Reisekosten, Kilometergeld und Pendlerpauschale

Reisekosten, Diäten und Pendlerpauschale

Auch unterwegs lässt Sie FreeFinance nicht im Stich! Einfach und von überall wo Sie auch gerade sind kann ein Fahrtenbuch geführt werden - und das Berechnen der Fahrten sowie Diäten für Ihre Buchhaltung übernimmt FreeFinance ganz automatisch.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Selbstständigkeit heißt nicht unbedingt immer hinter dem Schreibtisch zu sitzen. Oft fallen Kundenbesuche, Seminare und weitere Reisen an. Hier finden Sie eine Übersicht über einige Regelungen die im Bezug auf Geschäftsreisen bzw. berufliche Fahrten beachtet werden müssen!

Was fällt unter Reisekosten?

Alle Reisen, die ausschließlich der beruflichen Tätigkeit dienen, können zur Gänze als Aufwand angesetzt werden. Das beinhaltet sowohl tatsächliche Kosten, wie Treibstoffe für Firmenwagen, Zug- oder Flugticket, Taxi oder Hotelkosten und Kosten für Verpflegung als auch fiktive Kosten wie Kilometergeld für Privat-PKW, Nächtigungsgelder und Diäten.

5/15 Tages Regeln - Der Mittelpunkt der Tätigkeit

Grundsätzlich muss auf den Mittelpunkt der Tätigkeit geachtet werden. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ist wiefolgt definiert:

  • Die Tätigkeit wird durchgehend länger als fünf Tage am Einsatzort durchgeführt. Nur diese ersten 5 Tage dürfen als Aufwand abgesetzt werden. Nach einer Pause von mindestens sechs Monaten ist die Reise an diesen Einsatzort wieder als Aufwand verwendbar.
  • Die Tätigkeit wird regelmäßig wiederkehrend am Einsatzort mindestens ein Mal pro Woche durchgeführt.
  • Die Tätigkeit wird innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 15 Tage durchgeführt. Es dürfen in diesem Fall nur 15 Tage als Aufwandsposten verrechnet werden.
  • Bei Reisen im Ausland gilt eine eigene Regelung: Die Differenz vom 1,5 fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5ten Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Verpflegungsgelder (Diäten)

Ist der Dienstort mehr als 25 Kilometer vom gewöhnlichen Arbeitsort entfernt und ist die Dauer der Tätigkeit mehr als drei Stunden, kann ein Aufwand im Inland von 26,40 EUR pro Tag geltend gemacht werden. Ab 12 Stunden kann der volle Tagsatz gerechnet werden. Für Auslandsreisen gelten andere Sätze. Diese sind vom BMF in der Reisegebührvorschrift (RGV) pro Land definiert. Ist die Dauer geringer als 12 Stunden, muss dies im Ausmaß von 1/12 pro Stunde abgezogen werden. Wird ein Arbeitsessen für diese Reise abgesetzt, muss der Aufwand pro Essen um 50%, im Ausland um 30%, reduziert werden.

Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug)

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, besteht die Möglichkeit 9,0909% als Vorsteuer für Inlandsreisen herauszurechnen und abzuziehen. Für Auslandsreisen darf keine Vorsteuer abgezogen werden.

Weitere Informationen und Details können auf der Ratgeber-Seite Zur Unternehmensbesteuerung nachgelesen werden.

Diäten in FreeFinance

Mit dem Reisekosten-Modul können kinderleicht Diäten erfasst werden. Automatisch werden 5 & 15 Tage Regeln geprüft und direkt in die Buchhaltung übernommen. Und das alles geschieht intuitiv und unkompliziert!

Taggelder und Nächtigungsgelder

Taggelder

Wenn die Reise länger als 3 Stunden dauert steht das Taggeld grundsätzlich (aliquot) zu: für jede angefangene Stunde 1/12 des Tagsatzes. Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Voller Tagsatz.

Grundsätze

  • Auch bei Nachweis: keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.
  • Bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (dh: die Reise dauert länger als 5 Tage): Die Differenz vom 1,5 fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5ten Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Hier finden Sie ein vollständige Aufstellung der Auslandsreisekostensätze.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen, belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15,00 EUR pro Nacht zu verwenden. Im Ausland gelten wiederum gesonderte Regelungen, die vom BMF in der RGV definiert werden.

Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden. Ist der Grund betrieblich veranlasst und ist er auch nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und wird als Aufwand anerkannt. Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details zu den beiden Alternativen:

Tatsächliche Kosten 

  • Grundsätzlich keine Obergrenze
  • Ausnahme: Aus- oder Fortbildung (zB Kongressbesuch)
  • Nur bis Höchstbetrag

Pauschalsatz

  • Umfasst Nächtigung und Frühstück
  • Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Kilometergeld

Für jeden Kilometer, der mit einem Privatfahrzeug für unternehmerische Tätigkeit gefahren wird, kann ein Kilometergeld als fiktive Ausgabe geltend gemacht werden. Die Aufstellung der Beträge pro Kilometer ist genau geregelt und in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Beförderungsmittel seit Jänner 2011
PKW 0,42
jede mitbeförderte Person 0,05
Motorrad bis 250 cm3 0,24
Motorrad über 250 cm3 0,24
Fahrrad ab 2 Kilometer 0,38
Fußweg ab 2 Kilometer 0,38
  • Nachweis für gefahrene Kilometer erforderlich (zB Fahrtenbuch, Reiseberichte)
  • Die Fahrten mit dem Privat-PKW für unternehmerische Zwecke darf eine Höhe von 50% der Gesamtkilometerleistung nicht überschreiten.
  • Kilometergeld deckt ab (LStR RZ 372):
    • Absetzung für Abnutzung,
    • Treibstoff, Öl,
    • Service und laufende Reparaturkosten,
    • Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio),
    • Steuern, Parkgebühren, Mauten, Vignette,
    • Versicherungen aller Art,
    • ARBÖ-, ÖAMTC-Mitgliedsbeitrag
    • Finanzierungskosten
  • Insbesondere Unfall oder Steinschlag
  • Wenn im Rahmen der beruflichen Verwendung verursacht
  • Totalschaden: Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung

Reisekosten unterwegs erfassen

Mühsam Kilometerbuch führen und dann verwirrende und langwirrige Prozesse durchlaufen um die Mitschrift in die Buchhaltung zu übertragen - das war einmal. Mit FreeFinance und der kostenlosen Zusatzapp manumeter, dem mobilen Kilometerbuch, können Fahren einfach und unkompliziert am Smartphone erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchroniesiert werden. manumeter ist kostenlos für iOS und Android erhältlich!

Weitere Informationen können auf der Detailseite zu manumeter nachgelesen werden!

Die Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale reduziert die Bemessungsgrundlage abhängig von der Distanz der Wohnung zum Arbeitsplatz.

Die Pendlerpauschale ist in zwei Arten zu unterteilen:

  • Kleine Pendlerpauschale: Diese ist dann anwendbar, wenn die Entfernung von Wohnung und Arbeitsstätte mindestens 20 km beträgt und die Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln grundsätzlich möglich und zumutbar ist.
  • Große Pendlerpauschale: Diese ist dann anwendbar, wenn die Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich oder zumutbar ist und der Arbeitsweg mindestens 2 km beträgt.

Ab wann ist die Verwendung eines öffentlichen Verkehrsmittels möglich und zumutbar?

Wann die Pendlerpauschale angewendet werden kann, ist auf der Seite zur Pendlerpauschale der WKO nachzulesen.

Die kleine Pendlerpauschale beträgt...

Arbeitsweg jährlich monatlich
ab 20 km € 696,- € 58,-
ab 40 km € 1.356,- € 113,-
ab 60 km € 2.016,- € 168,-

 

Die große Pendlerpauschale beträgt...

Arbeitsweg jährlich monatlich
ab 2 km € 372,- € 31,-
ab 20 km € 1.476,- € 123,-
ab 40 km € 2.568,- € 214,-
ab 60 km € 3.672,- € 306,-

 

*... Arbeitsweg = Entfernung Wohnung <> Arbeitsstätte

Arbeitskräfte, die die Strecke zwischen Wohung und ihrer Arbeitsstätte wenigstens 11 Mal pro Kalerndermonat zurücklegen, haben Anspruch auf die volle Pendlerpauschale.

Ansonsten gibt es folgende Berechnung der Aliquotierung:

  • Legt der Arbeitnehmer die Strecke an mindestens 4 Tage, jedoch nicht mehr als an 7 Tagen pro Kalendermonat zurück, hat dieser Anspruch auf ein Drittel der Pendlerpauschale.
  • Wird besagte Strecke an mindestens 8 Tagen, jedoch nicht mehr als 10 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt, besteht Anspruch auf zwei Drittel der Pauschale.

Genauere Informationen dazu finden Sie auf der Seite zur Pendlerpauschale der WKO.

 

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Die häufigsten Fragen zum Thema Reisekosten

Reisekosten sind Kosten, die im Zuge einer Reise entstehen. Das können Transportkosten, aber auch Verpflegungskosten, Reisenebenkosten und sogar Übernachtungskosten sein.

Die Pendlerpauschale ist für Arbeitnehmer und nicht selbstständig erwerbstätige Personen relevant während die Reisekostenaufzeichnung für Selbstständige von Bedeutung ist.