Diäten berechnen ⇒ Tages- & Nächtigungsgelder bei Dienstreisen

Diäten, auch Tagesgelder bzw. Taggelder genannt, sind steuerfreie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand dienstlich veranlasster Reisen. Bei Inlandsreisen beträgt der maximale Anspruch 26,40 EUR pro Tag, bei Auslandsreisen variieren die Beträge je nach Land gemäß den Vorgaben in den LStR 2002 des BMF.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Höhe der Diäten: Inland
  2. Höhe der Diäten: Ausland
  3. Diäten – auf einen Blick
  4. Diäten (Tages- & Nächtigungsgelder)
  5. Diäten: Definition
  6. Diäten Inland: Verpflegungsgelder bei Inlandsreisen
  7. Diäten Ausland: Verpflegungsgelder bei Auslandsreisen
  8. Diäten berechnen: Übersicht & Tagessätze
  9. Diäten Inland: Anspruch berechnen
  10. Diäten Ausland: Anspruch berechnen
  11. Diäten: Nachweise für die steuerliche Absetzbarkeit
  12. Diäten: Vorsteuerabzug
  13. Verpflegungsmehraufwand: Abgrenzung
  14. Praxisbeispiel: Diäten in der Buchhaltung
  15. Quellen
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Höhe der Diäten: Inland

Diäten Inland: Anspruchshöhe Tagesgeld nach Reisedauer
Dauer in Stunden Betrag in Euro
bis 3 0
3 bis 4 8,80
4 bis 5 11
5 bis 6 13,20
6 bis 7 15,40
7 bis 8 17,60
8 bis 9 19,80
9 bis 10 22
10 bis 11 24,20
11 bis 24 26,40

Höhe der Diäten: Ausland

Diäten Ausland: Anspruchshöhe Tages- und Nächtigungsgelder nach Reisedauer
Dauer in Stunden Anspruch je nach Reiseland gem. LStR 2002
Bis 3 0
3 bis 4 4/12 des Auslandssatzes
4 bis 5 5/12 des Auslandssatzes
5 bis 6 6/12 des Auslandssatzes
6 bis 7 7/12 des Auslandssatzes
7 bis 8 8/12 des Auslandssatzes
8 bis 9 9/12 des Auslandssatzes
9 bis 10 10/12 des Auslandssatzes
10 bis 11 11/12 des Auslandssatzes
11 bis 24 12/12 – Anspruch auf vollen Auslandssatz

Diäten – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zu Diäten
Definition Diäten sind steuerfreie Pauschalbeträge für Verpflegung bei dienstlich veranlassten Reisen.
Funktion Sie dienen der Abgeltung von Mehraufwendungen für Verpflegung während Dienstreisen.
Höhe der Ansprüche Gemäß § 26 Abs. 4 lit. b EStG darf das Tagesgeld für Inlandsdienstreisen bis zu 26,40 Euro pro Tag betragen.
Diäten im Ausland Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Pauschalsätze gem. Anhang 42.2 LStR 2002 sowie nach den Gebührenstufen der Festsetzung der Reisezulagen.
Unterscheidung Diäten sind als Teil der Reisekosten nicht zu verwechseln mit Kilometergeld und dem Pendlerpauschale, welche sich auf die entstehenden Fahrtkosten beziehen.
Rechtsgrundlagen Diäten werden nach § 26 EStG steuerfrei gewährt. Für Inlandsreisen legt § 26 EStG die steuerlichen Rahmenbedingungen fest, einschließlich der zulässigen Tagesgeldhöhe. Für Auslandsreisen gelten ergänzend die Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV), insbesondere § 25c, sowie die Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland, welche die Pauschalbeträge nach Gebührenstufen je nach Zielland festlegt.

Diäten (Tages- & Nächtigungsgelder)

Diäten, auch als Tagesgelder bezeichnet, sind steuerfreie Pauschalbeträge, die zur Abgeltung von Verpflegungsmehraufwand während einer dienstlich veranlassten Reise gezahlt werden. Diese Pauschalen dienen dazu, Mehraufwendungen für Verpflegung und Nächtigung zu decken, die durch die Abwesenheit vom regelmäßigen Arbeitsort entstehen, und können gemäß § 26 EStG von der Steuer abgesetzt werden.

Diäten: Definition

Diäten, auch als Tagesgelder bezeichnet, sind steuerfreie Verpflegungspauschalen, die bei einer dienstlich veranlassten Reise anfallen.

Diese Pauschalbeträge dienen dazu, die Mehraufwendungen für Verpflegung während einer Dienstreise zu decken und können den Bestimmungen des § 26 EStG entsprechend steuerlich geltend gemacht werden.

  • Folglich ist eine Diät im Sinne der Reisekosten ein Taggeld, das die Aufwendungen für Verpflegung eines Tages auf Dienstreise ausgleichen soll.

Die Diäten werden anteilig nach der Dauer der Reise berechnet. Bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden kann für jede angefangene Stunde ein anteiliger Tagessatz abgesetzt werden.

  • Vollständige Tage (über 12 Stunden) ermöglichen die Absetzung des vollen Tagessatzes.

Diäten Inland: Verpflegungsgelder bei Inlandsreisen

Für Dienstreisen innerhalb Österreichs gilt ein maximaler steuerfreier Tagessatz von 26,40 EUR pro Tag.

  • Dieser Pauschalbetrag kann gemäß § 26 EStG für jede Dienstreise, die länger als 3 Stunden dauert, anteilig geltend gemacht werden.

Bei kürzeren Dienstreisen unter 24 Stunden wird der Pauschalbetrag anteilig berechnet:

  • Für jede angefangene Reisestunde können 1/12 des Tagessatzes geltend gemacht werden, was einem Betrag von 2,20 EUR pro Stunde entspricht.

Die steuerlichen Rahmenbedingungen für die Absetzbarkeit der Diäten sind in § 26 Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt und gelten für alle in Österreich dienstlich veranlassten Reisen.

Diäten Ausland: Verpflegungsgelder bei Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand.

Diese Pauschalen werden nach den Regelungen der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) sowie der Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland und mit den Gebührenstufen je Reiseland gemäß Anhang 42.2 Lohnsteuerrichtlinien 2002 (LStR) festgelegt.

Die Höhe der Diäten für eine Dienstreise ins Ausland hängt vom Reiseziel ab:

  • Eine Abwesenheit von 12 Stunden oder mehr wird als vollständiger Reisetag gezählt, und der maximale Tagessatz des jeweiligen Ziellandes kann geltend gemacht werden.

  • Für kürzere Abwesenheiten werden die Diäten anteilig nach Stunden berechnet, entsprechend der Vorschriften der RGV.

Die Bestimmungen für die länderspezifischen Pauschalsätze sind in der Reisegebührenvorschrift, insbesondere in § 25c, sowie in der Festsetzung der Reisezulagen detailliert aufgeführt und können je nach Land unterschiedlich hoch sein, da auch die regionalen Preisverhältnisse unterschiedlich sind.

Diäten berechnen: Übersicht & Tagessätze

Die Berechnung der Diäten richtet sich nach der Dauer der dienstlich veranlassten Reise sowie den geltenden Tagessätzen für In- und Auslandsreisen.

  • Für die exakte Berechnung gelten unterschiedliche Regelungen, je nachdem, ob es sich um eine Reise innerhalb Österreichs oder ins Ausland handelt.

Bei einer Dienstreise im Inland beträgt der maximale Tagessatz 26,40 EUR pro Tag. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Pauschalen, die in der Reisegebührenvorschrift (RGV) und der Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland festgelegt sind.

Die Diäten werden wie folgt berechnet:

  • Inlandsreisen: Diäten werden für jede angefangene Stunde der Reise anteilig berechnet. Für jede Reisestunde kann 1/12 des Tagessatzes geltend gemacht werden. Die Rahmenbedingungen und Anspruchshöhen je nach Dauer der Reise sind in § 26 Abs. 4 EStG festgelegt.

  • Auslandsreisen: Die Höhe der Diäten richtet sich nach den länderspezifischen Pauschalen, wobei für Reisen mit einer Dauer von mehr als 12 Stunden der maximale Tagessatz des Ziellandes gilt. Die konkreten Tagessätze und Nächtigungsgelder für Dienstreisen im Ausland werden durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in den Lohnsteuerrichtlinien 2002 (LStR) festgelegt und veröffentlicht.

Diäten Inland: Anspruch berechnen

Bei Dienstreisen im Inland dürfen die Mehraufwendungen für Verpflegung mit maximal 26,40 EUR pro Tag steuerlich abgesetzt werden. Dieser Betrag gilt für Reisen, die eine Dauer von 24 Stunden umfassen.

  • Höhere Beträge werden auch mit Nachweis nicht steuerfrei gewährt, unabhängig davon, ob ein arbeitsrechtlicher Anspruch darauf besteht.

  • Die Diäten sind als Tagesgelder vorsteuerabzugsfähig – mehr dazu hier.

Für kürzere Dienstreisen (weniger als 24 Stunden) wird der Tagessatz anteilig berechnet:

  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 3 Stunden kann pro angefangener Stunde 1/12 des Tagessatzes angesetzt werden, was einem Betrag von 2,20 EUR pro Stunde entspricht.

Es ist zu beachten, dass höhere Kosten, die den maximalen Tagessatz überschreiten, steuerlich nicht anerkannt werden, auch wenn sie nachweislich entstanden sind. Diese Regelung basiert auf den Bestimmungen des § 26 EStG.

Trotz der gängigen Rechtsprechung, wonach Tagesgelder ohne Nächtigung nicht gewährt werden, werden von der Finanzverwaltung dennoch Tagesgelder für eintägige Reisen nach ihren Richtlinien zuerkannt.

Inlandsdiäten: Anspruchshöhe nach Reisedauer

Für die Verpflegung während einer Inlandsdienstreise stehen als Tagesgeld 26,40 Euro für 24 Stunden zu. Daraus ergibt sich ein Anspruch auf Diäten je nach Dauer der Reise im folgenden Ausmaß:

Diäten Inland: Anspruchshöhe Tagesgeld nach Reisedauer
Dauer in Stunden Betrag in Euro
bis 3 0
3 bis 4 8,80
4 bis 5 11
5 bis 6 13,20
6 bis 7 15,40
7 bis 8 17,60
8 bis 9 19,80
9 bis 10 22
10 bis 11 24,20
11 bis 24 26,40

Diäten Ausland: Anspruch berechnen

Die Berechnung der Diäten für Auslandsreisen richtet sich nach den jeweiligen länderspezifischen Pauschalbeträgen, die in den Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) sowie der Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland und den Tages- und Nächtigungsgeldern bei Auslandsdienstreisen der Lohnsteuerrichtlinien 2002 (LStR) festgelegt sind.

Für eine vollständige Tagesreise (mehr als 12 Stunden) gilt der maximale Tagessatz des Ziellandes. Kürzere Reisen werden anteilig berechnet, wobei die Abwesenheitsdauer ausschlaggebend ist:

  • Ab einer Abwesenheit von 12 Stunden wird der volle Tagesbetrag des jeweiligen Landes angesetzt.

  • Für kürzere Zeiträume werden die Pauschalen entsprechend der Anzahl der Stunden berechnet.

Die Pauschalsätze für die Verpflegungskosten und Nächtigungsgelder unterscheiden sich je nach Kontinent und Land. Diese Sätze werden regelmäßig durch das Bundesministerium für Finanzen (siehe u. a. LStR 2002) veröffentlicht und aktualisiert.

Auslandsdiäten: Anspruchshöhe nach Reisedauer

Für die Verpflegung während einer Auslandsdienstreise variieren die Anspruchshöhen je nach Reiseland. Je nach Dauer der Reise ergibt sich ein Anspruch auf Diäten im Ausmaß der folgenden anteiligen Auslandssätze:

Diäten Ausland: Anspruchshöhe Tages- und Nächtigungsgelder nach Reisedauer
Dauer in Stunden Anspruch je nach Reiseland gem. LStR 2002
Bis 3 0
3 bis 4 4/12 des Auslandssatzes
4 bis 5 5/12 des Auslandssatzes
5 bis 6 6/12 des Auslandssatzes
6 bis 7 7/12 des Auslandssatzes
7 bis 8 8/12 des Auslandssatzes
8 bis 9 9/12 des Auslandssatzes
9 bis 10 10/12 des Auslandssatzes
10 bis 11 11/12 des Auslandssatzes
11 bis 24 12/12 – Anspruch auf vollen Auslandssatz

Diäten: Nachweise für die steuerliche Absetzbarkeit

Um Diäten im Rahmen einer Dienstreise steuerlich geltend machen zu können, sind exakte Aufzeichnungen erforderlich.

  • Diese Nachweise dienen als Grundlage für die steuerliche Absetzung und müssen dem Finanzamt bei Bedarf vorgelegt werden.

