Unter Kontierung versteht man die korrekte Zuordnung und Buchung von Geschäftsvorfällen. Anhand der Belege werden die Geschäftsvorfälle zugeordnet und auf den entsprechenden Konten gebucht. Die Kontierung ist zentral für eine nachvollziehbare Buchführung im Unternehmen.
Kontierung verständlich erklärt
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Kontierung - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
- Was ist Kontierung: Unter Kontierung versteht man die Buchung von Geschäftsvorfällen aufgrund von Belegen. Durch sie erfolgt auch die Vorgabe des Buchungssatzes, also die Angabe jener Konten, die von der Buchung angesprochen werden.
- Wozu dient die Kontierung von Belegen: Die Kontierung ist einerseits notwendig für eine nachvollziehbare Buchhaltung, andererseits hilft sie aber auch dabei, Geschäftsvorfälle den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen. Damit bildet sie die Basis für ein aussagekräftiges Controlling.
- Vorkontierung: Bei der Vorkontierung wird jede Rechnung kontrolliert und nummeriert. Mithilfe eines Stempels können auf der Rechnung die zugehörigen Aufwands- sowie Ertragskonten notiert werden.
- Arten von Belegen: Belege können in interne Belege, externe Belege und Notbelege unterteilt werden. Sie alle müssen zumindest den Rechnungsbetrag, das Datum der Rechnung, Art, Menge und Wert der gekauften Ware, sowie eine Unterschrift aufweisen.
- Kontenplan: Der Kontenplan richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen eines jeden Unternehmens. Abgeleitet wird dieser meist von einem der standardisierten Kontenrahmen, diese enthalten alle Konten, die eventuell benötigt werden könnten.
Kontierung: was genau ist das?
Rechnungswesen | Buchhaltung | Zuordnung
Wenn man von Kontierung spricht, meint man damit die Erstellung von Buchungssätzen.
Diese helfen dabei, zu erkennen, welche Soll- und Habenkonten von einem Buchungsbeleg angesprochen werden sollen. Gebucht wird immer nach dem Muster "Soll an Haben". Die nötigen Angaben für den Buchungssatz, also auch die entsprechenden Konten, werden während der Vorkontierung auf dem Beleg vermerkt.
In der Kostenrechnung werden die einzelnen Geschäftsvorfälle, Kosten und Erlöse dann verschiedensten Auswertungsobjekten zugeordnet:
- Belege können nach diesem System beispielsweise nach Kostenträger, Kostenstelle, oder auch bestimmte Projekte und Aufträge ausgewertet werden.
- All das sind wertvolle Daten für ein Unternehmen, anhand derer wirtschaftliche Entscheidung getroffen werden - hierbei spricht man vom sogenannten Controlling.
Vorkontierung: Vorbereitung der Buchung
Rechnungswesen | Vorbereitung der korrekten Buchhaltung
Eine korrekte und ordentliche Vorkontierung ist für einen reibungslos ablaufenden Buchhaltungsprozess in Ihrem Unternehmen unbedingt notwendig.
- Bei der Vorkontierung wird geklärt, welches Konto von einem Buchungssatz angesprochen werden soll.
Die meisten Unternehmen nutzen für die Vorkontierung spezielle Stempel. Auf dem Buchungsbeleg wird dann das Datum, Soll-Konto und Haben-Konto, sowie Beträge und wenn nötig weitere Informationen eingetragen. Aus den Angaben von Soll- sowie Haben-Konto ergibt sich dann der Buchungssatz.
- Alternativ gibt es für die Vorkontierung auch diverse Angebote für EDV-Lösungen für Unternehmen.
Um diese Vorbereitung zu vereinfachen, sollten Belege zudem immer chronologisch sortiert und den entsprechenden Kontoauszügen zugeordnet werden. Diese Unterlagen können dann entweder an die unternehmensinterne Buchhaltung oder einen externen Buchhalter übergeben werden.
Außerdem sollte im Zuge der Vorkontierung vor allem Fremdbelege darauf hin kontrolliert werden, ob sie sachlich und rechnerisch korrekt sind und die gesetzlichen Angaben enthalten:
- Ist das nämlich nicht der Fall, kann es schnell zu Problemen mit dem Finanzamt kommen, da bei fehlenden Angaben kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
Buchführung: Interne und Externe Belege
Rechnungswesen | Buchhaltung | Belegarten
Im vorherigen Abschnitt haben wir das Thema der nötigen Angaben auf einem Beleg bereits angesprochen. Kurz zusammengefasst muss ein gültiger Beleg die folgenden Informationen enthalten:
- Rechnungsbetrag
- Datum des Einkaufs
- Art und Menge der gekauften Ware
- Wert der gekauften Ware
- Unterschrift einer berechtigten Person
Belege müssen von der Buchhaltung fortlaufend nummeriert werden. Zudem besteht die Pflicht, Belege 10 Jahre lang aufzubewahren. Belege können in externe Belege, interne Belege beziehungsweise Eigenbelege, sowie Notbelege unterschieden werden.
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Externe Belege fallen, wie der Name schon sagt, außerhalb des Unternehmens an. Dazu zählen beispielsweise Belege von Lieferanten oder auch Bankbelege.
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Interne Belege entstehen innerhalb des Unternehmens, darunter fallen zum Beispiel Gehaltslisten der Mitarbeiter oder auch ausgehende Rechnungen.
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Notbelege oder auch Ersatz- bzw. Eigenbelege dienen als Ersatz, wenn für eine Dienstleistung, wie beispielsweise eine Taxifahrt, kein Beleg ausgestellt wurde. Sie müssen dieselben Angaben wie externe und interne Belege enthalten.
Kontieren mittels Kontenplan
Rechnungswesen | Buchhaltung | Zuordnung
Den Kontenplan kann man als eine Art Verzeichnis sehen, er bildet auch die Basis der Buchhaltung:
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In ihm finden sich all jene Konten, auf die innerhalb des Unternehmens gebucht wird.
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Abgeleitet wird der unternehmenseigene Kontenplan aus den sogenannten standardisierten Kontenrahmen.
Unterschiedliche Branchen haben natürlich auch unterschiedliche Anforderungen an ihren Kontenplan, daher gibt es auch mehrere standardisierte Kontenrahmen, wie beispielsweise den Standardkontenrahmen für Handelsunternehmen oder den Industriekontenrahmen für Industriebetriebe.
- Aus diesen standardisierten Kontenrahmen werden dann jene Konten gestrichen, die im eigenen Unternehmen nicht genutzt werden.
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Fragen und Antworten
Was versteht man unter Kontierung?
Bei der Kontierung geht es um die Festlegung jener Konten, die von der Buchung eines Geschäftsvorfalls betroffen sind:
- Sie bestimmt den Buchungssatz für die abschließend folgende Buchung, zeigt also an, auf welchem Konto im Soll, und auf welchem Konto im Haben gebucht wird.
Mithilfe der Kontierung kann die Korrektheit aller Buchungen logisch und unkompliziert nachvollzogen werden. In der doppelten Buchführung werden Belege auf die unterschiedlichen Kostenträger und Kostenstellen innerhalb des Unternehmens aufgeteilt.
Buchhaltung: Warum werden Rechnungen kontiert?
Die Kontierung zählt zur Vorbereitung der Buchung und ist für eine einwandfreie Buchführung unbedingt notwendig. Das Kontieren von Rechnungen hat aber noch einen zweiten Grund:
- Die Zuordnung von Belegen zu Kostenstellen bietet die Basis für eine effiziente Kostenanalyse, auch Controlling genannt.
Mithilfe einer ordentlichen Kontierung lässt sich jeder Geschäftsvorfall genau auf den zugehörigen Buchführungskonten erkennen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit des Steuerberaters, sondern sorgt auch für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Finanzflüsse auf den jeweiligen Konten.