Gelangensbestätigung ⇒ einfach erklärt

Die Gelangensbestätigung ist ein Nachweisdokument im Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU. Sie dient als Nachweis, dass eine Ware tatsächlich von einem EU-Mitgliedsstaat in einen anderen gelangt ist, und kann als einer der möglichen Nachweise für die Umsatzsteuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen dienen.

• Innergemeinschaftliche Lieferung: Wenn ein Unternehmer Waren von Österreich in einen anderen EU-Mitgliedsstaat liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Diese Lieferungen können unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sein. Die Gelangensbestätigung ist dabei eine der anerkannten Nachweismöglichkeiten.

• Nachweispflichten: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Unternehmer den Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung erbringen müssen, um die Umsatzsteuerbefreiung geltend machen zu können. Dieser Nachweis kann durch die Gelangensbestätigung oder durch andere Unterlagen wie Lieferscheine, Frachtpapiere oder Spediteursbescheinigungen erbracht werden.

Während die Gelangensbestätigung den Erhalt der Ware im EU-Ausland bestätigt, dient die Gelangensbescheinigung als spezifischer Beleg für den Transportweg der Ware.

Beide Dokumente sind im Kontext der Umsatzsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen relevant, jedoch gibt es Unterschiede in ihrer Anwendung und den Anforderungen:

• Gelangensbestätigung: Dieses Dokument bestätigt, dass die Ware tatsächlich in einem anderen EU-Land angekommen ist. Es wird oft von den Empfängern der Ware ausgestellt und vom Lieferanten als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung verwendet.

• Gelangensbescheinigung: Dies ist ein detaillierter Beleg über den Transportweg der Ware. Es kann Informationen über den Spediteur, die Route, die Lieferdaten und andere relevante Details enthalten. Es dient als zusätzlicher oder alternativer Nachweis für den Transport der Ware ins EU-Ausland.

Für die Gelangensbestätigung sind folgende Angaben erforderlich, um sie als gültigen Nachweis für das Finanzamt zu verwenden:

• Name und Anschrift des Abnehmers: Der Kunde oder Empfänger der Ware muss mit vollständiger Adresse aufgeführt sein.
• Menge und Art des Liefergegenstandes: Es muss klar ersichtlich sein, welche Ware in welcher Menge geliefert wurde. Handelt es sich z. B. um ein Fahrzeug, kann die Fahrzeug-Identifikationsnummer als zusätzliche Information zur handelsüblichen Bezeichnung angegeben werden.
• Ort und Ausstellungsdatum der Bestätigung: Dies gibt an, wann und wo der Kunde die Ware erhalten hat.
• Unterschrift des Abnehmers: Die Bestätigung, dass die Ware tatsächlich erhalten wurde, erfolgt durch die Unterschrift des Abnehmers.
• Weitere Angaben: Je nach Art der Lieferung und den spezifischen Anforderungen können weitere Angaben erforderlich sein, wie z. B. Rechnungsnummer, Tracking-and-Tracing-Protokoll oder spezifische Angaben zur Beförderung.

Die Unterscheidung zwischen Versendung und Beförderung hat steuerliche Relevanz, da sie bestimmt, welche Art von Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung erforderlich ist:

• Versendung: Hier wird die Ware durch einen Dritten transportiert. Dies kann ein Spediteur, ein Kurierdienst oder ein anderer Transportdienstleister sein.  Als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung dienen in der Praxis insbesondere Frachtbriefe, Spediteursbescheinigungen oder vergleichbare Transportdokumente.

• Beförderung: Wenn der Lieferant oder der Abnehmer die Ware selbst ins EU-Ausland transportiert, spricht man von einer Beförderung. In diesem Fall kann die Gelangensbestätigung oder ein anderer geeigneter Nachweis (z. B. Lieferschein, Empfangsbestätigung) verwendet werden.

Neben der Gelangensbestätigung gibt es diverse andere Möglichkeiten, den Nachweis für eine Lieferung ins EU-Ausland zu erbringen:

• Formlose Bestätigung: In einigen Fällen kann der Erhalt der Ware im EU-Ausland auch durch eine formlose Bestätigung des Warenempfängers belegt werden. Dies ist beispielsweise bei der Versendung eines Gegenstands durch eine Spedition möglich.

• Belege: Je nach Situation können unterschiedliche Belege als Nachweis dienen. Dazu gehören handelsrechtliche Frachtbriefe, Spediteursbescheinigungen oder auch Tracking-and-Tracing-Protokolle.

• Elektronische Überwachung: Wenn der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird, kann das erstellte Protokoll, welches den Transportweg lückenlos dokumentiert, als Nachweis dienen. Bei Postsendungen kann eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters ausreichen.

Die Gelangensbestätigung ist ein wichtiges Instrument im grenzüberschreitenden Warenverkehr innerhalb der EU.

Hier sind fünf Tipps, um ihre Nutzung effizient und reibungslos zu gestalten: