Geschenke an Mitarbeiter

Geschenke an Arbeitnehmer können z.B. Sachgeschenke oder geldliche Zusatzleistungen sein. Sie erfreuen und sorgen für ein gesundes Betriebsklima. Damit keine Steuern darauf gezahlt werden müssen, ist aus Arbeitgebersicht einiges zu beachten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Geschenke an Mitarbeiter - auf einen Blick
  2. Wann sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?
  3. Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben?
  4. Steuerfreie Geschenke zu besonderen Anlässen
  5. Geschenke vs. Sachbezüge
  6. Steuerfreie Zahlungen in besonderen Situationen
  7. Fragen und Antworten
  8. Quellen
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Geschenke an Mitarbeiter - auf einen Blick

Die 3 wichtigsten Fakten zu Geschenken an Mitarbeiter
Definition

Mitarbeitergeschenke sind Leistungen außerhalb des regulären Lohns und können unter gewissen Voraussetzungen steuerfrei an Arbeitnehmer übergeben werden.
Freigrenze
  • Sachzuwendungen wie Gutscheine, Wein oder Blumen sind bis zu 186 Euro pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei.
  • Geschenke zu bestimmten Anlässen wie einem Dienstjubiläum, Geburtstag oder einer Hochzeit sind zusätzlich bis zu 186 Euro pro Anlass steuerfrei.
Steuerfreie Gutscheine
  • Gutscheine können nur dann steuerfrei verschenkt werden, wenn sie nicht als Zahlungsmittel im herkömmlichen Sinn gelten.
  • Das bedeutet, sie müssen auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen eingeschränkt sein, etwa auf den Einkauf in einem bestimmten Geschäft oder bei einer bestimmten Handelskette.
  • Universell einlösbare Gutscheine, die wie Bargeld verwendet werden können, sind hingegen steuerpflichtig.

Geschenke an Mitarbeiter sind freiwillige Zuwendungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden und in Form von Sachleistungen oder Gutscheinen erfolgen können. Sie dienen meist der Anerkennung besonderer Leistungen, der Motivation oder der Pflege des Betriebsklimas.

Wann sind Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei?

Mit Mitarbeitergeschenken können Arbeitgeber Anerkennung sowie Wertschätzung ausdrücken und Mitarbeiter motivieren.

  • Wichtig zu wissen ist, dass Leistungen außerhalb des regulären Gehalts unter gewissen Voraussetzungen steuerfrei sind.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Mitarbeiterprämien können unter anderem in Form von sogenannten Sachzuwendungen erbracht werden. In einem solchen Fall erhält der Mitarbeiter einen Anteil der monatlichen Gehaltszahlung nicht als Überweisung aufs Konto, sondern als Ware oder Dienstleistung.

  • Das Ziel dahinter: Arbeitnehmer haben am Ende des Monats mehr Netto vom Brutto.

Beliebte Sachzuwendungen in Form von Mitarbeitergeschenken sind beispielsweise:

  • Gutscheine (z.B. für ein Restaurant)
  • Konzertkarten
  • Mitgliedschaften in Fitnessstudios

Sachzuwendungsfreigrenze für Mitarbeitergeschenke:

Gemäß § 3 EStG sind Sachzuwendungen in Österreich bis zu einem Wert von 186 Euro pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei.

Zusätzlich können Geschenke aus besonderem Anlass, wie zum Beispiel zu einem Dienstjubiläum, Geburtstag oder einer Hochzeit, bis zu weiteren 186 Euro pro Anlass steuerfrei gewährt werden.

Wichtig ist, dass es sich dabei um Sachzuwendungen handelt, die zusätzlich zum regulären Arbeitslohn erfolgen. Geldgeschenke oder Gutscheine, die wie Bargeld verwendet werden können, fallen nicht unter diese Regelung.

  • Erhält ein Arbeitnehmer also Bargeld oder einen universell einlösbaren Gutschein, gilt dieser Betrag als regulärer Arbeitslohn und unterliegt der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen.

Das Problem mit den Gutscheinen:

Gutscheine als Mitarbeitergeschenke sind in den letzten Jahren etwas komplexer geworden.

Früher galten Gutscheine bis zum jeweiligen Freibetrag grundsätzlich als steuerfreie Sachzuwendungen. Inzwischen kommt es jedoch stärker darauf an, wie der Gutschein ausgestaltet ist und ob er dem Zahlungsmittel Geld zu sehr ähnelt.

Gutscheine gelten weiterhin als steuerfreies Geschenk beziehungsweise als Sachbezug, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

  • Der Gutschein kann nur für bestimmte Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden. Die Einlösestellen müssen also eingeschränkt sein. Das bedeutet Mitarbeiter können den Gutschein nur direkt beim jeweiligen Aussteller oder innerhalb einer klar begrenzten Handelskette verwenden – etwa bei einer bestimmten Tankstelle, Restaurantkette oder Drogeriemarke.

  • Das Angebot an Waren oder Dienstleistungen des Gutscheins ist begrenzt. So können beispielsweise Gutscheine für Streaming-Dienste, die ausschließlich Filme, Serien oder Musik anbieten, bis zum jährlichen Freibetrag von 186 Euro steuerfrei verschenkt werden.

Vorsicht ist bei Gutscheinen von großen Online-Händlern geboten: Können dort auch Produkte von Drittanbietern erworben werden, gelten diese Gutscheine nicht mehr als steuerfreie Sachzuwendung. In solchen Fällen werden sie steuerlich wie Bargeld behandelt und müssen daher vollständig versteuert werden.

Geschenke an Mitarbeiter als Betriebsausgaben?

Grundsätzlich sind Geschenke an Mitarbeiter gemäß § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie betrieblich veranlasst und in ihrer Höhe angemessen sind. Allerdings gelten sie als geldwerter Vorteil und unterliegen daher grundsätzlich der Lohnsteuer, es sei denn, es handelt sich um ausdrücklich steuerfreie Zuwendungen (zum Beispiel Sachzuwendungen bis 186 Euro jährlich).

  • Geschenke, die rein privater Natur sind, können hingegen nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Für Geschenke an Kunden oder Geschäftsfreunde gilt:
Diese sind bei betrieblicher Veranlassung als Betriebsausgabe abzugsfähig, sofern die Kosten pro Person und Jahr den Betrag von 40 Euro nicht übersteigen.

Wichtig: Damit Geschenke steuerlich als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen entsprechende Aufzeichnungen und Nachweise vorhanden sein, die den betrieblichen Zweck eindeutig belegen.

Steuerfreie Geschenke zu besonderen Anlässen

Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer können grundsätzlich einmal pro Jahr im Rahmen der Sachzuwendungsfreigrenze von maximal 186 Euro pro Mitarbeiter gewährt werden.

  • Außerdem besteht auch für besondere Anlässe die Möglichkeit, steuerfreie Geschenke auszugeben.

  • Solche besonderen Anlässe können entweder persönlich oder betrieblich sein.

Persönliche besondere Anlässe sind unter anderem:

  • Geburtstag
  • Geburt eines Kindes
  • Hochzeit

Betriebliche besondere Anlässe sind beispielsweise:

  • Amts- oder Funktionswechsel
  • Jubiläumsfeier
  • Abschied eines Mitarbeiters

Für Betriebsveranstaltungen können Arbeitgeber einmal im Jahr bis zu 365 Euro pro teilnehmender Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Die Grenze gilt pro Person und umfasst auch eine eventuelle Begleitperson.

Übrigens: Feiertage wie Weihnachten oder Ostern gehören nicht zu den besonderen Anlässen. Arbeitgeber können an diesen Tag also keinen Gebrauch von steuerfreien Sachzuwendungen zu besonderen Anlässen für ihre Mitarbeiter machen. An diesen Tagen gelten die normalen Regelungen, also der Freibetrag von maximal 186 Euro pro Monat und Mitarbeiter.

  • Eine Ausnahme würde eine betriebsinterne Weihnachtsfeier (besonderer Anlass) bilden.

Wann ist ein Mitarbeitergeschenk zum besonderen Anlass steuerfrei?

