Das Kassenbuch ist ein Bestandteil der Buchhaltung und dient dazu, die Zu- und Abgänge von Bargeld in chronologischer Reihenfolge bei Bargeschäften festzuhalten und einen Überblick über die Geschäftskasse zu ermöglichen.
Kassenbuch ⇒ einfach erklärt
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Kassenbuch – auf einen Blick
Die 4 wichtigsten Fakten zum Kassenbuch
| Funktion: |
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| Rechtliche Anforderung: |
Nach Bundesabgabenordnung (BAO) verpflichtet, die Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen zu dokumentieren. |
| Aufzeichnungen: |
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| Vorteile: |
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Kassenbuch: Übersicht & Funktion
Entsprechend der Bestimmungen zu den betrieblichen Aufzeichnungspflichten in der Bundesabgabenordnung (BAO) sind Unternehmen dazu verpflichtet, alle ihre Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen zu dokumentieren.
- Bei Bargeschäften kommt dazu in der Buchhaltung das Kassenbuch zum Einsatz.
Das Kassenbuch dient der Verwaltung der internen Kasse und erfasst die Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln, also alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die mit Bargeld bezahlt werden.
- In der Buchführung des Unternehmens ist das Kassenbuch vor allem für Betriebe, die viele Geschäfte über Barzahlungen abwickeln, von zentraler Bedeutung.
Als Faustregel kann gesagt werden: Wer in seinem Geschäft eine klassische (Bargeld-) Kasse in Verwendung hat oder für Dienstleistungen in bar bezahlen wird, muss für eine vollständige Buchhaltung entsprechend auch ein Kassenbuch führen.
Die zentrale Funktion des Kassenbuchs im Unternehmen
Das Kassenbuch gibt einen Überblick darüber, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet und enthält außerdem die entsprechenden Buchungsbelege der Geschäftsvorfälle.
Buchführung bei Überweisungen: Bankbuch
Nachdem im Kassenbuch die Bargeschäfte erfasst sind, stellt sich die Frage nach dem entsprechenden Buch in der Unternehmensdokumentation für die unbaren Einnahmen und Ausgaben.
- Diese Kontobewegungen, die durch Banküberweisungen abgewickelt werden, sind im Bankbuch aufzuzeichnen.
Kassenbuch: Bestimmungen
Alle Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen müssen im Rahmen der Einahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) aufgezeichnet werden. Im Zuge dieser werden auch die Umsatzsteuer (USt) bzw. Vorsteuer mit protokolliert.
- Hierzu muss eine Trennung zwischen Barausgaben bzw. Bareinnahmen und den Transaktionen via Bankkonten erfolgen.
Dies kann prinzipiell in einer einzigen Aufzeichnungsart erfolgen, wenn die jeweiligen Bestandteile und Erfordernisse berücksichtigt werden.
Kassenbuch: Was muss aufgezeichnet werden?
Beim Führen des Kassenbuchs müssen folgenden Daten vermerkt werden:
- Laufende Belegnummer: Die laufende Nummer kann jährlich neu beginnen und kann auch mit eigenen Kürzeln versehen, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, vergeben werden. Wichtigste Bedingung für die Belegnummer ist ihre Lückenlosigkeit. Sie muss auf den dazugehörigen Belegen vermerkt werden.
- Externe Belegnummer bzw. Ordnungsbegriff des Kontoauszugs
- Datum
- Zusatztext
- Betrag
Folgende Einzelbeträge sind erkenntlich aufzuzeichnen:
- Bruttobetrag
- Nettobetrag
- Steuerbeträge, getrennt nach Steuersätzen
- Steuerfreie Beträge
Kassenbuch: Funktion und Führung der Aufzeichnungen
Grundsätzlich ist das Kassenbuch taggenau zu führen. Die Möglichkeiten der Aufzeichnungen unterscheiden sich, je nach Bedarf:
- Die in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Standard vorgesehene Aufzeichnungsart ist die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ohne Bestandsverrechnung.
- Dabei sind die Geschäftsfälle täglich und einzeln aufzuschreiben.
Mehrere Kassen, z. B. bei Registrierkassen oder Kassierpersonal stellen einen Sonderfall dar. Es kann entweder für jede Kassa ein eigenes Kassenbuch oder der Saldo eines Tages, die Tageslosung, pro Kassa in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden.
Die Aufschlüsselung der Tageslosung muss aber trotzdem durchgeführt werden. Dies kann durch Registrierkassenrollen, „Strichlisten“ oder Rechnungskopien erfolgen.
- Die alternative Aufzeichnungsart nennt sich Kassenbuch mit Bestandsverrechnung.
Hierbei müssen alle Transaktionen, das heißt beispielsweise auch Bankabhebungen oder Einzahlungen, im Kassenbuch vermerkt werden.
Zu beachten: Diese Art des Kassenbuchs betrifft nur jene Unternehmer, die das Kassenbuch indirekt, sprich aufgrund von Rückrechnungen der Tageslosung, durchführen.
Die Berechnung erfolgt nach der Formel:
| Endbestand der Kassa (Kassasturz) |
| - Anfangsbestand (=Endbestand des Vortages) |
| + Ausgaben |
| - Bankabhebungen, Privateinlagen |
| Tageslosung |
Die Tageslosung
Die Tageslosung wird in das Kassenbuch als Einnahmen übernommen. Da die eventuellen Ausgaben und Bankabhebungen bzw. Privateinlagen herausgerechnet werden, werden diese Transaktionen ebenso wieder ins Kassenbuch als eigene Positionen eingetragen.
Kreditkarten und Gutscheine sind wie Barverkäufe zu betrachten. Gutscheine werden bereits beim Verkauf, nicht erst bei deren Einlösung, im Kassenbuch vermerkt.
Rückrechnung der Tageslosung:
Wichtig bei der Rückrechnung der Tageslosung und der damit verbundenen Aufzeichnung im Kassenbuch mit Bestandsverrechnung sind die täglichen Salden.
Es muss jeden Tag ein Endbestand ermittelt werden. Dieser ist der Anfangsbestand des nächsten Tages.
Die rechnerischen Endbestände sind mit den tatsächlichen Endbeständen täglich zu kontrollieren. Stimmen diese Beträge nicht überein und lassen sich auch keine Fehler finden, so besteht die Möglichkeit einer Eintragung des tatsächlichen Endbestands.
Anmerkung zum Kassensturz:
Für die Berechnung mittels Kassensturz darf der Vorjahresumsatz 150.000 Euro nicht übersteigen.
- Wird diese Grenze überschritten, müssen im übernächsten Jahr alle Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden.
Die Regelung mit Pufferjahr und einem einmaligen Überschreiten der Grenze um 15 Prozent innerhalb von drei Jahren, ist auch an dieser Stelle gegeben.
Kassenbuch & Gewinnermittlung
Bei der Gewinnermittlung bzw. Umsatzsteuerberechnung sind Kassenbuch und Bankbuch zu addieren und die benötigten Beträge immer aus beiden Büchern zu ermitteln.
Grundsätzlich ist für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Istbesteuerung als Ermittlungsmethode nach vereinnahmten Entgelten durchzuführen.
Jedoch kann bei der Ermittlung der Ausgaben und der Vorsteuer die Sollbesteuerung durchgeführt werden.
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Fragen und Antworten
Was ist die Funktion des Kassenbuchs in der Buchhaltung?
Die Funktion des Kassenbuchs in der Buchhaltung besteht darin, die Zu- und Abgänge von Bargeld in chronologischer Reihenfolge bei Bargeschäften festzuhalten.
- Somit ermöglicht das Kassenbuch einen Überblick über das Bargeld in der Geschäftskasse des Unternehmens.
Welche Informationen werden im Kassenbuch festgehalten und welchen Zweck erfüllt es bei Bargeschäften?
Folgende Informationen werden im Kassenbuch festgehalten:
- Datum: Das Datum des Geschäftsvorfalls wird eingetragen.
- Belegnummer: Die Nummer des Belegs, der den Geschäftsvorfall betrifft, wird vermerkt.
- Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Grundes für den Zu- oder Abgang von Bargeld wird notiert.
- Einnahmen: Die Beträge, die als Bargeld in die Kasse eingezahlt werden, werden aufgezeichnet.
- Ausgaben: Die Beträge, die als Bargeld aus der Kasse entnommen werden, werden aufgezeichnet.
- Saldo: Der aktuelle Kassenbestand nach jedem Geschäftsvorfall wird berechnet und vermerkt.
Der Zweck des Kassenbuchs besteht darin, eine lückenlose und nachvollziehbare Aufzeichnung aller Transaktionen mit Bargeld zu führen.
Dadurch wird eine klare Übersicht über den Kassenbestand gewährleistet, ermöglicht die Kontrolle von Ein- und Ausgaben und hilft bei der Vermeidung von Unregelmäßigkeiten oder Fehlern in der Kassenführung.
- Das Kassenbuch dient auch als Grundlage für die Buchhaltung und den Jahresabschluss des Unternehmens.
Quellen
- Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS - Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS