Bewirtungsbeleg ⇒ einfach erklärt

Mit Bewirtungsbelegen können die Kosten von Mittag- oder Abendessen mit Geschäftspartnern oder Kunden von der Steuer abgesetzt werden. Damit der Beleg aber vom Finanzamt anerkannt wird, muss er korrekt und vollständig ausgefüllt sein.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Bewirtungsbeleg - auf einen Blick
  2. Wann wird ein Bewirtungsbeleg benötigt?
  3. Was gilt als Geschäftsessen?
  4. Bewirtungsbeleg: Vorlage
  5. Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben
  6. Bewirtungsbeleg und Restaurantrechnung
  7. Fragen und Antworten
  8. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
Echte Inhalte

Wir schreiben unsere Inhalte ohne Chat-GPT & Co! Hier finden Sie nur redaktionell erstellte & geprüfte Infos für Österreich 🇦🇹!

Betriebsausgaben verwalten!

Mit FreeFinance alle Ausgaben effizient erfassen und optimal organisieren!

Jetzt testen!

Bewirtungsbeleg - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zum Bewirtungsbeleg
Definition

Ein gemütliches Mittag- oder Abendessen mit Geschäftspartnern oder Kunden gehört im Unternehmeralltag einfach dazu, sei es zum Pflegen der Geschäftsbeziehung, zur Planung weiterer Projekte oder zur Geschäftsanbahnung.
Steuer
  • Dieser Beleg spielt eine zentrale Rolle bei der steuerlichen Geltendmachung von Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern wie z. B. Kunden und Lieferanten.
  • Unternehmen können 50 Prozent der Bewirtungskosten bei rein geschäftlichen Anlässen absetzen.
Voraussetzung

Die Kosten müssen zum Bewirtungsanlass sowie zu den beteiligten Firmen passen, damit ein Bewirtungsbeleg akzeptiert wird.
Rechnung
  • Neben dem Bewirtungsbeleg muss auch immer die Rechnung des Restaurants beim Finanzamt eingereicht werden.
  • In österreichischen Betrieben wird der Bewirtungsbeleg separat ausgefüllt, alternativ kann auch eine eigene Vorlage dafür verwendet werden.

Ein Bewirtungsbeleg ist ein spezieller Nachweis, der bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen erforderlich ist, um die entstandenen Kosten steuerlich geltend machen zu können. Er enthält neben den Angaben des Restaurants auch wichtige Informationen wie Anlass, Teilnehmer und Unterschrift des Einladenden.

Wann wird ein Bewirtungsbeleg benötigt?

Geschäftsessen gehören bei vielen Geschäftsbeziehungen einfach dazu. Gemeinsam mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern wird am Tisch über neue Projekte und Aufträge verhandelt. Gutes Essen sowie eine angenehme Atmosphäre können sich dabei durchaus positiv auf die Verhandlungen auswirken.

  • Vor allem Kunden schätzen es häufig, im Rahmen eines Geschäftsessens mit ihren Auftragnehmern zusammenzukommen.

Je länger die Verhandlungen und Konversationen andauern, desto höher werden in der Regel auch die Bewirtungskosten im entsprechenden Restaurant.

  • Mit einem Bewirtungsbeleg können die Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe deklariert und beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden.

  • Wichtig dabei ist, dass der Anlass der Bewirtung zu 100 Prozent geschäftlicher Natur ist. Andernfalls können die Bewirtungskosten nicht abgesetzt werden.

  • Außerdem muss der Beleg richtig und vollständig ausgefüllt sein, damit er auch vom Finanzamt akzeptiert wird.

Gemäß § 20 Abs. 1 Z 3 EStG können Unternehmen 50 Prozent der Kosten beim Geschäftsessen von der Steuer absetzen.

Mitarbeiterbewirtungen können sogar zu 100 Prozent abgesetzt werden. Dabei muss aber beachtet werden:

  • Bedingung dafür ist, dass ausschließlich Mitarbeiter eines Unternehmens am Essen teilnehmen.

  • Sobald Geschäftspartner, Freunde oder Bekannte hinzugezogen werden, spricht man wieder von einem Geschäftsessen, welches nur mit 50 Prozent absetzbar ist.

Was gilt als Geschäftsessen?

Geschäftsessen können sowohl in einfachen Gastronomien als auch in exklusiven Sternerestaurants stattfinden. Unternehmer und Kunden können je nach Wunsch bei Pommes-Currywurst oder auch bei einem Rinderfilet verhandeln.

  • Wichtig dabei ist, dass die Bewirtung immer auch dem Anlass gemäß bleibt.

Übrigens: Besuche von Nachtclubs und ähnlichen Einrichtungen werden vom Finanzamt nicht als Geschäftsessen akzeptiert.

Um einen Missbrauch zu vermeiden, gibt es laut Gesetzgeber strenge Auflagen:

  • Bewirtungsbelege mit den Namen aller Personen, die am Essen teilgenommen haben, reichen nicht aus, um die Kosten der Bewirtung abzusetzen.

  • Darüber hinaus muss auch ein konkreter Anlass formuliert werden.

Weitere Auflagen gibt es beim Teilnehmerkreis eines Geschäftsessens. Dieser muss sich beschränken auf:

  • Firmenangehörige (z.B. Mitarbeiter)

  • Geschäftsfreunde und Partner, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder zumindest angestrebt wird

Familienmitglieder oder Freunde beim Geschäftsessen?

Familienmitglieder oder persönliche Freunde dürfen zwar an der Bewirtung teilnehmen, müssen aber separat zahlen oder privat eingeladen werden.

Bewirtungsbeleg: Vorlage

Ein Bewirtungsbeleg ist essenziell, um Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Es handelt sich dabei nicht um die normale Rechnung des Restaurants. Das führt häufig zu Missverständnissen.

  • In der Regel wird der Bewirtungsbeleg meist separat zur Restaurantrechnung ausgefüllt, alternativ kann auch eine eigene Vorlage dafür verwendet werden, um so das Geschäftsessen korrekt von der Steuer absetzen zu können.

  • Ausgefüllt werden muss der Beleg immer von der bewirteten Person selbst.

Wichtig: Der Bewirtungsbeleg allein genügt nicht für die Absetzbarkeit eines Geschäftsessens. Darüber hinaus muss auch die normale Rechnung mit beim Finanzamt eingereicht werden.

Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben

Folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg müssen gemacht werden, damit das Finanzamt diesen anerkennt:

  • Anlass der Bewirtung
  • Datum sowie Ort
  • Person(en), die bewirtet wurde(n)
  • Namen und Unternehmen
  • Kosten des Geschäftsessens
  • Ausgaben für Trinkgeld(er)

Bewirtungsbeleg und Restaurantrechnung

Bei einem Bewirtungsbeleg muss man nicht nur auf die korrekten Angaben achten, sondern auch bedenken, dass alle Kosten für die verzehrten Speisen und Getränke in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass der Bewirtung stehen.

  • Andernfalls können die Bewirtungskosten bei der Prüfung vom Finanzamt abgelehnt werden.

Wichtig: Bevor der Bewirtungsbeleg überhaupt ausgefüllt werden kann, sollte unbedingt die Restaurantrechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.

  • Die Rechnung muss nämlich immer zusammen mit dem Bewirtungsbeleg beim Finanzamt eingereicht werden.

  • Bei ungültiger Rechnung werden die Bewirtungskosten nicht erstattet.

Bei einem Bewirtungsbeleg über 400 Euro (inklusive Umsatzsteuer) muss der Wirt den Namen oder das Unternehmen der bewirteten Person(en) auf den Beleg schreiben. Bei Rechnungen unter 400 Euro ist das nicht nötig.

Angaben auf der Restaurantrechnung

Auf der Rechnung des Restaurants müssen folgende Angaben gemacht werden:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Datum der Bewirtung
  • Preise für alle Bewirtungsaufwendungen (Speisen und Getränke)
  • Nettosumme
  • Umsatzsteuer
  • Bruttosumme

Zusätzliche Angaben bei Bewirtungsbelegen über 400 Euro:

  • Name und Anschrift der Gäste (Personennamen bzw. Unternehmensname)
  • Rechnungsempfänger
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
  • Rechnungsnummer

Umfassende Buchhaltungssoftware für Österreich
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Alle Ausgaben im Blick – von Rohstoffen bis Versandkosten
  • Belegerkennung mit künstlicher Intelligenz
  • Auch iG/RC-Ausgaben oder Bewirtungsrechnungen
  • Auch Anlagen einfach erfassen
  • Kosten & Zeit sparen | effizient buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Fragen und Antworten

Wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg wird benötigt, um die Kosten eines Geschäftsessens im Restaurant von der Steuer abzusetzen. Neben diesem Beleg muss auch die Rechnung vom entsprechenden Essen mit beim Finanzamt eingereicht werden.

Wie hoch darf ein Bewirtungsbeleg sein?

Für die Höhe des Bewirtungsbeleges gibt es laut Gesetzgeber keine konkreten Vorgaben. Wichtig ist nur, dass die Summe im Verhältnis zum Anlass der Bewirtung steht und zu den beteiligten Unternehmen passt.

Quellen

Weitere spannende Themen