Generell gilt die maximale Freigrenze für steuerfreie Mitarbeitergeschenke in Form von Sachzuwendungen bei 186 Euro pro Jahr und Mitarbeiter.

  • Ein besonderer Anlass, wie ein Dienstjubiläum oder Geburtstag, erlaubt Arbeitgebern zusätzlich einen steuerfreien Betrag von bis zu 186 Euro pro Anlass.

In Monaten mit einem persönlichen oder betrieblichen Anlass können beide Freibeträge kombiniert werden.

  • Jeder Betrag, der die jeweiligen Freibeträge übersteigt, ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Geschenke vs. Sachbezüge

Geschenke an Mitarbeiter sind alle Aufmerksamkeiten, die Arbeitnehmer von ihren Vorgesetzten außerhalb der regulären Lohnzahlungen erhalten. Als Mitarbeitergeschenke gelten z.B. Produkte oder Dienstleistungen sowie Gutscheine (unter Einhaltung bestimmter Kriterien!).

Als steuerfreie Sachbezüge von Arbeitgebern an Arbeitnehmer kommen nur Leistungen infrage, die klar zweckgebunden sind, also auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen beschränkt werden. Sie dürfen nicht wie Bargeld einlösbar sein. Universell einlösbare Gutscheine oder Geldkarten, die als Zahlungsmittel genutzt werden können, gelten nicht als Sachbezug und sind daher steuerpflichtig.

Steuerfreie Zahlungen in besonderen Situationen

Über die Geschenke an Mitarbeiter hinaus gibt es auch die Möglichkeiten von Sonderzahlungen in besonderen Situationen.

Im Normalfall können Arbeitgeber keine einmaligen Zahlungen steuerfrei ermöglichen. Die vergangenen Jahre haben jedoch gezeigt, dass Ausnahmesituationen auch zu Ausnahmen im Steuerrecht führen können.

Steuerfreie Einmalzahlung als Inflationsausgleich:

Im Jahr 2022 wurde in Österreich der sogenannte Teuerungsbonus eingeführt. Dieser ermöglicht es Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern einen steuer- und sozialversicherungsfreien Betrag von bis zu 3.000 Euro zusätzlich zum regulären Gehalt auszuzahlen.

Die Auszahlung kann in einem oder mehreren Teilbeträgen erfolgen und musste bis spätestens 31. Dezember 2024 erfolgen, um steuerfrei zu bleiben.

Steuerfreier Corona-Bonus für Mitarbeiter:

Da viele Arbeitnehmer während der Corona-Pandemie unter besonders herausfordernden Bedingungen gearbeitet haben, konnten Arbeitgeber diese Leistung mit einem steuerfreien Bonus anerkennen. Zwischen März 2020 und Februar 2022 durften einmalige Prämien von bis zu 3.000 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden.

Für bestimmte Berufsgruppen, insbesondere im Gesundheits- und Pflegebereich, waren höhere steuerfreie Beträge möglich. Diese Sonderzahlungen stellten eine einmalige Steuerbegünstigung dar und waren Teil der im Zuge der COVID-19-Gesetzgebung beschlossenen Entlastungsmaßnahmen.

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Fragen und Antworten

Wie hoch dürfen Geschenke für Mitarbeiter sein?

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Sachzuwendungen bis zu einem Freibetrag von 186 Euro pro Jahr steuerfrei gewähren. Darüber hinaus gibt es für besondere Anlässe, wie ein Dienstjubiläum, Geburtstag oder die Geburt eines Kindes, einen zusätzlichen Freibetrag von ebenfalls 186 Euro pro Anlass.

Geschenke, die diese Freibeträge überschreiten, gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn und müssen regulär versteuert werden.

Kann man Geschenke an Mitarbeiter steuerlich absetzen?

Mitarbeitergeschenke können gemäß § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgaben deklariert und von der Steuer abgesetzt werden.

  • Geschenke an Kunden oder auch Geschäftspartner sind im Rahmen einer betrieblichen Veranlassung als Betriebsausgaben anzusehen, sofern sich die Kosten auf maximal 186 Euro belaufen.

Quellen

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