Eingangsrechnung

Rechnungslegung | Rechnungslegungspflicht | Buchhaltung

Wenn ein Unternehmen gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes rechnungslegungspflichtig ist, muss es für erbrachte Leistungen oder Lieferungen auch entsprechende Rechnungen an die jeweilige Kundschaft ausstellen. Diese Rechnungen sind aus Sicht des Leistung oder Lieferung beauftragenden Unternehmens sogenannte Eingangsrechnungen - sie gehen vom Auftragnehmer aus in das Unternehmen ein, weil dem Unternehmen vom Auftragnehmer für erbrachte Leistung oder Lieferung eine entprechende Geldsumme in Rechung gestellt wird.

Die Rechnungslegungspflicht ist an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft. Erbringt beispielsweise ein Unternehmen für ein anderes Unternehmem eine Lieferung oder Leistung, so muss eine Rechnung ausgestellt werden. Das ist ebenso der Fall, wenn Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück an Privatpersonen erbracht werden.

Im Regelfall kann davon ausgegangen werden, dass eine Rechnung ausgestellt werden kann oder muss.

Liegt die Verpflichtung zur Rechnungslegung vor, so muss diese innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des betreffenden Umsatzes (sprich der Leistung oder Lieferung, die anhand der Rechnung ausgewiesen und verrechnet wird) nachkommen!

Eingangsrechnungen sind nicht nur als geschäftliche Zahlungsaufforderungen zu betrachten, sondern können in vielen Bereichen der Geschäftstätigkeit auch als Nachweis oder Bestätigung - beispielsweise bei Streitfragen zu ordnungsgemäßer Leistungs- oder Lieferungserbringung und Zahlungsfristen, dienen.

Auch insofern ist es wichtig und von Bedeutung für das jeweilige Unternehmen, seine Eingangsrechnungen ordentlich zu verwalten und entsprechend aufzubewahren - abseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege und Rechnungen.

Geschäftsdokumente: Eingangsrechnung | Buchhaltung

Eine Eingangsrechnung ist in der Buchhaltung als Ausgaben-Beleg ein erfolgsverringernder Beleg bzw. eine erfolgsverringernde Buchung.

Ein Ausgaben-Beleg ganz einfach deshalb, weil eine Eingangsrechnung ins Unternehmen eingeht, jemand also einen bestimmten Geldbetrag für erbrachte Leistung oder Lieferung vom Unternehmen, dem Leistungsempfänger, möchte - die Eingangsrechnung ziehlt also auf eine Ausgabe ab.

Aufbau der Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung wird immer in zwei Bereiche eingeteilt:

• Rechnungskopf: Der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
• Rechnungszeilen: Pro Rechnungskopf muss mindestens eine Zeile und können mehrere Zeilen erfasst werden. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, sowie den Betrag und den Rechnungstext. Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Leistung/Lieferung oder Reverse Charge-Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Jede Rechnung besteht aus einem Rechnungskopf und aus mindestens einer Rechnungszeile. Dadurch lässt sich einfach einstellen, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Leistung/Lieferung oder Reverse Charge-Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Eine vollständige Anleitung zum Erstellen der Eingangsrechnung und entsprechender Vorlagen in der FreeFinance-Buchhaltung mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen anhand anschaulicher Video-Tutorials finden Sie auf hier!