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht und alle Felder für die notwendigen Angaben enthält, finden Sie auf dieser Seite!
Muss ein Fahrtenbuch geführt werden?
In Österreich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn ein Kfz aber sowohl betrieblich als auch privat genutzt wird, ist es zu empfehlen, diese Fahrten immer anhand eines Fahrtenbuchs zu dokumentieren, weil sonst die Höhe des geschätflichen bzw. dienstlichen Anteils an der Nutzung des Fahrzeugs nicht exakt ermittelt werden kann.
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Die Auswirkung ist, dass der Privatanteil an den Fahrten von der Finanzverwaltung ohne vorliegendes Fahrtenbuch oder entsprechende Nachweise anhand von Erfahrungswerten geschätzt wird.
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Dadurch vermindert sich mitunter auch der eigentlich nutzbare steuerliche Vorteil und somit die Summe, die vom Finanzamt zurückgeholt werden könnte.
Ein Sonderfall mit Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs besteht durch behördliche Fahrtenbuchauflage. Aufgrund der Bestimmungen in § 103 Abs. 2 KFG kann durch Behörden oder gerichtlich Auskunft darüber verlangt werden, wer ein bestimmtes Kfz zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat. Somit kann im Zuge von Lenkererhebungen und Strafverfahren das Führen eines Fahrtenbuchs auch behördlich oder gerichtlich vorgeschrieben werden.
Gibt es ein digitales Fahrtenbuch für die Buchhaltung?
Selbstverständlich - Sie können Ihre Fahrten ganz einfach direkt unterwegs erfassen und mit der FreeFinance-Buchhaltung synchronisieren:
Mit der kostenlosen App manumeter, dem mobilen Kilometer- und Fahrtenbuch, können Fahrten einfach und unkompliziert am Smartphone oder Tablet - auch über GPS - erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchronisiert werden. manumeter ist für iOS und Android erhältlich. Weitere Informationen finden Sie auf der Detailseite zu manumeter!
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Kraftfahrgesetz 1967 (KFG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS