Beste* Buchhaltungssoftware für Therapeuten in Österreich

Eine Honorarnote sollte Leistungserbringer, Patienten, Leistungsdatum, Art und Dauer der Leistung, Betrag, Zahlungsstatus und eine eindeutige Belegnummer enthalten. Für eine Kassenerstattung können je nach Therapieform zusätzlich Versicherungsnummer, Verordnungsbezug, Diagnose oder Registrierungsnummer erforderlich sein. Die Vorgaben des zuständigen Versicherungsträgers gehen daher vor einer allgemeinen Rechnungsvorlage. FreeFinance kann Honorarnoten, fortlaufende Nummern, Zahlungseingänge und Belege zusammenführen.

Nein. In Österreich sind Heilbehandlungen bestimmter gesetzlich geregelter Gesundheitsberufe nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG unecht steuerbefreit. Entscheidend sind Berufsqualifikation und therapeutischer Zweck, nicht allein die Berufsbezeichnung auf der Rechnung. Seminare, Organisationsberatung, Supervision oder andere Leistungen ohne primären Heilbehandlungszweck können steuerpflichtig sein. Deshalb sollten Praxen Leistungsarten getrennt anlegen und die Zuordnung vorab klären.

Ein Ausfallhonorar sollte vorab verständlich vereinbart, als eigener Vorgang dokumentiert und nicht als durchgeführte Therapie bezeichnet werden. Ob ein Anspruch besteht, hängt unter anderem vom Vertrag, der Ursache des Ausfalls, der Leistungsbereitschaft sowie anzurechnenden Ersparnissen oder Ersatzverdiensten ab. Eine Pauschale ist nicht automatisch durchsetzbar. Die Forderung gehört getrennt von Kassen- oder Zuschussleistungen fakturiert. FreeFinance kann Rechnung, Zahlung und Mahnung verwalten. 

Für Barzahlungen gilt grundsätzlich ab dem ersten Barumsatz die Belegerteilungspflicht. Eine Registrierkasse wird erst benötigt, wenn Jahresumsatz und Barumsatz die gesetzlichen Schwellen gemeinsam überschreiten. Auch Kartenzahlungen können als Barumsätze gelten. Für mobile Leistungen gibt es eine Erleichterung: Der Umsatz kann nach Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfasst werden, wenn vor Ort ein Beleg ausgehändigt und eine Durchschrift aufbewahrt wird. FreeFinance kann Belege, Kassa und Bankbewegungen bündeln.

Zuerst muss klar sein, wer Vertragspartner für Miete, Empfang, Reinigung, Geräte und Software ist und nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt werden. Gemeinsame Kosten sind nicht dasselbe wie gemeinsame Behandlungserlöse. Jede Praxis sollte eigene Ausgangsrechnungen, Bankbewegungen und Patientendaten behalten. Umlagen brauchen nachvollziehbare Belege und eine konsistente Verbuchung. Die österreichischen Umsatzsteuerrichtlinien enthalten Sonderfragen zu Gemeinschaften von Gesundheitsberufen, die nicht pauschal übertragbar sind. FreeFinance kann Kostenstellen, Belegablage und getrennte Benutzerrechte unterstützen, die Vertrags- und Steuerstruktur sollte vorab fachlich geklärt werden.

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. In der Buchhaltung sollten deshalb nur Daten landen, die für Rechnung, Zahlung, gesetzliche Nachweise oder Kostenerstattung wirklich erforderlich sind. Ausführliche Anamnese, Befunde und Therapienotizen gehören in das dafür vorgesehene Praxis- oder Dokumentationssystem.

Das PVS bleibt führend für Termine, Verordnung und Behandlungsdokumentation, die Buchhaltung führt Rechnung, Zahlung, Beleg, Bank und Steuerexport. Je Datensatz sollte es nur eine Quelle und einen kontrollierten Übergabepunkt geben, etwa eine freigegebene Honorarnote. Vorab ist zu prüfen, welchen Export das konkrete PVS tatsächlich bietet.