Die folgenden Informationen müssen präzise dokumentiert werden:

  • Datum der Reise

  • Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr

  • Reiseziel und Reiseort

  • Zweck der Reise

Für eine ordnungsgemäße steuerliche Geltendmachung ist es empfehlenswert, die Aufzeichnungen in einem detaillierten und fortlaufenden Fahrtenbuch zu führen. Dieses ermöglicht eine lückenlose Dokumentation der dienstlich veranlassten Reisen und gewährleistet, dass alle Informationen korrekt und nachvollziehbar erfasst sind.

Eine lückenlose Dokumentation ist vor allem wichtig, um sicherzustellen, dass die steuerfreien Pauschalbeträge korrekt abgerechnet werden und alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sind.

Dokumentation der Reisen im Fahrtenbuch:

Empfehlenswert ist es, diese Aufzeichnungen und dementsprechenden Nachweise für die Finanzverwaltung in Form eines detaillierten und fortlaufenden Fahrtenbuchs vorzunehmen.

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Diäten: Vorsteuerabzug

Für betriebliche Reisen besteht in Österreich die Möglichkeit, aus den pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern einen Vorsteuerabzug geltend zu machen, sofern die Reise ausschließlich betrieblich veranlasst ist.

  • Dies gilt gemäß § 13 UStG jedoch nur für Reisen innerhalb Österreichs.

Die Tages- und Nächtigungsgelder werden als Bruttobeträge betrachtet, und die darin enthaltene Vorsteuer kann unter Anwendung eines Steuersatzes von 10 Prozent herausgerechnet werden.

  • Das bedeutet, dass der abzugsfähige Vorsteueranteil 9,0909 Prozent des Bruttobetrags beträgt.

Anstelle der pauschalen Nächtigungsgebühr können auch die tatsächlichen Übernachtungskosten für den Vorsteuerabzug verwendet werden, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die den Anforderungen des § 11 UStG entspricht.

Beispiel zur Vorsteuerberechnung:

Eine Unternehmerin reist von Wien nach Villach und erhält einen vollen Tagessatz von 26,40 EUR und einen anteiligen Satz von 15,40 EUR.

  • Zusätzlich steht ihr eine pauschale Nächtigungsgebühr von 15 EUR zu, was insgesamt 56,80 EUR ergibt.

  • Aus diesen Beträgen können 5,16 EUR Vorsteuer abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwand: Abgrenzung

Der Begriff Verpflegungsmehraufwand wird vor allem in Deutschland verwendet und beschreibt die steuerliche Absetzbarkeit von Mehraufwendungen für Verpflegung während einer Dienstreise.

  • In Österreich wird dieser Mehraufwand durch die Diäten abgegolten, die ebenfalls als steuerfreie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden können.

  • Während also in Deutschland vorwiegend vom Verpflegungsmehraufwand im Zuge dienstlicher Reisen gesprochen wird, ist in Österreich der Begriff Diäten bzw. Taggeld oder Tagesgelder geläufig.

  • Beides sind steuerliche Absetzbeträge in Form von Pauschalen, welche die höheren Verpflegungskosten bei beruflich oder geschäftlich bedingten Reisen ausgleichen sollen.

Weitere Informationen zum Verpflegungsmehraufwand in Deutschland finden Sie hier:

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Praxisbeispiel: Diäten in der Buchhaltung

Im folgenden Praxisbeispiel zeigen wir, wie die Erfassung der Diäten in der Buchhaltung erfolgt und welche Vorteile eine automatisierte Lösung bietet. Die korrekte Erfassung von Diäten ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung.

Mit dem richtigen Reisekosten-Modul können Diäten einfach und effizient erfasst und verwaltet werden.

Dieses Modul ermöglicht es Unternehmen, Diäten und Reisekosten effizient zu erfassen und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt – die Erfassung und Synchronisierung der benötigten Daten geschieht intuitiv und unkompliziert:

  • Integrierbar in die FreeFinance-Buchhaltung: Diäten lassen sich nahtlos in die bestehende Buchhaltungssoftware integrieren, was eine fehlerfreie und lückenlose Dokumentation sicherstellt.

  • Synchronisation mit dem digitalen Fahrtenbuch: Daten zur Dienstreise werden mit dem digitalen Fahrten- und Kilometerbuch manumeter automatisch erfasst und synchronisiert, sodass keine manuellen Eingaben erforderlich sind.

  • Automatische Prüfung der 5- und 15-Tage-Regeln: Das System überprüft automatisch die gesetzlichen Regelungen und stellt sicher, dass die Diäten korrekt berechnet und in die Buchhaltung übernommen werden.

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Quellen