Eingangsrechnung ⇒ einfach erklärt
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die einem Unternehmen vom Auftragnehmer für erbrachte Leistungen oder Lieferungen ausgestellt wird. Sie geht vom Auftragnehmer an das Unternehmen, weshalb sie als Eingangsrechnung bezeichnet wird.
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Zuletzt aktualisiert:
Eingangsrechnung – auf einen Blick
| Definition: | Schriftliche Rechnung für erhaltene Leistungen oder Waren, ausgestellt vom Lieferanten oder Dienstleister an das Unternehmen |
| Aussteller und Empfänger: |
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Eingangsrechnung: Übersicht
Falls ein Unternehmen gemäß den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zur Rechnungslegung verpflichtet ist, ist es erforderlich, für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren entsprechende Rechnungen an die jeweiligen Kunden auszustellen.
- Die betrachteten Rechnungen werden vom beauftragenden Unternehmen als Eingangsrechnungen im Zusammenhang mit erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren betrachtet.
Sie gehen vom Auftragnehmer aus in das Unternehmen ein, weil dem Unternehmen vom Auftragnehmer für erbrachte Leistung oder Lieferung eine entsprechende Geldsumme in Rechnung gestellt wird.
- Die Rechnungslegungspflicht ist an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft.
Erbringt zum Beispiel ein Unternehmen für ein anderes Unternehmen eine Lieferung oder Leistung, so muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist ebenso der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.
- Im Regelfall kann davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.
Liegt die Verpflichtung zur Rechnungslegung vor, so muss diese innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes (sprich der Leistung oder Lieferung, die anhand der Rechnung ausgewiesen und verrechnet wird) nachkommen!
Rechnungslegungspflichtige Unternehmen gemäß § 11 UStG
Berechtigung zur Rechnungslegung: Umsätze durch Unternehmer im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG.
Verpflichtung zur Rechnungslegung:
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Umsätze an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist.
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Steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen.
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Wenn der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet.
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Der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung für sein Unternehmen bezieht.
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Der Leistungsempfänger ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.
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Wenn die Steuerschuld für die in einem anderen Mitgliedstaat (EU) ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt, noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.
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Der leistende Unternehmer betreibt sein Unternehmen vom Inland aus oder die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird und die Lieferung oder sonstige Leistung wird im Drittlandsgebiet an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist, ausgeführt.
Die vollständigen Ausführungen zu den Bestimmungen für die Rechnungslegungspflicht finden Sie in § 11 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).
Eingangsrechnungen sind nicht nur als geschäftliche Zahlungsaufforderungen zu betrachten, sondern können in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit auch als Nachweis oder Bestätigung dienen.
- Zum Beispiel bei Streitfragen zu ordnungsgemäßer Erbringung von Leistung oder Lieferung und Zahlungsfristen.
Auch insofern ist es wichtig und von Bedeutung für das jeweilige Unternehmen, seine Eingangsrechnungen ordentlich zu verwalten und entsprechend aufzubewahren.
- Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) gilt für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen.
Eingangsrechnung: Formvorschriften & Angaben
Als Geschäftsdokument muss die Eingangsrechnung auch bestimmte Formvorschriften einhalten und Angaben enthalten.
Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen dementsprechend auf der Ausgangsrechnung angeführt sein:
Rechnungslegung: Allgemeine Formvorschriften & Angaben
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Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
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Menge und Art der Leistung oder Lieferung
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Tag und Zeitraum der Leistung oder Lieferung
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Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)
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Summe der Steuer
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Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
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Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
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UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro inkl. USt oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
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Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese angeben (z. B. Antiquitätenhandel)
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Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben
Aufbau der Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung wird immer in zwei Bereiche eingeteilt:
- Rechnungskopf
- Rechnungszeilen
Der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
Pro Rechnungskopf muss mindestens eine Zeile erfasst werden. Jede Rechnungszeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz sowie den Betrag und den Rechnungstext.
- Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Leistung/Lieferung oder Reverse Charge-Leistung handelt, sowie ob ein Privatanteil verbucht wird.
So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).
Eingangsrechnung: FreeFinance-Buchhaltung
Eine Eingangsrechnung ist in der Buchhaltung als Ausgaben-Beleg ein erfolgsverringernder Beleg bzw. eine erfolgsverringernde Buchung.
Ein Ausgaben-Beleg deshalb, weil eine Eingangsrechnung ins Unternehmen eingeht, jemand also einen bestimmten Geldbetrag für erbrachte Leistung oder Lieferung vom Unternehmen, dem Leistungsempfänger, möchte.
- Die Eingangsrechnung zielt also auf eine Ausgabe ab.
Eingangsrechnung in FreeFinance (E/A)
Wie Sie eine Eingangsrechnung in FreeFinance in der Einnahmen und Ausgaben Rechnung erstellen und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
Eingangsrechnung mit PaperCut in FreeFinance:
Wie Sie Eingangsrechnungen mit FreeFinance einfach erfassen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Digitalen Handbuch zu PaperCut.
Eingangsrechnung in FreeFinance (DBH):
Wie Sie in FreeFinance in der doppelten Buchhaltung eine Eingangsrechnung erstellen und verbuchen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
Weitere Details zur Eingangsrechnung (DBH):
Wie Sie in FreeFinance an einer Eingangsrechnung eine Verbindlichkeit ausgleichen, offene Posten zahlen und wie Sie sich die T-Konten anzeigen lassen können, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
Erweiterte Eingangsrechnung:
Wie Sie in FreeFinance eine Eingangsrechnung mit Reverse Charge oder Innergemeinschaftlicher Lieferung eingeben, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
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Fragen und Antworten
Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist eine schriftliche Rechnung bzw. Abrechnung, die von einem Lieferanten oder Dienstleister an ein Unternehmen ausgestellt wird und die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren sowie die damit verbundenen Zahlungsbedingungen detailliert aufführt.
Eine Eingangsrechnung sollte unter anderem den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmens, Menge und Art der Leistung oder Lieferung, das Entgelt, die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID), Rechnungsdatum und -nummer sowie weitere relevante Daten enthalten.
Welche Rahmenbedingungen sind mit der Rechnungslegungspflicht verbunden?
Unternehmen sind gemäß den Umsatzsteuervorschriften verpflichtet, für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren Rechnungen auszustellen, um die Rechnungslegungspflicht zu erfüllen.
- Rechnungslegungspflicht besteht unter anderem, wenn ein Unternehmen für ein anderes Unternehmen Leistungen erbringt oder Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.
Eingangsrechnungen müssen bestimmte Formvorschriften einhalten und Pflichtangaben enthalten, die in den Rechnungslegungsvorschriften festgelegt sind:
- Rechnungsaussteller und -empfänger
- Leistungs- und Lieferdetails
- Datum und Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Entgelt für die Leistung oder Lieferung
- Summe der Steuer
- Rechnungsdatum und -nummer
- Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID)
- UID-Nummer des Leistungsempfängers
- Hinweis auf Differenzbesteuerung
- Steuerbetrag in Euro
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS