WIX - Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform integromat.com können die WIX Webshop-Bestellungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und WIX

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über integromat ihren WIX Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Ausgangsrechnungen ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from WIX Orders

Ausgangsrechnungen mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die WIX Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from WIX Orders

Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:

3. Verbindung zum Webshop einrichten

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus WIX und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in WIX mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele WIX-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung:

  1. Es kann in WIX nur ein (1) Steuersatz pro Land angegeben werden
  2. Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von WIX übermittelt werden.

Steuereinstellungen pro Land

Steuereinstellungen sind in WIX pro Land direkt zu handhaben - Details in der WIX-Onlinehilfe.

Das Land gilt als Ausgangspunkt aus WIX - in FreeFinance wird dann das Konto, Steuersatz-Eintrag und Steuersatz ausgewählt und gemapped.

Optional: Automatisches Bezahlen der Ausgangsrechnung in FreeFinance

Optional kann die Ausgangsrechnung auch gleich als bezahlt mit einem Buchhaltungskonto in FreeFinance importiert werden. Dies ist vorallem bei der Verwendung von Kreditkarten- oder Zahlungsdiensten oder direkt auf das Bankkonto von Vorteil.

Das Mapping muss die WIX Payment Method Code mit dem FreeFinance Buchhaltungskonto des Zahlungsmittels verbunden werden.

Soll die Ausgangsrechung als offener Posten bestehen bleiben, ist für diese WIX Zahlungsart kein Mapping zu erstellen.

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus WIX und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "wix_" - damit erhalten alle Kunden aus WIX die Kundennummern "wix_1000", "wix_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.

UID-Nummer für B2B Verkäufe

Für B2B Verkäufe ist in FreeFinance zwingend eine UID-Nummer des Kunden nötig. Hierfür sind Plugins in WIX nötig - demnach hängt es vom Plugin ab in welchem Datenfeld die UID-Nummer von WIX übergeben wird.
Das Datenfeld kann nach dem ersten Durchlauf des Einrichtungsassistenten in integromat in der Kundenanlage-Einstellung selbst hinzugefügt werden.

6. Ausgansgrechnung erstellen

Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung.

Damit wir die Rechnung in FreeFinance erstellt.

Ist im Payment Method Mapping ein FreeFinance Buchhaltungskonto als Bezahlungskonto hinterlegt, wird die Ausgangsrechnung gleich als bezahlt angelegt.

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.