E-Rechnung erstellen

Mit FreeFinance können Sie bequem zusätzlich zur PDF-Rechnung zusätzlich eine XML-Datei für die elektronische Rechnung erstellen. Hie werden die Besonderheiten erklärt, die abhängig vom gewünschten Empfänger auftreten können.

PDF-Rechnung

Die Rechnung im PDF-Format ist eine elektronische Art der Rechnungserstellung und Übermittlung zwischen Geschäftspartnern.

E-Rechnung

Die E-Rechnung ist die Rechnung im strukturierten Format (XML), die zwischen Geschäftspartnern zur maschinellen Verarbeitung ausgetauscht werden kann. Mit FreeFinance kann die E-Rechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden.

Das Format ebInterface ist der österreichische WKO-Standard.

Vorteile

• Direkte Übermittlung oder Upload (zB: Rechnung an den Bund)
• Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
• Fehlervermeidung durch die automatische Rechnungsverarbeitung der XML-Datei auf der Empfängerseite

PDF und E-Rechnung in FreeFinance

In FreeFinance wird bei aktivierter Option "E-Rechnung-XML" automatisch sowohl eine PDF-Datei, als auch eine XML-Rechnung generiert. Dabei wird sowohl auf der PDF-Rechnung als auch in der XML-Datei automatisch ein Vermerk für die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Bei der E-Rechnung an den Bund müssen folgende Punkte beachtet werden, um korrekte E-Rechnungen erstellen und übermitteln zu können:

Beim Layout

Hinterlegen Sie beim Layout Ihre Bankverbindung, damit diese Bankdetails in der XML-Datei angeführt werden können.

Im Kundenstamm

Folgende Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

• Meine Lieferanten Nr.: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden
• Filialnummer: Dies ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - Details unter https://www.erechnung.gv.at/erb "Bundesdienststellen" oder Sie erfragen diese bei Ihrer Dienststelle
• Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Bei der Rechnung

Folgende Felder müssen in der Rechnung, neben den korrekten Rechnungsdetails, unbedingt gepflegt werden:

• Referenzdatum: Datum der Bestellung
• Referenz: Hier muss die Bestellnummer eingegeben werden

Folgende spezielle Informationen über die Verwendung von Daten bei der Erstellung von eRechnungen:

Kundeninformationen

• GLN Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
• DUNS Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
• Identifikation: die Identifikation-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen

Verwendung in den eRechnungs-Versionen

Bei der Erstellung von eRechnungs-Dateien in der Version 4.1 werden DUNS, GLN und Identifikationsnummer verwendet.

In der Version 4.0 kann nur eine (1) Nummer verwendet werden - die Reihenfolge ist wie folgt definiert:

• Identifikationsnummer
• wenn Identifikationsnummer nicht vorhanden, GLN Nummer
• wenn GLN Nummber nicht vorhanden dann DUNS Nummer

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird mit den Rechnungsadressinformationen befüllt, wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird.