Reisekosten ⇒ steuerlich absetzen

Reisekosten umfassen Treibstoffkosten, Unterkunfts- und Verpflegungskosten sowie fiktive Kosten wie Kilometergeld bei privaten Kfz, Nächtigungsgelder und Diäten. Wenn beruflich oder geschäftlich bedingt, können diese Kosten steuerlich abgesetzt werden.

Reisekosten – auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zu den Reisekosten
Definition: Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Rahmen beruflich oder geschäftlich bedingter Reisen entstehen, einschließlich Fahrt-, Unterkunfts-, Verpflegungskosten sowie weiterer Nebenkosten.
Bestandteile: Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten (z. B. Treibstoff, öffentliche Verkehrsmittel, Kilometergeld für private Fahrzeuge), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen (Diäten) und Nebenkosten wie Parkgebühren und Mautkosten.
Steuerliche Absetzung: Reisekosten sind unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben (bei unselbstständig tätigen Personen: Werbungskosten) steuerlich absetzbar, sofern sie eindeutig beruflich veranlasst sind.
Rechtsgrundlage: Die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten ist in § 26 EStG geregelt, der die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für die Geltendmachung dieser Kosten festlegt.
Dokumentation: Für die steuerliche Anerkennung ist eine detaillierte Dokumentation aller Reisekosten erforderlich. Hierbei spielen das Fahrtenbuch sowie Belege und Nachweise über die berufliche Notwendigkeit der Reisen eine zentrale Rolle.

Reisekosten: Übersicht

Grundsätzlich können alle aus rein beruflich oder geschäftlich bedingten Reisen entstehenden Kosten zur Gänze als Aufwand angesetzt werden.

  • Voraussetzung zur Anerkennung als Reisekosten im Sinne der steuerlichen Absetzung ist, dass die betreffende Geschäfts- oder Dienstreise ausschließlich beruflichen oder geschäftlichen Zwecken dient.

Im Zuge von jeder Reise fallen bestimmte Kosten an. Entstehen diese Reisekosten durch dienstlich notwendige Reisen und Fahrten, können sie als betrieblicher Aufwand deklariert und von der Steuer abgesetzt werden.

Was zählt zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen die tatsächlich anfallenden Kosten der Geschäftsreise oder Dienstreise.

Im österreichischen Steuerrecht sind gemäß § 26 EStG verschiedene Arten von Reisekosten als absetzbar anerkannt, sofern diese ausschließlich beruflich oder geschäftlich bedingt sind.

Daher können Posten wie die folgenden steuerlich geltend gemacht werden:

  • Treibstoff für das Firmenauto
  • Zugtickets
  • Flugtickets
  • Taxikosten
  • Hotelkosten
  • Verpflegungskosten (auch bezeichnet als: Diäten)

 

Reisekosten – auf einen Blick:

  • Fahrtkosten: Dazu gehören Treibstoffkosten für Firmenwagen, Kosten für Flugtickets oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Zug und Bus.

  • Kilometergeld für die Nutzung privater Kfz: Abrechnung pro gefahrenem Kilometer bei Nutzung des eigenen Kfz für geschäftliche Fahrten. Siehe dazu alle Details zum Kilometergeld.

  • Nebenkosten der Reise: Dazu zählen Ausgaben wie Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren und Trinkgelder, die im Zuge der Reise anfallen.

  • Übernachtungskosten: Kosten für Hotel oder andere Unterkünfte während der Geschäftsreise. Es ist darauf zu achten, dass nur die Kosten für die Übernachtung ohne private Zusatzleistungen abzugsfähig sind.

  • Verpflegungsmehraufwand: Dazu zählen Kosten für Mahlzeiten während der Reise. Dafür können Pauschbeträge (Diäten) angesetzt werden, deren Höhe von der Reisedauer abhängt.

  • Kommunikationskosten: Telefon- oder Internetgebühren, die direkt mit der Geschäftsreise zusammenhängen, können ebenso geltend gemacht werden.

  • Visa- und Impfkosten: Falls für die Geschäftsreise erforderlich, können auch diese Kosten abgesetzt werden.

  • Fortbildungskosten: Kosten für Seminare, Konferenzen oder Workshops im Rahmen der Geschäftsreise.

Fiktive Reisekosten

Neben tatsächlich entstandenen Reisekosten erlaubt das Steuerrecht gemäß § 4 Abs. 5 EStG sowie § 26 Z 4 EStG auch die Absetzung sogenannter fiktiver Reisekosten. Diese ermöglichen es, bestimmte Pauschalbeträge ohne direkten Beleg als berufliche Ausgaben geltend zu machen.

  • Die fiktiven Reisekosten bieten eine vereinfachte Abrechnungsmöglichkeit und können ohne Einzelnachweise bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen steuerlich abgesetzt werden.

  • Sie tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand für die Steuererklärung zu reduzieren und sorgen für eine faire Berücksichtigung beruflich bedingter Ausgaben.

Fiktive Reisekosten – auf einen Blick:

  • Kilometergeld für Fahrten im Privatfahrzeug: Die Abrechnung pro Kilometer für beruflich bedingte Fahrten mit dem privaten Auto. Der Kilometersatz ist gesetzlich festgelegt und soll die durchschnittlichen Kosten pro Kilometer (Treibstoff, Verschleiß etc.) abdecken.

  • Nächtigungsgelder: Pauschale Beträge für Übernachtungen ohne Belegvorlage, wenn eine auswärtige Übernachtung aus beruflichen Gründen erforderlich ist. Diese Pauschalen sollen die Kosten für Unterkunft und kleine Nebenausgaben decken.

  • Diäten (Verpflegungsmehraufwand): Tagespauschalen für Mehrkosten der Verpflegung auf Dienstreisen. Sie sollen den Mehraufwand für Mahlzeiten außerhalb des Wohnorts abdecken und sind abhängig von der Reisedauer.

Verpflegungskosten: Diäten

Im Zuge einer Geschäftsreise oder Dienstreise anfallende Verpflegungskosten können nach bestimmten Regelungen und Kostensätzen von der Steuer abgesetzt werden.

Diese Verpflegungsmehraufwendungen, bekannt als Diäten oder Tagesgelder, stellen einen wesentlichen Bestandteil der steuerlich absetzbaren Reisekosten dar. Sie decken die Mehrkosten für Mahlzeiten während beruflich bedingter Abwesenheit vom regulären Arbeitsplatz oder Wohnort ab.

Wann sind Diäten steuerlich absetzbar?

Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Diäten ist, dass:

  • Die Kosten im Rahmen einer ausschließlich im Rahmen einer dienstlich durchgeführten Reise entstehen.

  • Die Reise eine bestimmte Mindestdauer überschreitet, wodurch ein Mehraufwand für Verpflegung begründet wird.

Wie werden Diäten berechnet?

Die Höhe der absetzbaren Diäten richtet sich nach festgelegten Pauschalsätzen, die je nach Reisedauer und Ziel variieren können.

  • Diese Pauschalbeträge sollen die tatsächlichen Mehrkosten für Mahlzeiten vereinfacht und gerecht widerspiegeln, ohne dass Einzelbelege erforderlich sind.

Durch die Anwendung dieser Regelungen können Unternehmen und Selbstständige die Verwaltung ihrer Reisekosten vereinfachen und gleichzeitig sicherstellen, dass beruflich bedingte Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Die gesetzliche Grundlage für die steuerliche Absetzbarkeit von Diäten bildet § 16 Abs. 1 Z 9 EStG, der die Voraussetzungen und Pauschalbeträge für die Absetzung von Verpflegungsmehraufwendungen detailliert festlegt, in Verbindung mit den in § 26 Z 4 EStG festgeschriebenen Beträgen.

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Reisekosten mit privatem Kfz: Kilometergeld

Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs können die entstehenden Kosten in Form des amtlichen Kilometergelds steuerlich geltend gemacht werden.

In Österreich wird das Kilometergeld aktuell mit 0,42 EUR pro Kilometer angesetzt. Diese Regelung gilt für Fahrzeuge, die zu weniger als 50 % für berufliche Fahrten genutzt werden, und ermöglicht den Abzug der Kosten als Betriebsausgabe.

Kilometergeld – Voraussetzungen:

  • Hauptsächlich private Nutzung: Das private Fahrzeug wird zu weniger als 50 % für dienstliche oder betriebliche Fahrten eingesetzt.

  • Dokumentation der Fahrten: Um das Kilometergeld steuerlich absetzen zu können, ist eine detaillierte Dokumentation der gefahrenen Kilometer unerlässlich.

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Pendlerpauschale & Pendlereuro

Das Pendlerpauschale ist eine finanzielle Abgeltung für Arbeitnehmer und Dienstnehmer durch den Staat für die Wegstrecken von Wohnstätte zu Arbeitsstätte, um die finanzielle Belastung für Arbeitnehmer und Dienstnehmer durch den täglichen Weg zur Arbeit zu mildern.

  • Anspruch kann je nach Zumutbarkeit eines Massenverkehrsmittels entweder auf das kleine Pendlerpauschale oder das große Pendlerpauschale bestehen.

  • Kleines Pendlerpauschale: Ist die Benützung eines Massenverkehrsmittels für den Arbeitsweg zumutbar, besteht Anspruch auf das kleine Pendlerpauschale als Ausgleich für die entstehenden Reisekosten.

  • Großes Pendlerpauschale: Ist die Benützung eines Massenverkehrsmittels für den Arbeitsweg nicht zumutbar, besteht Anspruch auf das große Pendlerpauschale als Ausgleich für die entstehenden Reisekosten.

  • Es richtet sich an Personen, die regelmäßig längere Strecken zwischen ihrem Wohnort und Arbeitsplatz zurücklegen müssen.

Der Anspruch auf ein Pendlerpauschale ist von folgenden Faktoren abhängig:

  • Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel.

  • Es muss eine bestimmte Entfernung zwischen Wohnstätte und Arbeitsplatz bzw. Ort der Dienstverrichtung vorliegen.

  • Zeitliches Überwiegen im Lohnzahlungszeitraum: die Strecke von Wohn- zu Arbeitsstätte muss an mehr als 10 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt werden.

Pendlerpauschale – auf einen Blick:

  • Zweck: Ziel des Pendlerpauschales ist es, Arbeitnehmern und Dienstnehmern einen Ausgleich für die Kosten und den Zeitaufwand des Arbeitsweges zu bieten.

  • Berechtigung: Anspruch auf das Pendlerpauschale haben Arbeitnehmer und Dienstnehmer, deren Arbeitsweg eine bestimmte Mindestentfernung überschreitet und die regelmäßig zur Arbeitsstätte pendeln.

  • Ausmaß der Reisekostenabgeltung: Je nach Zumutbarkeit eines Massenverkehrsmittels für den Arbeitsweg entweder Anspruch auf das kleine oder das große Pendlerpauschle.

  • Berechnung: Die Höhe des Pendlerpauschales hängt von der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz sowie der Häufigkeit der Arbeitswege ab. Es werden verschiedene Stufen des Pauschales definiert, die den Grad der finanziellen Unterstützung bestimmen.

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Pendlereuro:

Besteht Anspruch auf das Pendlerpauschale, steht seit 1.1.2013 auch ein sogenannter Pendlereuro zu:

  • Der Pendlereuro ist ein steuerlicher Absetzbetrag und wird als Jahresbetrag berechnet.

  • Die Höhe des Pendlereuros ergibt sich aus der Multiplikation der einfachen Entfernung von Wohnstätte zu Arbeitsstätte mit „zwei“.

  • Pendelt ein Arbeitnehmer also beispielsweise von zu Hause zur Arbeit 27 km, ergibt sich ein Anspruch auf einen Pendlereuro in Höhe von 54 Euro: 27 × 2 = 54.

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Tagesgelder

Tagesgeld stellt eine Aufwandsentschädigung zur Deckung von Ausgaben auf Dienstreisen dar. Diese Beträge können daher bei dienstlichen Reisekosten als Aufwand deklariert werden und entsprechend bei der Reisekostenabrechnung steuerlich abgesetzt werden.

Im Zuge der Absetzung der Tagesgelder stehen wie folgt zu – gemäß § 26 EStG beträgt der maximale Tagsatz 26,40 Euro:

  • Für jede angefangene Stunde im Ausmaß von 1/12 des Tagsatzes.

  • Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Im Ausmaß des vollen Tagsatzes.

Grundsätze im Sinne der Tagesgelder:

  • Auch bei Nachweis: Es sind keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.

  • Neuer Mittelpunkt der Tätigkeit: Die Reise dauert länger als 5 Tage. Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle den 5. Tag übersteigenden Tage herangezogen werden.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15 Euro pro Nacht zu verwenden.

Nächtigungsgelder im Ausland unterliegen gesonderten Regelungen, die in § 25 und § 26 der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert sind.

Alternative Nächtigungsgelder – tatsächliche Nächtigungskosten:

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details sind je Modell zu beachten:

Tatsächliche Kosten:

  • Grundsätzlich keine Obergrenze
  • Nur bis Höchstbetrag
  • Auch bei Aus- oder Fortbildung (z.B. Kongressbesuch)

Pauschalsatz:

  • Umfasst Nächtigung und Frühstück
  • Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Tages- und Nächtigungsgelder im Inland: Vorsteuerabzug

Im Zuge von ausschließlich geschäftlich bzw. dienstlich bedingten Reisen im Inland besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs:

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, können 9,0909 % als Vorsteuer (Anwendung des 10-prozentigen Steuersatzes) für Inlandsreisen herausgerechnet und abgezogen werden.

  • Diese Regelung ist in § 13 UStG abgebildet.

  • Die entsprechenden Steuersätze sind in § 10 UStG abgebildet.

  • Diese Bestimmungen gelten auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich.

Mittelpunkt der Tätigkeit: 5/15-Tages-Regel

Grundsätzlich muss auf den Mittelpunkt der Tätigkeit geachtet werden. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ist wie folgt definiert:

  • Die Tätigkeit wird durchgehend länger als fünf Tage am Einsatzort durchgeführt. Nur diese ersten 5 Tage dürfen als Aufwand abgesetzt werden. Nach einer Pause von mindestens sechs Monaten ist die Reise an diesen Einsatzort wieder als Aufwand verwendbar.

  • Die Tätigkeit wird regelmäßig wiederkehrend am Einsatzort mindestens ein Mal pro Woche durchgeführt.

  • Die Tätigkeit wird innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 15 Tage durchgeführt. Es dürfen in diesem Fall nur 15 Tage als Aufwandsposten verrechnet werden.

  • Bei Reisen im Ausland gilt eine eigene Regelung: Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle den 5. Tag übersteigenden Tage herangezogen werden.

Auslandsreisen: Absetzbarkeit

Die Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland sind gesetzlich in der Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland festgelegt:

  • Die Gesetzesgrundlage enthält die vollständige Aufstellung der Auslandsreisekostensätze je Kontinent und Land mit den jeweiligen Sätzen für Tages- und Nächtigungsgebühren.

Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden.

  • Ist der Reisezweck betrieblich veranlasst sowie nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und die Reise wird entsprechend der Regelungen und Sätze als Aufwand anerkannt.

  • Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Reisekostenabrechnung: Dokumentation

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, die genaue Dokumentation der Reisen ist aber eine Voraussetzung für die Geltendmachung der steuerlichen Vorteile.

  • Die Finanzverwaltung verlangt keine bestimmte Form der Fahrtendokumentation – es gilt aber:

  • Je klarer und nachvollziehbarer sowie detaillierter diese aber ist, umso eher kann mit damit als Nachweis auch Geld vom Finanzamt zurückgeholt werden.

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