Reisekosten, Diäten, Kilometergeld & Pendlerpauschale | Buchhaltung

Reisekosten, Diäten und Pendlerpauschale

Auch unterwegs lässt Sie FreeFinance nicht im Stich! Einfach mit der App und von überall, wo Sie gerade sind, kann ein Fahrtenbuch geführt werden - das Berechnen der Fahrten und Diäten für Ihre Buchhaltung übernimmt FreeFinance ganz automatisch.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Selbstständigkeit heißt nicht unbedingt immer hinter dem Schreibtisch zu sitzen. Oft fallen Kundenbesuche, Seminare und weitere (Dienst-) Reisen an. In diesem Ratgeber finden Sie eine Übersicht über Regelungen, die in Bezug auf Geschäftsreisen bzw. berufliche Fahrten zu beachten sind!

Zum Inhalt dieses Artikels

  1. Was fällt unter Reisekosten?
  2. 5/15-Tages-Regel: Der Mittelpunkt der Tätigkeit
  3. Verpflegungsgelder: Diäten Inland & Diäten Ausland
  4. Diäten in FreeFinance
  5. Taggelder und Nächtigungsgelder
  6. Kilometergeld
  7. Kilometergeld Fortbildung bzw. Umschulung
  8. Reisekosten unterwegs erfassen
  9. Die Pendlerpauschale
  10. Die häufigsten Fragen zum Thema Reisekosten
  11. Weitere Informationen & Quellen

Was fällt unter Reisekosten?

Alle Reisen, die ausschließlich der beruflichen Tätigkeit dienen, können zur Gänze als Aufwand angesetzt werden.

Das beinhaltet sowohl tatsächliche Kosten wie beispielsweise die Treibstoff-Kosten für Firmenwagen, Zug- oder Flugticket, Taxi- oder Hotel sowie für Verpflegung, als auch fiktive Kosten wie Kilometergeld für Privat-PKW, Nächtigungsgelder und Diäten.

5/15-Tages-Regel: Der Mittelpunkt der Tätigkeit

Grundsätzlich muss auf den Mittelpunkt der Tätigkeit geachtet werden. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ist wie folgt definiert:

  • Die Tätigkeit wird durchgehend länger als fünf Tage am Einsatzort durchgeführt. Nur diese ersten 5 Tage dürfen als Aufwand abgesetzt werden. Nach einer Pause von mindestens sechs Monaten ist die Reise an diesen Einsatzort wieder als Aufwand verwendbar.

  • Die Tätigkeit wird regelmäßig wiederkehrend am Einsatzort mindestens ein Mal pro Woche durchgeführt.

  • Die Tätigkeit wird innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 15 Tage durchgeführt. Es dürfen in diesem Fall nur 15 Tage als Aufwandsposten verrechnet werden.

  • Bei Reisen im Ausland gilt eine eigene Regelung: Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle den 5. Tag übersteigenden Tage herangezogen werden.

Verpflegungsgelder: Diäten Inland & Diäten Ausland

Ist der Dienstort mehr als 25 Kilometer vom gewöhnlichen Arbeitsort entfernt und ist die Dauer der Tätigkeit mehr als drei Stunden, kann ein Aufwand im Inland von 26,40 EUR pro Tag geltend gemacht werden. Ab 12 Stunden kann der volle Tagsatz gerechnet werden.

Diäten Ausland

Für Auslandsreisen gelten andere Sätze als für die Diäten im Inland. Diese sind vom BMF durch die Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert.

Ist die Dauer geringer als 12 Stunden, muss dies im Ausmaß von 1/12 pro Stunde abgezogen werden. Wird ein Arbeitsessen für diese Reise abgesetzt, muss der Aufwand pro Essen um 50 %, im Ausland um 30 %, reduziert werden.

Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug): Tages- und Nächtigungsgelder bei Reisen im Inland

Im Zuge von ausschließlich durch den (geschäftlichen) Betrieb bedingten Reisen im Inland besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs: werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, können 9,0909 % als Vorsteuer (Anwendung des 10-prozentigen Steuersatzes) für Inlandsreisen herausgerechnet und abgezogen werden. Diese Regelung ist abgebildet in Paragraf 13 UStG sowie bezüglich der Steuersätze in Paragraf 10 UStG.

Zu beachten: Diese Regelungen gelten auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich!

Vorsteuerabzug bei Reisen im Ausland:

Für Auslandsreisen darf keine Vorsteuer abgezogen werden.

Weitere Informationen und Details können auf unserer Ratgeber-Seite zur Unternehmensbesteuerung nachgelesen werden.

Diäten in FreeFinance

Mit dem Reisekosten-Modul können Diäten kinderleicht erfasst werden. Automatisch werden 5- und 15-Tage-Regeln geprüft und direkt in die Buchhaltung übernommen. Und das alles geschieht intuitiv und unkompliziert!

Taggelder und Nächtigungsgelder

Taggelder

Wenn die Reise länger als 3 Stunden dauert, steht das Taggeld grundsätzlich (aliquot) zu:

  • Für jede angefangene Stunde im Ausmaß von 1/12 des Tagsatzes.
  • Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: im Ausmaß des vollen Tagsatzes.

Grundsätze

  • Auch bei Nachweis: keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.
  • Bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (sprich die Reise dauert länger als 5 Tage): Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5. Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen, belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15,00 EUR pro Nacht zu verwenden. Im Ausland gelten wiederum gesonderte Regelungen, die vom Bundesministerium für Finanzen in der RGV definiert werden.

Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden.
Ist der Grund betrieblich veranlasst sowie nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und die Reise wird entsprechend der Regelungen und Sätze als Aufwand anerkannt. Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland: Vollständige Liste mit Gebührenstufen

Die vollständige Aufstellung der Auslandsreisekostensätze je Land und Kontinent mit den jeweiligen Sätzen für Tages- und Nächtigungsgebühr in den entsprechenden Gebührenstufen finden Sie in hier!

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details zu den beiden Alternativen sind zu beachten:

Tatsächliche Kosten

  • Grundsätzlich keine Obergrenze
  • Nur bis Höchstbetrag
  • Ausnahme: Aus- oder Fortbildung (z.B. Kongressbesuch)

Pauschalsatz

  • Umfasst Nächtigung und Frühstück
  • Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Kilometergeld

Für jeden Kilometer, der mit einem Privatfahrzeug für unternehmerische Tätigkeit gefahren wird, kann ein Kilometergeld als fiktive Ausgabe geltend gemacht werden.
Die Aufstellung der Beträge pro Kilometer ist genau geregelt und in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Beförderungsmittel seit Januar 2011
PKW 0,42
jede mitbeförderte Person 0,05
Motorrad bis 250 cm3 0,24
Motorrad über 250 cm3 0,24
Fahrrad ab 2 Kilometer 0,38
Fußweg ab 2 Kilometer 0,38

  • Nachweis für gefahrene Kilometer erforderlich (z.B. Fahrtenbuch, Reiseberichte)

  • Die Fahrten mit dem Privat-PKW für unternehmerische Zwecke dürfen ein Ausmaß von 50 % der Gesamtkilometerleistung nicht überschreiten

  • Kilometergeld deckt ab (LStR RZ 372):

    • Absetzung für Abnutzung (AfA)
    • Treibstoff & Öl
    • Service und Reparaturkosten durch laufenden Betrieb
    • Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio, ...)
    • Steuern, Parkgebühren, Mauten, Vignette
    • Versicherungen aller Art
    • Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs, wie z.B. ÖAMTC- oder ARBÖ-Mitgliedsbeitrag
    • Finanzierungskosten
  • Insbesondere Unfall oder Steinschlag
  • Wenn im Rahmen der beruflichen Verwendung verursacht
  • Totalschaden: Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung

Kilometergeld Fortbildung bzw. Ausbildung

Bei Fahrten mit dem PKW gebührt das amtliche Kilometergeld in Höhe von 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer, wobei die Führung eines Fahrtenbuches beziehungsweise eine Bestätigung der Ausbildungseinrichtung über die Anzahl der teilgenommenen Tage erforderlich ist. Bei Benützung der öffentlichen Verkehrsmittel können die Fahrkartenkosten geltend gemacht werden.

Kilometergeld Fortbildung bzw. Umschulung

Wenn der Fortbildungs- bzw. Ausbildungsort mit dem PKW angefahren wird, gebührt das amtliche Kilometergeld in Höhe von 0,42 EUR pro gefahrenem Kilometer, wobei die Führung eines Fahrtenbuches beziehungsweise eine Bestätigung der Ausbildungseinrichtung über die Anzahl der teilgenommenen Tage erforderlich ist.

Wenn der Fortbildungs- bzw. Ausbildungsort mit öffentlichen Verkehrsmittel angefahren wird, können die Fahrkartenkosten geltend gemacht werden.

Reisekosten unterwegs erfassen

Mühsames Kilometerbuch führen und dann verwirrende und langwierige Prozesse durchlaufen, um die Mitschrift in die Buchhaltung zu übertragen - das war einmal.

Mit FreeFinance und der kostenlosen App manumeter, dem mobilen Kilometerbuch, können Fahrten einfach und unkompliziert am Smartphone oder Tablet erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchronisiert werden. manumeter ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Weitere Informationen finden Sie auf der Detailseite zu manumeter!

Die Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale reduziert die Bemessungsgrundlage abhängig von der Distanz von Wohnstätte zum Arbeitsplatz.

Die Pendlerpauschale ist in zwei Arten zu unterteilen:

  • Kleine Pendlerpauschale:
    Diese ist dann anwendbar, wenn die Entfernung von Wohnstätte zu Arbeitsstätte mindestens 20 km beträgt und die Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln grundsätzlich möglich und zumutbar ist.

  • Große Pendlerpauschale:
    Diese ist dann anwendbar, wenn die Benützung von öffentlichen Verkehrsmitteln nicht möglich oder zumutbar ist und der Arbeitsweg mindestens 2 km beträgt.

Ab wann ist die Verwendung eines öffentlichen Verkehrsmittels möglich und zumutbar?

Wann die Pendlerpauschale angewendet werden kann, ist auf der Infoseite Pendlerpauschale und Pendlereuro - Steuerliche Regelungen der WKO nachzulesen.

Die kleine Pendlerpauschale beträgt:

Arbeitsweg* jährlich monatlich
ab 20 km € 696,- € 58,-
ab 40 km € 1.356,- € 113,-
ab 60 km € 2.016,- € 168,-

 

Die große Pendlerpauschale beträgt:

Arbeitsweg* jährlich monatlich
ab 2 km € 372,- € 31,-
ab 20 km € 1.476,- € 123,-
ab 40 km € 2.568,- € 214,-
ab 60 km € 3.672,- € 306,-

 

* Arbeitsweg = Entfernung Wohnstätte <> Arbeitsstätte

Arbeitskräfte, die die Strecke zwischen Wohnstätte und ihrer Arbeitsstätte wenigstens 11 Mal pro Kalerndermonat zurücklegen, haben Anspruch auf die volle Pendlerpauschale.

Ansonsten gibt es folgende Berechnung der Aliquotierung:

  • Legt der Arbeitnehmer die Strecke an mindestens 4 Tagen, jedoch nicht mehr als an 7 Tagen pro Kalendermonat, zurück, hat dieser Anspruch auf ein Drittel der Pendlerpauschale.

  • Wird die besagte Strecke an mindestens 8 Tagen, jedoch nicht mehr als 10 Tagen, im Kalendermonat zurückgelegt, besteht Anspruch auf zwei Drittel der Pauschale.

Detaillierte Informationen dazu finden Sie auf der Infoseite Pendlerpauschale und Pendlereuro - Steuerliche Regelungen der WKO.

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Die häufigsten Fragen zum Thema Reisekosten

Was zählt zu den Reisekosten?

Reisekosten sind Kosten, die im Zuge einer Reise entstehen. Das können Transportkosten, aber auch Verpflegungskosten, Reisenebenkosten und sogar Übernachtungskosten sein.

Für wen ist die Pendlerpauschale relevant?

Die Pendlerpauschale ist für Arbeitnehmer und nicht selbstständig erwerbstätige Personen relevant während die Reisekostenaufzeichnung für Selbstständige von Bedeutung ist.

Diäten Ausland: welche Regelungen bzw. Sätze gelten für Diäten bei Auslandsreisen?

Für Auslandsreisen gelten die Sätze, die vom BMF durch die Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert sind.

Ist die Dauer geringer als 12 Stunden, muss dies im Ausmaß von 1/12 pro Stunde abgezogen werden. Wird ein Arbeitsessen für diese Reise abgesetzt, muss der Aufwand pro Essen um 50 %, im Ausland um 30 %, reduziert werden.

Kilometergeld Fortbildung bzw. Umschulung: was kann geltend gemacht werden?

Entsprechend der beiden folgenden Varianten kann für die Fahrtkosten der Fahrten von Wohnstätte zu Fortbildungs- bzw. Umschulungsstätte in Anspruch genommen werden:

  • Fahrt mit dem PKW: es gebührt das amtliche Kilometergeld in Höhe von 0,42 EUR pro gefahrenem Kilometer, wobei die Führung eines Fahrtenbuches beziehungsweise eine Bestätigung der Ausbildungseinrichtung über die Anzahl der teilgenommenen Tage erforderlich ist.

  • Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmittel: es können die Kosten für die Fahrkarten geltend gemacht werden.

Gibt es ein mobiles Fahrtenbuch für die Buchhaltung?

Selbstverständlich - Sie können Ihre Fahrten ganz einfach direkt unterwegs erfassen und mit der FreeFinance-Buchhaltung synchronisieren!

Mit der kostenlosen App manumeter, dem mobilen Kilometerbuch, können Fahrten einfach und unkompliziert am Smartphone oder Tablet erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchronisiert werden. manumeter ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Weitere Informationen finden Sie auf der Detailseite zu manumeter!

Weitere Informationen & Quellen

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