Eingangsrechnung

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist jene Rechnung, die einem Unternehmen für beauftragte Leistung oder Lieferung vom Auftragnehmer ausgestellt wird. In dieser Rechnung ist der vom Unternehmen für den entsprechenden Auftrag zu zahlende Preis ausgewiesen. Die Rechnung wird vom Leistungserbringer an den Leistungsempfänger ausgestellt - geht also vom Auftragnehmer aus in das Unternehmen ein, daher Eingangsrechnung.

Eingangsrechnung: Übersicht & Rechnungslegungspflicht

Rechnungslegung | Buchhaltung

 

Wenn ein Unternehmen gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes rechnungslegungspflichtig ist, muss es für erbrachte Leistungen oder Lieferungen auch entsprechende Rechnungen an die jeweilige Kundschaft ausstellen. Diese Rechnungen sind aus Sicht des Leistung oder Lieferung beauftragenden Unternehmens sogenannte Eingangsrechnungen - sie gehen vom Auftragnehmer aus in das Unternehmen ein, weil dem Unternehmen vom Auftragnehmer für erbrachte Leistung oder Lieferung eine entprechende Geldsumme in Rechung gestellt wird.

Die Rechnungslegungspflicht ist an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft. Erbringt beispielsweise ein Unternehmen für ein anderes Unternehmem eine Lieferung oder Leistung, so muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist ebenso der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.

Im Regelfall kann davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.

Liegt die Verpflichtung zur Rechnungslegung vor, so muss diese innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes (sprich der Leistung oder Lieferung, die anhand der Rechnung ausgewiesen und verrechnet wird) nachkommen!

  • Umsätze durch Unternehmer im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 UStG: Berechtigung zur Rechnungslegung

  • Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Wenn der leistende Unternehmer sein Unternehmen vom Inland aus betreibt oder sich die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland befindet: Verpflichtung zur Rechungslegung

  • Der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung für sein Unternehmen bezieht: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Der Leistungempfänger ist eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Wenn die Steuerschuld für die in einem anderen Mitgliedstaat (EU) ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Der leistende Unternehmer betreibt sein Unternehmen vom Inland aus oder die Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, befindet sich im Inland und die Lieferung oder sonstige Leistung wird im Drittlandsgebiet an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit diese nicht Unternehmer ist, ausgeführt: Verpflichtung zur Rechnungslegung

  • Die vollständigen Ausführung zu den Bestimmungen für die Rechnungslegungspflicht finden Sie in Paragraf 11 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)

Eingangsrechnungen sind nicht nur als geschäftliche Zahlungsaufforderungen zu betrachten, sondern können in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit auch als Nachweis oder Bestätigung - beispielsweise bei Streitfragen zu ordnungsgemäßer Leistungs- oder Lieferungserbringung und Zahlungsfristen, dienen.

Auch insofern ist es wichtig und von Bedeutung für das jeweilige Unternehmen, seine Eingangsrechnungen ordentlich zu verwalten und entsprechend aufzubewahren - abseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen.

Eingangsrechnung: Formvorschriften & Angaben

Rechnungslegung | Formvorschriften & Pflichtangaben

 

Als Geschäftsdokument muss die Eingangsrechnung auch bestimmte Formvorschriften einhalten und Angaben enthalten.

Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen dementsprechend auf der Ausgangsrechnung angeführt sein:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
  • Menge und Art der Leistung oder Lieferung
  • Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
  • Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)
  • Summe der Steuer
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
  • UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
  • Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

Alle weiterführenden Informationen und Ausführungen zu den Bestimmungen für die Rechnungslegung sowie ensprechende Musterrechnungen und Rechnungsvorlagen finden Sie in auf unserer Ratgeberseite zum Thema Rechnungslegung!

Eingangsrechnung: In der FreeFinance-Buchhaltung

Geschäftsdokumente: Ausgangsrechnung | Buchhaltung

 

Eine Eingangsrechnung ist in der Buchhaltung als Ausgaben-Beleg ein erfolgsverringernder Beleg bzw. eine erfolgsverringernde Buchung.

Ein Ausgaben-Beleg ganz einfach deshalb, weil eine Eingangsrechnung ins Unternehmen eingeht, jemand also einen bestimmten Geldbetrag für erbrachte Leistung oder Lieferung vom Unternehmen, dem Leistungsempfänger, möchte - die Eingangsrechnung ziehlt also auf eine Ausgabe ab.

Aufbau der Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung wird immer in zwei Bereiche eingeteilt:

  • Rechnungskopf: Der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
  • Rechnungszeilen: Pro Rechnungskopf muss mindestens eine Zeile und können mehrere Zeilen erfasst werden. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, sowie den Betrag und den Rechnungstext. Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Leistung/Lieferung oder Reverse Charge-Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Jede Rechnung besteht aus einem Rechnungskopf und aus mindestens einer Rechnungszeile. Dadurch lässt sich einfach einstellen, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Leistung/Lieferung oder Reverse Charge-Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Eine vollständige Anleitung zum Erstellen der Eingangsrechnung und entsprechender Vorlagen in der FreeFinance-Buchhaltung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen anhand anschaulicher Video-Tutorials finden Sie auf unserer hier!

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