Das Fahrtenbuch ist ein unverzichtbares Dokumentationswerkzeug, das alle betrieblichen und geschäftlichen Fahrten, die mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt werden, detailliert erfasst. Es dient nicht nur als Nachweis für Fahrkostenansprüche an den Arbeitgeber, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle in der Beweisführung gegenüber der Finanzverwaltung, insbesondere wenn es um die steuerliche Absetzbarkeit dieser Fahrten geht.
Fahrtenbuch ⇒ Vorlage & Erklärung
Das Fahrtenbuch dokumentiert dienstliche oder geschäftliche Fahrten mit dem privaten Kfz und dient als Beweismittel gegenüber dem Finanzamt, um steuerliche Vorteile aus den gefahrenen Kilometern zu nutzen. Eine Fahrtenbuch Vorlage dient dazu, die Fahrtenbuchführung zu vereinfachen und die Einträge korrekt, vollständig und übersichtlich zu erfassen.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Fahrtenbuch Vorlage
- Fahrtenbuch – auf einen Blick
- Definition: Fahrtenbuch
- Fahrtenbuch: Vorteile für Steuern & Nachweise
- Ist ein Fahrtenbuch gesetzlich verpflichtend?
- Inhalt eines Fahrtenbuchs
- Exkurs: Fahrtenbuch und Kilometergeld
- Digitales Fahrtenbuch: Smartphone-App
- Das bequemste Fahrtenbuch
- Fragen und Antworten
- Quellen
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Zweck: Vorlage zur präzisen Dokumentation dienstlicher Fahrten für Selbstständige, Unternehmer und Angestellte.
Format: Word-Dokument zum kostenlosen Download.
Aufbau: Die Vorlage enthält folgende Felder: Datum, Abfahrtsort, Zielort, Fahrer, Zweck der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende, gefahrene Kilometer, Fahrzeugmarke, Fahrzeugmodell, Kfz-Kennzeichen, Reiseweg.
Hinweis: Das Muster enthält alle Felder, die für die lückenlose Erfassung notwendig sind. Sie müssen diese nur noch mit den Daten der jeweiligen Fahrten ausfüllen.
Download: Die Vorlage steht direkt zum Herunterladen zur Verfügung.
Achten Sie beim Führen des Fahrtenbuchs auf korrekte und vollständige Angaben, damit Ihre Fahrten steuerlich anerkannt werden und für die Finanzverwaltung jederzeit nachvollziehbare Nachweise vorliegen.
Fahrtenbuch – auf einen Blick
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Was ist ein Fahrtenbuch? |
Ein Fahrtenbuch ist ein detailliertes Protokoll aller betrieblichen oder geschäftlichen Fahrten mit dem eigenen oder einem privaten Kfz und dient als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung. |
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Welche Vorteile bietet ein Fahrtenbuch? |
Ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch ermöglicht es, Steuervorteile aus geschäftlich oder dienstlich gefahrenen Kilometern effektiv zu nutzen. |
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Ist ein Fahrtenbuch Pflicht? |
Die Führung eines Fahrtenbuchs ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber bei kombinierter privater und betrieblicher Nutzung eines Firmenautos wichtig, um den betrieblichen Nutzungsanteil genau zu ermitteln. |
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In welchen Ausnahmen wird ein Fahrtenbuch behördlich vorgeschrieben? |
Das Fahrtenbuch kann behördlich oder gerichtlich vorgeschrieben werden, etwa bei Strafverfahren, wenn die Behörde klären muss, wer ein Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat. |
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Was beinhaltet ein Fahrtenbuch? |
Das Fahrtenbuch dokumentiert systematisch wichtige Informationen wie Datum, Start- und Zielort, den Zweck der Fahrt, die gefahrenen Kilometer und gegebenenfalls Angaben zum Fahrer. |
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Welche Formen des Fahrtenbuchs gibt es? |
Fahrtenbücher gibt es klassisch in Papierform mit Vorlage oder digital per App, die eine effiziente, genaue GPS-Erfassung der Fahrtdaten ermöglicht und den Prozess vereinfacht. |
Das Fahrtenbuch ist eine genaue Dokumentation von dienstlich oder geschäftlich durchgeführten Fahrten mit dem privaten Kfz.
Definition: Fahrtenbuch
Fahrtenbuch: Vorteile für Steuern & Nachweise
Durch die genaue und detaillierte Führung eines Fahrtenbuchs lassen sich Steuervorteile für geschäftlich oder dienstlich zurückgelegte Kilometer effektiv geltend machen.
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Ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch ermöglicht gegenüber der Finanzverwaltung klare und nachvollziehbare Nachweise, was nicht nur zur Anerkennung der betrieblichen Fahrten führt, sondern auch zu signifikanten Steuerersparnissen beitragen kann.
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Hierbei ist die genaue und lückenlose Dokumentation von Fahrtdaten wie Datum, Start- und Zielort sowie der Zweck jeder Fahrt von großer Bedeutung.
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Das Fahrtenbuch ist daher ein essenzielles Instrument für alle, die ihr privates Fahrzeug auch geschäftlich nutzen.
Ist ein Fahrtenbuch gesetzlich verpflichtend?
In Österreich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, ein Fahrtenbuch zu führen. Bei kombinierter betrieblicher und privater Nutzung eines Fahrzeugs ist es aber empfehlenswert, alle Fahrten detailliert zu dokumentieren. Dies ist entscheidend, um die genaue Aufteilung zwischen betrieblichem Einsatz und Privatnutzung für steuerliche Zwecke nachzuweisen.
Ausnahme: Verpflichtung zur Fahrtenbuchauflage
Im Zuge von Lenkererhebungen und Strafverfahren kann es durch behördliche oder gerichtliche Auflage zur Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs kommen. Es besteht eine gesetzliche Pflicht, Aufzeichnungen (Fahrtenbuch) zu führen, falls dies notwendig ist.
Aufgrund der Bestimmungen in § 103 Abs. 2 KFG kann die Behörde Auskünfte darüber verlangen, wer ein bestimmtes Kfz zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat:
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Als Fahrzeughalter muss man grundsätzlich immer wissen, wer den eigenen Pkw zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat.
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Kann er selbst dieser Pflicht nicht nachkommen, muss die Person genannt werden, welche die Auskunft erteilen kann.
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Die Behörde überprüft die Angaben und kann die Führung eines Fahrtenbuchs verlangen, falls die Informationen ohne Aufzeichnungen nicht bereitgestellt werden können.
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Die Rechte auf Auskunftsverweigerung treten in diesem Fall zurück.
Praxisbeispiel: Fahrtenbuch bei behördlicher Nachforderung
Ein Unternehmen stellt fest, dass ein Dienstwagen an einem Tag in einen Verkehrsunfall verwickelt war. Die Behörde verlangt nun genaue Angaben, wer das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt gefahren hat. Ohne ein Fahrtenbuch kann der Zulassungsbesitzer nicht nachweisen, wer am Steuer saß, und die Behörde kann die Führung eines Fahrtenbuchs zur Nachholung der Aufzeichnungen anordnen. Die Rechte auf Auskunftsverweigerung treten in diesem Fall zurück.
Inhalt eines Fahrtenbuchs
Ein Fahrtenbuch muss alle relevanten Fahrtdaten zum Einsatz des Fahrzeugs genau erfassen, um Steuervorteile glaubwürdig und nachvollziehbar geltend machen zu können. Dazu gehören insbesondere Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt sowie der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt.
Je detaillierter und präziser die Einträge sind, desto stärker ist Ihre Position gegenüber der Finanzverwaltung, da Sie die betriebliche Nutzung Ihres Fahrzeugs eindeutig nachweisen. Ohne ein vollständiges Fahrtenbuch kann die Finanzverwaltung den Privatanteil anhand von Erfahrungswerten schätzen, was den steuerlichen Vorteil deutlich reduzieren kann.
Fahrtenbuch führen: Pflichtangaben
Grundsätzlich muss das Fahrtenbuch, um den Anforderungen der Finanzverwaltung zur Geltendmachung der steuerlichen Vorteile zu genügen, zu jeder dokumentierten (betrieblichen) Fahrt die folgenden Angaben enthalten:
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Aufzeichnung aller geschäftlichen Fahrten
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Aufzeichnung der privaten Fahrten (wichtig zur genauen Abgrenzung in der Steuer)
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Aufzeichnung des Datums jeder Fahrt
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Aufzeichnung von Ausgangs- und Zielpunkt (Örtlichkeit) jeder Fahrt
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Angabe des Zwecks je Fahrt
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Anführung des Kilometerstands zu Start und Ende jeder Fahrt
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Angabe der gefahrenen Kilometer je Fahrt
Private Fahrten: Angaben im Fahrtenbuch
Im Zuge von privaten Fahrten mit dem Kfz ist es nicht notwendig, im Fahrtenbuch den jeweiligen Zweck der Fahrt anzugeben. Diese Aufzeichnungen sind nur bei betrieblichen Fahrten vorgesehen.
Exkurs: Fahrtenbuch und Kilometergeld
Obwohl das Führen eines Fahrtenbuchs in Österreich nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, stellt es auch eine entscheidende Grundlage für die Geltendmachung des Kilometergeldes dar.
Die Finanzverwaltung setzt keine spezifische Form der Fahrtendokumentation voraus, jedoch gilt:
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Je klarer, detaillierter und nachvollziehbarer die Dokumentation ist, desto effektiver dient sie als Nachweis, um potenzielle Steuervorteile zu nutzen und Geld für gefahrene Kilometer vom Finanzamt zurückzuholen.
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Ein präzise geführtes Fahrtenbuch liefert ein klares und glaubwürdiges Bild der betrieblich gefahrenen Kilometer. Dies ist besonders relevant, da die Finanzverwaltung eine nachvollziehbare und glaubwürdige Dokumentation fordert.
Lesetipp: In unserem Beitrag zum Kilometergeld erfahren Sie alles Wichtige über die Pauschalabgeltung, aktuelle Kilometerbeträge für Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug sowie die anfallenden Kosten bei der betrieblichen oder dienstlichen Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs.
Digitales Fahrtenbuch: Smartphone-App
Das schriftliche Führen eines Fahrtenbuchs kann besonders bei zahlreichen Fahrten mühsam sein und ein langwieriges und unübersichtliches Prozedere des Übertragens der Fahrten-Dokumentationen in die Buchhaltung nach sich ziehen.
Mit unserer digitalen Lösung, dem für iOS und Android verfügbaren Fahrtenbuch per Manumeter App, wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Direkt über Ihr Smartphone oder Tablet können Sie Fahrten – auch über GPS – erfassen und diese direkt ins FreeFinance-Kilometerbuch übertragen sowie laufend mit diesem synchronisieren. Dies erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern auch die nachfolgende Buchhaltung.
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Die automatisch mit FreeFinance synchronisierten Fahrten können außerdem mit Wegpunkten auch auf einer Landkarte angezeigt werden. Details dazu finden Sie in unserer Kilometerbuch Übersicht.
Die kostenlose Manumeter App macht die Erfassung von Fahrten einfach und unkompliziert.
Das bequemste Fahrtenbuch
Digitales Fahrtenbuch direkt in die Buchhaltung integriert - so einfach geht die effiziente digitale Fahrtenbuchführung:
- manumeter App herunterladen
- Ihre Einstellungen vornehmen: FreeFinance Benutzername, Passwort und Ihre Mandanten-Nummer eingeben
- Haben Sie bereits Fahrzeuge oder Fahrten in FreeFinance eingegeben, werden diese sofort synchronisiert
- Jetzt einfach Fahrten eingeben oder automatisch mit GPS aufzeichnen
- Speichern
Fragen und Antworten
Was muss im Fahrtenbuch in Österreich stehen?
Im Fahrtenbuch müssen Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer festgehalten werden. Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation erleichtert den Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Je detaillierter die Einträge, desto besser lassen sich steuerliche Vorteile geltend machen.
Wer ist verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen?
In Österreich gibt es keine generelle gesetzliche Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Eine Aufzeichnung wird jedoch empfohlen, wenn ein Privatfahrzeug für berufliche oder dienstliche Zwecke genutzt wird. In Einzelfällen kann die Behörde oder das Gericht das Fahrtenbuch verpflichtend anordnen, etwa im Rahmen von Lenkererhebungen oder Strafverfahren.
Wie führe ich ein Fahrtenbuch für das Finanzamt?
Das Fahrtenbuch sollte alle relevanten Fahrtdaten klar, vollständig und nachvollziehbar erfassen. Notieren Sie Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt sowie die Kilometeranzahl jeder Fahrt. Elektronische oder handschriftliche Varianten sind zulässig, solange die Angaben korrekt und jederzeit überprüfbar sind.
Welche Rolle spielen Privatfahrten im Fahrtenbuch?
Privatfahrten müssen klar von dienstlichen Fahrten abgegrenzt werden, da sie steuerlich nicht berücksichtigt werden. Eine eindeutige Kennzeichnung im Fahrtenbuch – etwa durch den Vermerk „Privatfahrt“ – schafft Transparenz und verhindert Probleme bei einer Finanzprüfung. Je sauberer die Trennung, desto glaubwürdiger die gesamte Dokumentation.
Wie trage ich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte korrekt ein?
Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte gelten als Arbeitsweg und zählen steuerlich nicht als Dienstfahrten. Sie sollten jedoch im Fahrtenbuch erfasst bzw. eindeutig gekennzeichnet werden, um die Abgrenzung zu betrieblichen Fahrten nachvollziehbar zu machen. Dies verhindert Unklarheiten bei der Berechnung von Kilometergeld oder Dienstwagennutzung.
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Kraftfahrgesetz (KFG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS