Beste* Buchhaltungssoftware für Ergotherapeuten in Österreich

Bei einem Vertragsergotherapeuten wird die Kassenleistung grundsätzlich direkt mit dem Versicherungsträger abgerechnet. Bei Wahltherapie bezahlen Patienten selbst und reichen nach Abschluss die Honorarnote zur möglichen Teilrückerstattung ein. Deshalb braucht die Praxis getrennte Rechnungsempfänger und Zahlungswege. Für Vertragsleistungen der Krankenbehandlung dürfen keine zusätzlichen Privathonorare oder Aufzahlungen verlangt werden. FreeFinance kann Kassenforderungen, private Honorarnoten und Zahlungseingänge getrennt auswerten.Der Vertragsstatus sollte im PVS (Praxisverwaltungssystem) eindeutig hinterlegt sein.

Grundlage ist eine schriftliche ärztliche Verordnung. Nach der Therapie reichen Patienten die detaillierte, bezahlte Honorarnote beim zuständigen Versicherungsträger ein. Je nach Kasse können weitere Angaben oder eine vorherige Bewilligung erforderlich sein. Die Praxis sollte deshalb vor Beginn Verordnung und Versicherung prüfen und auf der Honorarnote erbrachte Leistung, Datum, Dauer, behandelnden Ergotherapeuten, Betrag und Saldierung klar ausweisen. 

Die Verordnung muss den Hausbesuch beziehungsweise die Behandlung außerhalb der Praxis abdecken. Für mehrere Patienten in derselben Einrichtung sollten Tour, tatsächliche Besuchsreihenfolge, einzelne Therapieleistung und verrechnete Besuchs- oder Fahrtposition nachvollziehbar sein. Gerade die Konstellation „ein Heim, mehrere Patienten“ führt häufig zu Kürzungen. Maßgeblich ist daher der aktuelle Vertrag des Kostenträgers. 

Vor Beginn ist zu klären, wer Auftraggeber und Rechnungsempfänger ist, ob eine ärztliche Verordnung vorliegt, welche Einwilligungen benötigt werden und ob Einzel- oder Systemleistung erbracht wird. Berufssitz, Behandlungsauftrag, Datenschutz und Kommunikation mit Eltern, Einrichtung und Verordner dürfen nicht vermischt werden. Die ärztliche Verordnung bildet dabei den schriftlichen Behandlungsauftrag. In FreeFinance sollten nur freigegebene Abrechnungsdaten und Belege landen,  Beobachtungen, Befunde und Berichte gehören in die geschützte Fachdokumentation. Rechnungstexte sollten den vereinbarten Auftrag eindeutig erkennen lassen.

Laufendes Verbrauchsmaterial, langlebige Ausstattung, Fortbildung, Raumkosten und Fahrtkosten sollten bereits beim Belegeingang getrennt werden. Das erleichtert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und zeigt, welche Angebote tatsächlich kostendeckend sind. Bei gemeinsam gekauften Materialien braucht jede beteiligte Praxis einen nachvollziehbaren Beleg über den jeweiligen Anteil. FreeFinance kann Eingangsbelege digital erfassen, Bankbewegungen zuordnen und Auswertungen für die Steuerberatung bereitstellen. Ob ein Gegenstand sofort als Ausgabe oder über ein Anlagenverzeichnis erfasst wird, hängt von Art, Wert und steuerlicher Behandlung ab.

Heilbehandlungen des ergotherapeutischen Dienstes sind nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG umsatzsteuerfrei, sofern der Heilbehandlungszweck im Vordergrund steht. Allgemeine Workshops, nichttherapeutische Beratung, Fortbildung oder Warenverkauf sind gesondert zu beurteilen. Eine Praxis mit gemischtem Angebot sollte deshalb Leistungsarten und Erlöskonten trennen, statt alles unter „Ergotherapie“ zu buchen.

Jede selbstständige Praxis sollte eigene Umsätze, Honorarnoten, Bankbewegungen und Patientendaten führen. Gemeinsam sind nur vertraglich definierte Kosten wie Miete, Empfang, Reinigung, Material oder Software. Verteilungsschlüssel, Zahlungsweg und Belegausstellung sollten schriftlich festgelegt werden; bloße private Überweisungen ohne Verwendungszweck erschweren die Prüfung. FreeFinance kann Kostenstellen, digitale Belege, Benutzerrechte und Steuerberaterzugriff bereitstellen. Ob eine bloße Kostengemeinschaft oder eine weitergehende Gesellschaft vorliegt, hat rechtliche und steuerliche Folgen und sollte vor Einrichtung geklärt werden. Private Auslagen dürfen dabei nicht unklar vermischt werden.